物品采购流程

物品采购流程 杭州 投资有限公司 物品采购流程 审批至采购完成时间: IT设备采购不超过5.5个工作日。 普通采购不超过6.5个工作日。 礼品采购及需订制的采购不超过18.5个工作日。 网购物品不超过8.5工作日。 以上采购的时间适用于在未缺货的情况下。 适用范围: 适用部门:适用于公司所有部门。 适用范围:除新员工电脑无需申请采购外的其它所有物品预算内的采购。 IT设备:PC机、笔记本、电脑配件。 普通采购:档案柜、饮水机、投影仪、八爪鱼、打印机、复印机、传真机、 扫描仪、打印传真一体机、电话机、挂钟、手机、电饭锅、豆浆机、吸尘器。 礼品及需订制的采购类: 新传媒手册、网维手册、三折页、宣传册、雨伞、纸杯、海报、手机等涉及 宣传公司形象的物品。 IDC服务器、电脑显示器支架、办公桌椅、相框、柜子。 网购物品:在无货或缺货的情况下需网上采购的物品。 涉及部门: 综合部 IT支持部 财务部 总经办 渠道部 权责划分: 综合部是资产申购和采购工作的管理部门，负责拟定和修改物品采购流程。 IT支持部协助综合部对IT设备进行管理。 主流程图: 流程环节描述: 流程名称:物品采购流程 第一步:申请人提交采购申请 涉及岗位:所有岗位 工作: 申请人在OA上填写《采购申请单》并将采购物品的项目、用途、规格配置、使用人、数量填写完成。 申请人选择该费用所属哪个产品线或费用类别后提交。 如有紧急情况需采购物品且未能及时走流程时，必须由申请部门经理事先向综合部经理和财务总监原因，经同意后安排采购。回单位后1个工作日内必须补走OA流程，并在OA流程单上注明“已采购，补走流程”。 流程名称:物品采购流程 第二步:申购物品进行询价 涉及岗位:询价员(IT类:IT支持工程师;非IT类:综合部行政助理) 工作规范: 询价前明确事项: 明确申请人申请设备的事由及原使用的设备的型号是否属低配置，并选择申请物品是属IT类或非IT类。 根据资产管理员提供的固定资产记录核查有无类似的闲置设备，并在OA采购申请单上选择是否调配。如需调配，则在OA选择环节中注明，写明原始电脑采购的价格并直接进入第五步。 询价后与需求部门核实事项: 购设备的型号、数量、到货时间、售后服务、帐期、是否含税、包含的服务等信息，了解该设备的性能及用途。 如遇到设备停产、升级或者长时间缺货则需要提出替代设备的型号供申请人参考，确认后将供应商提供的价格进行比较后填写到OA流程。 商品采购需市场制作的，首先由申请人优先选出三家以上的供货方，由询价员对三家厂家进行沟通确定一家。 询价时间:提交采购流程审批单后1个工作日内完成。 流程名称:物品采购流程 第三步:预算审批 涉及岗位:财务部经理 工作规范: 财务部经理接收到采购申请单后，对照《预决算控制表》，查找对应采购项目与预算管理责任人的预算情况。 .1有预算且在预算范围内:在审批意见中填写“预算内”。 .2无预算或超出预算:在审批意见中填写“无预算”或“预算的超出金额”并退回申请人，由申请人所在部门经理追加预算。 财务经理可更正申请人选择的费用所属类别。 审批要求:询价后4个工作时内完成。 流程名称:物品采购流程 第四步:综合部经理/IT经理复核 涉及岗位:综合部经理(IT设备暂由IT支持部经理确认) 工作规范: 由综合部经理(IT设备暂由IT支持部经理确认)对申购物品复核配置型号价格，明确用途，选择同意/不同意调配或采购。如同意调配，直接进入第六步。 审批时间:接到OA采购流程审批通知4个工作时内完成。 流程名称:物品采购流程 第五步:对申购的物品进行核价 涉及岗位:核价员(IT类:渠道部经理;非IT类:投诉中心主管) 工作规范: 核价员核价:确认价格是否妥当、合理。如在核价后的价格与询价不符时，核价员需在《采购申请单》中填写核后价，采购时按核后价为准。若核价与询价一致，核价员填写同价即可。 核价时间:收到OA采购流程审批通知后1个工作日内完成。 