如何做好行政工作

在大公司怎么做好行政经理的工作 一:全面负责办公室日常工作 组织制定办公室年度、月度工作目标及,并组织实施;负责参加总经理办公会、重大业务会议,并负责记录; 负责督办、检查总经理办公会及部门经理例会决议的执行情况; 组织起草公司重要文件,定期提交公司工作; 组织起草公司各项管理规章制度并监督实施; 负责公司内部报纸的主编工作; 参与公司重大决策的研讨和制定; 负责组织策划公司的重大公关和庆典活动; 负责组织外事接待活动,妥善处理各种对外事务; 审核、控制公司办公费用及接待费用。 二:组织危机管理工作及外部投诉处理。 组织公司危机管理工作,包括危机预防、危机发生时的及时处理及危机发生后的企业形象恢复; 组织公司外部投诉处理工作,并协调相关部门解决 三:协调公司各部门之间的关系。 负责组织各部门的信息传递工作,保证各部门信息沟通顺畅; 协调各部门的工作行为,使工作流程顺畅,实现共同的战略目标; 负责公司的年终总结工作,包括会议安排及跟催各部门编写总结报告 四:负责公司对外形象宣传、公共关系和公司企业文化建设 代表公司与相关部门、上下级单位往来,保持与政府部门及相关企业的良好合作关系; 负责公司的对外工作,协调公司与政府部门及企业的关系; 负责组织公司企业文化建设,提炼和宣传企业理念,举办各种活动,促进员工凝聚力。 五:负责工会日常工作。 负责起草工会年度工作计划; 会员会籍管理、会员发展、转会、经费管理等日常工作。 六:内部组织管理。 负责将部门工作计划分解到个人,并监督计划完成情况; 评价考核下属员工工作完成状况; 控制部门预算使用情况。 分享:本人有十年的人力资源和行政管理经验,以前一直都专注于人力资源管理方向发展,对于杂务一般由下面的主管去打理。前年我到这家企业,是一家外资上市公司,目前在国内有二十多家子公司,我担该公司中国区总部行政经理,我的管理思路是先建立制度,建立信息沟通渠道,保障总部的日常运作,收集各公司的信息,实行成本控制管理,对子公司人事行政经理辞行工作进行业务指导,企业文化宣传、检查督导子公司行政工作。 『经理人』[经理人案例]行政经理岗位中的工作内容 行政工作在企业中烦琐又细致,是一个出力不讨好的差事,那在工作实践中如何才能使工作满意度提高,如何才能明确其职责,本人就将个人的一些经验总结论述,便于大家一起学习。 一执行监督 作为企业的行政人事经理,其不仅要做好本部门的管理工作,还需担负起总经理秘书的职责,承办总经理及董事会交办的各项事宜,加强对各项工作的督促和检查,同时还需定期对公司的相关制度及总经理董事会交办的事项进行检查监督,核实完成执行情况,并及时把执行过程中的问题汇总向上反映,做出调整,便于以后工作的改进。 二组织管理 不同的管理理念导致不同的管理方式,不同的管理方式将会导致不同的管理结果。 在行政管理中,应运适合企业特点的刚柔并济的管理模式,制定一套符合企业自身的,并运用权利和组织系统,进行指挥、控制、命令等管理手段来达到企业和谐规范的目的。 三沟通协调 任何一种组织,都需要进行沟通协调。在企业中,行政部门就担当起了协调沟通的载体。作为行政经理应协助总经理搞好各部门之间的综合协调,落实公司规章制度,沟通内外联系,保证上情下达和下情上报,加强对外联络,拓展公关 业务,保证部门之间及公司对外联系的通畅,更充分的形成良好的团队,提高合作效率。 四服务外联 行政部在企业中也是后勤的保障部门,加强对水电、办公用品、固定资产、电话传真、卫生环境、网络等的管理,更有效的做好服务工作,同时还需进行对外联络,同一些相关职能部门、媒体的联系,塑造企业精神环境形象,提升企业对内对外的品牌建设。 