电力企业财务管理信息系统解决方案

电力企业财务管理信息系统解决方案 项目背景 按照国家电力体制改革的需要,为了实现电力企业财务管理现代化的目标,经过对国内外ERP系统及其实施情况的多方了解,结合电力企业的实际需求,通过对实施电力企业财务管理信息系统的必要性和可行性、软件和咨询方的选择、实施效果、成本和风险、硬件和网络方案等进行了充分的调研和论证,提出《电力企业财务管理信息系统》整体解决方案。 电力企业信息系统现状及可行性 1、电力企业管理信息系统现状 电力企业大多应用财务核算软件,实现了会计电算化。在此基础上,电力企业集团应用基于财务核算信息的财务实时信息系统,实现了全区联网,以满足电力企业集团对财务信息查询、和汇总的要求。 在与财务相关的业务信息系统中: 物料管理大部分单位都没有应用。部分单位已经开始使用单一的物料管理软件,其功能主要是满足企业的仓库管理的要求,与财务系统之间没有数据共享。 电力营销系统已经准备在全省统一推广,但与财务系统之间没有数据共享。 可见,电力企业的财务信息系统还停留在以核算信息为主的、局限于财务部门应用的阶段,相关业务系统也都未和财务信息系统集成,各个下属企业的财务状况无法得到实时动态的反映,电力企业的整体资源更没有得到优化配置和管理。 2、财务管理信息系统建设方式论证 到目前为止,电力企业以企业资源系统(ERP)的思路建设财务管理信息系统的方式有两种:一、用国外软件,由国外的咨询顾问公司实施;二、在管理咨询的指导下自行组织开发。 在第一种方式下,软件的稳定性、成熟性能够得到保证,咨询实施队伍的也可以信赖,管理思想比较先进。但是,经过了解和论证,这种方式存在以下不足:一、软件、咨询的价格昂贵。动辄以千万美元计。二、国外的ERP软件一般都是以制造业为基础发展起来的,较难适应电力行业的特点。三、从某种意义上,管理方式不能说“先进”与否、而只能说“适用”与否。国外的ERP软件中固化了大量的标准流程,但较难适应国内企业在业务模式上的千变万化、千差万别。为了使用软件(而不是为了企业本身的管理优化)而进行的“业务流程重组”使人望而生畏。 在第二种方式下,按照当前的业务需求,自己开发自己用,当前的工作要求肯定可以满足,咨询、维护、升级也可以进行。不足之处是:一、成本也会较高。因为是自行开发,没有资源的积累,投入自然较大。二、维护量较大。因为是自行组织队伍开发,缺乏通用软件的设计经验,一般情况下只是用程序来实 现当前的业务需求、业务流程。一旦业务流程发生变化,又要修改、维护程序。这是很多自行开发的软件的共有弱点。 通过对上述两种方式分析和论证,确定电力企业财务管理信息系统的建设,采用国外专业管理咨询公司与国内独立软件开发商相结合的方式进行,既引进国外先进的管理方法和ERP系统的实施经验,由充分利用国内软件产品最能适应国内企业管理模式的特点。 “远光电力FMIS”软件的设计思想和系统功能实现了以下特点: 一、针对国内管理模式的易变性,该软件从系统结构上实现了用户对所有管理模式的自定义功能。无论在实施阶段和使用阶段,用户都可以对管理模式、业务流程、控制方式、控制强度等进行设置,可以生成任意复杂的管理和控制流程。 二、该软件以企业整体资源的优化配置为设计目标,能最大程度地实现企业资源的共享,以最基础的业务过程为起点,完成所有管理、核算、考核、控制,并提供决策支持。 三、该软件以全面预算管理为主线,在预算编制、分配完成之后,预算控制即可施加到所有的管理对象、管理业务和各个业务流程,真正实现了对企业生产经营活动的事前预测、事中控制,并进行事后分析。 四、该系统采用了一体化设计技术,每一项最原始的业务活动都能实时动态地更新企业的整体财务状况和经营状况,避免了同类软件普遍存在的需要“过帐”、“结帐”才能汇总的弊端,从技术上保证了财务信息的实时性。 