扬州万科房地产有限公司采购合同管理工作指引2

扬州万科房地产有限公司采购管理工作指引2 扬州万科房地产有限公司 编号 YZ-CG-002 密级 内部公开 名称 管理工作指引 版本 A/0 第 1页 共 5页 编制 审核 批准 生效期 扬州万科房地产有限公司 采购合同管理工作指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 扬州万科房地产有限公司 编号 YZ-CG-002 密级 内部公开 名称 采购合同管理工作指引 版本 A/0 第 2页 共 5页 编制 审核 批准 生效期 1 目的 通过对工程合同编制、审批过程、审批权限、保管、履行、监控的规定，维护公司利益，减少风险 适用范围 2 公司签署的工程施工承包、工程设备材料采购合同管理。 3 术语和定义 3.1 工程合同类别: 3.1.1 公司集中采购协议 3.1.2 集团集中采购、区域集中采购、公司集中采购合同 3.1.3 工程施工类承包合同，施工补充协议 3.1.4 工程设备材料采购合同 3.1.5 甲方指定分包工程合同 3.1.6 施工监理合同 3.1.7 勘察合同 3.1.8 招标代理、检测合同 3.1.9 零星工程委托单 4 4.1 工程与采购管理部采购组 4.1.1 合同签订; 4.1.2 合同发放:发放合同及审批表至项目经理组;对供应商发放合同; 4.1.3 合同登记:建立采购组经办的各项目《工程合同台帐》，每月末更新; 4.1.4 材料设备封样:填写《材料设备封样清单》; 4.1.5 合同交底:填写《合同交底单》,对项目经理组进行合同交底，原件由工程与 采购管理部采购组存档; 4.2 工程与采购管理部项目管理组 4.2.1 及时领取项目相关合同及合同审批表; 4.2.2 建立各项目《工程合同台帐》，每月末更新本月台帐，发送至工程采购管理部 存档; 4.2.3 存放封样的材料设备; 扬州万科房地产有限公司 编号 YZ-CG-002 密级 内部公开 名称 采购合同管理工作指引 版本 A/0 第 3页 共 5页 编制 审核 批准 生效期 4.2.4 负责合同履行及收集的索赔证据; 4.2.5 按合同约定进行付款。 4.3 成本管理组 4.3.1 负责合同经济条款的编制及审批。 4.3.2 负责合同中经济条款的履行。 4.3.3 负责处理合同索赔相关事宜。 4.4 人事行政部 4.4.1 负责合同文件的法律审核。 4.5 设计管理部 4.4.2 负责确认封样的材料设备。 5 工作程序 5.1 确定合作方 5.1.1 除政府垄断工程及集中采购外，30万元以下(包括30万元)的采购由采购工 程师发起邮件审批，30万元以上所有采购工程需由采购工程师发起K2采购流 程审批，确定合作方。 5.2 合同签订流程 5.2.1 除政府垄断的工程外，其余一律采购集团标准合同文本。合同文件一式六份(集 中采购合同一式四份)。 5.2.2 邀请招标、竞争性谈判、直接委托，采购工程师必须由PDC平台提交，发起合 同审批流程。 5.2.3 合同文本由供应商先盖章。多页合同要求盖骑缝章。 5.2.4 采购工程师在收到供应商签字、盖章的合同后，签署合同，并将合同审批表作 为附件，与合同一起交由部门秘书至总办档案管理员处盖合同章。 5.2.5 双方合同签订完毕，将合同交至部门秘书存档，并发放至相关部门。 5.2.5.1 集团集中采购，只需下订单的采购工作，K2合同审批表即为合同;其 余集团集中采购、区域集中采购、公司集中采购均需签订合同，按合 同签订流程执行。