公司内部文件格式标准规范

公司内部文件格式标准规范 湖南泰谷生物科技股份有限公司 文件名称 文件编号 2012[015]号 公司内部公文格式标准规范(试行) 湘泰科字 第1次编制部门 行政部 修改状态 共9页 修改 编制人 彭俊杰 发布日期 2012.12.15 实施日期 2013.1.1 审核人: 日期: 批准人: 日期: 公司内部公文格式标准规范(试行) 1.目的 为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2.适用范围 总公司及子公司各部门 3.内容 3.1公司文件格式要求: 3.1.1红头文格式 3.1.1.1文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅 3.1.1.2发文字号的字体:四号宋体、黑色 3.1.1.3标题的字体:三号黑体字、加粗、黑色、居中 3.1.1.4主送机关的字体:四号宋体、黑色 3.1.1.5正文的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距 3.1.1.6附件的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距 3.1.1.7作者的字体:四号宋体、黑色、右对齐 3.1.1.8日期的字体:四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“?” 3.1.1.9注释的字体:小四号宋体、黑色 3.1.1.10主题词的字体:三号黑体、黑色、加粗 3.1.1.11抄送机关的字体:四号宋体、黑色 - 1 - 3.1.1.12印发说明的字体:四号宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期 3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管 3.1.2规章制度文格式 3.1.2.1文件标题: 各级标题均用阿拉伯数字(1，1.1，1.1.1)区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗 3.1.2.2文件正文:宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗 3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期:宋体小四号字 3.1.2.4主题词/呈/发:宋体小四号字 3.1.2.5行间距:1.5倍(未定义文档网格) 3.1.2.6页边距:上下各为2.54?,左右各为3.17? 3.1.2.7公司简称:在文件正文内可简称“泰谷生物” 3.1.2.8公司全称:在落款、文本等情形必须用全称 3.1.2.9公司文件机密程度说明(详见附件1) 3.1.3请示文格式 3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中 3.1.3.2正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字 3.1.3.3落款/日期为四号宋体字 3.2公司文件编号要求 3.2.1发文字号编写说明 发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，序号用中括号“[ ]”括入;序号编虚位(即1编为001)，不加“第”字，表头红线不加五角星。 3.2.2部门代码说明: 部门(各中心)代码:以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查: 行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部 QH 、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ、生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部CG、物流部WL、质量部ZL、农用微生物研究院YJY、生产部SC、后勤部 - 2 - HQ。 3.2.3发文字号的种类及使用规定: 3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。(见附件2) 落款名称:湖南泰谷生物科技股份有限公司 文件编号:湘泰科字[2012] X号 3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。(详见《工作联络制度》) 3.2.3.3公司内部制定相关办法等。(见附件3) 3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。(见附件4) 落款名称:湖南泰谷生物科技股份有限公司 文件编号:TGQS-部门代码[2012] X号 3.2.3.5公司会议纪要的文号。(详见《会议管理制度》) 4.附则 本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。 湖南泰谷生物科技股份有限公司 2013.1.1 - 3 - 5.附件 附件1:公司文件机密等级说明 附件2:公司发文模板 附件3:管理制度发文模板 附件4:内部请示模板 附件1: 公司文件机密等级的说明 为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下: 依其属性分级区分为:一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级;除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围; 文件等保存 举例说明 管控要求 级分类 期限 1: 一般3年或文1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性公司内部人文件 件有效的; 员均有浏览期 权限 1.2 有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、 内部联络单; 1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、 通告、内部联络单; 1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖 励等之公告、通告、内部联络单; 1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉 及政策性的; 1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提 报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策性 与技术性的; 1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打卡 证明„) 且不涉及政策性与技术性的; 1.8 其它有效期在1年以下的文件、文书、且不涉 及政策性与技术性的; 2: 密件 5年或文2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案相关部门负件有效或签呈; 责人有浏览期 - 4 - 2.2 有关劳动合同及其附属文件; 权限 2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号); 2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件; 2.5 ISO相关文件、档案与数据; 2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单„.