远光公司多年来一直为电力系统提供财务及企业管理软件的服务,远光公司的财务软件在电力系统占主导地位,实时信息系统在电力企业广泛应用。远光电力FMIS软件,也正是远光公司在多年开发实施财务软件的经验、对电力行业的深入了解、对国内外同类软件的解剖分析的基础上开发、完善的,并已在部分企业进行了试运行,具有较高的性能价格比。 3、实施财务管理信息系统的可行性 电力企业在多年的生产经营活动中,逐步积累、形成了一整套管理经验和制度,符合市场经济的原则和企业管理的需要,这是实施财务管理信息系统的制度基础。 电力企业应用财务软件已有多年的历史,积累了大量的财务会计和管理会计数据,并培养了一支既有财务知识、又有计算机应用经验的队伍,这是实施财务管理信息系统的应用基础。 电力企业在多年的企业管理信息系统建设中已经具备了一定的计算机、网络的条件。各个管理岗位都配备了计算机,可以作为实施财务管理信息系统的客户端。电力企业本部和各个下属企业之间基本都建成了光纤网络,可以作为财务管理信息系统的网络环境。 电力企业领导对财务管理信息系统的实施非常重视,对于系统实施所要求的观念创新、机构调整、资源整合、管理和控制体制的集中等都作出了非常清醒的预期和明确的部署,这是实施财务管理信息系统的领导和组织保证。 远光公司的软件产品和实施队伍,具备实施咨询、系统集成和整体技术支持的能力,是实施财务管理信息系统的软件和技术服务保证。 综上所述,电力企业财务管理信息系统的成功实施,具备了管理、制度、领导、组织、人员队伍、数据基础、软件产品、管理和实施咨询、系统移植和集成等各方面的充分的可行性。 系统建设目标 实施财务管理信息系统的管理目标是:运用先进的经营管理思想,推行现代化财务管理制度,提高企业财务和业务的综合管理水平,对整体的企业资源进行有效的配置、管理、控制和优化,从而实现企业价值最大化。 根据系统建设的目标和需求,远光公司为电力企业实施财务管理信息系统的指导思想是:应用先进的计算机软硬件技术,以电力企业整体资源的最优配置为目标,以全面预算管理为主线,以对管理模式和业务流程的优化设计为基础,把财务系统和业务系统全面集成、无缝连接、完整记录、统一控制,并在先进的管理思想指导下,运用各种数学方法和数学模型,对财务状况、管理状况进行优化分析,提供决策支持,力求做到先进、实用、经济、合理。 1、以预算管理为核心,建立全面预算管理和控制体系 全面预算管理是财务管理的核心,是实现企业经营目标的根本保证。电力企业是国家电力公司的全资子公司,按照国家电力公司的预算目标,根据企业自身的资源状况和发展潜力,制定科学合理的全面预算方案,在企业经营管理的各个环节进行全面控制,是财务管理信息系统的根本任务。 财务管理信息系统的预算管理的目标和效果是: 1)以企业战略规划的指导下,采用包括零基预算、定额预算、弹性预算、历史数据法预算、直接编制等在内的各种方法,编制经营性收支预算、成本预算、现金流量预算、投融资预算和各种专项预算。 2)在预算委员会主持下,由各相关部门参加,通过预算编制、建议、申报、汇总、平衡、审批、下达、调整的完整流程,把预算目标层层下达、落实,实现以电力企业为预算主体、各下属企业为预算控制责任中心的全面预算管理体系。 3)预算控制贯穿于每个预算控制责任中心的生产、经营的全部过程和各个方面,把预算项目按各项管理对象、各类管理业务、各个业务流程、明细的会计期间进行分解、分配,对主要业务都实行严格、的申请、审批流程。 4)在财务管理信息系统中,除电力销售收入业务是从电力营销系统定期传递的以外,所有其他业务都是实时发生、实时汇总的。业务一经发生,不论在哪个子系统、哪个流程,都会立即汇总。因此,在预算审批、控制时,系统将自动根据已经审批和发生的汇总数据来动态判定是否允许继续发生,保证了预算控制的强度和精确性。