合同存档需附相关材料设备型号规格确认(设计提 供，如有)、数量价格审核(成本提供，如有)、合同审批表、合同交 底单等相关资料各一份; 扬州万科房地产有限公司 编号 YZ-CG-002 密级 内部公开 名称 采购合同管理工作指引 版本 A/0 第 4页 共 5页 编制 审核 批准 生效期 5.2.5.2 邀请招标及竞争性谈判，需附采购方案、招标文件、招标公示邮件、 采购流程审批表、投标报价书(未中标单位也需存档)、标书评审表、 清标意见(成本提供)、工程约谈记录(如有)、澄清资料(如有)、定 标意见(成本提供)、定标公示邮件、合同审批表、工程合同、材料封 样清单、合同交底单等相关资料各一份; 5.2.5.3 零星采购和直接委托采购，需附采购流程表、供应商报价书、标书评 审表、约谈记录、成本审核意见(如有)、合同审批表、工程合同、材 料封样清单、合同交底单等相关资料各一份。 5.2.5.4 合同审批过程中有修改意见的，申报人及时修订。 5.3 合同签署 5.3.1 《工程合同审批表》完成，由采购工程师、工程与采购管理部经理签署后，部 门秘书交公司总经理办公室盖公司合同章、法人签章，多页合同加盖骑缝章。 5.3.2 合同签署日期不得早于K2合同审批表最终审批人批准的日期。 5.3.3 合同存档后，采购部门秘书通知相关部门领取合同，并做好发放登记。 5.4 合同保管 5.4.1 合同留存四份，其中正本一份，总办存档;副本三份，采购部、项目经理部、 监理各存档一份。 5.5 合同履行及监控 5.5.1 工程合同中的造价条款由成本管理部负责履行。 5.5.2 工程竣工之前，工程合同由项目经理部负责履行。 5.5.3 工程竣工移交之后。如项目经理部继续存在由项目经理部负责履行，如项目经 理部撤销则由工程与采购管理部负责督促物业公司处理工程保修事宜。 5.6 合同交底 5.6.1 合同交底内容包括但不限于以下内容: 5.6.1.1 合同范围; 5.6.1.2 合同主要条款，付款条件及计价方式，结算方式等; 5.6.1.3 首批材料进场时间、进场数量，以后各批次进场时间及进场数量; 5.6.1.4 材料供货周期; 5.6.1.5 向供应商明确进场验收标准、要点，施工中注意事项，材料技术标准; 扬州万科房地产有限公司 编号 YZ-CG-002 密级 内部公开 名称 采购合同管理工作指引 版本 A/0 第 5页 共 5页 编制 审核 批准 生效期 5.6.1.6 明确材料合同或分包合同与总包之前的工作界面划分、责任划分(例 如成品保护责任、卸货责任、水电费问题等); 5.6.1.7 介绍本合同中材料的规格、种类、施工范围，介绍材料计价方式、结 算方式，如果超出本合同范围处理方式。 5.6.1.8 明确材料验收要点及验收要求; 5.6.1.9 与本合同相关材料的特殊条款说明; 5.6.2 合同交底由采购工程师牵头、主持，交底完成并填写《合同交底单》;各方签 字后，原件与合同一起存档在工程与采购管理部，复印件存档项目经理部。 5.6.2.1 合同交底内容为签约合同的说明与解读，需与合同保持一致性。凡是 因前期签约考虑不周，影响商务条款，需要以《工程约谈记录》形式 作为补充说明。 5.6.3 交底时间:合同签定两周内; 5.6.4 参加人员:采购部工程师，项目经理、项目工程师、合作方; 5.6.5 准备资料:合同、合同审批表、合同交底单、材料设备封样清单及封样材料(如 有); 6 支持性文件 6.1 《万科集团工程采购》(09年修订) 6.2 《万科集团工程采购实施细则》(09年修订) 6.3 《扬州万科采购管理工作指引》 6.4 《扬州万科供应商管理工作指引》 6.5 《扬州万科采购文档管理工作指引》 6.5.1 集团标准合同模板:总包工程类、分包工程类、材料供应类 7 相关记录 7.1 YZ-CG-BD-005《工程约谈记录》 7.2 YZ-CG-BD-006《合同交底单》 7.3 YZ-CG-BD-007《材料设备封样清单》