秘书工作的特点秘书工作的特点

秘书工作的特点秘书工作的特点 秘书工作的特点秘书工作的特点秘书工作的特点秘书工作的特点 秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点: 1(从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。 第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里; 第二，秘书人员在处理任何问时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是; 第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 2(被动性 秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为: 第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。 第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作(如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等)，往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。 3(事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、 派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作 “上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点。 4(综合性 由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面: 第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。 第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责 第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务 秘书工作的一般特征，是指各类秘书工作都具有的，但又不同于其它工作的特征。一般特征不同于本质特征。秘书工作的本质特征决定秘书工作的一般特征;秘书工作的一般特征反映秘书工作的本质特征。秘书工作的本质特征只能有一个，秘书工作的一般特征可以有多个。揭示秘书工作的一般特征，既有利于进一步认识和把握秘书工作的本质特征和规律，也有利于全面认识秘书工作的特征，有针对性地做好秘书工作。 一、机要性与群众性相统一 秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语“秘书”一词，就包含有“秘密”的意思。英语中的“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”，俄语中的“ceKpemapB”(秘书)一词中的词干“cekpem”，它们的意思都是“秘密”。这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机 密核心，秘书部门是各级 领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。革命战争年代，我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部，担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央的安全，夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个核心要害部门，秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争，实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现;在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。正因为如此，古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格的保密纪律，严守各种机密。我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的，专门制定颁发了机要秘书工作的规定，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观需要。因为办公厅是一个要害部门，是一个核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，机密知道的比较多。所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。 