[GMAT]计算机二级access数据库入门级应用基础课件5：宏

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执行过程中 宏命令则用在数据库的执行过程中。菜单命 令必须由使用者来施加这个操作， 令必须由使用者来施加这个操作，而宏命令 则可以在数据库中自动执行 自动执行。 则可以在数据库中自动执行。 7.1.1宏的基本概念 7.1.1宏的基本概念 宏:由一个或多个操作组成的集合。如打开 由一个或多个操作组成的集合。 和关闭窗体，预览或打印报表等。 和关闭窗体，预览或打印报表等。通过执行 宏，access可以有次序地自动执行一连串的 可以有次序地自动执行一连串的 操作。 操作。 宏组:若设计时有多个宏， 宏组:若设计时有多个宏，则将其分类组织 到不同组中，即宏组。 到不同组中，即宏组。 宏举例 打开“学生信息”窗体， 打开“学生信息”窗体，然后打开一个提示 窗口，显示“窗体已打开～ 信息。 窗口，显示“窗体已打开～”信息。 宏举例 宏组举例 利用宏实现两组操作。 利用宏实现两组操作。 1、打开“学生信息输出”报表，并最大化 、打开“学生信息输出”报表， 窗口。 窗口。 2、扬声器发出嘟嘟声，打开“教师”表， 、扬声器发出嘟嘟声，打开“教师” 弹出提示信息。 弹出提示信息。 宏组举例 7.1.2 宏与 visual basic 在access中，任何宏都对应程序代码，通过 中 任何宏都对应程序代码， 程序的控制执行相应的操作， 程序的控制执行相应的操作，而且可以直接 将宏转换成VB程序 以供用户学习和修改。 程序， 将宏转换成 程序，以供用户学习和修改。 宏向visual basic转换 7.1.3 宏向visual basic转换 要转换窗体(或报表)中的宏，操作步骤如 要转换窗体(或报表)中的宏， 窗体 下: 设计”视图中打开窗体或报表。 (1)在“设计”视图中打开窗体或报表。 ) 工具”菜单中选择宏，单击“ (2)在“工具”菜单中选择宏，单击“将窗 ) 或报表)的宏转换为visual basic代 体(或报表)的宏转换为 代 码”。 再单击“ (3)单击对话框的“转换”钮，再单击“确 )单击对话框的“转换” 按钮即可。 定”按钮即可。 要转换全局宏，操作步骤: 要转换全局宏，操作步骤: 全局宏 数据库”窗口中打开宏对象， (1)在“数据库”窗口中打开宏对象，选择 ) 要转换的宏。 要转换的宏。 (2)打开“文件”菜单中选择“另存为”命 )打开“文件”菜单中选择“另存为” 令，在对话框的“保存类型”框中选择“模 在对话框的“保存类型”框中选择“ 块”，再单击“确定”按钮。 再单击“确定”按钮。 (3)单击转换对话框中的“转换”钮，再单 )单击转换对话框中的“转换” 确定”按钮即可。 击“确定”按钮即可。 7.2 宏的操作 宏可以分为3类 宏可以分为 类: 操作序列宏 宏组 包括条件操作的宏 “操作序列”宏举例 操作序列” 操作序列 1、打开窗体“输入教师信息”。 、打开窗体“输入教师信息” 2、最大化窗体。 、最大化窗体。 3、打开“教师表”。 、打开“教师表” “宏组”举例 宏组” 宏组 “条件操作”宏举例 条件操作” 条件操作 ?打开一个数据库。 打开一个数据库。 选中对象中的“ ?选中对象中的“宏”。 选中“新建”按钮。 ?选中“新建”按钮。 输入信息。 ?输入信息。 ?保存宏。 保存宏。 执行宏。 ?执行宏。 7.2.1 操作序列宏的创建 创建操作序列宏的步骤: 创建操作序列宏的步骤: 对象窗口，单击“新建” (1)进入“宏”对象窗口，单击“新建”工具按钮 )进入“ 打开“ 设计窗口。 打开“宏”设计窗口。 (2)光标定在“操作”列的第一个空白处，单击右 )光标定在“操作”列的第一个空白处， 侧向下箭头打开操作序列表， 侧向下箭头打开操作序列表，从中选择要使用的操 作。 (3)如有必要，在设计窗口的下半部设置操作参数。 )如有必要，在设计窗口的下半部设置操作参数。 注释” (4)在“注释”列中可以为操作输入一些解释性文 ) 此列可选。 字，此列可选。 (5)命名保存设计好的宏。 )命名保存设计好的宏。 7.2.2 宏组的创建 步骤: 步骤: 对象窗口，单击“新建” (1)进入“宏”对象窗口，单击“新建”工具按钮 )进入“ 打开“ 设计窗口。 打开“宏”设计窗口。 (2)单击“视图”菜单中的“宏名”命令，使此命 )单击“视图”菜单中的“宏名”命令， 令上带复选标记;或单击“宏名” , 令上带复选标记;或单击“宏名”工具按钮 此时“ 设计窗口会增加一个“宏名” 此时“宏”设计窗口会增加一个“宏名”列。 宏名按钮 宏名”列内， (3)在“宏名”列内，输入宏组中的第一个宏的名 ) 字。 (4)添加需要宏执行的操作，并设置操作参数，添 )添加需要宏执行的操作，并设置操作参数， 加注释文字。 加注释文字。 (5)如果希望在宏组内包含其他宏，重复步骤 。 )如果希望在宏组内包含其他宏，重复步骤1-4。 (6)命名保存设计好的宏组。 )命名保存设计好的宏组。 此宏组含有两个宏，都是对“教学管理”数据库中的对象 此宏组含有两个宏，都是对“教学管理” 操作。一个是对报表“学生信息” 一个是对表“教师表” 操作。一个是对报表“学生信息”，一个是对表“教师表”。 注意:宏按名调用，而宏组中的宏按“宏组 注意:宏按名调用，而宏组中的宏按“ 宏名” 名.宏名”格式调用。宏组中的宏不能连续执 宏名 格式调用。 行。 7.2.3 创建条件操作宏 如果希望宏能按照指定的条件执行，可以使 如果希望宏能按照指定的条件执行， 用条件来控制宏。步骤如下: 用条件来控制宏。步骤如下: 1)单击“视图”菜单中的“条件”命令(或 )单击“视图”菜单中的“条件”命令( )，此时就 者单击工具栏上的条件按钮 )，此时就 在宏设计窗口中增加一个“条件” 在宏设计窗口中增加一个“条件”列。 条件按钮 2)将所需的条件表达式输入到“宏”设计窗 )将所需的条件表达式输入到“ 口的“条件”列中。 口的“条件”列中。 常用的有: 常用的有: Forms![ 窗体名 ～[控件名 窗体名]～ 控件名 控件名] 对窗体上控件值的引用 Reports![报表名 ～[控件名 报表名]～ 控件名 控件名] 报表名 对报表上控件值的引用 条 件 列 3)在“操作”列中选择条件式为真时执行的 ) 操作” 操作。 操作。 7.2.4 宏的操作参数设置 在宏中添加了操作后，可以在“ 在宏中添加了操作后，可以在“宏”设计窗体的下 部设置这个操作的相关参数。 部设置这个操作的相关参数。 注意事项: 注意事项: 1)可在参数框中键入数值，也可以从列表中选择某 )可在参数框中键入数值， 个设置。 个设置。 2)一般按照排列顺序来设置操作参数。 )一般按照排列顺序来设置操作参数。 3)通过从“数据库”窗体拖动数据库的方式向宏中 )通过从“数据库” 添加操作，系统会设置适当的参数。 添加操作，系统会设置适当的参数。 4)如果操作中有调用数据库对象名的参数，则可以 )如果操作中有调用数据库对象名的参数， 将对象从“数据库”窗体中拖动到参数框， 将对象从“数据库”窗体中拖动到参数框，从而由 系统自动设置操作及对应的对象类型参数。 系统自动设置操作及对应的对象类型参数。 5)可以用加等号“=”的表达式来设置操作参 )可以用加等号“ 的表达式来设置操作参 数。 6)有一些参数不能设置成表达式。见 )有一些参数不能设置成表达式。 