五文化建设 企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标,群体意识、价值观念和道德规范,还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性,引导企业员工为企业和社会的发展而努力。一个有战略规划的企业,其文化建设均需经历三个层面:一是人治阶段,其次是法治阶段,即规章制度的管理约束,第三便是文治,也就是通过企业文化的完善形成一种无形的管理手段,来约束企业员工,遵循企业的各种规章制度,创造一种良好的工作环境。主要表现在一下几方面: 1、企业精神形象,对于员工有强大的凝聚力,感召力,引导力和约束力,能增加员工对企业的信任感,自豪感和荣誉感。 2、企业环境形象 因为创造良好的企业环境,是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础,而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。 3、企业员工形象 制定《员工日常行为规范》,良好的员工素质和形象,是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。 【行政经理的工作要点:第一部分】 2010年11月29日22:11 新浪读书的确休息的15分钟确实很短。想做自己一些事情的人还没有完全达到自己的目的。女卫生间里排长队的女生们,还未来得及方便就被叫回开始节目录制;还有,曼曼小姐的心里小算盘还在咔咔作响的时候就被喊着要回去。 众人回到各自位置,主持人示意可以开始。 “各组注意,开始!” “刚刚孙先生给我们介绍了一下公司内部行政管理行政总监岗位的职责和工作内容,以及其中的一些看法。那么接下来我们再听听孙先生介绍一下行政经理的工作内容和职业特点。” 小强印象中的曼曼小姐又回到了他的眼前。职业、干练! “那接下来,我们聊聊企业行政管理的行政经理岗位工作内容。 行政经理在一些单位组织结构上没有设立行政总监的岗位上是行政系统的第一负责人。这种情况下的行政经理岗位职责等同于我刚刚讲到的行政总监的岗位职责。如果,在一个公司里设立了行政总监这个岗位后,他的岗位职责和工作任务主要是: 首先是行政经理要全面负责行政部日常工作。特别要跟大家讲到的是负责这个概念,也就是说不是每项工作你都亲自去做。但是,你对每项工作的担负起责任。从能力要求上就可以很明显的看出来,行政经理更多侧重的是业务模块的管理,而并非是实际操作。 制定行政部门的年度、月度工作目标和工作计划,把部门及公司内部其他资源整合起来实施计划和目标。在组织实施目标的时候,要平时不断的检查跟进。不然的话,很可能会出现空谈。另外在制定目标和计划的时候,一定要切合自己公司的实际情况,没有根的设想和计划都是幻想。必须能有宏观上的高瞻远瞩,又能保证日后实施起来的可行性。暂且不说,日后执行是否顺利,如果你的计划和目标设置不切实际的话,就怕你所做的计划和目标连你的行政总监都不能批准。 说到计划和目标设立,那肯定就会有总结。所以行政经理有责任对目标实施的日常跟进,在计划各个时间节点要做仔细的分析。最后通过分析把该项计划的实际实施情况写成总结并汇报给自己的直接领导行政总监。 在这里需要和大家强调的是,要特别的注意分析这个环节。一定要在分析环节上以真实的数字为依据,端正的态度做这项工作。有的行政经理下设行政助理岗位,数据的收集、整理、汇总、分析的工作多数都由自己的行政助理来完成。那么你作为行政经理要多留心数据收集的过程和数据的真实性。 为什么这么说,举个简单的例子,我们假设行政经理所在的公司是个集团公司,且这个行政经理在集团总部。下设多个分公司或分支机构。