漯河职业技术学院

漯河职业技术学院 社会管理系文秘专业《秘书实务》教案 第一章 秘书工作概述 [教学目的] 使学生初步了解秘书学科的概念。 [教学重点] 明确秘书‚三服务‛是贯穿本章的一条红线～即明确秘书部门的工作必须为本级领导服务、为各部门服务、为人民群众服务。这是秘书工作的基本指导思想～是我国秘书工作的总宗旨～也是学习、研究秘书学应紧紧把握的一条红线。 [课堂讨论] 迄今为止～您对秘书和秘书职业都有哪些了解和认识, 本章学习的中心要点:“ 秘书学是一门什么样的科学,” 本章主要有四个方面的内容: ——我国秘书学的诞生, ——学科的性质与特点, ——学科的结构组成, ——研究、学习秘书学的基本方法。 1-1 我国当代秘书学的诞生 我国秘书工作源远流长～从古代、近代到现代～不断沿革、发展～留下了丰富的宝贵遗产。当代秘书学就是在总结历史经验和吸取这些遗产精华的基础上～在新的时代背景下形成和诞生的。 关于我国当代秘书学的诞生:大致时间;若干标志;时代背景;重大意义。 1-2 秘书学的研究对象与性质特点 1 1-2-1 关于秘书学研究对象的不同说法 A.之一:‚秘书工作及其规律‛, B.之二:‚秘书活动‛, C.之三:‚秘书现象‛, D.之四:‚秘书、秘书部门和秘书工作‛。 ‚另类‛说法:只承认秘书学是一门课程～认为它尚不足以构成一门学科。 1-2-2 性质特点 A.新兴学科。正在越过前学科阶段迈入常规学科阶段, B.综合学科。也可以说是一门交叉学科, C.政治性强。直接为领导服务,政策法律性强, D.实用性强。是一门非常实用的应用学科。 1-3 秘书学的结构体系以及研究、学习秘书学的方法 1-3-1 对秘书学科结构体系的不同认识 A.‚四大部分‛说:‚史、论、专、技‛, B.‚四论‛说:‚总论、职能论、方法论、资格论‛, C. ‚十大板块‛说,主要围绕参谋作用,, D. 常崇宜先生认为应包括‚六个方面‛:秘书历史,秘书职业,秘书部门,秘书工作,秘书环境,其他。 1-3-2 研究与学习秘书学的方法 总体要求:学风纯正、方法正确、注重实践 具体要求: 2 A.明确目的。为何要修秘书学, B.坚持正确的立场、观点和方法。马列哲学, C.注重实践。学习、借鉴、操作、模拟, D.强调理解基础上的记忆～提倡读、背‚经典‛, E.积极创造条件～上网浏览秘书网站。 1-4 秘书部门的现代化管理思想 A.培育‚秘书意识‛～形成‚团队精神‛。 敬业 ? 忠诚 ? 团结 ? 奉献 ? 效率 ? 一流。 B.继承、弘扬中华文化中的精华。 亲民思想、严格遵循程序、令行禁止等。 C.借鉴世界先进管理为我所用。 OA,办公自动化,、人本思想等。 D.改革、创新～形成独特的风格和特色。 1-5 秘书部门的制度管理 A.目标, B.几类主要制度,保证运转机制合理,:岗位责任制度、请示报 告制度、专项业务制度。 1-6 秘书部门建设若干问 A.坚持‚一条根本指导思想‛——以经济建设为中心～服从中心、 服务中心。 B.突出‚三个服务‛。 C.重点做好‚三项工作‛。 3 D.抓好‚四项建设‛。政治坚强、业务精通、作风过硬、纪律严明。 E.‚三靠‛措施——一靠教育与培训,二靠制度与规范,三靠人才与环境。 4 第二章 秘书的可持续发展 [教学目的] 使学生较全面地理解和掌握秘书应聘与面试的技巧～掌握秘书的晋升中的实际困难～并能利用自己的特长取得较大的发展空间。 [本章重点] 着重论述秘书应聘的注意事项, 掌握秘书晋升中会遇到的障碍, 通过对秘书的考核方法的了解～把握在秘书工作中如何做好人力资源管理工作。 2-1秘书的应聘与面试 2-1-1秘书的任职资格与条件 等看一则招聘广告～进而思考秘书招聘中应该注意的问题: 北京德沃石油化工有限公司 本公司聘办公室行政人员、公关接待、项目主管、企划各一名～要求相关专业大专以上学历～熟练使用MS Office～熟悉车用润滑油市场～两年以上相关经验。简历寄往……,摘自2002年12月18日,《北京人才市场报》, 我们由招聘广告中可以看出～当前对秘书的能力与素质的要求是多样的。首先～用人单位对人才的“硬件”要求是毫不含糊的～其次软件要求也是绵里藏针～同时第二专业也对秘书的发展起着不可或缺的作用～最后～现在的用人单位越来越务实～对人才的要求也越来越具 5 体～一个秘书在应聘前应仔细考虑一下自己的实际需求～以作出切合自己能力的选择～从而增加成功的机会。 2-1-2秘书的推荐与应聘 推荐秘书时可由较有威望的人写出一份推荐信～这要比应聘者自荐、应聘的原单位或毕业学校推荐更有针对性～但是这需要社会提供较高的社会信任度～我国当前的国情限定了这种方式的应用范围。 面试或约见的联系:要明确自己的需求～同时充分利用电话联系～不要贸然前往。打电话前应选择好环境～准备好纸和笔～同时注意拉近自己和对方的关系～这需要在联系之前对对方的情况作一些详细的了解。 准备应聘材料: 学历证明:毕业证书～学位证书 求职申请:即自荐书 履历材料:可以是表格～也可以是文章材料 推荐信:要视用人单位的情况而定 求职申请表:可以在用人单位去填写 身份证、工作证,如果有的话,、求职证等证件 相关证明:如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入证书、驾照等 2-1-3秘书的面试 秘书面试中应注意的问题主要有: 第一～守时。 