同时,除了传统意义上的越界控制外,系统还能根据时间配比原则进行“不足控制”,例如:在超过70%的时间后还未实现预算销售收入的70%,即提醒、报警。 2、业务和财务信息的完全集中,实现企业资源的高度共享 财务管理信息系统以电力企业的小型机作为中心服务器,集中存放所有下属企业的业务和财务信息,形成统一的公司财务信息中心,通过广域网实现信息资源的高度共享。 例如: 物资编码和库存业务的完全共享。电力企业可以实时掌握全省范围内任何一种设备、材料、事故备品等的库存数据,从而实现统一调拨、集中采购,大大降低采购成本和库存。 外部企业信息和往来业务的高度共享。对同一个外部企业,不论该企业是与哪一个下属企业发生业务往来,也不论是在哪一个业务流程发生往来(供货、工程施工、供应燃料、电力销售、购电、一般应收应付等),电力企业都能实时动态地掌握该企业整体的往来业务,从而合理清对、控制风险。 被投资企业和投资业务的共享;贷款银行和贷款业务的共享;燃料代码的共享;购电方的共享;科目体系的共享;指标体系的共享。等等。 业务流程的共享。如某一项重大业务不仅需要某一下属企业主管领导的审批,而且需要电力企业领导根据整体预算执行情况审批,则可以跨责任中心来设定申请、审批的控制流程。 3、优化、强化、固化企业业务流程主要体现在: 1)按照全面预算管理的需要,对财务管理业务进行合理的规范和优化,制定严格的业务传递流程,并以此为系统运行依据。 2)严格执行业务流程和岗位传递规则,实现对企业业务的事前控制、事中监督、事后分析。 3)制定岗位审批流程和审批权限,严格区分岗位职责。 4)在业务流程和规则中,突出系统自动控制的作用,减少人为因素。如凡是发生的金额(加上已经审批的金额)已经接近或达到预算控制值时、系统即不允许继续审批或发生。 5)对例外事项,可以由拥有相当权限的主管设定例外处理规则。 4、实现资金的集中控制和调度 财务管理信息系统在动态掌握企业现金流量的基础上可实现对各下属企业资金的集中管理,建立资金管理和控制中心。主要措施为: 1)在对下属企业的银行帐户实行“收支两条线”和与银行联网的基础上,及时收缴资金,严格执行现金流量预算。 2)强化债务管理,严格进行贷款项目管理和工程资金拨付控制,测算还贷成本,控制贷款规模。 3)严格控制担保业务规模,减少企业风险。 4)加强应收应付管理,制定统一的应收应付业务,及时掌握和控制往来对象的整体应收应付状况。 5)及时清理往来,减少资金损失;加强帐龄分析,合理提取坏帐,降低企业风险。 6)统一资金调度,减少资金存量,加速资金周转,提高资金使用效率。 5、建立成本控制体系,有效控制企业成本 财务管理信息系统在实时动态汇总电力生产和工程成本的基础上,用严格的业务流程、完善的成本定额建立全企业的成本控制体系。效果体现在: 1)合理编制、严格执行成本定额,客观编制成本预算。 2)按照岗位职责划分,建立全员参与的成本费用控制流程,严格执行审批制度。 3)加强工程管理,严格控制工程进度和工程预算,降低工程成本和造价。 4)以集团统一的购电单位和购电业务进行的购电费管理,集中控制购电价格、购电数量,集中结算购电费用,及时掌握购电成本。同时扩大竞价上网范围,优化购电结构,降低购电成本。 6、加强对电力销售的管理、稽核和监督,确保销售收入和电费回收具体措施是: 1)以营业发行数据为基础,建立分户的客户资料及应收电费台帐,稽核、监督和控制电力销售收入 2)统一管理电费帐户,建立银行联网,完成电费收缴和清对,提高电费回收率。 3)除居民用户外,对每一用户建立应收帐款的明细记录,计算和核对违约金,进行帐龄分析,及时计提坏帐,降低风险。 4)分析电费构成和电价结构,为制定电价政策和优化电价结构提供依据。 7、建立合理的投资管理模式和资产管理体系 1)制定投资管理模式,建立投资管理台帐,规范投资行为。 2)建立投资审批制度和审批流程,严格控制投资规模和投资方向。 