但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的，也是为群众服务的。这种服务既有间接性，也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的，因为领导是为人民群众服务的。秘书人员处理群众来信，接待群众来访，进行调查研究，协调机关工作就是直接面对群众的工作。人们常说，秘书部门是机关的“窗口“和“门户”，也是从这个意义上说的。因此，秘书人员必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众的疾苦，及时向领导反映群众的心声，成为领导联系群众的桥梁，而不是横在领导与群众之间的一堵墙。 秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，二者相互依存，相互结合，不可分割。如果只看到秘书工作的机要性，而忽视秘书工作的群众性，把自己完全封闭起来，拒群众于干里之外，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明，滋生官僚主义和衙门作风，损害领导机关的形象和威信;反之，如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系，既要始终坚持密切联系群众，又要时刻注意保守机密。但是，就秘书工作的个性特征而言，机要性是它的主要方面，因而，当保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。 二、综合性与专业性相统一 秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。各级秘书部门和秘书人员， 作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政;必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要;必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书工作。 秘书工作的特点 作者:王怀志 出版社:世界图书出版公司 和讯读书 上一章 回目录 下一章 有关秘书工作的特点，早有精深而权威的理论阐述。我们仅从部队中军师团三级机关的工作实践出发，以贴近机关干部切身经历的角度加以考察，秘书工作有如下基本特点: 秘书工作是辛劳的 秘书的职业是一个磨碎筋骨、耗尽心血的行当。吃苦耐劳是秘书应具备的基本精神。 首先是忙。一个妻子这样叙说她那当秘书的丈夫:一天到晚总是忙，忙得没有吃饭的钟点，没有睡觉的时候，没有节假日的概念。这话一点也不夸张。据某司令部办公室统计，负责文字工作的秘书，全年工作3781.4小时，按365天计算，平均每天工作在10.36小时以上，折合工作日472天，超出正常工作量166天。而该部队驻地某机关的统计结果显示，其他工作人员平均每人全年工作206天，两者相差266天。 其次是累。秘书的脚是不停的奔波，心是永远的警醒。白天有做不完的事务，晚上有爬不完的格子。办事繁杂具体，一件比一件要求高。有时正吃着饭，忽然有事，放下饭碗就得跑，待回来，饭也凉了，上班时间也到了，只好半饿着肚子走进办公室。写材料有长有短，一篇比一篇催得紧，一个首长比一个首长要得急。上班时写，下班后开夜车还要写。大热天光着膀子汗流浃背地写，大冷天跺着脚吸着鼻涕写，甚至睡到了床上，一有所感，跳起来还要写。有人道:文债在身，食不甘味，寝不安席。如若不信，有例为证: A某当秘书5年，为写文章熬过多少夜晚尚无统计。一次给首长赶写篇讲话稿，从上午写到深夜，饥肠辘辘，打道回府，掏出钥匙却怎么也打不开锁，满头大汗之际，门突然洞开，冲出两人，各执棍棒。原来他一路上还在想着文稿，上错了一层楼，房主见半夜有人弄门锁，以为是窃贼，欲迎头痛击…… 01跟随首长的苦辣酸甜再次是苦。秘书虽不是汗滴禾下，劳其筋骨，也不是粗食薄衫，煞费温饱，但秘书的辛苦却着实另有一番滋味。不夸张地说，秘书有时要比领导费更多的劲，流更多的汗，吃更多的苦。D秘书一次跟首长去军区开会，返回时正值春运高峰期，车厢里又臭又冷又挤。八位首长连一个硬座都没 有。D秘书挤来挤去，口干舌燥，筋疲力尽，总算把首长安排坐定，他却只好站到下车。回到家脸没洗完，首长指示，赶快把开会的材料整理好，明天上午开常委会要用。他只好泡杯热浓茶，涮条冷毛巾，打起精神挑灯夜战。他有暖烘烘的被窝却不能钻，有可口的饭菜却吃不下，这与饥寒交迫非出一辙，却也殊途同归。 秘书工作真是“没完没了，没饥没饱，没昼没宵”，且日复一日，年复一年，很少有喘息机会。一天下来，疲惫不堪，稍有闲暇，困意马上袭来。某部B干事是有名的“笔杆子”，因吃饭时打盹已摔碎了七个饭碗，被送绰号“砸饭碗”。此种情形不胜枚举。 秘书工作是寂寞的 秘书工作是一种没有鲜花和掌声的职业。与之相伴的倒常常是难以名状的寂寞。 首先，为他人作嫁衣裳，永远是秘书工作最鲜明的特征。台下忙煞，台上无名。在部队工作的舞台上，首长理所当然地扮演有名有形的主角，而秘书不可推卸的职责就是为让主角亮好相、唱好戏而拼命地做好幕后工作。