6 第二～诚实。 第三～把握分寸。 第四～自然展示秘书素养。 2-1-4秘书在试用期间的工作 初次走入职业岗位的秘书～应注意以下几个问题: 如果有些问题在面试时没有问清～可以在试用期间再问一下～如待遇、具体的工作部门等。 详细了解单位的有关的规章制度和纪律要求。 坦率地向直接领导说明自己必须说明的情况～以免出现问题～造成误解。 尽快进入角色～尽早熟悉工作～减少因为自己生疏所造成的工作不顺利。 新来的秘书是在工作环境中被人注视的目标～一定要保持沉稳～避免热情过度。 试用是对双方而言的～在试用期也应考虑自己的能力与实际需求。 适当的时候～向自己的直接领导表达自己的对这份工作的满意～表明自己希望被录用的意愿。 2-2对秘书的审查与考核 2-1对秘书的审查与职业纪律 政务秘书的特殊要求 对企业秘书注重的是辅助经济管理能力和工作效率 7 涉外秘书的审查和纪律 2-2-2国家秘书职业资格鉴定与考试介绍 国家对秘书职业资格的鉴定 国家对秘书职业资格鉴定的内容 目前国家对秘书职业资格鉴定的局限 2-2-3我国正在引进的两种秘书职业考试 英国的剑桥秘书证书考试:主要从文字处理、交流和任务管理、办公室管理、速记、对客户的服务、沟通、组织会议和事件的处理、信息和沟通技术的能力等方面来考核每一个应聘的全面素质～这种考试方式为世界上很多国家所推崇。 英国的NVQs秘书考试:是英国的以国家职业为导向～以实际工作表现为考评依据的一种新型的职业资格证书制度。 2-3秘书的晋升与发展 3-1秘书晋升工作的现状 社会中不同的秘书等级现状 晋升的可能和晋升的实际困难 秘书晋升工作的推进 2-3-2秘书的可持续发展 从社会的实际情况来看～目前秘书的需求量大～职业队伍迅速扩大～对秘书的发展他有两种截然相反的观点。有人认为秘书这门职业很快会萎缩和消亡。另一种观点则认为秘书这门职业会很快发展壮大。 8 要保证秘书这门职业的可持续发展～至少有两点重要的内在因素～一个是完善的专业化～一个是持业的永久化。 课后作业: 1、假如自己毕业后要找工作了～根据自己的情况写一份自荐书。 2、思考一下自己应该从哪些方面提高自己的素质～迎接未来的社会的挑战。 9 第三章 秘书工作的原则和悟性 [教学目的] 使学生较深刻地理解和掌握秘书工作的辅助性和综合性～懂得如何快速提高秘书工作的悟性～当好秘书。 [本章重点] 着重论述秘书工作的本质属性——辅助性, 围绕辅助性展开的其他特性, 通过对秘书工作性质的理解～把握秘书工作中必须遵循的基本原则。 3-1 秘书学者的认识 3-1-1 早期学者对秘书工作性质的看法,80年代我国秘书学起步, A.老一代秘书学家王千弓的概括——‚五个对立统一‛: 1～被动性与主动性的统一, 2～事务性与思想性的统一, 3～机要性与群众性的统一, 4～经常性与突击性的统一, 5～综合性与专业性的统一。 B.上海、武汉秘书学者概括的‚两性‛ 1～辅助性:指秘书从属、接近领导～而不担任领导工作。 秘书只是辅助领导工作～而没有决策权。主要从3个方面发挥作用:一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见,二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用,三是处理日常事务并提供文字和物 10 资方面的条件。 2～综合性:指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作～而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况～传递信息～辅助领导。 C.常崇宜先生80年代概括的4点: 1～智力与非智力性,,领导的助手、‚耳目‛和参谋, 2～同领导的高度一致性,,最佳状态——与领导达到‚默契‛的程度, 3～工作内容的广泛性,,‚不管部‛, 4～秘书应是‚杂家‛基础上的专才。,素质要求上的‚杂‛‚专‛结合, D.李欣同志80年代归纳的4点:从属性,政治性,含政策性,, 事务性,被动性。 E.有的学者认为秘书工作具有‚六性‛的特点:从属性、服务性、综合性、规范性、事务性、被动性 上述见解～仁者见仁～智者见智～互有交叉～提法不一。但经过近20年的实践检验～其基本精神至今仍是正确的。 3-1-2 近年来学术界对秘书工作性质的看法——可归纳为‚七性‛ 一是工作位臵的政治性,公务秘书工作的政治性更加明显,; 二是工作地位的从属性,与生俱来不可改变,; 三是工作作用的辅助性,宗旨是三服务～其核心是为本级领导服务,; 11 四是工作内容的综合性,凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及,; 五是工作效果的潜隐性; 六是工作方式的被动性; 七是工作范围的赋予性。 傅西璐先生关于秘书本质特性的观点:“综合辅助性”。一是贴近领导核心～辅助领导工作,二是不在领导职位～参谋领导之政,三是没有领导权力～隐含领导权力,四是贯彻领导意图～反映群众利益。 