在劳动合同法下员工入职、离职操作注意事项

在劳动法下员工入职、离职操作注意事项 在《法》及《实施条例》实施后 员工入职、离职操作必备资料及其他注意事项 一、劳动合同 1.劳动合同在现代企业管理中所起的重要作用已不言而喻，用人单位应在员工入职后一个月内与其签订劳动合同，且试用期包含在劳动合同期限内，试用期不得超过劳动合同法所规定的期限。 用人单位不与劳动者签订劳动的后果如下: 不与劳动者签订合同，那么企业将自应签订劳动合同的第2个月起每月向员工支付2倍工资，最长支付期为11个月，且如果自应当签订合同而未签订合同满一年的，视同企业与该员工已签订无固定期限的劳动合同。依据如下: 第八十二条 用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资，用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。 注意事项:劳动合同必须于员工入职后一月订签订书面的劳动合同，即使超出一个月才签订的，日期也必须填写为该员工实际入职时间。另外社会保险也要自员工入职时为其交纳。特别注意的是，如果用人单位与员工或者员工主动与用人单位协商不交统筹，要用人单位将这部分款项直接打入员工个人账户，并签订，该协议是无效的。因为，用人单位为员工缴纳社保是强制行为。 建议在员工入职后二星期以后一个月之内与其签订合同。 根据劳动合同法实施条件第五条规定，自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。 与同一员工自2008年1月1日后签订二次固定期限劳动合同的，第三次必须签订无固定期限劳动合同，因此，每一次的固定合同期限要根据实际情况加以分析。 另建议在日常人员增加过程中，其劳动合同截止时间应尽量统一为一个时间，便于劳动合同管理与操作，特殊人员除外。 试用期期限应符合劳动合同法中相关规定，即劳动合同法第十九条:劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月;劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月;三年以上固定期限和无固定期限的 劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，不得约定试用期。试用期包含在劳动合同期限内。劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。 在签订合同过程中，应根据合同期限来确定员工的试用期限，否则就会面临支付员工赔偿金的风险。 用人单位与同一员工只能约定一次试用期，员工有转岗的，也不能再约定试用期，建议设立考核期，根据新岗位考核标准要求来决定其是否适岗。 另外要注意在合同中约定的工资标准不得违反劳动合同法中的相关规定。参见以下法律条款。 第二十条 劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。 用人单位在试用期内辞退员工，需要证明员工不符合录用条件，这就需要用人单位在招录用员工时首先应向员工明确录用条件是什么，然后还要明示考核依据和考核办法，实施具体的考核行为，而不是任由用人单位解释员工试用期是否符合录用条件。因此，用人单位必须重视设立录用条件，规范自身的用工行为，健全自身的规章，否则，将面临用工风险。另不管新招聘的员工是否合格，一旦员工过了试用期，用人单位就不能以试用期不合格为由将其解除合同，所以对于试用期的员工应在试用期内(一定不要到试用期最后一天才考核，否则考核无效)进行考核，确定是否转正。解除合同应满足劳动合同法规定的条件。 一般用人单位发布的招聘广告视为招工条件，招工条件是用人单位在招聘时选择劳动者的基本资格要求，而录用条件是用人单位确定所要聘用的劳动者的最终条件。招工条件可以相对简单，以吸引更多的求职者到用人单位面试。录用条件则应尽量严密、完善，并主要注重对能力的考核，要更具可操作性。因此，单位要做好从招工条件到录用条件的过渡，要和员工明确什么是录用条件。否则，在只有招工条件而没有明文录用条件时，司法机关将会把招工条件视为录用条件。 第三十九条 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同: (一)在试用期间被证明不符合录用条件的。 根据劳动合同法实施条例规定:劳动合同履行地与用人单位注册地不一致的，有关劳动者的最低工资标准、劳动保护、劳动条件、职业危害防护和本地区上年度职工月平均工资标准等事项，按照劳动合同履行地的有关规定执行; 用人单位注册地的有关标准高于劳动合同履行地的有关标准，且用人单位与劳动者约定按照用人单位注册地的有关规定执行的，从其约定。 对于单位的高级管理人员、负有保密义务的高级技术人员和其他负有保密义务的人员可以约定竞业限制，参见以下法律条款。 第二十三条 用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。 对负有保密义务的劳动者，用人单位可以在劳动合同或者保密协议中与劳动者约定竞业限制条款，并约定在解除或者终止劳动合同后，在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。劳动者违反竞业限制约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。 第二十四条 竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。竞业限制的范围、地域、期限由用人单位与劳动者约定，竞业限制的约定不得违反法律、法规的规定。 在解除或者终止劳动合同后，前款规定的人员到与本单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位，或者自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务的竞业限制期限，不得超过二年。 因此，竞业限制只限于特定人员，并不适合全体员工。 关于培训约定服务期方面:参见以下条款: 第二十二条 用人单位为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与该劳动者订立协议，约定服务期。 劳动者违反服务期约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。