人们的眼光往往只盯着大大小小的各级领导，听到领导慷慨激昂的报告，看到领导做出各种果断的决策，领受到领导指挥各项活动的风采，却不大想到领导身边工作的秘书，不大想到在领导的报告、决策和风采中，凝结着秘书们数不清的辛勤劳动。就像娇艳无比的花朵更容易使人们忽略了它下面的绿叶一样。 某处长，在军师团三级机关写了二十多年材料，到了“官”键时刻，竟然找不出一篇署自己名字的文章。他当秘书时，有一次陪A首长去×师进行冬训动员，为了写好A首长的动员讲话，他3天跑12个连队，行程200公里，开了8个座谈会，收集了六万字的材料，回来后又连续28个小时没合眼，起草修改讲话稿。A首长的讲话引起较大反响，直到人们进了餐厅还在纷纷议论:首长的讲话太精彩了～由于陪餐的人较多，没有秘书的位置了。一个工作人员带有怨气地说:“带这些瞎参谋烂干事干啥。”真是可气又可悲。秘书的劳动及其价值不易被人们理解和承认。只要你作为秘书，就要时刻准备着:无出人头地之日，有默默无闻之实。 其次，有“苦”难言永远是秘书心理承受的沉重砝码。作为秘书，在首长和众人面前，常是面含笑意神情镇定的。而恰是这时，他们内心可能正经受着委屈、错怪、乃至代人受过的痛苦折磨。这种必须坦然受之的痛苦，比其他方式的痛苦更痛苦。先说写文章，就是秘书第一个无法摆脱的心理负担，有诸多难言之苦。有些领导交拟过于简单，不做详细交待，一切由秘书代劳;有些领导过于随便，一会儿一变，秘书的心血随之付诸东流;有些领导过于尖刻，审阅稿子不讲一点情面，搞得秘书如坐针毡;有些领导意见相互抵触、令秘书左右为?，无所适从;有些领导过于固执，意见不尽正确，秘书却要硬着头皮违心去写。如此等等。秘书在写文章时，难免遇到上述情形，但无论如何，当文章写出后不合要求时，秘书是不应该也不能够有所申辩的，苦衷无须细表。张××是某机关小有名气的笔杆子，可他却越来越怕写重要的材料。一次B首长把他叫来说:“张干事，这次党委学习整顿的总结由你来写，要写出点特色。” “首长，大体写几个问题,最主要的是什么,您提示一下。” “你先起个草稿，然后党委讨论一下。” “那……” “好了，快点动手吧～” “……” 张干事从收集材料，到构思，到拿出草稿整整用了一个星期，熬了两个通宵，结果，党委讨论时，B首长说缺乏高度，推倒重来。又写出后，A首长又说不够实在，再次改写。先后七易其稿，直到第二天要上报了才算通过。当张干事拿出第一稿和第七稿相对时，从观点到事例几乎完全一样，这期间的脑细胞不仅全部白耗，而且落了个“很难领会首长意图”的“美名”。 再次，忍辱负重，这是秘书又一个无法摆脱的心理负担，有时苦不堪言。有的领导心里不快，无处发泄，便对秘书莫名其妙地指责，秘书成了出气筒;有的领导对其他领导不满，不好明说，便对秘书进行批评，秘书成了路边石;有的领导把工作交待错了，有关上级追查责任，他便把责任推给了办事的秘书，秘书成了替罪羊。某部队接连发生几起车辆事故，便规定车场日进行学习整顿，一律不准出车。这天D首长一亲属来访，便指使秘书派车接站，并说:“没关系，出了事我负责。”秘书只好照办。车还没出院门，就被主管行政的C首长拦住:“规定今天一律不准出车，谁还明知故犯,”秘书知道C首长对D首长有点看法，在称呼过首长以后赶紧说:“是我自作主张，您批评吧～”有人说，秘书的心扉是关闭的，这话有一定道理。无论有什么委屈、错怪或者代人受过，都只能吞咽下肚。可以说，为顾全大局而委曲求全，能忍善让，是秘书忠于职守的特有精神。这种宽大的胸怀无疑是宝贵财富。忍辱负重大概也是秘书的“命”吧～ 还有，为人谨慎，永远是秘书恪守的行为准则。秘书处在诸多领导之间，在为领导提供优质服务的同时，还得尽力维护领导的威信和领导集体的团结。既要经常装聋作哑，又要心有灵犀。有话，不能总是痛痛快快地说;有事，也不能全都潇潇洒洒地做。作为秘书，工作是受人支配的，必须根据首长的意图办事;时间也是受人支配的，必须按照首长的要求安排。可以说，秘书是长年看着首长的脸色、眼色和气色行事。特别是跟随一些比较厉害的首长，要求严格的首长，又特别是刚刚当秘书的时候，话不敢多说一句，事不敢误办一件，甚至每个动作都十分小心。G某当兵30年，已是正师大校，至今上级交待的每件事情，都做到逐件检查落实;进行的每项工作，都表现出一种拼命精神;对每个来访的人都热情接待。还不自觉地流露出某种自卑感。为什么是这样呢,用他自己的话说，都是因为当秘书当惯了，处处残留着当秘书时的影子。他曾记得，一次随首长外出，头天晚上赶写讲话稿到凌晨3点，天不亮首长要出发，饭也没顾上吃，经过几个小时，下车休息，按首长要求吃完饭打个瞌睡再出发。首长有个特点，吃饭快，睡得快，醒得也快，首长睡着了，G 某还没吃完饭。首长起来了，G某刚刚睡着。首长走了，G某还没醒来。首长走远了，G某才发现自己被丢弃了。后来才知晓，这是首长要给秘书个教训，让秘书在后边慢慢赶吧。G某只好改乘火车，两天两夜才把首长赶上，被狠狠批了一通。从此他谨慎起来，做梦时也在盘算着工作安排。 待人处事十分谨慎，遵守纪律十分严格，考虑问题十分周详，进行工作十分认真，这是秘书职业的自然特性，也是秘书职业的必然要求。 秘书是神气的 秘书的角色是神秘而又独特的。在劳苦和寂寞之中又不乏能体现出几分神气来。 秘书不仅常常可以代表首长，甚至在一定条件下可以代替首长。