3-2 秘书工作的原则 所谓秘书工作的原则,是指我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。 国家对此并无特别规定～学术界也较少讨论此问题。但是在实际工作中～只有明确并遵循这些原则～才能正确完成任务～提高效率～少走弯路～并且有助于秘书工作机构的建设和秘书人员的成长。 秘书工作三原则:实事求是的原则, 同领导保持一致的原则,追求工作效率的原则。 3-2-1 实事求是的原则 注意三条:调查研究要唯实,调查研究是秘书的基本功。无论发挥参谋助手作用还是进行事务性工作～都离不开调查研究,,信息工作要求实,切忌报喜不报忧,,秘书写作要真实,切忌夸张渲染,。 3-2-2 同领导保持一致的原则 这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。 12 对全国党政机关秘书部门的三条要求: A.坚持党的基本理论和基本路线～为党的中心服务, B.坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则, C.坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。 同领导保持一致又是对秘书工作的职业性要求。,注意防止进入一些误区, 3-2-3 追求效率的原则 A.秘书工作的效率～是领导工作效率的重要组成部分。,或曰“对领导工作效率有着直接和重要的影响”, B.效率问题涉及多方面因素～有多种表现形式。从根本上说～秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证,秘书人员素质的提高～是提高效率的人的因素的根本保证。 C.效率原则的具体要求～就是办事要快～主动、及时、迅速、准确～力求提前准备、超前服务。为此: a.应悉心体察领导意图,同步协调、主动配合～避 免被动、拖沓和无准备劳动, b.应从思想上树立主动和超前服务的观念～对于份内工作～不可待领导布臵而动、待领导催促而办、待领导追询而反馈。 [简要回顾本章的主要内容] 思考应该从哪些方面来提高自己～如何做一个优秀的秘书。 13 第四章秘书办文的工作 [教学目的]通过本章的教学～使学生掌握有关文字记录、文稿撰拟、审稿等方面的知识特别是基本技能～以利今后从事秘书工作时重点做好文字工作。 [本章重点]秘书办文工作的含义、内容和要求,文字记录、文稿撰拟、文稿审核的规范和方法。 重要性:办文,文字,工作是‚三办‛的基础和工具,是秘书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的‚重头戏‛。因此～是各类秘书必须具备的‚看家本领‛。从某种意义上讲～秘书就是文字工作者。从您当秘书的那天起～就与文字工作结下了‚不解之缘‛～就得每天苦练文字功底。 4-1办文工作概述 4-1-1 概念 文字——文书～文章 文字工作——广义,狭义 4-1-2 意义 A.文字功底是秘书的基本素质(“第一流的文字处理能手”), B.文字表达能力居秘书应具备的“六大能力”之首,表达、办事、管理、交往、应变、研究能力,, C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益补充。从一定意义上讲～一是对领导意图的完善和升华,二是对领导知识和智能的补充和延伸,三是对领导精力和体力的‚代偿‛。 14 4-1-3 特点,四性, A.写作活动的‚受动性‛(相对‚自主性‛而言)。这要求秘书:‚养之有素‛——注重知识的积累和更新,‚倚马可待‛——随时准备接受领导者的交拟。 B.思维形式的 “抽象性” ,在形象思维、抽象思维、直觉思维三种思维中属第二种, :这要求秘书既具备扎实的现代汉语知识～又很好地掌握形式逻辑知识。 C.表达方式的‚综合性‛,‚记叙‛‚说明‛‚议论‛‚抒情‛中～以说明为主～兼有记叙和议论, :要求秘书熟悉记叙、说明和议论等表达方式～努力形成自己独特的语言风格。 D.成文过程的‚程序性‛,交拟?拟稿?审核?签发?印发,,,会商?会稿?会签, :这要求秘书懂得并熟悉行文程序,严格按照有关规定行文。 4-2 文字记录 4-2-1 文字记录的种类 ,8种, A.电话记录 :a.发出电话记录,b.接收电话记录, B.值班记录, C.来访记录, D.会议记录, E.大事记。一事一记、按日编排, F.调查记录。第一要件是倾听,记录要快速、精确,根据不同情况采用不同的记录方法, 15 G.领导讲话记录。不论领导人有无讲稿都应记录～详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分,无讲稿应‚有言必记‛。 H.领导口授记录。作好准备～随时记录,注意聆听～边听边记, 疑问之处～随手标示,口授结束～复述要点。 4-2-2 文字记录的过程 A.备好纸笔,随时记录, B.用心倾听判断～快速作出记录, C.重视‚后整理‛～形成记录稿。 4-2-3 文字记录的方法 A. 要点记录法, B. 详细记录法, C. 常用速记法, D. 特殊标识法, E. 笔记录音并用法。 4-3 文稿撰拟 4-3-1 文稿撰拟范围。4方面: A.