3)监控投资收益,分析和优化投资结构,减少投资损失。 4)加强资产管理,建立资产管理体系,控制资产规模。 5)严格执行资产折旧,及时掌握资产状态。 8、建立企业绩效评价体系和财务分析决策模型,为决策提供手段。 1)分析预算执行情况,编制财务分析。 2)建立财务分析预测模型,为准确、快速、科学决策提供手段和依据。 系统结构设计1、系统体系结构 企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化,并且使业务流程日益复杂。这种趋势推动了产品和业务流程的革新和对信息高速公路的应用。所有这些都要求企业以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作。而有时效性的决策必须基于不断地提供的实时的信息。 远光电力FMIS系统体系结构完全符合业界标准。按照业界标准,系统体系结构包含三个层次:信息集成—过程集成—企业及企业间集成,FMIS系统已经实现了信息集成,过程集成,并可实现企业及企业间集成。 ◆信息集成。 FMIS系统中的信息集成,不是简单的信息共享(即信息互相传递),是指信息及产生信息的系统之间的互动关系,它更多地表示动态行动。FMIS系统的信息集成,不仅包括了信息共享,也同时包含了: 1)信息资源集成或共享。 FMIS系统作为企业级的管理信息平台,也包含有企业资源的信息,如供应商资料或销售客户资料;在集成的情况下,用户能够使分支机构享有同一套供应系统或销售系统,尤其是当代企业分支机构众多,地理分布广泛,资源的集成或共享,可以极大地节约信息成本费用、采购费用或销售费用。 2)企业行为的集成。 如同上例,用户在支付采购款项时,可以了解到该企业是否既是自己的供应商,又是自己的销售客户,以及两种金额互抵后,与自己真实的债权债务状况;企业多种行为的集成,不仅能够提高经济效益,还可以增强企业的竞争力。 3)企业可利用资源集成。 FMIS系统作为企业级的数据处理平台,它包含了集团公司自下而上实时的资源信息,企业可从整个集团公司掌握资金、资产、人力物力的使用,运筹帷幄,使企业可利用资源充分发挥其作用,以争取企业价值最大化。 ◆过程集成。 FMIS系统中涵盖了企业主要的经营管理过程,如财务过程、固定资产管理过程、业务过程等等,这样就能保证: 1)统一处理企业的经营管理活动,不再需要使用单独的专用系统。 2)由于是统一处理企业的经营管理活动,所以能够保证处理信息的完整性。 3)企业行为的同步处理以及处理信息的总体完整。 4)按照企业的目标、打破管理职能部门格局及企业行为总体信息的分割。以单据为信息载体,按照企业的管理要求在不同的子系统间流转,反映企业行为的整体处理过程。FMIS系统通过对企业工作过程的集成,能够保证对企业行为的同步处理以及处理信息的总体完整。 ◆企业间集成。 当集团公司采用FMIS系统时,FMIS系统支持这些企业间的经营管理信息集成;如果企业与自己的子公司或分公司都采用FMIS系统,通过企业间的集成,可以使它们成为逻辑上的一个企业,强化企业的经营管理能力。提高企业的整体经济效益。 2、数据存放方式和业务处理模式 从最大限度地利用整个企业资源的角度出发,把电力企业范围内各下属单位的业务和财务数据集中存放、统一管理是必然趋势。在制定财务管理信息系统实施方案时,可供选择的数据存放方式和业务处理模式有以下三种: 1)分散存放、同步集中: 即下属单位的数据首先在本地存放、处理,然后通过网络方式把部分和全部数据同步到电力企业。业务处理、控制模式以每个单位为会计主体实施和实现,各个单位之间、各单位与电力企业之间进行定期的数据交换。目前国家电力公司系统以核算软件为基础的实时信息系统、江苏电力的FMIS就是这种模式。 