你要通过多种手段来收集分公司或分支机构的业务数据。那么你怎么保证自己的行政助理在向分公司手机数据的时候不会出错?有可能因为行政助理的…偏心?,也有可能由于分公司…瞒报?,导致你的数据收集工作失真。结果,你还在失真的数据上大做文章。其后果就是南辕北辙,所有的功夫都白费。那也就更谈不上,利用你的总结来指导后期的工作了。” 小强是个在工作上务实的人。虽然在他自己领导面前非常的…袒护?自己的部下。但是,在工作上,对部下的要求确实非常的严格,甚至于苛刻。 每月小强要求各个部门统一上报办公用品。并统一发放。一次,办公用品管理员将统计好的办公用品数量包给了小强。小强审批完后,让办公用品管理员从库房从库房统一抽调并安排发放。但在办公用品发放2天后的核查中,小强发现办公用品当中A4纸的库存数量与账面数量不一致,少了3包。小强责问办公用品管理员后才得知是因为办公用品管理员和销售部文员的关系不错,她多发给销售部3包。 小强细致、务实的工作作风影响并带动了自己的部门员工。 喝了口水后,小强接着往下说。 “行政经理要参加总经理办公会、重大业务会议。因为,只有接触更多的经营类型的会议,你才能更好的把握公司的运营战略和实际进展。而公司的运营战略是企业行政战略规划的前提,把握好这两个主题,你才有基础做好日常的行政工作。有的公司在这些会议上的记录工作由总经理办的秘书负责,但也有的公司记录工作也有行政节能管理来负责。目的是为了后期行政经理跟进并监督落实会议决议不会对会议的主题内容理解有错层。记录人的理解和监督执行人的理解在信息传递过程会有损耗,对于重大会议决策来说,是不允许这种损耗出现的。所以,我个人比较赞同这些重大会议的记录由行政经理本人来负责。 负责督办、检查总经理办公会及部门经理例会决议的执行情况。说到督办、检查这两个词,有时候叫人会很尴尬。一般的情况来说,企业行政部门是后勤服务部门,而类似于销售部门这样的是一线部门。一些部门从处事风格上在公司内部比较而言,更显得强势一些。所以那,在督办、检查一线部门的负责人所肩负的在会议上分配的工作时比较有难度。甚至一些公司,尽管同样是部门的第一负责人在职称上一线部门的职级却高行政部门半级。这样的情况实施监督工作就更显的难了。我个人一直认为,虽然行政部门是一个为其他部门提供后勤服务的,但从职能上公司本身就赋予了行政部门对一线部门的牵制作用。这种牵制不是拉后腿,而是规范、提供源动力。” “有点像…以下犯上?的感觉”曼曼小姐补充道。 “对,大家可以这么认为,如果行政经理从内心中也是这么认为的话,那你这个监督执 行的工作根本没法儿执行。越是大家这么想,行政经理越是要端正态度,放平心态。” 小强特别强调着。 态度是个人复杂的心理状态,与其认识、情感有着直接的联系。例如一个学生对学习的认真、刻苦的态度,就是他认识到学习的重要的社会意义,并不断地体验到取得好成绩时的愉快心情的结果。态度在个人心理生活中占有重要地位,它不仅是构成人的性格特征的重要方面,而且是人的理想、信念、世界观等个性倾向性的表现。例如,优秀人民教师对学生积极热情的态度,就是和他们献身教育工作的事业心、责任感分不开的。 所以,一个正确的态度是支撑你持久做一件事情的根本动力。 整个录制现场的人民都秉着呼吸仔细的聆听着,小强带有个人特色的专业理论。也许,他的理论不及一些大学的…授授?们总结的那么经典。但是,他家还是很耐心的自己的领会这小强的每一句话。 也许是因为小强本身自己讲话的投入态度、也许是因为录制现场本身的严肃气氛、又或许是因为除了听小强说话之外在此时此地再没有其他可以娱乐的东西。无论怎样,每个人还是把自己的耳朵揪起来仔细的听着。 也许,这就是个人魅力带给大家的影响。不论小强他的理论是否精辟,但至少他是在百分百的投入……。 