各种法定公文 ,即党和国家明文规定的, 党的机关14种、行政机关13种: 决议、决定、命令,令,、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。规定严格、标准统一。 B. 各种常用公文,即法定公文以外的各种书面材料, 文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩～撰拟时也不能自行 16 其事。计有: ——简报类:政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等, ——规章类:章程、办法、细则、通则、规则、公约等, ——总结类,略,, ——类,略,, ——提纲类,略,, ——各种行业文书。 C.领导的各种讲话稿。开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告,动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告、领导述职报告等,。撰写领导讲话稿是秘书文字工作的‚重头戏‛～或者说是秘书实务诸业务中的‚重中之重‛～也是衡量秘书是否成为文字工作‚高手‛的重要标志。一位秘书～如能胜任各种讲话稿的撰写任务～即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段。 D. 各种公关文书——企业、事业单位用得较多。 书信类:祝贺信,贺电,～慰问信,慰问电,～致敬信,致敬电,～感谢信,感谢电,等, 致辞类:贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等, 宣传类:说明书、解说词、广告词等, 目前～公关文书的种类不断增加。秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。 4-3-2 文稿撰拟过程,即通常情况下一篇文稿的成文流程, 17 ‚三部曲‛: 准备阶段:a.授受意图～理清思路,b.收集材料～寻求依据, c.拟定提纲～构思布局。 草拟阶段:注意a.讲究语法～字斟句酌,b.讲究逻辑,表达准确,c.讲究格式～遵规循俗。 定稿阶段:a.审核,发现问题,,b.修改,改错与调整,c.定稿,领导审定～签发通过,。 4-3-3 文稿撰拟要求 除符合一般的写作要求外～还有若干特殊要求: 一要符合必须行文的原则, 二要符合国家现行法律、法规, 三要符合党和国家方针、政策, 四要符合实际情况, 五要符合领导意图, 六要做到所提措施办法切实可行, 七要与相关方面充分协商、协调一致, 八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑, 九要符合有关公文格式、标点符号等规定。 4-3-4 文稿撰拟的3种方式 A.个人撰拟,适用于一般性文稿如通知、业务性请示、专题性报告、批复、转发批转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟,。 B.集体撰拟 ,适用于重要而且综合性强的和‚大块‛文稿的撰 18 拟～如大型会议文件、长期工作计划、年度全面总结、综合性报告及规章的起草等,。 C.文稿代拟,大机关、大单位适用。其部门分工及专业细化度较高～以此弥补秘书专业知识之不足。用于专业性强的文稿,。 4-4 文稿审核 4-4-1 文稿审核,核稿,概念 A.审核是文稿撰拟第三阶段,定稿阶段,中一道非常重要和实质性的‚工序‛～即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作～因而是公文制发的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三: a.控制发文总量～提高行文质量, b.确保文稿质量～避免行文出错, c.减轻领导阅批文稿的负担。 4-4-2 审核内容,亦即把关的重点, 主要从6个方面审查核定—— A. 把好法律法规关, B. 把好政策规定关, C. 把好事实即材料数据关, D. 把好文字表述关,主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等,, E. 把好体式关,语体、规格、式样等,, F. 把好程序规范关。 19 4-4-3 文稿审核的方法 A. 程序性方法——‚三审‛制 初审。由专兼职核稿人员进行初步审核。 复审。由秘书机构负责人对修改稿进行审核。 终审。核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核。 B. 组织性方法——四种 a. 个人审核 ,b. 集体审核 , c. 会商,会审, ,d. 专家审核。 4-5 文书工作的作用与原则 4-5-1 文书工作的作用 文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作～对于改进文风、消除‚文山‛～提高办公效率～具有重要的意义。 五项作用:A.可以提高文书的质量, B.可以控制文书的总量,C.可以加快文书的运转,D.可以确保文书的安全,E.可以促进档案的管理和利用。 4-5-2 文书工作六项原则 A.准确无误, B.及时迅速, C.安全保密, D.力求精简,E.集中统一,F.党政分开。 4-5-3 行文关系与行文制度 行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。 主要有两种类型的行文关系: 20 A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种,通常用‚函‛行文,: a.平行机关之间的行文, b.不相隶属的机关之间的行文。 行文制度:机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有6种——a.相互行文制度,b.联合行文制度,c.逐级行文制度,d.文稿代拟制度, e.一文一事制度,f.公开行文制度。其中最重要、最应防止违反的是逐级行文制度和一文一事制度这两项。 案例二则—— 1～某市卫生局向市委、市政府呈报了《关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告》。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度～您认为责任在谁, 2～五一前夕～市政府向驻郑所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些机关、事业单位认为行文有误。您看呢, 4-6 发文处理 4-6-1发文处理五环节 交拟 审核 印刷 用印 封发 理 拟稿 签发 校对 登记 传递 4-6-2各环节主要注意事项 21 A. 交拟、拟稿:交拟时～交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容～即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时的注意事项已在上一讲详细介绍了。 B.审核、签发:关于审核的要求也已在上一部分详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则～进行综合审查与核定。 签发～是指机关领导人对已审核的文稿进行审批～签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节～也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求:认真,明确,规范。 C.印制、校对 对印制工作的要求——内容准确,格式规范,页面整洁,字迹清楚,美观大方～便于阅读和保管。 校对非常重要～也最容易出差错～要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法: a.对校法, b.折校法,c.读校法,两人合作,。 D.用印、登记 发文用印注意4点:确认有领导人签字并且适合规定,盖印份数必须与原稿上标明的相同,印章应盖在落款中央～上不压正文～下要压日期,‚骑年盖月‛,,盖印必须端正清晰～忌‚歪、倾、斜、偏、花‛。 登记即对准备发出的公文作统一记载～以便于日后对公文进行清 22 点、控制、查找和回收。一般应使用《发文登记簿》～一文一页登记表～其项目有:发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。 E.封发、传递 封发～即装封发出。分5个步骤:a.清点, b.写封, c.填写发文回签单,也叫《发文回执》, d.装封,e.加封。 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同～其渠道和方式有:机要通信传递,机要交通传递,专职人员传递,文件交换站传递,电信传递,无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络,。 传递文件3条基本要求:迅速及时,安全保密,手续完备。 4-7 收文处理 收文处理5环节: 收 文 筛 选 拟 办 承 办 立 卷 阅 文 传 阅 批 办 催 办 归 档 各环节操作程序与注意事项 回忆本章内容～重点掌握文书写作中的主要步骤。 23 第五章 会 议 工 作 [教学目的] 通过本章的学习,使学生掌握有关办会的知识和技能～特别是熟悉办会业务。 [本章教学要点] 1～会议的类型和功能, 2～会议工作的任务和原则, 3～大中型会议秘书会议工作的程序和方法。 [本章具体内容] ,一开始就通过幻灯展示全国‚两会‛会场及胡锦涛等党和国家领导人在全国‚两会‛上的几组照片, 5-1 会议的含义、类型和功能 5-1-1 会议的含义 A.‚会议‛。‚会‛——聚集、见面,‚议‛——讨论、商谈。会议是自有人类以来就存在的一种社会交往方式和组织管理方式。现代意义上的会议～是有组织、有领导地召集人们商谈事情的活动。 B.会议的构成要素:会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议组织、主题和议程等。 5-1-2 会议的类型和功能 A.会议的类型 a.按会议规模划分:小型、中型、大型, b.按会议性质划分:规定性,法定性、例行性,、日常性、专业性、纪念性、座谈性, 24 c.按会议召开形式划分:集中性、分散性。 B.会议的功能 a.决策和指挥功能,基本功能——干什么、怎么干,, b.组织和协调功能, c.沟通和交流功能, d.宣传和动员功能, e.显示和表达功能。 5-1-3 会议工作的任务与原则 会议工作——秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。它是秘书工作的重要内容之一。 A.大中型会议的主要任务,表述也与略有不同, a.会议组织(会务)工作, b.会议秘书(含翻译)工作, c.会议后勤服务工作, d.会议安全保密工作, e.会议选举工作。 ,通过幻灯展示‚中国城市发展国际论坛‛‚博鳌亚洲论坛‛会场, ,幻灯展示航天英雄杨利伟在香港作‚中国载人航天科学讲座‛时的会场布臵～并提问会场布臵与我们常见的有何不同。, B.会议工作的原则 a.充分准备:会议预案、筹备机构、会议文件、会场布臵、会议用品、食宿安排、参观点准备、联系用车及娱乐活动等。 25 b.严密组织:重点是——‚科学预案、统一指挥、有效协调‛。 c.周到服务。d.节俭办会。e.安全保密。f.精简高效。 5-2 会前:会议准备“十环节” 1～制定会议预案:大致10项内容。2～组建会议机构:一般设会议秘书处。3～发送会议通知:大致10项内容,略,。4～准备会议文件:主要有7种,《会议须知》、开幕词、主题报告、交流材料、待审议文件草案、领导讲话、闭幕词,。5,布臵会场。主要有5方面 ,主席台、会场、装饰性布臵、休息室,。6,人员编组。 7,制作会议证件。 8,安排食宿、车辆、娱乐、就医。 9,会前检查。10,迎接与报到。 5-3 会中:会议进行“七件事” 5-4 会议结束 会议结束，会议工作并未结束，扫尾,后续,6项工作: 1～印发会议纪要及对会议决定决议等作最后文字修改并印发, 2～清理会议文件,‚收、存、带、销‛,, 26 3～组织并礼送代表离会, 4～搞好会议宣传报道, 5～做到会议工作总结, 6～及时展开会后催办工作。 [布臵课外作业],模 拟,制定一次会议预案 某省“银河天然食品饮品公司”新开发的软包装野生苹果汁已通过产品鉴定～获省卫生防疫站颁发的食品卫生许可证和中国营养学会的认证证书并已注册“银河之梦”商标。 拟于十一月十八日,‚取意‘要要要发’之意‛,上午8时在银河大厦16楼会展中心举办为时45分钟的‚银河之梦野生苹果饮品闪亮上市新闻发布会‛。 公司CEO金总向秘书小刘交办了策划、筹备和操办此次新闻发布会的任务。金总要求:会议总规模100人～要邀请各有关方面,哪些方面,由您考虑,来宾和驻我市的四大新闻单位的记者以及业内同行光临会议。 会上～一是要宣读鉴定结论、许可证、注册文书,二是由金总发布“银河之梦”大量上市的新闻并作简明扼要的推介,三是请有关鉴定、监督方面代表,嘉宾,一人讲话,四是请来宾代表,嘉宾,一人致贺,五是金总回答新闻界朋友提问。会上还要散发新产品宣传材料～在会场内外派送6666盒软包装“银河之梦”。 请您替秘书小范拟写这次会议的预案。 27 第六章 秘书“办事”的工作 [教学目的] 使学生理解和掌握秘书办事工作的主要内容～并通过一些实例来提高学生的悟性和办事能力～最终提高秘书意识～为成为一个优秀的秘书打好基础。 [本章重点] 信息与信息工作的含义, 信息工作的特点、意义和要求, 接待工作的形式, 做好接待工作的方法。 6-1 信息工作 信息也是领导的‚秘书‛——当今时代～是信息时代,当今社会～是信息社会。信息对于领导者的工作至关重要。从此意义上说～信息也是领导秘书。秘书部门是向领导报送信息的主渠道。因此～信息工作越来越成为各级秘书机构辅助领导决策的一项重要业务,实务,。 6-1-1 信息与信息工作概述 A.广义信息与狭义信息:狭义信息～是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息～是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。 课堂讨论:1～报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息,如果是～属广义还是狭义信息,2～气象信息属广义信息还是狭义信息, B.信息的特征:1～客观性,2～无限性,3～时效性,4～共享性, 28 5～可传输性,6～可加工性,7～可扩散性。 C.信息工作:特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构～又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说～它又是参谋、助手和‚耳目‛。秘书部门的这些功能～哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息～是秘书义不容辞的重要职责。 6-1-2 信息工作的作用 A.辅助领导者正确决策:信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。 [案 例] ‚漯河旺旺集团‛开发‚改性果冻‛生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。 B.协助领导者科学管理:科学管理的实质～就是按一定的目标～对一个管理系统进行有效的控制。 [过 程] 各方信息?领导者?信息处理?发出指令?控制管理系统?达到既定目标 C.开阔领导者与秘书的思路:在信息社会～现代领导者经常面临“信息饥饿”。同时～秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路～提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。 D.提高秘书工作效率:秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等～实质上都是在处理信息。 29 6-1-3 信息工作的特点 ‚四性特点‛—— A.服务性:秘书部门信息服务具有多向性特征。而其中最直接最主要的是为领导决策服务。 B.综合性:秘书部门提供信息种类非常广泛,其内容具有综合性而非专业性。 C.针对性:同一信息对于不同的对象～其有用性即价值各不相同 D.适时性:秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率。 6-1-4 信息工作的六项要求 敏锐、准确、及时、全面、适用、经济。 [案 例] 某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功。 6-1-5 信息的获取 信息获取——秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。这是信息工作的基础性环节。 6-1-5-1 信息获取的范围 30 秘书主要是从6 个方面获取信息 6-1-5-2 信息获取的方法,主要有8种方法,:网络查询法,文字阅读法,收看收听法,会议记录法,相互交流法,专题调查法,观察体验法,索取求购法。 6-1-6 信息的加工 信息从初始状态到具有可用性～必须经过加工处理。 所谓信息加工～是指秘书将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制～使之成为完整、有用的信息资料～以便提供使用。信息加工既是一种工作过程～更是一种创造性思维活动,加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶～具有比原始信息更大的使用价值。 6-1-6-1 信息加工的方法 A.归纳法:筛选?合并同类项?专题信息。 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。 B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下～将长信息压缩成简短信 31 息。通常动态性信息宜短～调研、经验等信息材料可长些。 C.纵深法。‚打破沙锅问到底‛。沿纵向～一层层、一步步、一环环深透揭示问题。 D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充～使之成为完整有用的信息资料。 E.对比法。纵向比较,横向比较,两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。 F.转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性～二是转换对象要通俗易懂。 G.图表法。一目了然～易传易用。 H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题～并正确选材、剪接。 6-1-6-2 信息简报 是指记载和传递、报送信息的文字材料。其特点:‚新、深、实、短‛。 秘书编写信息简报6点要领:标题醒目,主题集中,内容新鲜,结构简单,篇幅简短,语言简洁 [课堂讨论] 信息的加工与信息简报的编写之间有着什么样的关系, 6-1-7 信息的提供与存储 6-1-7-1 秘书信息提供的对象 A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息, 32 B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息, C.为下级机关和基层单位提供信息。 6-1-7-2 信息提供的要求和方式 A.秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求 a.有很强的针对性, b.在内容上要有多样性, c.在时间上要把握适时性, d.十分注意信息提供的保密性。 B,信息提供方式:简报、电报、传真、网络、电话、音像制品等。 6-1-7-3 信息的存储 A.存储的信息必须是已认真筛选、加工、整理过的信息～一般具 33 有准确性、完整性、系统性～能对利用者起到参谋、咨询、顾问作用。 B.信息存储5点要求:认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索。 C.信息存储方式:计算机存储,信息简报存储,多媒体存储,a.用多媒体计算机存储 b.用多种媒体存储,,以纸为载体的信息资料存储。 6-1-8 高层次信息开发 [案 例] 衡量经济增长的若干有趣指标 衡量经济增长状况,除了用GDP,国内生产总值,等指标外～还有没有一些非数字的乃至人性化的指标呢,请看: ——英国《经济学家》提出的6项“民间指标”:1～新车销售量大增,2～司机需求量大增,3～房地产热,4～赴海外度假者大增,5～纯种狗与纯种狗主人数量俱增,6～女性做隆胸手术者与女性胸围尺码俱增。,这些信息能准确反映经济状况吗,, ——“美联储”主席格林斯潘:“GDP变轻了:” ,能用重量来衡量经济增长吗,, ——一些经济学家提出的“垃圾指标” ,可以用垃圾量的变动来衡量经济状况吗,, ——“股市?道〃琼斯、标准普尔指数?女士裙子长短,上个世纪四五十年代,” ,这是否很离奇,, 经济学家们从上述本来非常不起眼的和似乎毫无关联的信息中开发了什么, 34 6-1-8-1 高层次信息的特点和作用 A.初级层次信息,初级信息、基础信息,与高层次信息 前者是直接反映事物的现象和动态的原始信息以及对原始信息进行初加工所形成的信息。 后者则是全面反映事物概貌、揭示事物本质及其规律的深度信息～以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。 高 层 次 信 息 要 素 : 有情况:明晰性、典型性。 有分析:中肯性、深刻性。 有建议:可行性、创见性。 B.高层次信息五特点 ——宏观性:反映的是事关大局的问题, ——完整性:完整地反映某一事物发生、发展、结束的全过程～并对其起因和结果、内因和外因、现状和趋势、经验和教训作出全面反映和分析, ——典型性:具有普遍性、代表性、倾向性, ——深刻性:反映事物的本质属性和基本特征～揭示事物发展规律～找出症结～提出解决问题的办法和措施, ——前瞻性:能预测事物发展趋势和前景。 C.高层次信息的作用 [案 例] 前些年～每到岁末年初,本市总有一批又一批建筑民工到市委、市政府机关集体上访～要求帮助他们向“包工头”讨要工资～ 35 甚至要求解决其吃饭钱和返乡路费。各级党委、政府对此非常重视。经过三年左右的努力～现已基本解决了这个一度非常突出也非常棘手的问题。在解决此问题的过程中～高层次信息对于党委、政府领导同志的正确决策起到了不可忽视的作用?????? 6-1-8-2 高层次信息的开发方法 要领:根据领导决策的不同阶段开发不同内容的高层次信息。 方法:5种。中心跟踪法,热点聚集法,难点突破法,亮点放大法,拓展延伸法。(与教材表述略有不同:将“超前预测法”与“拓展延伸法”合并;“热点扫描”改为“热点聚焦”) 36 6-2接待工作 6-2-1 接待工作的类型 按来客的目的任务分:上级检查 经验交流 工作联系 会议接待 业务往来 参观访问 按来客地域分:本地接待 外省市接待 外宾接待 按来客人数分:团体接待 个别接待 按是否预约分:预定性接待 随机性接待 各类接待中秘书工作要点: 上级检查 要求:庄重、周全、细致。重点做好:汇报材料的准备,现场情况的如实反映,生活服务体贴周到但注意节俭勿超标。 会议接待 要求:执行标准～热情服务。重点做好:事先周密计划,含经费预算,,精心搞好会议服务～确保圆满完成会议任务。 外宾接待 要求:严格按外事有关规定办。重点做好:制定外事接待并报批,注意对等原则,,接待安排隆重得体、讲求实效。 随机接待 要求:随机应变、灵活处理。 6-2-2 接待方式 a.迎送式,即迎来送往,:根据客人的重要程度和不同情况取不同形式。 37 b.引见式,引导、介绍、敬茶水、送行, c.参与式,在领导会见、会谈时秘书参与, d.陪同式,秘书陪同客人参观游览, e.完全式,秘书承担全过程接待, 6-2-3 接待工作的原则与要求 1～文明礼貌 秘书常常是来客最先会见的也是最后告别的主人。 2～尽职负责 秘书在接待中既要对本单位负责～也要对来客负责。必须首先确认来客身份,交谈必须注意必要的内容和范围。 3～提供方便 引见,转告、转办,介绍情况、提供资料,提供食宿、交通、票务等服务。 4～讲求时效 决不浪费客、主双方的时间。 5～遵从制度 不搞超标准接待和计划外开支。 6～严守纪律 保密纪律、廉洁纪律、外事纪律。 38 几种常见的会谈座次图: 39 40 41 常见的签字及合影位次图: 42 6-2-4 关于接待方案的拟制 接待方案的内容,以内客为例,: A.标题 《关于接待??,来客单位,???,团组负责人,一行的方案》 B.,正文,简短前言,简要介绍客人团组的情况、此行重要性、接待基本要求, C.食宿安排,标准,及客人逗留期间交通保障 D.迎接,接站,并商定活动日程 E.宴请 F.会谈或座谈交流 G.游览观光 H.结帐、送行 43 [布臵课外作业] ,模拟,制定一份接待方案:《秘书学概论》主编、成都大学教授常崇宜先生～将携夫人并在三位研究生,二男一女,陪同下～于6月11日至14日来我院访问。常先生一行11日下午乘飞机由蓉来漯。此行主要是征求对《秘书学概论》一书的修订意见,访问期间～将在我院讲学半天,此外～欲游览漯市及附近有特色的二三个点。14日晨～离漯自新郑飞西安。 44 45