违约金的数额不得超过用人单位提供的培训费用。用人单位要求劳动者支付的违约金不得超过服务期尚未履行部分所应分摊的培训费用。用人单位与劳动者约定服务期的，不影响按照正常的工资调整机制提高劳动者在服务期期间的劳动报酬。 实施条例规定:劳动合同法第二十二条第二款规定的培训费用，包括用人单位为了对劳动者进行专业技术培训而支付的有凭证的培训费用、培训期间的差旅费用以及因培训产生的用于该劳动者的其他直接费用。 举例说明:张三入职某公司工作，其合同签订日期为2008年3月1日至2012年2月29日，公司为了提高张三的专项技能，在2009年送张三去某高校深造一年并约定服务期为三年，期间公司共支付培训费用及其他与培训相关的费用共计三万元(注意，必须要有凭证能证明为该员工支付的培训费用)，后张三培训完成后回到公司，工作一年后提出离职，张三应向公司支付的违约金最高为2万元。因公司一共为其培训花费三万元，约定服务期为三年，折合每年培训费一万元，张三已履约一年，剩下二年违约金因此最多为二万元。 如果在履行服务期过程中，合同期满但服务期尚未到期的，应延续至服务 期满，如果双方有其他约定的，按双方约定。值得注意的是，如果培训服务专项协议签订日期为2008年1月1日以前，在新劳动合同法未实施时，按当时的相关法律执行。 另实施条例 第二十六条规定: 用人单位与劳动者约定了服务期，劳动者依照劳动合同法第三十八条的规定解除劳动合同的，不属于违反服务期的约定，用人单位不得要求劳动者支付违约金。还有要注意的是，在员工试用期尽量不要安排花费较高费用的培训，如果员工在用人单位培训后，在试用期内提前三天提出辞职，是不用支付用人单位任何费用的。如劳动者违反劳动合同法的规定，在试用期内未提前3日通知单位就擅自离职的，需要承担赔偿责任。 第三十八条 用人单位有下列情形之一的，劳动者可以解除劳动合同: (一)未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的; (二)未及时足额支付劳动报酬的; (三)未依法为劳动者缴纳社会保险费的; (四)用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的; (五)因本法第二十六条第一款规定的情形致使劳动合同无效的;(以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的); (六)法律、行政法规规定劳动者可以解除劳动合同的其他情形。 用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动的，或者用人单位违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的，劳动者可以立即解除劳动合同，不需事先告知用人单位。 2.合同内容: 注:企业与员工签订合同一式二份，应当发给员工一份。如果企业不发放给员工，员工有权向单位提出要求发放。 如果在仲裁时，因单位原因没有发放给员工导致员工手中无劳动合同的，这个劳动合同仲裁处会让单位提供，如果单位拒不提供，仲裁就会做出对单位不利的裁决。 《劳动合同法》第十七条规定，合同主要内容应包括:(一)用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人;(二)劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码;(三)劳动合同期限;(四)工作内容和工作地点;(五)工作时间和休息休假;(六)劳动报酬;(七)社会保险;(八)劳动保护、劳动条件和职业危害防护;(九)法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。 二、集体合同 1.《劳动合同法》第十一条规定:用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同，与劳动者约定的劳动报酬不明确的，新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行;没有集体合同或者集体合同未规定的，实行同工同酬。 另第十八条规定:劳动合同对劳动报酬和劳动条件等标准约定不明确，引发争议的，用人单位与劳动者可以重新协商;协商不成的，适用集体合同规定;没有集体合同或者集体合同未规定劳动报酬的，实行同工同酬;没有集体合同或者集体合同未规定劳动条件等标准的，适用国家有关规定。 由此可见，集体合同可以在企业与劳动者因劳动报酬、劳动条件等标准约定不明确产生争议的时候起到重要的标准作用，一份完备的集体合同可以避免很多不必要的劳动纠纷。 2.合同内容:劳动者的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额、法律法规规定的其他内容等。 三、职工花名册 1.《劳动合同法》第七条规定:用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。《实施条例》第三十三条补充:用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正;逾期不改，由劳动行政部门处2000元以上,万元以下罚款。 企业必备职工名册，既可以在产生劳动争议时作为有力的证据，也可以避免不必要的行政罚款。 2.职业名册内容:劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。 四、劳动合同签收表 1.《劳动合同法》第八十一条规定:用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。 企业仅仅签订劳动合同而没有送达劳动者，同样会面临着不必要的赔偿风险。 因此建议公司在发放劳动合同时，制作劳动合同签收表，由收到劳动合同者签名确认。 2.签收表内容:劳动合同文本编号、劳动者姓名、身份证号码、所属部门、具体岗位、入职时间、合同期限、签约时间、劳动合同签收时间、劳动者签收、备注等内容。 五、职位告知书 1.《劳动合同法》第八条规定:用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况;用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。 