2)集中存放、分单位管理: 即所有下属单位的数据都存放在电力企业,但每个单位的数据是相对独立的。与第一种方式相比,改变的主要是数据的存放地点,业务处理、控制模式没有发生根本的变化,资源共享只在本单位进行。浙江电力的SAP软件实施基本上是这种模式。 3)集中存放、高度共享: 即所有下属单位的数据都存放在电力企业,并在内部高度共享。业务处理、控制模式视不同情况可设计为以电力企业为整体进行、或以个别单位为主体进行。可实现整个电力企业范围业务、财务数据的实时处理,可实现电力企业范围内资源的整体共享。国际一流的电力企业及其他大企业一般都采用这种方式。 通过对电力企业的管理和控制需求、硬件和网络环境、软件处理能力等因素综合考虑,确定采用第三种数据存放方式和业务处理模式,并按照具体的管理和控制需求进行部分调整。 上文中的“下属单位”,既包括分公司,也包括全资子公司、控股子公司。子公司(包括全资的和控股的)是公司注册的一种形式。从整个企业资源共享的角度,子公司也应该是整个集团公司的不可分割的组成部分。因此,财务管理信息系统设计和实现的目标是:在企业资源的层面上把所有的分公司、子公司加以整合,在形成会计帐户和财务报告时再按不同的会计主体加以区分。这也是国际化大公司在信息系统建设中采用的方式。 3、硬件和网络结构 根据财务管理信息系统的业务处理模式,从运行效率、安全性、可靠性等角度考虑,确定使用UNIX操作系统的小型机作为财务管理信息系统的数据库服务器。 应用服务器的选择分为两个阶段:在试点阶段阶段,选用运行WINDOWS 2000操作系统的服务器作为应用服务器,在推广阶段,在应用程序移植完成后采用UNIX操作系统的小型机作为应用服务器。 电力企业本部和下级企业之间已经建立了光纤网,运行速率最低为2M,作为财务管理信息系统运行的网络环境。 4、软件系统 财务管理信息系统采用的软件系统为: 操作系统:客户端为WINDOWS98/2000+浏览器,数据库服务器为UNIX操作系统。 应用服务器:IBM WebSphere。IBM WebSphere Application Server (WAS)是合乎3-tier、Web-based 、Internet应用发展潮流所推出的应用服务器核心产品。支持Java Servlet、JSP (JavaServer Pages)、EJB (Enterprise JavaBeans)、CORBA、XML等功能,提供企业一个开放、稳固、高效能的应用系统运行引擎。 数据库系统:IBM DB2数据库管理系统。 应用软件:广东远光软件股份有限公司研制的《远光电力FMIS》。 5、主要业务子系统 在财务管理信息系统中实施的子系统有:系统管理、预算管理、资产管理、工程管理、债务管理、投资管理、购电费管理、成本费用控制、应收应付、税务管理、物料管理、燃料管理、财务分析、现金管理、薪酬管理、电费管理、文件信息、帐务处理、报表、综合查询等20个子系统。每个子系统的功能为: ⑴系统管理作为系统的控制中心,完成整个系统的全部初始设置。具体功能包括:○基本管理对象类型、管理业务类型及其属性的设置;○建立、维护系统的业务单元;○设置凭证、单据类型形式来组织管理业务流程和控制机制; ○定义清理、对账、作业码等各种业务发生情况;○设定各种业务发生条件,提供多种业务记录方式,满足各种不同的统计、管理、核算、控制的需要;○设置责任中心,完成系统单位结构设置,设定各级责任中心关系;○进行权限、岗位的设置和管理,完善内部控制和流程控制;○设置共享资源,保证电力企业整体资源的最优配置;○进行重新汇总、凭证加锁等数据维护工作,确保会计、管理业务信息正确。 ⑵预算管理 作为FMIS系统的核心子系统,以电力企业为整体,以各个下属企业为责任中心,通过各种方法和模型,完成预算编制,并进行发布、分配、汇总、下达等。