财务专员培训资料

财务专员培训 一、报账流程简介 财务专员主要是负责各部门的费用报销工作,收集每月部门成员用于活动开支的发票并进行审核,整理,汇总后交与秘书处的财务专员,并由其上报老师审核,等财务处将钱批下来后继续由秘书处的财务专员下发到给部门。 二、具体细则 1.收集发票 发票上一定要有两个章,发票专用章与税务局的章,并在每张发票背面写明发票用途(特别是大面额的发票)及经手人姓名,还要有部长的签名。 2.填写报账单 报账单为先打印后填写,在报账单上依次填写经费的用途,单价,数量,经手人,计算出总金额,最后交予部长审批并签字。如果单张报账单空间不足,可附多张报账单。 如部门活动较多,要求一个报账单上只写一个活动,分类分清。 报账单每个财务专员处都应有备份,以方便等钱批下来后分发给部门各个成员。 3 .报账 秘书处的财务专员应提前一周通知其他部门报账的时间 及地点,好让其他财务专员在这一周内准备好部门的发票及报账单,报账时间为一个月一次。 4 .报批领钱 报账后一周之内钱就会批下来,秘书处的财务专员会将钱按每个部门实报数目分给各个财务专员,再由其分给部门各个成员。 三、注意点 上述为报账的流程,其实并不复杂,重点谈一下注意事项。 1.每个财务专员处都应有一张报销名目的,财务专员应根据发票的种类将钱归结到各个名目下,名目有招待费,办公费,印刷费,交通费等。 2.食品,餐饮,礼品均属于招待费,招待费不得超过报账总额的30%,其余名目没有总金额上限但是单张发票的金额有上限。因此,例如500元的发票可以开成5*100的形式,方便报销。 3.通讯费,交通卡,礼品卡之类虚拟的支付方式不予报销。 4 .日用品,医药品均不可报销。 5 .网购只有1号店的才可以报销。 6. 所有发票一定要是上海本地的发票 7. 部门的内建费一定要控制,每月最好不要超过300元。 8.定额发票与手写发票是不给报的,虽然它们上面也有那两个章。 9. 请各位团委学生会的成员注意,办活动花的钱一定要节约,不能铺张浪费,毕竟,节约是一种美德。 四、关于冲账 以上提到有一些名目是无法报销的或者是有金额限制的,请大家开发票时尽可能避开这些名目。如果这些名目的确需要报销(比如活动中的硬性需求),可以使用冲账的方法来报销这些名目。 冲账是通过使用可报销的名目的发票来报销原本无法报销的名目的账目的一种报账方法。举例来说,体育部为了运动会准备了50元的药品,这样的消费是合情合理的,但是医药品发票是无法报销的。这时可以使用一张20元和一张30元的出租车票(在平时收集的、不用于报账的发票)来冲账。由于出租车票可以报销,那么你就可以拿到这50元钱,再把它交给买药品的同学,达到报销的目的。但是要注意,报账时一定要在发票背面用途中写明好那两张出租车票是用来冲账的,以免它与真正的交通费混淆。(这些发票依旧归在“交通费”的名目下) 请各位在收集发票时分清哪些发票是实际需要报销的发票, 哪些是用于冲账的发票。如果实际需要报销的发票已符合要求,请不要再上报冲账发票,否则会使发票金额与实际费用不符,出现多报的情况。 冲账时要注意,冲账发票金额与实际花的钱应尽可能相同。 五、小事项 1.以我的经验来看,很多时候是要用大量发票冲账的,所以财务专员们应号召各部门成员记得存一些发票用于帮忙冲账。 2.请各位严格把关报上来的发票的真实用途,只有“为公”的消费才能报销,严格杜绝公费私用的现象,否则我们团委学生会就成了一个公款吃喝的地方了,这是不可能的。 3.发票为防止遗漏一定要用回形针别好,或用袋子装好,发票弄丢了是件很可怕的事情 4.发票如果可以的话应尽量开具办公用品或文具条目的,因为这些比较容易报。 5.上个月的发票可以留到下个月再报。 6.每个部门不要纠结与每个月一定要把本月的钱给报完,其实难免会出现一些冲账发票不够的情况,如果下个月的冲账发票有余量的话也是可以补报上个月所花的钱的,所以不要急于一时。 7.财务专员的话一般就是要报账的时候比较忙,其余时间是很闲的,期间也可以帮着部门其他成员做一些事,巩固一 下与部门成员的感情。 8.再次声明一下一定要在报账单上写明经费花在了什么地方,很含糊的话会很麻烦,极有可能发票报不了,被退回来。祝大家学习顺利,开心快乐,尽情享受做财务专员这份工作的乐趣!