公司印章、证照管理
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公司印章、证照管理制度
第一章 总则
为加强公司印章、证照管理,保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性,特制定本制度。人力行政部负责公司印鉴及证照管理工作,发放、回收印章及证照,监督印章及证照的保管和使用。
第二章 公司印章、证照类别说明
一、印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章、各部门章等印章。
二、证照包括公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、银行账户、税务登记证及公司开展经营活动所需的其他证照。
三章 公司印章、证照保管 第
一、公司的公章、法人章、合同章由公司行政部管理;财务专用章由公司财务部管理。各管理部门必须设专人进行管理,特殊情况不能按以上岗位规定管理的,由公司负责人安排专人进行管理,各部门章由部门负责人管理。
二、公司的营业执照正、副本、组织机构代码(正、副本)、税务登记证及其它证照由公司行政管理部负责统一管理,管理落实到个人。
三、公司各部门必须明确各印章、证照管理责任人。
第四章 公司印章、证照管理
一、印章、证照使用前应填写《公章使用
》或《证照使用登记表》(见附件1、2),并报行政部负责人审批。对于重要文件,如合同、
、对外承诺等文件,必须填写《印章、证照使用申请单》,由部门负责人、总经理签字后,方可使用。
二、对公司的各种证照复印件要加强管理,各部门在使用复印件办理业务时
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文件编码 XZ-ZD-006 北京博兴宝信息技术有限公司 版 本 修改状态 A 0 名 称 印章、证照管理制度 页 数 2/5 必须在复印件上注明使用内容(此复印件仅限XXXX使用)。
三、证照的使用管理
、各部门因工作需要,借阅、借用、复印证照资料,须到行政部门填写《证1
照使用申请表》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等,经部门负责人及行政部负责人签字确认后,可以到行政部门办理相应手续。
2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印 等业务,其它任何人提出的任何要求,均不予受理。
3、凡借阅、借用证照资料,必须在申请日期内归还,不能按时归还的应申请延期,手续与上述1相同,但最长不得超过7天。
4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失,除立即向主管领导报告外,要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。
5、公司的营业执照正、副本不得外借,不得与其他单位、组织及第三人共同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押,也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款
6、电子档证件必须妥善保存,在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。
7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同,不得利用证照进行违法活动等。
四、印章的使用管理
1、印章的刻制、启用
(1) 公司各部门需刻制印章时,按要求填写《印章刻制申请表》,报部门经理审核,总经理审批。申请批准后,由行政部负责统一刻制,启用前颁布印鉴启用通知的红头文件,在启用日期前使用视为无效。
(2)公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后,根据工作需要方可申请刻制该部门印章。
(3)各种印鉴均由行政管理部颁发,颁发时应留下印模并登记备案。
(4)专人领取印鉴时,需要印鉴备案表上签字。
(5)印章丢失时应立即向公司负责人报告,并依法公告作废,重新刻制。
2、印章的使用、停用
(1)公司的印章未经公司负责人批准和授权,不得擅自重刻、复制、注销。
(2)公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同,不得利用印章进行违法活动等。
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(3)公章、合同专用章的使用决定权为总经理,其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。
(4)公司员工因私一般不予用印(公章)确需用印时,必须报清用印目的,经部门负责人审核后,填写《用印登记表》,经行政部负责人、总经理签字后方可用印。重要合同及公司级文件需用印,总经理因事不在,可电话向总经理
,
确认后方可使用,事后补办手续。
(5)财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。
(6)因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。
(7)公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时,旧印章停止使用,由行政管理部下发《关于停止xx印章使用的通知》。
(8)行政部将停用的作废章收回,经总经理批准,应封存的予以切边或存入档案里封存,无须封存的则销毁。
、用印的方法 3
(1)合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章。
(2)正确按行文规定和格式要求加盖印章;文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章,副本也要盖章。
五、正常情况下印章或证照严禁外携,如有特殊需要,按照以下程序办理:
1、使用人填写《印章、证照使用申请单》,由部门负责人、总经理签字。
2、印章或证照外携,使用时始终保持两人同时在场,并保证印章或证照的安全。
3、外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者,办理交接手续。
4、公司内部使用的文件,除特殊要求外可省去公章。
5、如需使用证照的复印件,证照保管者对其理由进行审查,无疑问后可按照手续,填写《印章、证照使用
单》,行政部负责人签字后方可使用。
六、证照管理责任人离调职时,应按离职制度的规定填写移交单,并逐项清点移交。
第五章 介绍信管理
一、公司介绍信由人力行政部负责保管开具。
二、保管人员在开具介绍信时,应对事由把关,难以把握的事由应请示公司领导后再决定是否开具。
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三、严控开具盖有公章的空白介绍信。如确需开具,当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具;事后,当事人要书面报告使用情况。
四、介绍信开具后,如因情况变化未使用,应退还保管人员,将其贴在原存根处,并注明原因。
五、介绍信存根应存档备查。
第六章 证照的年检
公司必须按照各地有关部门(工商局、税务局等)的要求,按时办理各种证照的年检、变更、更换工作,保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。
一、证照的年审、变更、延期等相关手续办理:
1、行政类证照由行政部门专人负责办理。
2、财务类证照由财务部门专人负责办理。
3、其他证件由最初办理证件的部门办理,证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。
二、根据《企业年度检验办法》第五条的规定,年检起止日期为每年的3月1日至6月30日。登记主管机关在规定的时间内,对企业上一年度的情况进行检查。行政部负责人应当于3月15日前向登记主管机关送报企业年检材料。
第七章 相关责任
一、 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录,确保证件数量的准确
性,对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认,证件管理人负有登记的及
时性和完整性的责任。
二、 证件借阅人负责借阅期间的文件保管,确保公司证件的完整性和整洁
性,使用完毕后应及时归档。借阅,不得将证件转借其他人使用。
三、 公司有下列违规情形之一的,给予责任人通报批评,并按照造成的不良影响、名誉损毁和经济损失程度,对责任部门和责任人给予相应的违规处罚:
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1、证照使用、保管单位(部门)和个人擅自翻动、复印或外借公司证照类文件,对责任人给予500元罚款,后果严重的加倍处罚并给予扣除全年绩效工资的处分。触犯法律的,立即开除并移交司法机关处理。
2、不按规定上报资料,造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按 时办理的,给公司造成损失者,视情节轻重进行200-500罚款。
3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和管理规定,造成不良后果的,视情节轻重进行200-500元罚款。
4、不按公司证照管理办法使用证照而被投诉,造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的,对责任人给予300元罚款。
5、印章、证照借出期间,要妥善保管。如遇证、照丢失,要及时上报公司并按有关规定刊登公告,声明作废,补证的一切费用由当事人负责,并处罚款300元。此外如情节严重,还将追究责任人的法律责任。
7、如发现伪造公司证照和印鉴时,应立即向公司汇报,开除当事人并由公司配合司法部门追究当事人的刑事责任。
8、超出审批范围使用公司证照的外部人员,对责任人罚款500元;造成严重损失和影响者追究其法律责任 。
第八章 附则
一、本制度由行政部门负责解释及修改;由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起实行。
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日期 用章缘由 使用人姓名 公司领导签字 备注
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证照名称 日期 使用缘由 使用人姓名 公司领导签字 备注
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