实践中用人单位往往会忽视这个主动告知义务，导致发生因“欺诈”而导致劳动合同无效并赔偿劳动者损失的法律风险。 注:关于劳动者个人隐私的问题，不是劳动者必须如实说明的范畴，如个人婚姻情况。假如劳动为了得到职位故意隐瞒自己的婚姻情况，被单位发现后不能以劳动合同法第二十六条 下列劳动合同无效或者部分无效: (一)以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的这一条款来解除劳动合同。 因为劳动者无论是否结婚，均与工作没有冲突，用人单位显然不能以劳动者的婚姻状况决定是否录用，否则，就会违反《就业促进法》的相关规定，构成就业歧视。 但是，如果用人单位未以婚姻状况作为招聘劳动者的条件，同时规定了劳动者隐瞒婚姻状况是欺骗行为，属于严重违反公司规章制度的行为，则劳动者存在隐婚行为时，用人单位就可以以劳动者严重违反公司规章制度为由予以解除劳动合同。 2.告知书内容:工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬等。用人单位可以加入该职位的录用条件，与新员工明确该条件。 六、入职登记表 1.《劳动合同法》第八条规定:用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。如果劳动者在入职时存在不实或欺诈，将成为日后用人单位解除劳动合同的重要证据。 2.登记内容:劳动者与前用人单位劳动合同解除情况、竞业限制、健康状况、学历、职业资格、知识技能、工作经历、家庭住址、主要家庭成员构成等。 七、签订劳动合同通知书 1.《实施条例》第五条规定:自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其 实际工作时间的劳动报酬。 现实中，一些员工因为种种原因不愿与企业签订劳动合同，此时一份书面的签订劳动合同通知书就显得尤为重要。签订劳动合同通知书可以避免仲裁时对公司不利的因素 2.主要内容:劳动者姓名、入职日期、通知日期、签订劳动方式等。 八、劳动合同变更协议书 1.《劳动合同法》第三十五条规定:用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。 2.主要内容:用人单位、劳动者的基本情况、原劳动合同基本情况、具体变更内容、变更日期、双方签字盖章等。 注:必须是书面变更，如果是口头约定，比如变更员工工资结构等，即使当时员工同意了，如果员工去仲裁，公司拿不出书面的证据，其结果就是公司败诉。正如俗话说的，口说无凭，立字为证。 九、解除、终止劳动合同证明书 1.解除、终止劳动合同是结束劳动者与用人单位之间关系的唯一途径，解除、终止劳动合同的具体时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。 2.解除合同内容:劳动者名称、解除或终止劳动合同的原因、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限、用人单位盖章、劳动者签收等。 注:有许多公司在操作的时候写成解除劳动合同通知书，实际应写为解除劳动合同证明书。解除劳动合同证明书与解除劳动合同通知书区别在于:解除劳动合同证明书证明双方的劳动关系已解除，而解除劳动合同通知书下达证明用人单位将在30天后解除双方的劳动关系。写解除劳动合同证明书在当月就可以办理该员工的社保停保手续，而通知书则不能。 十、解除、终止劳动合同的证明 1.《劳动合同法》第五十条规定:用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。 第八十九条规定:用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的，应承担 赔偿责任。 2.证明内容:用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等。 十一、加班 1.《劳动合同法》第三十一条规定:用人单位应当严格执行劳动定额标准，不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的，应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。另第八十五条中规定:用人单位安排加班不支付加班费的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿。 用人单位有下列情形之一的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿:劳动报酬低于当地最低工资标准的，应当支付其差额部分;逾期不支付的，责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金。 加班费的支付一直是个敏感问题，加班时间多少是计算加班费的重要根据，一份书面记录加班情况的文件尤为重要。 2.申请书内容:劳动者名称、申请加班日期、加班原因、加班预计的时间、部门主管确认、人事主管确认等。 十二、劳动合同续签意向书 1.《劳动合同法》第四十六条规定:除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。 劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实的反映双方意向，避免日后不必要的劳动纠纷。 2.主要内容:劳动者名称、原劳动合同到期时间、续签劳动合同与原劳动合同区别、答复期限等。 建议企业应尽可能的规范化管理，和谐劳动关系。以上证据是防患于未然。 公司应当编写员工手册，将公司各项规章制度、企业文化、企业介绍、安全等内容编写进去，应人手一册并签名确认已领取该手册。 一是可以告诉员工你可以做什么，不可以做什么，公司的制度是怎么样的;二是可以让新进入公司的员工可以快速了解企业和企业文化，有助于新员工的融入;三是如果发生例如公司员工不辞而别等严重违反公司制度的情况，可以根据公司制度的严重违反公司制度的相关规定给予解除劳动合同，发手册并签字的目的是证明该制度员工已知道，相当于公示。另外注意的是制定这些制度必须按照劳动合同法的相关规定执行并不能有违反法律、法规的情形。 对各种现在存在的问题分析并加以解决，杜绝以后发生类似的现象和行为， 即使发生了也有办法去解决并对公司有利。