p241 7.2.5 宏的运行 1、直接运行宏 、 2、运行宏组中的宏 、 3、运行宏或事件过程以响应窗体、报表或控 、运行宏或事件过程以响应窗体、 件的事件 1、直接运行宏 1)从“宏”设计窗体中运行宏，单击工具栏 ) 设计窗体中运行宏， 中运行宏 上的“运行” 上的“运行”按钮 。 2)从数据库窗体中运行宏，请单击“宏”对 中运行宏， ) 数据库窗体中运行宏 请单击“ 象选项，然后双击相应的宏名。 象选项，然后双击相应的宏名。 3)从“工具”菜单上选择“宏选项”，单击 工具”菜单上选择“宏选项” ) “运行宏”命令，再选择或输入要运行的宏。 运行宏”命令，再选择或输入要运行的宏。 4)使用 对象 的RunMacro，从 方法， )使用Docmd对象的 对象的 方法 VBA代码过程中运行。 代码过程中运行。 代码过程中运行 2、运行宏组中的宏 1)将宏指定为窗体或报表的事件属性设置 ) 或指定为RunMacro 操作的宏名参数)。 操作的宏名参数)。 (或指定为 使用 宏组名.宏名 来引用宏。 宏组名 宏名 来引用宏。 2)从“工具”菜单上选择“宏”选项，单击 工具”菜单上选择“ 选项， ) 运行宏”命令， “运行宏”命令，再选择或输入要运行的宏 组里的宏。 组里的宏。 3)使用 对象的RunMacro方法，从 方法， )使用Docmd对象的 对象的 方法 VBA代码过程中运行。 代码过程中运行。 代码过程中运行 3、运行宏或事件过程以 响应窗体、 响应窗体、报表或控件的事件 1)在“设计”视图中打开窗体或报表。 ) 设计”视图中打开窗体或报表。 2)设置窗体、报表或控件的有关事件属性为 )设置窗体、 宏的名称或事件过程。 宏的名称或事件过程。 打开窗体时，数据模式中的“增加” 打开窗体时，数据模式中的“增加”。 对窗体上控件值的引用时，该窗体要先打开。 对窗体上控件值的引用时，该窗体要先打开。 宏是自动执行的操作集合。用户不需编程就 宏是自动执行的操作集合。 可利用系统提供的操作对数据库完成一系列 操作。 操作。 默认设置下，宏的设计视图分为3部分 部分: 默认设置下，宏的设计视图分为3部分: 操作:宏的基本组成部分。 操作:宏的基本组成部分。 注释:对操作的文字说明。 注释:对操作的文字说明。 操作参数:指定操作方向， 操作参数:指定操作方向，让操作按用户的 要求执行。大部分操作都要指定参数。 要求执行。大部分操作都要指定参数。 宏向VB程序的转换方法: 宏向 程序的转换方法:工具 宏 将宏转 程序的转换方法 换成Visual Basic代码 换成 代码 宏的种类: 宏的种类: 操作序列宏、宏组、 操作序列宏、宏组、包括条件操作的宏 “条件”列中是一个逻辑表达式。结果为真或 条件”列中是一个逻辑表达式。 条件 宏根据结果的真假而沿不同的路径执行。 假。宏根据结果的真假而沿不同的路径执行。 若为真， 就会执行此行所设置的操作。 若为真，Access就会执行此行所设置的操作。 就会执行此行所设置的操作 若为真， 就会忽略此行所设置的操作。 若为真，Access就会忽略此行所设置的操作。 就会忽略此行所设置的操作 设置条件时借助“表达式生成器”完成。 设置条件时借助“表达式生成器”完成。在 工具栏上有“表达式生成器”按钮。 工具栏上有“表达式生成器”按钮。 插入行 、删除行 有时需要在打开数据库后自动执行某些操作， 有时需要在打开数据库后自动执行某些操作， 将宏名保存为AutoExec即可。 即可。 将宏名保存为 即可 筛选名称” 用于限制窗体(报表) “筛选名称”项:用于限制窗体(报表)记 录的筛选。 录的筛选。可以输入一个已有的查询名称或 保存为查询的筛选名称。 保存为查询的筛选名称。查询必须包含要打 开的窗体(报表 的所有字段。 报表)的所有字段 开的窗体 报表 的所有字段。 “where条件”项:有效的 SQL WHERE 子 条件” 条件 关键字)， )，或 句(不包含 WHERE 关键字)，或 Microsoft Access 用来从窗体(报表)的基 用来从窗体(报表) 表或基础查询中选择记录的表达式。 表或基础查询中选择记录的表达式。如果选 筛选名称”参数指定的筛选， 择“筛选名称”参数指定的筛选，Microsoft Access 将把 WHERE 子句应用于筛选的结 果。 常用宏操作 1、打开或关闭数据表对象 、 OpenForm 命令:可以在窗体视图或窗体设计视图、 命令:可以在窗体视图或窗体设计视图、 数据表视图或打印预览视图中打开窗体， 数据表视图或 打印预览视图中打开窗体，可以选择 窗体的数据输入与窗口模式， 窗体的数据输入与窗口模式，并限制窗体所显示的 记录。 记录。 OpenReport命令:可以在设计视图或打印预览视图 命令: 命令 中打开报表，或者可以立即打印报表，也可以限制 中打开报表，或者可以立即打印报表， 需要在报表中打印的记录数。 需要在报表中打印的记录数。 Openquery 命令:可以在数据表视图、设计视图或 命令:可以在数据表视图、 打印预览中打开选择查询或交叉查询。 打印预览中打开选择查询或交叉查询。该操作将运 行一个操作查询。 行一个操作查询。 Close命令:关闭指定的Access窗口。如果没有指 命令:关闭指定的 窗口。 命令 窗口 定窗口，则关闭活动窗口。 定窗口，则关闭活动窗口。 2、运行和控制流程 、 RunSQL命令:可以用 RunSQL 操作来运行 命令: 命令 Microsoft Access 的操作查询。还可以运行数 的操作查询。 据定义查询 RunApp命令 :可在 Microsoft Access 中运 命令 行一个 Windows 或 MS-DOS 应用程序，如 应用程序， Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint。 。 Quit命令 :用于退出 Access 命令 3、设置值 、 SetValue 命令 :可以对 Microsoft Access 窗体、 窗体、 窗体数据表或报表上的字段、 窗体数据表或报表上的字段、控件或属性的值进行 设置。 设置。 4、刷新、查找数据或定位记录 、刷新、 Requery命令 :可以通过重新查询控件的数据源来 命令 更新活动对象中的特定控件的数据。 更新活动对象中的特定控件的数据。如果不指定控 该操作将对对象本身的数据源进行重新查询。 件，该操作将对对象本身的数据源进行重新查询。 用该操作可以保证活动对象或其所包含的控件显示 的是最新的数据。 的是最新的数据。 FindRecord命令 可以查找符合 FindRecord 参数指 命令:可以查找符合 命令 定的准则的第一个数据实例。 定的准则的第一个数据实例。该实例可以在当前的 记录中、在之前或之后的记录中或在第一个记录中。 记录中、在之前或之后的记录中或在第一个记录中。 可以在活动的表数据表、查询数据表、 可以在活动的表数据表、查询数据表、窗体数据表 或窗体中查找记录 FindNext命令:可以查找下一个记录，该记录符合 命令: 命令 可以查找下一个记录， 操作或“在字段中查找” 由前一个 FindRecord 操作或“在字段中查找”对话 框所指定的准则，单击“编辑”菜单中的“查找” 框所指定的准则，单击“编辑”菜单中的“查找” 命令可以打开该对话框。 命令可以打开该对话框。使用 FindNext 操作可以反 复查找记录。 复查找记录。 