公函的格式（可编辑）

公函的格式（可编辑） 公函的格式 第十二章常用公函和办公文件的处理 第十二章常用公函和办公文件的处理 第十二章常用公函和办公文件的处理 1 12.1 公 函 的 格 式 2 12.2. 常 用 办 公 文 件 的 格 式本节(课)教学目标 : 本节(课)教学目标 : 1.掌握常用公函的格式与制作方法 2.掌握办公文件的格式与制作方法12.1公函的格式 12.1公函的格式12.1.1 公函的格式 12.1.1 公函的格式 (1) 公文、函可以从不同角度分类:?按性质分。可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文, 没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号, 只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即 可。?按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 (2) 公函的写作格式 (2) 公函的写作格式标题 公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文 种构成。另一种是由事由和文种构成。? 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规 范化简称,其后用冒号。? 正文 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、 根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将 有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般 首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的 缘由。 (2) 公函的写作格式 (2) 公函的写作格式主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内 容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复 问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言 把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答 复事项的针对性和明确性。 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或 请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。 结语 通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。 如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复” 等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使 用“此致”、“敬礼”。? 结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。撰写函件应注意的问题 撰写函件应注意的问题函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是 平 行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压 人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行 文的针对性,答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像 对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。公函的案例 公函的案例 12 .1.2 公函的排版 12.1.2 公函的排版 1.设置版面页面设置是公函排版中首先要做的工作,不论哪个印刷软件,都会提 供这一功能。在Word 中进行页面设置更加简单。只要选择菜单栏中的“文 件”?“页面设置”命令(图12-1),就可以调出“页面设置”对话 框(图12-2),对页面进行。图12-1 “ 文 件” 菜 单图12-2 “ 页 面 设 置” 对 话 框1.设置版面 1.设置版面(1)设置纸张大小 设计纸张大小的目的就是要满足印刷的要求,因此最好将版式尺寸 大小设置为与成品尺寸相同。当然,如果你的文档不用于印刷。那 么可以自由地根据实际需要定义纸张的大小。目前流行的出版物成品大小有如下几种。 16开:185mm×260mm 国际大16开:210mm×297mm 国际大18开:185mm×230mm 标准32开:130mm×185mm 大32开:140mm×203mm1.设置版面 1.设置版面(2)设置版心页边距的设计实际上就是设计版心。所谓版心就是指出版物正文所在 的页面范围,它通过定义纸张大小后在对页边距进行设定后得到(图 12-3和12-4)。版心位于页面的正中位置。 图12-3 “ 页 面 设 置” 对 话 框 图12-4 显 示 效 果2.设置内文的字体、字号和行距 2.设置内文的字体、字号和行距一般的公函标题设置为二号黑体,内文字体设为4号仿宋, 行间距为1.5倍。12.1.3 实例操作 12.1.3 实例操作 下面我们就以案例为实例,给大家讲解公函的排版。 具体操作如下: 1.设置页面和版心 第1步:点击下拉菜单“文件”?“页面设置”?选择 “纸张”设定纸张大小为A4幅面(图12-5和12-6); 图12-5 页 面 设 置 图12-6 “ 纸 张” 设 置 12.1.3 实例操作 12.1.3 实例操作 第2步:选取“页边距”如下图;图12-7 页 边 距 12.1.3 实例操作 12.1.3 实例操作2.设置字体、字号和行间距第1步;将标题设置为二号黑体(图12-8);12.1.3 实例操作 12.1.3 实例操作第2步:把内文字体设为4号仿宋(如下图);12.1.3 实例操作 12.1.3 实例操作 第3步:设置行间距,调整版面行列位置。点击“格式”?“段 落”(图12-9和12-10); 图12-9格 式 菜 单 图12-10 段 落 对 话 框12.1.3 实例操作 12.1.3 实例操作 最后排版效果如图12.2. 常用办公文件的格式 12.2. 