流程名称:物品采购流程 第六步:申请人所在部门经理审批采购申请是否出于工作需要 涉及岗位:部门经理/产品经理(事业部为职能经理) 工作规范: 部门经理了解申购物品的用途，确认是否属工作需要，在《采购申请单》中“确认采购需求”一栏中填写审批意见，选择同意/不同意调配或采购。同意调配的，直接进入第八步。 审批时间:部门经理收到采购流程审批后4个工作时内。 流程名称:物品采购流程 第七步:采购员完成采购 涉及岗位:采购员 工作规范 接到OA采购流程申请单后，采购员实施采购的同时需要对称此笔采购信息给财务部预算管理员。 采购员在1个工作日内完成下单。应填写《采购清单》(附件一)由采购员确认签字后发传真进行下单。 所有IDC设备或需要交纳预付款的采购项目，则需签署《采购》(附件二)。签订时间不超过1个工作日。采购员在收到OA上转交的采购申请后当天填写并打印《采购合同》，打印《合同审批单》(见附件三)将合同时间、合同内容、审批人员填写完成，同时将OA上的“采购申请单”打印出来附后，按照以下要求提交审批: 合同(事业部及无分管副总部门的采购合同，由总经理审批) IDC设备采购合同:50000元以上由分管副总审批后交总经理审批;50000元以下由分管副总审批。 非IDC设备采购合同:20000元以上由分管副总审批后交总经理审批;20000元以下由分管副总审批。 非标合同(事业部及无分管副总部门的采购合同，由总经理审批) 交总经办法务专员、申请部门经理、财务总监、综合部经理审批同意后再交分管副总、总经理签字确认。 合同审批结束后，提交合同至综合部合同管理员登记编号，经双方盖章确认后视为下单完成。 在下单完成后当天以邮件或方式通知设备需求部门到货时间，如需发货到外 地，申请人应提前提供收货人的地址和联系方式至采购员。 供应商送到货后，采购员对照采购清单核对是否齐全(IT支持工程师协助核对IT设备型号)，确认后由采购员进行签字确认收货，收货当天在OA上确认采购结束。 采购员在到货当天以电话、方式通知申请人。 采购员采购设备时只允许小于或等于核价员的价格。若设备大于核价时采购员不允许采购。 设备、礼品需在各分公司采购时，总部通知各分公司的综合部人员协助采购。 流程名称:物品采购流程 第八步:资产管理员更改、新增资产信息 涉及岗位:资产管理员(IT支持工程师协助管理IT设备) 工作规范: 物品入库或调配: 资产管理员在接到OA采购流程单采购结束后，由资产管理员填写入库单于1个工作日内完成入库并更新资产表。 资产管理员在接到OA采购流程单同意调配后，当天对固定资产进行调配，更改资产信息。 流程名称:物品采购流程 第九步:核对设备采购的费用及调配设备的账面价值 涉及岗位:会计 工作规范: 接到资产管理员调配信息后，由会计对调配设备进行折旧，做好台帐。 接到资产管理员采购信息时，会计对设备进行登记，维持与资产管理员登记的资产吻合。 登记时间:当月完成资产登记。 流程的自查和改善 综合部经理负责对本流程运转次数、各个环节运转时间进行监控，并在周报中反映。 实际运转时间超出流程时间的，由综合部经理负责查找原因。综合部经理负责对本流程进行修订。 杭州 投资有限公司 2010年5月5日 采购清单 采购日期: 采购项目 品名型号 数量 单价 寄送地址 买方代表确认 卖方代表确认 收货人确认 送货地点: 送货时间: 收货人: 收货人: 杭州 投资有限公司 附件二: 物品采购合同 合同号: 签约地:杭州 甲方 需方 :杭州 投资有限公司 乙方 供方 : 公司地址: 公司地址: 电话: 电话: 传真: 传真: (以下简称甲方)与 (以下简称乙方)经双方协商，签订本合同: 品名、数量、交货时间和地点: 品名 数量 单价 交货时间和地点 规格要求 备注 货款及付款方式 甲方需向乙方支付, 元(大写: )作为合同款项。 付款方式: 合同签订当日内甲方向乙方支付 %的定金共计人民币, 元，通过 方式支付。 乙方交货时提供正规发票，由甲方负责人书面确认符合相应质量标准后须在 个工作日内支付剩余的 %款项，共计人民币, 元，通过银行转账 方式支付