实验2 信息资源管理的基本理论

实验2  信息资源管理的基本理论 1. 背景知识 从20世纪70年代开始，国内外从事信息资源理论研究的专家、学者开始探讨信息资源管理的理论问题。 (1) 信息资源管理的含义 对信息资源管理的确切含义，西方研究人员的主要观点归纳起来可分成四种类型，即管理哲学说、系统方法说、管理过程说以及管理活动说。 1) 管理哲学说。该派将信息资源管理看作是一种哲学或者思想。 1988年，马钱德 (D. A. Marchand) 和克雷斯林 (J. C. Kresslein) 从组织中实施信息资源管理所产生作用的角度来阐述，认为“信息资源管理是一种对改进机构的生产率和效率有独特认识的管理哲学”。 史密斯 (A. N. Smith) 和梅德利 (D. B. Medley) 提出了与马钱德和克雷斯林类似的观点，他们认为：“信息资源管理比管理信息系统复杂得多，它可能被认为是整合所有学科、电子通信和商业过程的一种管理哲学。” 1981年，梅迪克 (W. D. Maedke) 试图从学科高度来阐明信息资源管理的内涵，他指出：“对于一个特定的企业来说，信息资源管理是一门管理各种相互联系的技术群，使信息资源得到最大利用的艺术或科学。” 2) 系统方法说。该派将信息资源管理看作是一种方法或者技术。 1984年，里克斯 (B. R. Ricks) 和高 (K. F. Gow) 系统分析了信息资源管理的含义，认为“信息资源管理是为了有效地利用信息资源这一重要的组织资源而实施规划、组织、用人、指挥、控制的系统方法”。 西瓦兹 (C. Schwartz) 和赫龙 (P. Hernon) 认为：“信息资源管理是一种管理组织机构内部生产出的信息的生命周期的综合化、协调化方法。广义地说，它包括获取、保留和利用那些为了完成组织的使命、实现组织的目标所需的各种资源。” 戴维斯 (G. B. Davis) 和奥尔森 (M. H. Olson) 认为：“信息资源管理是基于信息是一种组织资源的思想而形成的管理方法。” 1985年，美国联邦政府管理与预算局 (OMB) 在其颁布的A-130号通报中，将政府信息资源管理定义为：“信息资源管理是指涉及政府信息的有关规划、预算、组织、指导、培训和控制等。信息资源管理既包含信息本身，也包含与信息相关的各种资源，如人员、设备、经费和技术等。” 3) 管理过程说。该派将信息资源管理看作是一种管理过程。 1982年，怀特 (M. S. White) 立足于管理过程，提出“信息资源管理是有效地确定、获取、综合和利用各种信息资源，以满足当前和未来的信息需求的过程”。 霍顿 (F. W. Horton) 认为：“信息资源管理是对信息内容及其支持工具的管理，是对信息资源实施规划、组织、预算、决算、审计和评估的过程。” 美国参议院第1742号议案“联邦信息资源管理法案”中提出了一种非常广泛的政府信息资源管理观点，它认为“联邦信息资源管理是一种旨在提高政府信息活动效率和效益的综合性、集成性过程”。该法案还指出：“信息资源管理是一个复杂的术语，它包括为完成机构的任务而确定信息需求，为了经济、有效、公平地满足已确定的信息需求而管理信息资源和综合不同信息职能机构中个体能力的过程。此外，该过程还延伸到信息收集、使用和处理中的所有阶段，包括规划、预算、组织、指挥、控制和评估信息使用的管理活动。” 4) 管理活动说。该派将信息资源管理看作是一种管理活动。 比思 (C. M. Beath) 认为：“信息资源管理是指把合理的信息、在合适的时间提供给决策或协调工作的活动。”他还指出：“信息资源的管理，可视为一种生命周期或价值链活动，包括识别、存取信息，保证信息的质量、时效性和相关性，为未来存储信息以及处理信息。” 1992年，博蒙特 (J. R. Beaumont) 和萨瑟兰 (E. Sutherland) 从管理活动的角度阐述他们对信息资源管理的认识，认为“信息资源管理是一个集合词，它包括为确保在开展业务和进行决策时所有能够确保信息利用的管理活动”。 沃森 (B. Watson) 认为：“信息资源管理是一个术语，它被用于描述和公司信息资源的管理和利用有关的全部活动，以及为那些有权方便地利用和控制这类信息的人提供便利的活动。”沃森还将信息资源管理分成数据行政管理、数据词典管理、数据库行政管理、信息存取服务等四类活动。 1998年，小麦克劳德 (R. Mcleod Jr.) 从组织机构信息资源管理的角度指出：“信息资源管理是组织机构各层次管理人员为识别、获取、管理信息资源，以满足各类信息需求而开展的一种活动。” 可见，尽管西方学者认识不尽相同，但归纳起来大致包括三个方面：第一，提出信息资源管理术语，开辟了新的研究领域；第二，从多种角度探讨了信息资源管理的内涵，为进一步研究奠定了基础；第三，对信息资源管理的研究做出贡献的，不仅包括IRM研究领域的核心人物 (如霍顿、伍德等) ，而且包括美国联邦政府部门。 自20世纪80年代以来，中国学者开始涉及信息资源管理研究领域，不仅积极引进和传播西方信息资源管理研究成果，而且在此基础上提出了许多颇具新意的见解。例如： 1) 1992年，中国科学院的孟广均教授在论述信息资源、信息资源中心时，提到了信息资源管理的内涵，他认为：“概括地说，信息资源管理就是利用全部信息资源实现自己的战略目标。”他从信息资源中心角度阐述了信息资源管理的内涵。 