具体功能包括: ○定义用户对责任中心、各种预算数据、分类体系权限和设置预算上下级单位关系;○设定各类预算定额、基础数据、预算项目等基础参数数据和预算数据分类体系;○以定额、基础数据、历史数据、零基、弹性、概率、直接滚动修正、直接预算等方法进行预算编制,并进行审批、取消、修改、编制方案的自由 定制;○将预算数据按时间、对象、项目、业务数据项目等分配方式进行多元化分配和控制;○将预算数据在上下级单位之间上报、下达、平衡,建立各个完成更大范围的预算控层次的预算控制体系。 ⑶资产管理 以资产卡片为管理对象,以业务单据和业务凭证为原始数据,完成对各类资产(固定资产、无形资产等)的管理。具体功能为: ○以电力企业为整体进行资产业务分类和对象分类,建立资产卡片,记录资产各种特征;○设置固定资产卡片的各种属性,可进行各类固定资产的编码管理,实现固定资产各类统计口径的汇总数据统计查询;○完成记录资产增加、核减资产减少等日常业务处理;○设置各种折旧公式,自动分类计提折旧,结转折旧费用,通过自动生成单据、凭证,建立与其他系统的联系,跟踪资产全过程使用状态,进行资产预算、流转控制;○建立、管理各种资产台账,记录资产变动情况,进行资产管理;进行资产折旧分摊、资产结构分析等管理工作。 ⑷工程管理 以工程项目为管理对象,主要从价值形态的角度,进行从工程的立项到竣工决算的全程管理。具体功能包括: ○工程项目的立项、审批等流程的处理;○工程资金的预算和拨付;○工程支出的申请、审批、发生;工程借款利息自动分摊;○掌握各单项工程或单位工程用料、耗资及其进展情况;○工程形象进度和资金进度的管理;○完工工程的费用结转;○编制竣工决算,建立工程管理台账,形成工程决算报告;○自动把结转工程转为固定资产;○进行工程费用分析和工程进度分析。 ⑸债务管理以管理为主线,实现对贷款、担保、工程拨款等业务的管理,并进行预测和分析。具体功能为: ○进行贷款项目分类和贷款项目管理,设置各类合同的属性特征,完成贷款合同、担保合同的合同文档管理;○设定贷款利息计算规则,允许按银行规定利率、合同利率、按年确定利率等方式调整贷款利率,自动完成贷款利息计算,进行贷款业务的到款、还款、计息、还本、付息等日常业务处理;○按照贷款项目的工程合同和工程进度,进行工程拨款管理,根据工程占用的资金量进行贷款项目的利息分摊,按照工程完工进度进行工程费用和财务费用分配;○借款到位与到期还款预测、可进行到位资金的使用安排、到期还款资金的筹集;○借款利息的计算与分配,为债务结构分析、为融资决策提供了参考依据;○提供贷款项目还贷测算和统计分析功能,可输出报表、卡片、图形等多种输出格式,满足分析管理债务的需要,提供决策依据。 ⑹投资管理实现企业对外投资的管理与核算。具体功能包括: ○以电力企业为整体,设置和输入投资项目,建立股权投资与债权投资的各类文档;○进行债券利息的自动计算;○形成投资台账;○输入投资收益的凭证,形成分项目的明细帐及各项资料;○根据提供投资的收益分析,投资结构的优化等分析功能。⑺购电费管理以电力企业为整体,实现对购电费的实时核算和管理。具体功能为: ○设定购电费单价、购电渠道、供电项目;○按照设定的周期或由用户选择,根据调度自动化系统传递的关口表计读数自动产生购电费凭证;○对购电费进行统计分类、综合查询和多角度分析;○进行购电成本、购电预算执行情况分析、购电费的实时组合查询。 ⑻成本费用控制以企业最基层的成本单位(班组、员工等)为对象,完成成本费用的申请、审批、发生、归集、汇总和分配,并在整个业务流程贯彻全面的预算控制。具体功能包括: ○成本和费用(包括生产费用、管理费用、财务费用)项目的设置;○成本中心的设置;○成本费用流程的设定;○成本费用的申请、审批、发生和预算控制;○成本费用的汇总、归集和分配;成本费用结构的分析;○按照发电、输电、配电三个环节,合理确定每个环节的成本。