办公用房管理的新思路

办公用房管理的新思路 摘要:根据集团公司办公区域整体布局的规划，工作职能的转变， 各单位办公场所也因部门的建立、分设、撤并等设置而随之发生相应 的变化。目前，集团办公用房种类繁多，位置分散、资源得不到合理配置、 管理手段传统等一系列问也随之相应出现，这就要求我们能够尽快的对 房屋管理相关问题进行细致的分析研究，使得办公用房工作能够更好的开 展下去。 关键词:办公用房、资源配置、信息化 Abstract: According to the office area group, the planning of the overall layout, work function changes, the office for the establishment of departments, respectively, and standard setting and subsequent changes. At present, the group of office space variety, scattered in location, resources are not a series of problems, such as the rational allocation of the traditional management means correspondingly, which requires us as soon as possible to the housing management related issues for detailed analysis, the office work to a better development. Keywords: office space, the allocation of resources, informatization 中图分类号:TU243 文献标识码:A文章编号: 根据集团公司的整体发展，针对南北工作区整体布局进行了阶段性规划，随着新材料大楼、03楼、主附楼等一批办公楼的建设及装修工程的完工，今年又适时的启动了北区规划工作，集团办公区域的整体面貌也随之焕然一新。在工作区的整体布局越来越清晰、地段的利用越来越合理的同时，集团公司也进行了相应的职能改革梳理工作，随着职能工作的转变，各单位办公场所也因部门的建立、分设、撤并等规范设置而随之发生相应的变化，办公用房的调配管理也需要进一步加强思路创新。 基本情况 集团公司总部占地面积299116.6?，总建筑面积368738.16 ?，办公区域地点多、面积大，房屋分散，日常管理复杂，为了进一步加强对办公用房的管理，合理配置资源，需要对单位办公用房管理现状进行了深入细致的分析研究，使得这项工作能够更好的开展下去。 二、存在问题 1、房屋富余与短缺并存 集团办公用房由于属于单位内部用房，房屋使用费普遍偏低，价格杠杆无法起到调节作用，造成房屋分配不均，资源得不到合理利用，甚至出现矛盾并存的情况。盈利较好的单位，房占费对于单位成本投入起不到较大影响;利润较小或是具有服务职能的单位，由于其特殊性质，可以免收房占费，因此都愿意拥有更多的房屋予以备用，处于这两者之间的一些单 位，由于公司的发展，办公人员、地点的扩展，急需更多的房屋，却没有足够的合适房源适合他们。由此可见，目前办公用房存在着使用管理喜忧参半，使用效益参差不齐等问题，有的甚至出现资产流失现象，造成不必要的资源浪费。 2、破旧小平房，厂房较多，需尽快拆迁整体规划 集团有些土地仍存在很多平房、厂房，甚至一些已无法使用的破旧房屋，有些堆积了多年不用的设备，有些属于长期老旧房屋，有些属于临时搭建的敞棚，不具备办公或是仓库条件，只有空置多年，占用相应的土地，既影响整体院容院貌，又无法发挥土地的利用效率，需要尽快将平房、厂房区域进行整体规划，整体布局，尽快拆迁新建，合理利用。 3、管理手段传统，没有运用信息化 目前的房屋管理手段基本属于传统EXECL表格录入，缺少信息化系统的支撑，无法多项联动查找、统计，无法通过数据与房屋图形、具体房间信息进行相互连接。枯燥的表格数据录入让办公用房的管理看不见，摸不着，传统手工表格易出现错误，现阶段办公用房信息化建设并不很理想。 4、内部自行调房现象时有发生 办公用房的新增、退房、调配都有统一的部门进行管理，各单位对房屋的增减需求都有正式的申请、审批、登记流程，统一管理可以加强对房屋资源的整体控制，防止资源利用的不合理。