在某些场合，在某种特定条件下，别人对你又尊重又害怕。秘书是首长的贴身工作人员，首长去哪里，秘书要跟到哪里，首长吃什么，秘书能够吃什么，首长享受什么，秘书也能享受什么。像坐车，别人坐大车，秘书可以和首长一起坐小车。首长参加某个宴会，随从的秘书自然要参加，不仅因为有照顾首长的责任，而且接待的单位也不敢得罪秘书。 因为需要首长批办的事情，有很多先要通过秘书。得罪了秘书，以后办事当然也就难了。例如，某个单位给首长送了一件很不错的纪念品，却没给秘书一份，秘书心里不很痛快。这也可以理解。不正派的秘书不仅有想法，还有做法。当这个单位想通过秘书让首长给办点事时，秘书心想，当初送东西时没想到我，首长进门时你给开门，我还没进去，你就松了手;现在有事了，想让我当桥当船，给你传话才想到我，没那么便宜。当然，嘴里不说，答应时也挺痛快:“没问题，可以说一说。”心里却说:“你等着吧。”结果是泥牛入海无消息。 有人说，秘书是“二首长”。这话也不无道理。有些时候，首长不直接出面，让秘书去处理，这时秘书就代表首长。他的讲话，他的意见，他的态度，就?首长的讲话，首长的意见，首长的态度。有些时候首长不在，委托秘书负责解决一些问题，这时秘书就代替首长，根据首长交待的原则，具体承办一些事情。因此，在一般人眼里秘书是很神气的，秘书自己也会感到这种神气。不过，在这里我们提醒秘书，一定要注意谦虚谨慎。 秘书是幸运的 秘书确实挺幸运。“近水楼台先得月”，由于在首长身边工作，首长对秘书甚为了解。对秘书的水平、能力和工作成绩，看在眼里，记在心上。常说“知人善任”，之所以能“善任”，前提是“知人”，秘书被首长当作“所知之人”可称上得天独厚。正因为首长了解秘书，又信任秘书，才更容易任用秘书，提拔秘书。对秘书来说，在首长眼皮底下工作，锻炼的机会多，工作能力提高得快，受重用的机会很多，提升的可能性很大。当需要对一些人委以重任时，首长首先想到的可能就是秘书。据某个单位干部部门统计，在一个高层次同级干部中，秘书或当过秘书的人平均年轻5岁左右，又是其他职业出身的2.5倍。正常情况下，秘书几乎人人都能一级级上去。在当今中国重要的领导岗位上，曾当过各类秘书的人员就占相当大的比重。这是实际情况。 中国共产党新闻网北京12月9日电(记者 董宇) 今天上午，浙江省委常委、秘书长李强做客浙江在线网站，同网友在线交流。访谈中，李强详细的介绍了自己的工作和职责、热心的回答了网友提出的十几个问题，他的幽默、健谈，以及带有强烈网络特色的语言让网友感觉十分亲切。 总结秘书长的工作特点 “事前事后 会前会后 台下幕后” 对于“省委秘书长”这个职务，很多网友很好奇。有网友问，省委秘书长是不是比秘书大一点的大秘书或者是“大内总管”,秘书长工作到底是干什么, 李强对这个问题并不感觉陌生。他说，这个问题确实带有一定的普遍性，不少人对秘书长这个岗位不是特别的了解。李强介绍说，按照中央文件对秘书长定义来讲，省委秘书长主要是负责省委日常运作的协调或者省委日常、省委具体工作的协调。“具体来讲就四句话，就是协调上下左右、组织调查研究、当好参谋助手、做好保障服务。从这个意义上讲，秘书长也是一个大秘书，是省委的集体秘书。” 李强还风趣的说，“我们的工作特点，我也给它归纳了，很有意思，就是事前事后、会前会后、台下幕后。 ” “网言网语”分享做秘书工作的经验 一位网友自称是来自基层的“小秘”，他把自己的工作归纳为一句“顺口溜”:“白天要跟跑，晚上要赶稿，到家累得像病猫，有时还吃力不讨好”。他想向省里的“大秘”讨教有何既能给领导服务好，又能缓解工作压力。 李强听后，欣然一笑。“这位同行确实很辛苦，但是我觉得也挺有才的。”他说，这位网友所讲的情况是存在的，作为秘书有的会比较累，有时候也会受委屈。“用网络的语言来讲，弄得人很囧、很不爽、很无奈。” 随后，李强跟网友一起分享做秘书工作的经验，“要做好秘书工作，有规则不乱、有计划不忙、有人缘不累。工作当中你如果有规则可能就能分清职责、分清轻重缓急，不至于太乱。工作如果有计划，就能打好时间差、能够做到有条不紊。工作当中如果有人缘，这个很重要，能够与大家愉快的合作共事，能调动大家的积极性。” 回答完问题之后，李强补充说，“当秘书没有一个不累的，在这里我这个秘书长也要向这位秘书表示敬意，您辛苦了。” 直面尖锐问题 坦言岗位特殊容易影响主要领导 访谈进行期间，一位叫“斗士”的网友提出的问题十分尖锐，李强秘书长的回答的坦诚、实在，令人信服。这位网友问:“说省委省政府秘书长这个职位是举足轻重，最近福建省的省委秘书长、浙江省的省政府秘书长都相继落马，您怎么看这个事情,” 李强认为这位网友的提问既是对领导干部的监督，更是一种关心、一种爱护。他回答说，“秘书长职位，担负着为党委、政府出谋划策、协调左右等重要职责，是重要的参谋助手。换句话说，虽然不是主要领导，但容易影响主要领导;虽然不是主要决策者，但容易影响主要决策者。因此这个职务，就像这位网友所说的举足轻重，岗位特殊。” 他谈到这两起案件时表情十分严肃，“应该说教训十分深刻。虽然据说他们违法违纪行为都主要发生在当秘书长之前的岗位上，但是对我们这些现在处在秘书长岗位上的同志来说，也必须引以为鉴。我们一定要时刻牢记自己的职责，严格要求自己，加强党性修养，加强廉洁自律，决不辜负党和人民对我们的期望和信任。”