【行政经理的工作要点:第二部分】 2010年11月29日22:12 新浪读书“接下来还有很多关于行政经理工作内容要和大家介绍,关于这个问题,我就不和大家多罗嗦了。” “好的,那我们接着听孙先生往下说。” “行政经理还要负责组织起草公司重要文件,定期提交公司工作简报。公司重要文件很多,行政经理首先要分清什么样的文件是重要的什么样的文件是不重要的。划清这个界限,你精力的投入才能有的放矢。每个人的精力都是有限的。我给大家推荐一个不是办法的办法。这个办法就是,你要抓紧老板的或者你的直接上级的思路和喜好。只要他认为是重要的,那么你一定要坚信这个文件就是重要的。这样划分,虽然没有什么专业性可言,但是在实际操作过程中会让你屡试不爽! 大家可以这么想,一个从专业的角度来讲是真正重要的文件,势必老板都很看重,比如经营策略、财务分析报表、费用管控等等。但是,我们不能忽略,老板也是人,他也 有人性的一面。在某些时候、某些场合,他会认为某个文件就是重要的。尽管,从专业的角度来讲这个文件还不能被严格意义上的划为重要文件这个概念里。但,他毕竟是老板。我们还应该讲究执行力。 所以,我这个招儿,看着不专业但却是很受用。” “看来工作上的灵活性,孙先生体会也很深。” 曼曼小姐每句话都不长,但每句话都能对小强的话起到推波助澜的作用。 随着专业问题在每次访谈的逐步推进和探讨问题的逐步深入,不知道小强是否还能记起,当时接到曼曼小姐第一个电话时在云上跳的那个舞,也不知道他是否还能听到在树枝上驻足小强的叽叽喳喳叫声。 人都是需要在快乐的背后做出辛勤的付出的。 “组织起草公司各项行政管理规章制度并监督实施是行政经理在业务模块管理上非常非常重要的责任” 小强让大家认识到公司各项行政管理制度的重要性,特别的在前边加了两个…非常?。 虽然这样的重复显得在字面上很无力。但是,我们确实也能体会到他想告诉大家的急切心情。 “行政各项管理制度,包括的内容很多。比如:资产管理制度、车辆管理制度、安保管理制度、费用管控方案、办公用品管理制度、办公纪律管理制度、内部流程、会议管理办法等等等等。这些,是我们做行政的要熟记在心上的。如果可以的话,我们倒是想把这些东西可在我们还在跳动的心上。 如果行政经理连这些内容都运用不自如的话,你还谈什么其他的管理内容?!光熟悉还不行,还需要我们在了解你自己企业的实际情况并把它们有机的集合起来。这样的行政管理制度才能得到最终完美的执行。” 小强连串专业的行政业务内容,让在场的人有点应接不暇。尽管他们还没有完全记清小强所说的那些行政业务内容的名称,但他们对小强的专业程度感受又提高了几个百分点。 “在后期,我会和他家共同分享,制定这些行政业务内容的各个模块规章制度的注意事项。” “说到行政工作,我总是有点把持不住,一说的每个话题就没完没了,只是想让大家更多的了解我认为行政工作。呵呵,让大家见笑了。” “这才应证了我对您的介绍:丰富的行政管理经验,并且爱分析、能总结。如果没有这么多的感受,我相信您也不会有这么多和大家分享的。所以,我们在坐的以及那些看我们节目关心企业行政管理工作的人们,都应该感谢您。” “感谢不敢当。只是,大家如果以后在马路上认出我后,不要冲我扔石头就行。呵呵” “那我们接下来往下聊”小强补充道。他不想因为刚才随意的谈论,把大家本来跟着走的思路给带跑了。 “行政经理还要负责公司内刊的主编工作。这项工作,在目前的企业行政管理行当里,也就有30%的公司在做这项工作。行政经理首先要了解制订内刊最主要的目的:企业内刊是由企业内部员工策划、组稿、进行版面等完成,而这不光是给内部的同事欣赏,更重要的,也是对外的很好的宣传窗口。 同时企业内刊是企业文化很重要的一部分。通过企业内刊是发挥员工才干,倾听员工心声的一个很好的载体。