行政职责划分

1.3 行政职责划分 1.3.1 部门经理 全面负责部门日常事务的处理及人员的工作安排,对项目组内的行政事务高效运行和建立有序的办公环境负有领导责任,并对主管领导负责。 1.3.2 人事主管 ● 负责项目组人员的招聘、雇佣的签订工作及薪酬管理; ● 负责项目组人事档案和考绩档案的建立和管理,使员工信息全面真实; ● 负责人员动复员工作,执行动复员手续,及时反映和更新人员动态; ● 负责建立人员信息数据库并进行动态跟踪管理,建立人员考勤、考核制 度,做好休假、出差、出海考勤管理和报销工作; ● 负责项目组人员福利、补贴等信息的提供; ● 组织员工进行除健康安全外的各类培训,协助QHSE部进行健康安全类的 培训,提高员工项目管理水平。 ● 负责项目组人员出国申请办理护照及签证管理事项; ● 协助QHSE安排项目组及外部人员体检、取证等工作。 1.3.3 行政主管 ● 负责来往项目管理人员和来访人员的接待服务工作,协助QHSE部完成 团队建设活动; ● 负责项目组车辆的统一调配和管理、司机的值班考勤; ● 负责统筹协调项目组的各类会议,组织、安排、联络和接待各类会议以 及重要活动; ● 负责项目海上安装及调试期间参观及调试服务人员的车辆安排; ● 负责项目组人员所需劳动保护或防护用品、用具的保管分发工作。 1.3.4 文档管理 ● 负责项目实施期间所有档案文件资料的收集、归档、立册和管理,保证 项目档案的准确及完整性; ● 负责项目档案电子数据库的建立、完善; ● 负责定期催交部门或其他单位应归档的文件资料; ● 负责定期出版项目档案目录清单,监督和管理档案的传阅、借阅及保密 制度的贯彻执行; ● 负责将所有文件、档案在项目完工后(及时准确)移交给有关单位或部 门。 ● 负责项目的来往文件管理,包括各种传真、信件、资料、合同、标书、 备忘录、业务联络函等的接收、登记、复印、发放、传递及归档工作; ● 将项目的各种文件扫描进项目办公网络中;并同步进行项目档案中没有 电子文件的档案电子化工作。 1.3.5 行政助理 ● 负责制定项目组办公用品的需求,集中采办及发放管理; ● 负责项目组文件的印刷管理及国内、国际邮件的统一办理; ● 负责项目的各种中、英文件的打字工作; ● 行政助理与文档管理人员为互为代岗人员,当文档管理人员不在岗(出 差或休假)时,代理其岗位工作; ● 负责项目组人员的出差等相关报销事宜。 ● 配合行政主管完成项目组交给的其他工作。