2) 1993年，中山大学的卢泰宏教授在其所著的《国家信息政策》一书中指出：“尽管关于IRM的阐释不尽相同，但至少有一点是众所一致的，即IRM是信息管理的综合，是一种集约化管理。”卢泰宏还对“集约化”(Integrated) 进行了解释，明确指出：“‘集约化’有两个方面的含义，一方面是指信息管理对象的集约化，即IRM意味着对信息活动中的信息、人、机器、技术、资金等各种资源的集约化管理；另一方面是指管理手段和方式的集约化，即IRM是多种管理手段的综合。”显然，卢泰宏强调信息资源管理应是管理对象、信息管理手段和方式的集约化。 3) 1998年，霍国庆博士在论文中指出：“信息资源管理是为了确保信息资源的有效利用，以现代信息技术为手段，对信息资源实施计划、预算、组织、指挥、控制、协调的一种人类管理活动。” 综合上述国内外种种观点，信息资源管理既是一种管理思想，又是一种管理模式。就其管理对象而言，IRM是指对信息活动中的各种要素 (包括信息、人员、设备、资金等) 的管理；就其管理内容而言，IRM是对信息资源进行组织、控制、加工、协调等；就其目的而言，IRM是为了有效地满足社会的各种信息需求；就其手段而言，IRM借助现代信息技术以实现资源的最佳配置，从而达到有效管理的目的。 从适用域来看，IRM包含有宏观和微观的信息资源管理两个层次。宏观信息资源管理是指国际、国家和政府所开展的信息资源管理活动，主要是运用政策法规、管理条例等来指导、组织、协调信息资源的开发利用，以促进信息事业的发展；微观信息资源管理则指由组织机构 (包括企业、事业部门等) 所开展的信息资源管理活动，主要是以满足组织机构的信息需求为目的，对其内外部信息资源实施的有效管理。 (2) 信息资源管理的理论基础 信息资源管理的理论基础主要来自于信息科学、管理科学和传播科学，这些学科及其相关理论共同构成了信息资源管理的理论基础。 1) 信息科学的主要理论。信息科学是以信息为基本研究对象，以信息的运动规律和应用方法为主要研究内容，以计算机技术为主要研究工具，以扩展人类的信息功能 (特别是智力功能) 为主要研究目标的一门新兴的综合学科。 信息科学源于香农信息论而形成于信息论、系统论、控制论这三者的统一。信息科学的建立和发展为信息资源管理学提供了重要的理论基础。 信息技术是一个庞大的技术群，它由信息技术的基础技术、主体技术和应用技术组成。为信息资源管理的形成和发展提供技术支持的，主要是基础技术中的电子技术和主体技术中的通信技术和计算机技术。电子技术是电子学研究的主要内容。电子学作为科学技术门类之一，具有鲜明的应用目的性，它为信息事业、能源事业和材料事业服务。在信息业方面，电子技术为其发展提供了强有力的技术手段，如计算机、通信网、广播电视网、雷达、遥感技术等，极大地延展了人类感官和人脑的作用，使现代人类社会的生产活动、经济活动和社会活动的效率大大提高。通信技术以电子学方法为基础，研究实现从点到点 (如人与人、人与机器或者机器与机器) 的信息传输的原理、技术和系统。通信技术为计算机网络化提供了技术支持。计算机技术研究利用电子学方法实现数值计算、数据处理、过程控制、信号处理、计算机辅助等，它包括硬件技术和软件技术。 2) 管理科学的主要理论。信息资源管理源于管理领域，它从诞生之日起就大量汲取了管理科学的理论和方法来充实自己。因此，有人将IRM看作是管理科学的一种分支理论或者发展趋势。 管理科学通常有广义和狭义两种理解。广义管理科学是指有关管理的科学，包括古往今来的所有管理理论。狭义管理科学仅指西方管理科学中的数量学派，它几乎是运筹学的同义词。由于管理理论和实践的发展，作为组织资源之一的信息资源日益成为影响组织管理效果和效率的重要因素。因此，如何更加合理地管理和利用信息资源，使其发挥更大的作用就成为管理学研究的新领域，由此促进了信息资源管理学科的形成和发展。 3) 传播科学的主要理论。信息资源管理的另一理论来源是传播科学，包括图书馆学、档案学、情报学、大众传播学等学科领域。 图书馆学。它是以图书馆实体作为研究对象的一门科学，可以进一步细分为微观、中观和宏观图书馆学三个层次。微观图书馆学研究经过抽象形成的科学概念的图书馆，其研究内容主要包括图书采访、图书分类、目录学、读者服务、文献检索、参考咨询等；中观图书馆学的研究对象是中观层次的图书馆网络系统，该系统是指一定数量的图书馆依据某种共同的相互联系而形成的图书馆统一体；宏观图书馆学的研究对象是宏观层次的图书馆系统，该系统通常是针对一个国家的所有图书馆而言的，不仅包括各种类型的图书馆，而且包括图书馆事业的宏观调控与管理、图书馆学教育、图书馆社会学等。 档案学。它是研究档案和档案事业发展规律的一门科学，可以进一步细分为微观、中观和宏观档案学三个层次。微观档案学研究档案和档案管理过程，包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、统计、检索、编纂和提供利用等；中观档案学的研究对象是档案系统 (档案馆) 及其组织，主要包括档案馆学和档案类型学。其中，档案馆学主要研究档案馆及其发展规律、档案馆的布局与资源共享、档案馆管理体制、档案馆网络建设等内容；档案类型学主要研究不同类型的档案及其组织体系，包括科技档案管理学、家庭档案学、会计档案学、人事档案学、诉讼档案学等内容；宏观档案学研究国家档案事业的组织、管理和发展规律，主要包括国家档案管理体制、档案政策与法规、档案的开发与研究、档案现代化、档案教育学等内容。