外贸新手怎么写好开发信，增加外贸订单？

夏 涛 营 销 咨 询 机 构 Tel: 400-616-5161 www.xiatao.com www.xiatao.net Email:market@xiatao.net 外贸营销第一实战博客：www.xiatao.com 中国第一外贸知识学习论坛：www.fobdoer.com 1111 外贸新手怎么写好开发信，增加外贸订单？外贸新手怎么写好开发信，增加外贸订单？外贸新手怎么写好开发信，增加外贸订单？外贸新手怎么写好开发信，增加外贸订单？ 很多外贸销售的朋友们常常抱怨，开发信效果太差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海， 难得有一个外贸客户回复一句“No, thanks.”就可以让他们激动半天。 其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前 12个小时，从google 和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第 二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？ 我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做外贸销售和外贸销售经理，外 贸总经理，一直到现在做外贸买家，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时 也有这么一段时间，没日没夜地发外贸开发信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同 的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初写的开发信是大大有问题的。很多老外也是做销售的，也会 写开发信，为什么成交率比我们高很多？不说成交率，回复率也大大高过我们？ 很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写 商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不过是些老掉牙过时的东西，也就 是说这些教材和现实是基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他 们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的外贸开发信，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语 的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何语法错误，在大学里可以拿满分作文 了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写外贸开发信的时候，必须要忘记中国人 的行文和思维方式，要学会换位思考按欧美人的习惯去思考问题和写外贸开发信，只有这样才能让客人把 你当成同类。 夏 涛 营 销 咨 询 机 构 Tel: 400-616-5161 www.xiatao.com www.xiatao.net Email:market@xiatao.net 外贸营销第一实战博客：www.xiatao.com 中国第一外贸知识学习论坛：www.fobdoer.com 2222 到哪一天，你随便写一封邮件，而大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！ 我先列举一些大部分外贸业务员写外贸开发信时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的 几条是自己也会有的？接下来再讨论外贸开发信怎么写。 1） 邮件写得过长。 客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你， 英语述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几 块固定的时间用来处理邮件，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是 把你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一 般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在 outlook 里标注上要处理的具体时间，然后从收件箱中拉到 相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的买家，你的开发信只能停留在他 眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 2） 没有明确的主题。 一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅， 直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你邮 件内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴 趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写 夏 涛 营 销 咨 询 机 构 Tel: 400-616-5161 www.xiatao.com www.xiatao.net Email:market@xiatao.net 外贸营销第一实战博客：www.xiatao.com 中国第一外贸知识学习论坛：www.fobdoer.com 3333 好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。 举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的 Home Depot， 尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封 开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从 google 上了解了一些这个公司的信息，知道他们是 美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊 重；Home Depot vendor-solar light 明确表示你是北美第二大零售商 Home Depot 的太阳能灯供应商， 既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的 alldao Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这 个正是 ABC 公司太阳能灯的意向客户，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件， 哇，home depot 的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？ 他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件， 只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。 3） 长篇大论的公司或工厂介绍。 我现在做采购，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开 发信实在写得专业，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮 件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小 时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得 ISO9001： 夏 涛 营 销 咨 询 机 构 Tel: 400-616-5161 www.xiatao.com www.xiatao.net Email:market@xiatao.net 外贸营销第一实战博客：www.xiatao.com 中国第一外贸知识学习论坛：www.fobdoer.com 4444 2000质量体系，严格按照5S 管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以 真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂， 第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有外贸朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有 突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做 业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细 节之类的。 4） 爱炫耀英文水平。 以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写邮件，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语 法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这 些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还 得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？ 丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单 的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用 最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单，简单，再简单”，能用一个词表达的 绝对不用两个词或短语，能用一句话表达清楚的，绝对不用两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那 夏 涛 营 销 咨 询 机 构 Tel: 400-616-5161 www.xiatao.com www.xiatao.net Email:market@xiatao.net 外贸营销第一实战博客：www.xiatao.com 中国第一外贸知识学习论坛：www.fobdoer.com 5555 就是最厉害的！ 举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的写邮件的水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们 用英文来模拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工 厂说材料不是ABS，而是 PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好 采购原材料并安排生产。 第一个应聘者是这样写的： Dear Mike, This is Jenny from EDF Co. Ltd. We’re so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What’s the matter? I’ll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We’ll purchase the raw material and do the production immediately! Looking forward to your reply. Thank you! Best regards, Jenny 这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺， 夏 涛 营 销 咨 询 机 构 Tel: 400-616-5161 www.xiatao.com www.xiatao.net Email:market@xiatao.net 外贸营销第一实战博客：www.xiatao.com 中国第一外贸知识学习论坛：www.fobdoer.com 6666 用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？我们看看第二位 应聘者写的 email： Dear Mike, How are you? We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told. Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We’ll do production asap. Thank you in advance! Kind regards, Tommy 这封呢？我个人觉得比上一封邮件好一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太 枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要的是，他把 purchase the raw material 去掉了，直接用 “We’ll do the production asap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是废话。缺 点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。 我会这样写： Hi Mike, 夏 涛 营 销 咨 询 机 构 Tel: 400-616-5161 www.xiatao.com www.xiatao.net Email:market@xiatao.net 外贸营销第一实战博客：www.xiatao.com 中国第一外贸知识学习论坛：www.fobdoer.com 7777 Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon. By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We’ll arrange the mass production asap. Thanks and best regards, C 几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写 完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！ 等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没有多余的词可以删除了，可以直接“发送”啦！ 文章来自夏涛博客夏涛博客夏涛博客夏涛博客，如有转载请标明出处！ 如若您想了解更专业的外贸推广和海外买家的详细资料，请访问夏涛博客夏涛博客夏涛博客夏涛博客