GoToRecord命令 :可以使指定的记录成为打开的 命令 表、窗体或查询结果集中的当前记录 5、控制显示 、 Maximize命令 //用于最大化激活窗口 命令 用于最大化激活窗口 Minimize命令 //用于最小化激活窗口 命令 用于最小化激活窗口 Restore命令 //用于将最大化或最小化窗口恢复 命令 用于将最大化或最小化窗口恢复 // 至原始大小 6、通知或警告用户 、 Beep命令 //用于使计算机发出“嘟嘟”声 用于使计算机发出“ 命令 用于使计算机发出 嘟嘟” MsgBox命令 //用于显示消息框 命令 用于显示消息框 SetWarnings //用于关闭或打开系统消息 用于关闭或打开系统消息 7、导入和导出数据 、 TransferDatabase命令:可以在 Microsoft Access 数据库 命令: 命令 (.mdb) 或 Access 项目 (.adp) 与其他的数据库之间导入与导出数 据。对于 Microsoft Access 数据库 (.mdb) 还可以从其他的数据 库链接表到当前的数据库中。通过链接表， 库链接表到当前的数据库中。通过链接表，在其他的数据库中 也可以访问其中表的数据。 也可以访问其中表的数据。 TransferText命令:可以在当前的 Microsoft Access 数据 命令: 命令 库(.mdb) 或 Access 项目 (.adp) 与文本文件之间导入或导出文 数据库中。 本。还可以将文本文件中的数据链接到当前的 Access 数据库中。 通过链接的文本文件， 通过链接的文本文件，在允许字处理程序完全访问该文本文件 查看该文本数据。 的同时还可以用 Microsoft Access 查看该文本数据。也可以导 入、导出或链接到 HTML 文件 (*.html) 中的 (*.html) 表或列表 中。 7.2.6 宏的调试 使用“单步”执行的宏调试工具，可以观察 使用“单步”执行的宏调试工具， 宏的流程和每一个操作的结果。步骤: 宏的流程和每一个操作的结果。步骤: 1)打开要调试的宏。 )打开要调试的宏。 2)在工具栏上单击“单步”按钮 )在工具栏上单击“单步” ，使 其处于凹陷起作用的状态。 其处于凹陷起作用的状态。 3)在工具栏上单击“运行”按钮 )在工具栏上单击“运行” ，系 统将出现“单步执行宏”对话框。 统将出现“单步执行宏”对话框。 4)单击“单步执行”按钮，以执行其中的操 )单击“单步执行”按钮， 作。 5)单击“停止”按钮，停止宏的执行并关闭 )单击“停止”按钮， 对话框。 对话框。 6)单击“继续”按钮，关闭“单步执行宏”， )单击“继续”按钮，关闭“单步执行宏” 并执行宏的下一个操作命令。 并执行宏的下一个操作命令。 Basic, 使用宏还是 Visual Basic, 在 Microsoft Access 中，通过宏或者用户界面可以完成 许多任务。而在其他许多数据库程序中， 许多任务。而在其他许多数据库程序中，要完成相 同的任务就必须通过编程。 同的任务就必须通过编程。使用宏还是 Visual Basic for Applications 来创建应用程序，取决于需要完成 来创建应用程序， 的任务 什么时候使用宏, 什么时候使用宏, 对于简单的细节工作，譬如打开和关闭窗体、 对于简单的细节工作，譬如打开和关闭窗体、显示和隐 藏工具栏或运行报表等， 藏工具栏或运行报表等，使用宏是一种很方便的方 法。它可以简捷迅速地将已经创建的数据库对象联 系在一起，因为不需要记住各种语法，并且每个操 系在一起，因为不需要记住各种语法， 作的参数都显示在“ 窗口的下半部分。 作的参数都显示在“宏”窗口的下半部分。 除使用宏带来的方便外，必须使用宏来完成下列操作: 除使用宏带来的方便外，必须使用宏来完成下列操作 ?创建全局赋值键。 创建全局赋值键。 在首次打开数据库时执行一个或一系列操作。 ?在首次打开数据库时执行一个或一系列操作。 然 通过“启动” 而，通过“启动”对话框也可以在打开数据库时指 定特定的操作，例如打开窗体。 