Excel在会计中的应用 Excel在会计中的应用

Excel在会计中的应用 Excel在会计中的应用 张向东 Microsoft Excel是一个拥有大量用户的优秀电子表格程序。其优秀就在于它能在各种场合发挥出特有的作用,对于会计工作来说更不例外。本文就Excel在会计工作中的应用作一些简要介绍。 一、制作会计报表 由于会计报表有动态与静态报表之分,从时间上有月报、季报、年度报表之分,还有单位会计报表、汇总报表,个别会计报表和合并会计报表,内部会计报表、外部会计报表等类型,根据需要企业会计要按不同的标准进行分类填制,因此,尽管市面上有许多财务软件,但具体到不同的企业应用上可能会有一定的差别,特别是一些涉及到政策性较强的部门,其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵,一般中小企业难以承受。用Excel制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时性报表的需要。 下面以制作“资产负债表”为例,讲述会计报表的简单制作。一般我们将“Excel工作表”的第一行作为报表的表头,将第一行合并及居中后,输入标题,字号选择“20~24号字或小初至二号字”,字体一般采用“宋体字”并加粗;第二行留作填写“编制单位、日期”等项目,其日期的写法可先设置好单元格,每次制表时,只须输入相应阿拉伯数字即可:选定单元格,在“格式”栏中选取“单元格式”,再点击“数字”,选择“日期”,从类型中将“1997 年3月4日”或“一九九七年三月四日” 这是Excel的内存模式,这两种模式 会产生不同的日期方式选定,确定后,在该单元格中输入日期(可直接用数字输入),如输入“2000/10/1”(“00/10/1”、“2000-10-1”、“00-10-1”等都可以),回车后,单元格内马上显示出“2000年10月1日”或“二○○○年十月一日”的日期;从第三行起开始制作表身,样表制作好之后,再将各单元格对应关系输入公式,并将有公式的单元格设置为锁定保护状态,以避免误操作删除公式。 资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系,左方和右方应该是绝对平衡的,为防止输入数据或填制表格时发生错误,我们可以设计一个检查单元格:在表格的底部或右侧选择一个空单元格,在其中输入“='资产总计数据单元格'-'负债和所有者权益总计数据单元格'”,那么,表格填写完毕后,此单元格内显示的数据应为“0”,如是其他数字,就要及时查找原因和更正。 二、汇总报表 上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总,以前这项工作要靠手工完成,是一个繁琐、繁重、极为耗时的工作,相信使用Excel进行汇总一定会使你事半功倍,大大提高工作效率。 根据下属单位的多少复制出子报表,首先在工作簿中插入空白工作表:选择“工具”菜单中的“选项”命令,出现“选项”对话框。单击“常规”标签,在“新工作簿内工作表数”的数值框内输入想要的工作表数目(在一个工作簿里最多可包含255个工作表),“确定”后点击“新建”,工作簿即出现想要的工作表,我们可将第一个空白工作表标签改为“00”,制作好会计报表表样;将下属单位依次编号为“01,02,03……20”(假设有20个单位),并相应更改其工 作表标签名称。然后按下述方法进行操作:⑴打开被复制的工作表(即“00”工作表);⑵按“Ctrl+A”或单击工作表左上角行号与列号相交处,选定整个工作表,选择复制命令;⑶单击第一个空白工作表标签(“01”工作表),按住“Shift”键点击最后一个工作表标签(“20”工作表),即选中所有要复制的工作表;⑷单击要复制工作表的第一个单元格,使用“粘贴”命令,即复制出多个相同内容的工作表。 在“00”(汇总)工作表中汇总的第一个单元格中输入“=SUM('01:20'! B5)”,后面的“B5”指单元格名称;然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采用快捷方式:选中该存放公式的单元格,移动空心十字光标至单元格右下角,待光标变成小实心十字时,按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动,至数据结尾完成公式的复制。这样,你的汇总工作表就制作好了,只要将下属单位的报表数据输入到相应的工作表中(注意编号),所有的汇总工作就完成了。 三、网上合并工作表 上面介绍的汇总工作表仍需要汇总单位进行数据的输入,算得上半自动化吧。如果各个单位都已联网,那么报表的朝夕汇总就只在了。具体操作步骤如下: 1.打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿,单击“工具”菜单中的“共享工作簿”选项;在“共享工作簿”对话框中单击“编辑”选项卡;选中“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框;单击“高级”选项卡,在“修订”栏中选定“保存修订”单选按钮,然后在文本框中输入天数(根据报表修改及报送时间设定),单击“确定”按钮; 2.单击“文件”菜单中的“另存为”选项,为其他下属单位制作共享工作簿的备份,并为每个备份取不同的名字,发往下属单位(如果下属单位未联网,则可用软盘),由下属单位在自己编号的工作表中填写数据;为防止下属单位随意更改其他单位报表,可分别将其他单位(编号)工作表设为保护(全部)状态; 3.收到下属单位填写好的报表后,放在同一个文件夹中,打开制作备份时的那个共享工作簿,单击“工具”菜单中的“合并工作簿”,此时会出现提示保存共享工作簿;在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框的文件列表中,将下属单位报送的报表备份选中(按住Ctrl或Shift键依次单击各个文件名),单击“确定”按钮后,所有的工作即自动完成。