但目前由于二级单位对子单位内部办公用房的管理，一些分属单位退房后，并未退还给集团总部，而是退还给自己总部单位，由总部单位自行处理，使得集团房屋资源不受整体调控，数量减少，更无法调配其他单位。 5、个别单位无法收取房占费 房占费每年分季度收取，在下达房占费缴费通知后，有些单位在无特殊原因的情况下，并不按时缴纳房费，甚至不缴纳房费，此结果也并没有相关措施手段可以约束，使得集团的收益出现损失。 三、管理意义 加强办公用房管理，对树立良好的办公形象具有重要的意义。统筹规划、规范管理、统一调配、建立所有权与使用权相分离的专业化服务的办公用房管理新体制，明确产权归属、管理、使用(占有)关系，严格实施产权管理;建立健全规章，实现科学化管理;优化办公用房房地产资源配置，发挥资源的有效作用，达到经济效益、社会效益、环境效益的统一;盘活存量资产、改善办公条件，更好地促进各部门、各单位工作顺利开展，达到提升经济效益，增加集团收入的积极意义。 四、管理建议 1、实行统一调配管理 集团办公用房管理实行统一调配。由房屋管理部门出具办公用房调配。根据各单位人员编制和实际需要，按照规定标准合理核定、分配、调整各部门、各单位的办公用房,凡需调整、变更办公用房, 由房屋管理部门负责审批和办理。新分配办公用房的部门和单位在交接新的办公房屋后, 要按照“接新交旧”的原则按期上交旧办公用房,不能继续占用或自行处置;对机构和人员编制做了调整的部门和单位要重新核定办公用房面积, 腾退相应的办公用房; 撤销的部门和单位应限期上交办公用房, 不得自行处置。擅自将办公用房出租、转借或改变用途的，由管理部门收回 另行分配。收回的办公用房,房屋管理部门根据各部门、各单位的需求情况统筹安排。对办公用房要实行动态管理, 根据办公用房区域环境的变化, 适时调整、置换和淘汰不适合机关办公的房屋, 不断优化办公用房资源, 为集团办公环境提供有力保障。 2、加强办公用房化建设 规范和完善办公用房管理规章制度，逐步实现办公用房管理规范化、制度化，要适应市场经济发展和集团建设的要求,不断总结经验, 完善各项管理制度。要根据集团办公用房总体现状情况,在原有管理模式上,进一步研究制定相关的配套办法, 逐步把办公用房管理纳入规范化、制度化轨道上来。切实提高集团办公用房的管理水平和使用效益。 3、引进先进的办公用房工作的管理系统 集团管理的房屋数量庞大，单位房管部门对于房屋的管理，主要是对办公房屋使用的管理，现有集团办公用房管理过程中，在大批量办公用房分配时，不同的分配方案，同时用电子表格事先计算好各单位的总面积、人均面积等，巨大的工作量使得分配工作进展缓慢，同时也很难满足领导的需要。同时在日常管理过程中，由于各部门调整频繁，也很难维护一套能够体现使用现状的办公用房图纸，查询时基于多个表格，数据相互变动，造成办公用房管理的混乱。因此，引入先进的信息化管理系统必不可少，分析办公用房的管理流程，可以看出以信息系统为依托的房屋管理起着相当重要的作用。 从流程图可以看出，有用房增加、减少、调配房屋想法的使用单位首 先向住房管理部门提出书面申请，经住房管理部门领导批准后，签订《办公用房合同》，房屋使用单位与住房管理部门办理交接使用手续，住房管理部门根据合同签订的房屋将该单位使用面积、房屋等信息录入基础数据库系统，通过基础数据库可进行相关功能的查询、统计: 实现清晰查找、统计全集团、各单位、各子单位办公用房情况，包括各单位房屋所在地址、楼层间数，面积、人数、供暖面积、供暖费用等，准确快速的了解各单位用房情况，变更房屋情况，方便下达、统计季度及全年房屋使用收费价格报表。 除了数据统计的方式，还实现以图管房，体现到每一个楼层、每一间办公室。对于各单位的房管部门来说，“以图管房”中的“图”是单位办公大楼的“楼层平面图”，通过对楼层平面图的管理，实现对整个办公大楼的管理。 可以提醒快到期的出租房屋，给管理人员提供智能的提醒功能。 结束语 目前办公用房管理的过程还存在着很多问题，我们要正确地对待、评价和处理存在的这些问题,必须站在整体管理的战略高度,从办公用房的建设到实施过程管理全过程、全方位地加以控制,加强对办公用房的管理是保证办公用房合理配置资源目的、合理配置资源目标实现的关键,也是实现先进管理、合理分配、健康发展的必然道路。 参考文献: 1、施锡，关于对基层单位办公用房管理现状的调查与思考， 研究与 资讯 2、关于《加强和改进市直行政事业单位办公用房及土地管理》的意见 3、省政府办公厅关于改进和加强省级机关办公用房管理的意见 4、滕国际，探索办公用房建设与管理的新路子 5、焦焕成，以“三个代表”重要思想为指导努力改进和加强机关办公用房管理工作，中国机关后勤