定特定的操作，例如打开窗体。 什么时候使用 Visual Basic, , 对于以下的情况， 而不要使用宏: 对于以下的情况，应该使用 VB 而不要使用宏: 使数据库易于维护。 ?使数据库易于维护。因为宏是独立于使用它的窗 体和报表的对象， 体和报表的对象，所以一个包含用于响应窗体和报 表上的事件的宏的数据库将变得难以维护。相反， 表上的事件的宏的数据库将变得难以维护。相反， Visual Basic 事件过程创建在窗体或报表的定义中。 事件过程创建在窗体或报表的定义中。 如果把窗体或报表从一个数据库移动到另一个数据 则窗体或报表所带的事件过程也会同时移动。 库，则窗体或报表所带的事件过程也会同时移动。 ?创建自己的函数。Access 包含许多内置的函数， 创建自己的函数。 包含许多内置的函数， 函数。 例如用于计算利息的 IPmt 函数。在计算时使用这些 函数可以避免创建复杂的表达式。 函数可以避免创建复杂的表达式。使用 Visual Basic 可以创建自己的函数，通过这些函数可以执 可以创建自己的函数， 行表达式难以胜任的复杂计算， 行表达式难以胜任的复杂计算，或者用来代替复杂 的表达式。此外， 的表达式。此外，也可在表达式中使用自己创建的 函数对多个对象应用操作。 函数对多个对象应用操作。 显示错误消息。 ?显示错误消息。当用户在使用数据库遇到预料之 外的事情时， 将显示一则错误消息， 外的事情时，Access 将显示一则错误消息，但该消 息对于用户而言可能是莫名其妙的， 息对于用户而言可能是莫名其妙的，特别是当用户 不熟悉 Access 时。而使用 Visual Basic 则可以在 出现错误时检测错误， 出现错误时检测错误，并显示指定的消息或执行某 些操作。 些 操作。 ?创建或操作对象。在大多数情况下，在对象的 创建或操作对象。在大多数情况下， 设计”视图中创建和更改对象是最简易的方法。 “设计”视图中创建和更改对象是最简易的方法。 而在某些情况下， 而在某些情况下，可能需要在代码中对对象进行定 义。使用 Visual Basic 可以操作数据库中所有的对 包括数据库本身。 象，包括数据库本身。 执行系统级别的操作。 ?执行系统级别的操作。虽然在宏中执行 RunApp 操作可以从一个应用程序运行另一个基于 Microsoft Windows 或 Microsoft MS-DOS 的应用程序，但 的应用程序， 以外使用宏具有很大的局限性。 是在 Access 以外使用宏具有很大的局限性。而使 用 Visual Basic 则可以查看系统中是否存在每个文 件，或者通过自动化或动态数据交换 (DDE) 与另外 的应用程序( 一个基于 Windows 的应用程序(如 Microsoft Excel)，进行通讯，还可以调用 Windows 动态链 )，进行通讯 )，进行通讯， 中的函数。 接库 (DLL) 中的函数。 ?一次操作多个记录。使用 Visual Basic 可一次浏 一次操作多个记录。 览一个记录集或是单个记录， 览一个记录集或是单个记录，并对每个记录执行一 个操作。而宏只能对整个记录集进行操作。 个操作。而宏只能对整个记录集进行操作。 过程。 ?将参数传送给 Visual Basic 过程。在创建宏时可 以在“ 窗口的下半部分设置宏操作的参数值， 以在“宏”窗口的下半部分设置宏操作的参数值， 但在运行宏时不能改变它们。 但在运行宏时不能改变它们。而使用 Visual Basic 则可在程序运行期间将参数传递给代码， 则可在程序运行期间将参数传递给代码，或者使用 变量参数，这在宏中是难以做到的， 变量参数，这在宏中是难以做到的，因而使得运行 Visual Basic 过程时具有更大的灵活性。 过程时具有更大的灵活性。 1