一个好的完整的内部报刊启动计划包括每期的重点宣传内容,所宣传知识积极向上、正确,能引导员工朝着进步的方向走。除重点宣传内容外,其他版本同样需要做好规划,拟订每个版块所应反映的主题,比如晨钟暮鼓、员工心曲等。这些可以根据所需而制订,也可借鉴社会上办得较好的杂志/报刊。 作为行政经理在内刊制订前需要了解公司高层的意图,需要鼓励内部员工多投稿,多写建设性的建议,同步实施一些奖励性措施;可以每个部门设立一名通讯员,进行组稿与撰稿;可以定期讨论一下有关议题是否合适;可以安排一至两名员工在工作之余做新闻调查,及时将公司各类动态形成文字等等。 在首期报刊发行后,积极听取公司高层的意见;及时了解在员工中产生的反响,搜集各类建议;召集各通讯员沟通,对第一期刊物的感想及对以后的设想;另外,在版面设计等方面予以进一步改进以持续其长久性。” 为小强准备的矿泉水已经被他喝光,依照小强提供本期访谈的提纲介绍完行政经理的职责后就结束了。但是,连曼曼小姐也没有想到的是小强所谈的细节内容,竟然这么丰满。就连她这个支持老手都难以插的进话去。 “参与公司重大决策的研讨和制定,这条主要是考量一个行政经理宏观把控能力。 行政经理组织策划公司的重大公关和庆典活动并跟进执行。公关策划公司和会议活动筹划公司的老板至少有50%都是做过公司的行政管理的。在我们行政概念里的公关并不是现在比较兴起的…公关学?概念。…公关学?是公关是主要从事组织机构信息传播,关系协调与形象管理事务的咨询,策划,实施和服务的管理职能。而我们行政系统的公关概念则是处理公共关系危机。庸俗的讲就是给公司解决政府、重要客户的…关系?问题。讲究的是搞关系。 行政经理必须审核、控制公司办公费用及接待费用。企业行政部在老板的眼里基本上是一个花钱的部门。资产购置、工服订购、会议费用、车辆费用等等。老板们一提到这些都头疼。尽管他们都知道,花这些钱是避免不了的。所以,要想让行政部能在企业有立足的根本,那么你必须要清楚的知道你所经手的没一项费用。并清楚的指导,哪些费用是可以在现有的基础上可以削减,哪些是必须要要花的。 所以,我们做行政的有一句老话:为公司省下一分钱,就是给公司赚取了一分的利润。而且是净利润。也只有这样的观念才能让老板更关心、更支持我们的工作。 当然了,控制费用要讲究科学管理。不能随便胡乱的瞎砍,这样会给公司的正常运营带来负面的损耗。也会加大企业行政工作的执行难度。 在费用管控这个概念上,要求我们数理逻辑关系要强,切实的数据,良好的数据分析,最终将被体现到行政业务工作的日常操作中去。具有对行政工作的指导意义和预见性。” “以上所有这些都是我们行政经理在行政业务模块上必须要做的。” “我大概的对比了一下,您刚刚介绍的行政总监和行政经理工作内容。好像,行政经理的工作内容比行政总监的工作内容还要多。不知道,我这个对比结果是否正确。” 曼曼小姐终于可以插一句话了。并且,她说出了,在现场大部分人的疑惑。 “主持人,说的没错。行政经理的工作内容量上是要比行政总监的要多。主要是因为,行政经理的职级决定的。行政总监可以只宏观把握,但行政经理除了宏观把握意外还要注重日常的实际操作。就是大家平常所说的…夹板气?” “呵呵”,场下的观众一阵笑声。 “看来做行政难,做行政经理更难啊!呵呵” 曼曼小姐的补充又是引起一阵哄堂大笑。 “另外,行政经理还要负责内部组织管理。负责将部门工作计划分解到个人,并监督计划完成情况;评价考核下属员工工作完成状况;控制部门预算使用情况。” “到此为止,行政经理的工作职责就给大家介绍完了。我也衷心的希望大家在自己企业行政这个行当里的职业规划能从行政主管直接晋升到行政经理。这样大家就不会那么难受了。呵呵。 “好的,感谢孙先生在本期节目毫不保留的分享。”