印章管理办法

文件编号 CLT-AD-001 深圳市科伦特科技有限公司 版本状态 A/0 文件名 页数 4/1 印章管理办法 一、 目的 本的目的主要是为了明确印章管理的职责与权限，确保公司及部门印章的使用安全、合法、，从而降低公司的风险提高运作效率。 二、 适用范围 本适用于深圳市科伦特科技有限公司所用的具有法律效力的公司印章以及所用于内部管理的行政用章。 三、 职责与权限 行政部负责拟定及更新有关印章管理的规定 总经理负责批准与印章管理相关的规定 各部门须严格按本规定执行管理与控制 四、 管理规定内容 1. 印章的种类 本规定所指的印章包括: 1) 一级印章:公司章，法人代表章，采购专用章，合同专用章，财务专用章，发票专用 章。 2) 部门印章:指以部门名义行使权利义务的印章 2. 印章的刻制 任何部门及个人未经公司授权批准均不得私自刻制上述任一印章。 1) 一级印章由总经理授权行政部根据工商行政管理部门要求，统一到政府指定机构刻制。 2) 各部门如有需要刻制部门印章的可以提出申请，由总经理批准后，统一由行政部安排 刻制。 3) 所有本规定内所涉及的印章印模均需要在行政部进行备案留底。 4) 所有印章均为唯一。任何公司、部门及个人不得刻制一式多枚的印章。 3. 印章的保管及相关责任 印章必须交由专人进行保管，不相关的部门与人员无权管理。 1) 负责印章保管的人员为该印章的第一责任人，对印章的保管及使用负第一责任，有责 任确保印章的正确使用。 2) 负责保管的人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向行政部报告，并采取应有的 预防措施。 3) 所有印章的保管人都必须签署一份《印章保管责任书》，该《印章保管责任书》由文控 员统一归档。 修改内容 拟 定 审查 核准 修改日期 文件编号 CLT-AD-001 深圳市科伦特科技有限公司 版本状态 A/0 文件名 页数 4/2 印章管理办法 4) 当印章保管人如因岗位异动或其他原因不再适宜保管印章时，行政部必须另指定专人 负责印章的保管并同时签订新的《印章保管责任书》并存档于文控员。同时在原《印 章保管责任书》“印章保管变更记录”中备注交接情况。交接双方共同签署后交回文控 员归档。 5) 根据实际工作需要，对下列公司的印章进行如下规定: 职责范围一览表 用印批准 印章类别 管理责任人 适用范围 人 以公司名义对外公文、经济文书 公司章 段贤连 总经理 法人代表私章 段贤连 法人代表证明使用 总经理 财务专用章 段贤连 财务单证中使用 总经理 以公司名义对外发货使用 李梅芳 发货专用章 段贤连 财务单证中使用 李梅芳 发票专用章 李 艳 财务单证中使用 采购专用章 段 瑶 总经理 业务专用章 成 强 业务往来函件中代表公司 总经理 合同专用章 成 强 以公司名义对外签订的商务合同、购销合同等。 总经理 行政专用章 行政总监 以公司名义对内公文、规章 行政总监 部门第一负责部门第一负 部门印章 略 人 责人 4.印章的使(领)用 1) 责任人(保管人)领用或新印章启用，须报总经理审核后到行政部登记领用。 2) 责任人(保管人)不在公司时，可报请总经理同意，交指定代管人代为管理，并填写 《印章代管申请表》、《印章保管责任书》，按相关程序办理;不得私自移交、转借他 人。代管期间，代管人对代管之印章全面负责。 3) 所有公文、函件、合同等须用印时必须见有效签字(用印批准人)批准后方可用印。 其保管人必须设立用印登记表，详细记录用印情况:包括印章使用时间，使用人，用 途，批准人(其中公司章、法人代表章要注明所盖文件的送达机构)。 4) 印章的放置必须确保安全，做到人离章锁。(保管人不得假手他人代为盖章，因保管 失当造成公司名誉或经济损失的，保管人承担相应责任)。 修改内容 拟 定 审查 核准 修改日期 文件编号 CLT-AD-001 深圳市科伦特科技有限公司 版本状态 A/0 文件名 页数 4/3 印章管理办法 5) 所有印章保管人要确保印章的使用是在授权范围内，如印章保管人在授权范围以外使 用印章，则该保管人必须承担由此所引起的一切后果。 6) 任何印章都不得在空白纸张上加盖，不得用公司任何印章开立便条收据、借据、欠条 之类单据，如发生类似情况，公司不予承认，由责任人自行承担责任。 7) 凡需签字并加盖印章的文本盖章，均须签字人先行在文本上签字并署上日期方可盖 章。