公司印章管理规定

公司印章管理 1目的 公司印章是企业存在的标志,是企业合法身份的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理规定。 2范围 2.1本规定所称公司印章包括公司章、公司合同专用章。其他需 要以公司名义对外使用的公司印章的刻制、启用、停用参照 本规定执行,具体的管理和使用规定由各部门自行编制,并 报行政管理中心备案。 2.2公司印章使用范围 2.2.1以公司名义与有关企业、个人的业务往来、公函文件和联 合发文等; 2.2.2以公司名义向各级党政机关、社会组织发出的重要公函和 文件; 2.2.3其它经确认有必要加盖公司章的文件。 2.3合同专用章使用范围:以公司名义签订的协议、合同以及于 其他单位或个人共同签署的涉及到双方权利义务关系的文 件。 3职责 3.1法定代表人 3.1.1公司法定代表人具有最高的公司印章管理使用的审批权; 1 3.1.2公司法定代表人可通过书面委托的方式委托他人行使公 司印章管理使用的审批权,具体的委托权限和委托期限由 《授权委托书》决定; 3.1.3法定代表人可随时收回或变更已经授权的审批权的委托。 3.2各中心负责人:负责本中心需要加盖公司印章的文件的审核 工作。 3.3行政管理中心负责人: 3.3.1负责公司印章全面管理工作; 3.3.2负责加盖公司印章手续的审查工作,不符合加盖公司 印章程序条件的不得同意加盖公司印章。 3.4公司印章管理员: 3.4.1负责公司印章的保管及使用工作; 3.4.2负责设立公司印章使用登记台帐及档案; 3.5在公司印章的管理和使用过程中承担审核、审批、审查以及 管理使用的相关工作人员应当严格履行工作职责,如因疏忽 大意或者过失造成公司损失的,应当承担相应责任。 4公司印章管理流程 4.1公司印章的刻制 4.1.1公司印章的刻制均须报公司法定代表人批准。《公司印章 刻制》 4.1.2公司印章刻制申请经公司法定代表人批准后,由行政管理 中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手 续,公司印章的形体、规格按国家有关规定执行,并经珠 海市公安局备案。 4.1.3新公司印章要做好戳记,并统一在行政管理中心留样保 存,以便备查。《公司印章保管登记表》 4.1.4新公司印章启用前应由行政管理中心下发启用通知,并注 明启用日期、发放单位和使用范围。 4.2公司印章的保管 4.2.1公司印章由行政管理中心负责管理,由行政管理中心专人 保管。未经公司法定代表人批准不得随意交由他人管理和 使用。因故需变更管理部门时,须经公司法定代表人批准 并严格办理交接手续。 4.2.2公司印章管理员必须切实负责,不得将公司印章随意放置 或转交他人。如因事离开岗位需移交他人时,可由中心负 责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填写公司印 章移交登记表。《公司印章移交登记表》 4.2.3公司印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、 接交人、监交人、移交时间、章鉴等信息。 4.2.4公司印章保管须有,注明公司印章名称、颁发部门、 枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、章鉴等信 息。 4.2.5公司印章保管必须安全可靠,须加锁保存,不得随意乱放。 公司印章不可私自委托他人代管,下班时间和节假日期间 应采取防盗措施。 4.2.6公司印章管理员如因工作变动,应及时上交公司印章,并 与新管理员办理接交公司印章手续,以免贻误工作。 4.2.7非公司印章保管人使用公司印章盖章与公司印章管理员 承担相应的责任。 4.2.8公司印章应及时维护、确保其清晰、端正。 4.2.9公司印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,公司印章 管理员应及时向行政管理中心负责人报告,并备案,配合 查处。 4.3公司印章的使用 4.3.1公司印章使用必须建立用章登记,严格审批手续,按 照公司印章的使用范围,经审批后方可用章,不符合规定 的或不经领导签发的文件、合同等,行政管理中心有权拒 印。《公司印章使用申请表》 4.3.2对加盖公司印章的材料,应注意落款单位必须与公司印章 一致,用印位置恰当,要齐年盖月,字迹端正,图形清晰; 盖章文件超过一页时,须加盖骑缝章。 4.3.3用章材料必须已经填写完毕,字迹须清晰、正确。公司印 章一般应在上班时间内使用,如无特殊情况,下班后停止 使用公司印章。 4.3.4公司印章的使用由公司印章管理员设立使用登记台帐,严 格执行审批和登记规定,行政管理中心需留存盖章后文件 的复印件备案。公司印章管理人员必须认真负责,严格遵 章守纪,秉公办事。没有相关领导的签字,不得随意盖章。 《公司印章使用登记表》 4.3.5公司印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化 文件上加盖公司印章。如遇特殊情况时,须经公司法定代 表人同意方可盖章;待工作结束后,必须及时向公司汇报 开具手续的用途,未使用的必须立即收回。 4.3.6严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要, 确需将公司印章带出使用,需填写《公司印章借用申请表》 后,经中心负责人审核,由公司法定代表人授权后方可带 出,携带公司印章外出期间,借用人只可将公司印章用于 申请事由,并对公司印章的使用后果承担一切责任。《公 司印章借用申请表》 4.4公司印章的停用 4.4.1有下列情况,公司印章须停用: 4.4.1.1公司名称变更。 4.4.1.2公司印章印面损坏。 4.4.1.3公司印章遗失或被窃,声明作废。 4.4.2公司印章停用时须经公司法定代表人批准,行政管理中心 需及时将停用公司印章回收封存或销毁,建立公司印章上 交、存档、销毁的登记档案。《公司印章停用申请表》 5本规定由公司法定代表人签字确认后实施,由行政管理中心负责 继续阅读