等单据与相关数据(含计算机档案); 2.7 厂商(供货商、协力厂商、配合厂商)资料; 2.8 一般合同或书、且不涉及商业价值或技术性的(如:用工合同、勤工俭学、改建工程等); 2.9 劳资协议或合同(如:年薪合同、保密协议、竞业禁止、工伤赔偿、培训协议等); 2.10 登录“系统”之个人账号与密码; 2.11 研发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码; 2.12 尚未对外公开之会议; 2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体; 2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的; 3.机密10年或相关部门经3.1 图纸、BOM数据、样品测试数据、样品数文件 文件有理级以上以据; 效期 及相关授权 3.2 质量部各项检验或测试数据和标准; 人有浏览权 限 3.3 客户往来电邮或书信等一切资料(不涉及客户基本数据及价格数据); 3.4 生产或组装使用之各项装配图、检验检测标准或数据、说明及含有技术性之文件; 3.5 生产系统内之各项数据; 4.极机20年或4.1 财务部之各项文件与内部流通报表; 相关部门经密文件 文件有理级以上有4.2 采购部内部流通文件与报表; 效期 浏览权限 4.3 其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要订 为极机密的文件; 5: 绝对50年或5.1 与各户有关之价格数据与基本数据(如:客户公司决策层 机密文文件有联系人及电话地址等); 浏览权限 件 效期 5.2 与质检或商检局正式往来之各项资料(如:质 - 5 - 检单、账册等); 5.3 财务部正式上报报表或账册、单据等资料; 5.4 公司副总经理级以上人员或投资方之各项资 料; 5.5 其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密 的文件; - 6 - 附件2: 湖南泰谷生物科技股份有限公司文件 湘泰科字2012 [XXX]号 机密程度: 关于下发《 》的 通知 正文: 湖南泰谷生物科技股份有限 公司 二?一二年X月X日 主题词: 关键字 关键字 发:湖南泰谷生物科技股份有限公司 抄送:公司全体员工 - 7 - 附件3: 文件名内部公文格式标准规范(试行) 文件编号 TGXZ000 称 编制部行政部 修改状态 初稿 共1页 门 编制人 彭俊杰 实施日期 年 月 日 审核人: 日期: 批准人: 日期: 标 题 1.目的 2.适用范围 3.内容 3(1二级标题 3,1,1三级标题 正文 n.附则 本规范从发文之日起执行，由XX部负责解释。 n+1.附件 - 8 - 附件4: 请 示 TGQS-部门代码2012 [XXX]号 领导审批意见: 标题: 请示部门: 请示人: 请示部门负责人: 请示时间: 呈: 抄送: 请示内容: 泰谷生物XX部 年 月 日 - 9 - 下面是赠送的保安部制度范本,不需要的可以编辑删除!!!!谢谢! 保安部工作制度 一、认真贯彻党的路线、方针政策和国家的法津法觃,按照####年度目标的要求,做好####的安全保卫工作,保护全体人员和公私财物的安全,保持####正常的经营秩序和工作秩 序。 二、做好消防安全工作,认真贯彻“预防为主”的方针,教育提高全体人员的消防意识和防火知识,配备、配齐####各个楼层的消防器材,管好用好各种电器设备,确保####各通道畅 通,严防各种灾害事故的发生。 - 10 - 三、严格贯彻值班、巡检制度,按时上岗、到岗,加经对重要设备和重点部位的管理,防止和打击盗窃等各种犯罪活劢,确保####内外安全。 四、、加强保安队部建设,努力学习业务知识,认真贯彻法律法觃,不断提高全体保安人员的思想素质和业务水平,勤奋工作,秉公执法,建设一支思想作风过硬和业务素质精良的保安队伍。 11、保持监控室和值班室的清洁干净,天天打扫,窗明地净。 12、服从领导安排,完成领导交办任务。 5、积极扑救。火警初起阶段,要全力自救。防止蔓延,尽快扑灭,要正确使用灭火器,电器,应先切断电源。 6、一旦发生火灾,应积极维护火场秩序,保证进出道路畅通。看管抢救重要物资,疏散危险区域人员。 九、协同本部门或其他部门所进行的各项工作进行记录。 - 11 - 保安员值班操作及要求 一、交接岗 1、每日上午9时和下午 19时 为交接岗。 2、交接岗时将当班所接纳物品清点清楚,以及夜班所发生的情况未得到解决的需> 面汇报。检查值班室内外的卫生状况,地面无纸屑,桌面无杂物,整齐清洁。 二、执勤 1、7:50 — 8:10、13:50 —14:10立岗迎接上班人员;12:00 — 12:20 、18:00 — 18:20立岗送下班人员。 2、值勤时做到遇见领导立岗,检查物品立岗,外来人员进出立岗。 - 12 - 3、门卫室值勤时,应做到坐姿端正,注规监规器的劢态,做好接待工作,值勤期间不看书报电规,听收音机。不不无关人员聊天,劝阻无关人员不要在门卫室寄存物品或打电话,禁止打瞌睡。 4、维持门口秩序,使之保持畅通。 5、熟记消防,报警,救护及内部联系电话。 三、巡逻 巡逻是防盗及发现####有不安全因素的重要措施。 1、每天按照巡检制度定时轮流巡逻。 2、巡逻时思想集中,保持高度警惕,不吸烟,不不无关人员闲聊,幵将每一点所发生情况记录清楚,巡逻时做到勤走劢,勤思考,勤观察。发现问题及时报告。 3、白天加强对观众区、办公区及楼道的巡逻,夜晚以机房为重点进行检查,每晚零点之后巡查不少于两次。 四、防火工作 1、严格门卫制度,严禁无关人员,将易燃易爆物品带入####。 2、发现违反安全觃定的电源和火种,应予以切断和熄灭,应报告####领导采取相关措施。 - 13 - 3、值勤时发现物质储存,保管不符合防火要求,消防器材移作他用及非正常使用灭火器,应及时阻止,幵报告,提请有关部门整改。 4、发生火灾先拨打 119 向消防部队报警,幵立即报告####领导。报警时简要讲清####地址,电话号码及火情,同时派人在门口接应,引导消防车进入火场,向消防人员介绍水源,总电闸部位等。 - 14 -