无需签字只需盖章的文本，审批人在文本上用铅笔签字，以确保盖章无失误。如 用印申请与实际盖章文本不符的一律不予盖章。 8) 原则上公章不可以带出公司使用，确因工作需要必须外携印章的，使用人须填写《借 用印章申请表》报总经理批准。申请获准后由印章保管人或授权人陪同使用人外出用 印。 9) 所有人员必须严格依照本规定程序使用印章，不得违反程序擅自使用。如有违反本规 定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分和经济处罚。造成严重损失或 情节严重的，移送国家司法机关处理。 五、 印章的废止 本规定所述的公司或部门印章在下列情况下必须进行废止: 1. 公司内部因业务需要对业务或组织架构进行重组，部门被撤消或合并，则所有依附于该 部门而存在的印章必须进行废止。 2. 旧有的印章因国家法律法规的变更而不适用时必须进行废止。 3. 印章废止、损坏、不清晰需更换时，需由行政部统一收回处理、发放使用;印章遗失应 及时报告公司，必要时作报警处理;旧印章封存作废，由行政统一按有关规定处理(销 毁); 4. 当印章被废止后，行政部必须以适当的方式知会该印章所涉及的相关的部门及人员，印 章的保管部门或人员必须在行政部所规定的时间内将印章交回收到文控员。 5. 文控员必须建立印章废止的记录，记录里须注明被废止印章的名称，管辖部门，废止原 因，失效时间等，所有记录必须永久保存以备查。 六、附则 1、本办法自颁布之日起经总经理批准后试行二个月，如无修正内容时执行之。 2、本办法的解释和修正权为行政部。 附件: 《印章保管责任书》 《用印登记表》 修改内容 拟 定 审查 核准 修改日期 文件编号 CLT-AD-00 1 深圳市科伦特科技有限公司 版本状态 A/0 文件名 页数 4/4 印章管理办法 《用印申请表》 《借用印章申请表》 《代管印章申请表》 《采购专用章审批登记表》 《合同专用章,业务专用章审批登记表》 深圳市科伦特科技有限公司 二0一0年十月十二日 修改内容 拟 定 审查 核准 修改日期 深圳市科伦特科技有限公司 印章保管责任书 印章名称: 交付日期 印 章 保管人: 印章 存印处 期 限 式样 印章名称 本人已学习《印章管理规定》，保证严格遵守和执行，愿意保管 承担印章保管责任，做到以下: 事项 1(印章管理完好 及 2(在授权范围内正确安全使用印章，经用印批准人审批后方可责任 用印 3(建立印章使用(登记)手册 授权人 被授权人 签 名 签 名 日 期 日 期 印章保管 原保管人: 现保管人: 监交人: 变更记录 年 月 日 备注:该责任书由文控员存档。 深圳市科伦特科技有限公司 用印登记表 印章类别: 序申请 份报送 日期 内容 经办人 审批人 号 部门 数 单位 备注:印章保管人应详细记录，并存档备查。 制表: 审核: 深圳市科伦特科技有限公司 用印申请表 申请人(签字): 所属部门: 印章名称 份数 报送单位: 用途 经办人: 审核人,部门负责人: 批准人: 日期: 日期: 日期: 备注:此表由印章保管人存档，以备查。 深圳市科伦特科技有限公司 用印申请表 申请人(签字): 所属部门: 印章名称 份数 报送单位: 用途 经办人: 审核人,部门负责人: 批准人: 日期: 日期: 日期: 备注:此表由印章保管人存档，以备查。 深圳市科伦特科技有限公司 借用印章申请表 申请人(签字): 所属部门: 印章名称 份数 用途 用印地点 月 日 时至 月 日 时 借用时间 经办人: 审核人: 批准人授权: 日期: 日期: 日期: 说明:借用印章需要由印章保管人随同或批准人授权方可用印。 深圳市科伦特科技有限公司 代管印章申请表 申请人(签字): 所属部门: 印章名称 数量 代管原因 月 日 时至 月 日 时 代管时间 转交人签字: 代管人签字: 审核人,部门负批准人: 责人: 日期: 日期: 日期: 日期: 说明:代管人必须按保管责任书及印章管理办法执行。 深圳市科伦特科技有限公司 采购专用章审批登记表 序公司 采购主采购经副总(总总经理 日期 订单号 合同号 号 名称 管审批 理审批 监)审批 审批 备注:印章保管人应详细记录，并存档备查。 制表: 审核: 深圳市科伦特科技有限公司 合同专用章,业务专用章审批登记表 序公司名销售 销售经总监 总经理 日期 订单号 合同号 号 称 代表 理审批 审批 审批 备注:印章保管人应详细记录，并存档备查。 制表: 审核: