服装企业采购付款管理方案

服装企业采购付款管理 广州秘奥软件科技有限公司 服装企业采购付款管理方案 一、背景与目的 秘奥软件认为:在采购环节中，采购付款直接或间接地影响着公司的采购成本。如果服装管理软件选择的付款方式不当，则会导致公司资金运转不足，资金浪费，采购成本提高，从而出现生产成本，物流成本，管理费用增多等问题。因此，为降低采购成本，增加收益，公司须严格控制采购付款的相当工作。 二、相关定义 采购付款批采购过程中因采购物品而需支付给供应商的款项。采购付款控制是指采购专员对支付供应商款项的相关活动和内容的控制，其主要包括以下三个方面的控制: (一)付款方式控制 付款方式包括现金支付、票据支付等。 (二)支付方式控制 根据付款进度，秘奥软件认为不同公司可以选择不同的服装管理软件方式支 付供应商款项，其主要包括以下六种方式。 11>.预会部分款项; 2.货到后一次性支付现金; 3.货到后票据支付; 4.货到后分期付款; 5.货到后延期付款; 6.以上方式的结合。 (三)供应商优惠政策选择控制 采购过程中，服装管理软件采购专员须结合公司的具体情况，分析供应商提 出的优惠政策，选择对公司最合适的优惠方案，降低采购成本。 三、明确职责分工 (一)公司高层 1.计划外采购须由公司主管副总审批签字后方可付款。 2.涉及金额巨大的采购项目和计划外采购项目须经公司主管副总签字后方可付款。 3.因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生的采购项目须经公司总经理和董事会审批后方可付款。 (二)采购部 1.采购部经理的职责 1)审核采购付款方式; 2)最终选择供应商提供的优惠政策; 3)签订《采购合同》。 2.采购专员的职责 1)负责对采购付款方式，时间等细节谈判工作。 2)负责分析供应商提供的优惠政策，并提出选择意见。 3)草拟《采购合同》。 4)整理付款凭证，提出付款申请。 (三)财务部 1.财务部经理的职责 1)指导监督成本会计做好采购成本核算工作。 2)审核《采购合同》。 3)审批支付采购款项。 2.成本会计的职责 1)负责审核采购付款凭证，按《采购合同》核算采购款项。 2)上报财务部经理，开具付款凭证。 3)做相关账务处理。 3.出纳的职责 负责按照《采购合同》支付采购款项。 四、付款流程控制 公司须制度合理的付款流程，提高付款效率，降低人工成本，最终降低采购成本。秘奥软件认为，服装公司的采购付款须按以下操作流程办理。 1.采购物品运抵仓库后，仓库管理员会同采购部采购专员，质量管理部质检人员验收物品。 2.验收时，采购专员与仓库管理员将物品与《采购合同》或订单，《发货单》等进行——核对。确认无误后，填具《验收单》。 3.由质检人员对物品的质量按照公司的质检规范进行入库存质检工作，通过质检后，质检人员在《验收单》上签字。《验收单》一式三联，一联从仓储部留存，二联转送采购部，三联转送财务部。 4.采购部将《验收单》与《采购合同》的副本，供应商的发票，银行结算凭证进行一一核对，以确认采购业务的完成情况。 5.财务部收到《验收单》后，由成本会计将《验收单》与《采购全同》的副本，供应商的发票，银行结算凭证进行一一核对，并作为是否付款的依据，报财务部经理审批。 6.经财务部经理审批通过后，成本会计根据付款依据开具付款凭证，由公司出纳按照《采购全同》规定的付款方式办理付款手续。 9><>7.因物品与订货单要求不符或质检未通过等原因无法办理放库手续的，采购专员须及时与供应商联系，协商解决办法。并上报采购主管。根据协商一致的结果，仓储部办理退换货或入库手续(服装管理软件仍按上述流程办理)，具体退换货参照公司的《通换货》，相应的付款手续按以上操作办理。 五、款项支付方法的控制 (一)不同拍卖会方式对采购成本的影响 在决定支付采购款项时，可选择的支付方式主要有现金支付和票据支付。二者对采购成本有着不同的影响，具体如所示。 不同支付方式对采购成本的影响分析 现金支付: 1公司资金充足:在公司资金充足的情况下，公司选择现金支付往往能换来供应商提供的比票据更多的优惠，且付款手续简单，减少相关的人工费用和银行手续费，提高工作效率，降低采购成本; 2.当前银行利率较低:公司在保证资金运转正常的情况下，如果银行利率较低，且近期可能不会上调时，可采取现金支付。 票据支付: 1.票据是指高业上由出票人签发，无条件约定自己或要求他人支付一定金额，可流通转让的有价证券。 2.票据有一定时间的贴现期，通过票据付款，公司相应的资金可用于其他方面投资而获得投资回报，这种回报往往由于使用票据付款而增加的人工费用等要高很多。 基于上述两点，一般情况下，公司鼓励使用票据付款。 (二)付款方式与付款时间控制 公司采购付款方式和付款时间的不同直接或间接影响着采购成本，如一次性付款和分期付款两种付款方式的会计入账支付等所花费的成本不同，后者所花费的入账成本明显比前者商，但因分期付款而获得的资金利用回报收益却可能比其多花费的成本高得多。 (三)付款方式与供应商优惠条件控制 针对不同的付款方式，供应商提供的优惠价格也不同，公司可根据服装管理软件内部的实际情况和供应商提供的优惠条件，选择最合适公司的付款方式进行付款 1.付款方式 公司可采取的付款方式一般有预付部分款项，货到后一次性支付现金，分期付款和延期付款等。 2.选择合适的供应商优惠条件 (1)公司资金相对充裕，且一次性付款其优惠折扣够高时，公司可采取货到后一次性支付现金的方式付款。 (2)公司资金不够充裕时，一次性付款可能导致公司资金不足，丧失其它投资机会等损失，而供应商的优惠政策无法弥补这些损失时，公司须尽可能采用票据支付，分期付款和延期付款的方式支持款项。 (3)在公司资金短缺时，秘奥软件建议公司须尽可能以分期付款，延期付款的方式支付款项。 (4)对于经常性的物品采购，公司可选择固定的供应商与其建立良好的合作关系，从而服装管理软件获得相对优惠的采购价格，并在公司资金不足时，可获得供应商提供的信用优惠。 秘奥官网: HYPERLINK ;//.misall4>>; //.misall> 或 HYPERLINK ;//.miallgz>; //.miallgz>