常用办公文件的格式12.2.1 办公文件的格式 12.2.1 办公文件的格式公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标 识规则,还包括用纸、装订和文字排列要求。 公文用纸、排版与印装公文用纸幅面及版面尺寸:公文用纸一般采用 国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。 张贴的公文用纸大小,根据实际确定。公文用纸天头(上白边)为:37mm?1 mm。公文用纸订口(左白边)为:28mm?1 mm。版心尺寸为:156mm×225 mm(不含页码)。12.2.1 办公文件的格式 12.2.1 办公文件的格式 公文格式简图如下:12.2.1 办公文件的格式 12.2.1 办公文件的格式置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称 眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统 称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。之所以这样划分,是为了叙述方便,更重要的是这三个部分各有其特 点,具有其相对的独立性,界限比较明显。眉首的特点是位置相对固 定。掌握了眉首所含各要素位置,就可以设计文件的“红头”部分。主体的特点是位置经常变动,依公文内容的长短而定。由于公文实质 性的内容均在此部分,所以称之为“主体”。版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按规定公文要双面 印刷,版记的位置有一个位于哪一面的问题;如果公文有附件,版记 还有一个放在正文后还是放在附件之后的问题。因此,版记有必要作 为一个单独部分加以叙述。12.2.2 办公文件的排版 12.2.2 办公文件的排版1.公文的版面设置(1)正文版式 公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通 用的少数民族文字(按其习惯书写排版)。? 公文用纸幅面尺寸 公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为: 210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T 148。 ?公文页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为:37mm?1mm 公文用纸订口(左白边)为:28 mm?1mm 版心尺寸为:156 mm×225mm(不含页码) ?公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。12.2.2 办公文件的排版 12.2.2 办公文件的排版(2)眉首版式规格公文份数序号:用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号秘密等级和保密期限:用3号黑体字,顶格标识在版心右上角,第 1行,两字之间空1字,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1 行,秘密等级和保密期限之间用”?”隔开。紧急程度:用3号黑体字,顶格标识在版心右上角 。 第1行,两字之间空1字;用3号黑体字,顶格标识在版心右上角 第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。发文机关标识:由发文机关全称或化简称后加“文件”组 成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发 文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识使用小标 宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定, 但一般应小于22 mm×15mm高×宽。12.2.2 办公文件的排版 12.2.2 办公文件的排版(3)公文排版的版面格式公文的基本版式要求如下图12.2.2 办公文件的排版 12.2.2 办公文件的排版2.公文版式的字体、字号和行距文头的字体:大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为 红)发文字号的字体:3号或4号仿宋体 标题的字体:宋体、黑体,2字号。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。未作特殊说明,公文中的颜色均为黑色。公文在一般情况下,除了发 文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分均为黑 色。主送机关的字体: 3号或4号仿宋体 12.2.3 实例操作 12.2.3 实例操作公文用纸幅面及版面尺寸:国际标准A4型(210mm×297mm),左侧 装订。公文用纸天头(上白边)为:37mm?1 mm。公文用纸订口(左白边)为:28mm?1 mm。版心尺寸为:156mm×225 mm(不含页码)。12.2.3 实例操作 12.2.3 实例操作具体操作如下: 1.设置页面和版心 第1步:点击下拉菜单“文件”?“页面设置”?选择“纸张”设定纸张 大小为A4幅面;12.2.3 实例操作 12.2.3 实例操作 第2步:选取“页边距”12.2.3 实例操作 12.2.3 实例操作2.设置字体、字号和行间距第1步: 设定公文的字体和字号文头的字体:大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为 红)发文字号的字体:3号或4号仿宋体 标题的字体:宋体、黑体,2字号。主送机关的字体: 3号或4号仿宋体 正文的字体:常用3号或4号仿宋体 12.2.3 实例操作 12.2.3 实例操作第2步:设定字距和行距(图12-11和12-12)每页22行,每行28字 图12-11 字 符 间 距 选 项 卡 图12-12 缩 进 和 间 距 选 项 卡12.2.3 实例操作 12.2.3 实例操作 第3步 :设定抄报部分的字体作者的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)日期的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体)主题词的字体:常用3号或4号黑体印发说明的字体:与抄送机关的字体字号相同(常用3号或4号仿 宋体)或小一号的文字 第4步:给抄报部分设定下划线,选择格式工具栏中的下划线按钮12.2.3 实例操作 12.2.3 实例操作 最 后 效 果