文件编号规则

文件编号规则 XXXXXXXXX公司管理 XXXXXXXXX公司管理标准 2016-1-1发布 2016-1-1实施 2016-1-1发布 2016-1-1实施 XXXXXXX有限公司 发布 XXXXXXX有限公司 发布 1 目的 公司及各部门的文件编号，便于文件的使用及管理。 2 范围 适用于公司文件及相关表格的编号。 3 职责 3.1管理部负责文件编号规则的制定并组织实施。 3.2管理部负责按标准进行公司文件的编号、执行和检查。 4 文件编号规则 我公司《文件编号规则》是依据集团公司的文件编号要求，结合本公司的使用要求所形成。 4.1公司文件的分类 红头文件、决定、通知、通报、会议纪要、会议记录、部门信函、体系文件、管理类文件(管理标准、规定、作业指导书等)、技术类文件、外来类文件等。 4.2红头文件编号 JC，年代号，字，序号(字指:决定为“决”字，通报为“通”字。) 例如:公司2016年的第六个红头文件决定编号为，JC-2016-决-006。 4.3会议纪要编号 JC，年代号，会纪字样，部门代号，序号，部门代号以部门名称的前两字拼音首字为代号，如果是公司级的会议纪要则去掉“部门代号”。 例如:2016年管理部开的第18次会议纪要的编号为，JC-2016-会纪-GL-018;又如:公司2016年第18次总经理办公会纪要:JC-2016-会纪-018。 4.4通报编号 JC，年代号，通报字样，部门代号，序号，如果是公司级的会议纪要则去掉“部门代号”。 例如:2016年管理部的第6个通报的编号为，JC-2016-通报-GL-006。 4.5通知编号 JC，年代号，通知字样，部门代号，序号，如果是公司级的通知则去掉“部门代号”。 例如:2016年财务部的第6个通知的编号为，JC-2016-通知-CW-006。 4.6部门间信函编号 第 2 页 共 4 页 JC，年代号，月号，部门代号，序号，例如:2016年12月质检部的第二份信函编号为，JC-2007-12-ZJ-02。 4.7管理类(管理标准、规定、作业指导书等)、技术类、外来类文件编号 集团公司的编号如下表: 符号表示 JC ? / ?? - ??? 管理类GL 代表含义 公司首字母 专业公司代号 斜杠 技术类JS 短线 序列号 外来类WL 为便于我公司管理类文件的区分和使用，我公司在此基础上增加管理职能代号，管理职能的代号详见管理职能一览表。 我公司采用的文件编号方法如下表: 符号JC / ?? - ?? - ??? 表示 管理类GL 代表管理公司首字母 斜杠 技术类JS 短线 短线 序列号 含义 职能 外来类WL 例如:采购管理职能中的一个标准编号为JC/GL-CG-001。 ?如果某一个程序或标准中存在作业指导书-时，编号如下表: 符号JC / ?? - ?? - ??? .? 表示 管理类GL 代表短管理短作业指导书公司首字母 斜杠 技术类JS 序列号 含义 线 职能 线 (序号) 外来类WL 例如:采购管理职能中的一个作业指导书的编号为JC/GL-CG-001.1。 ?如果某一个标准或作业指导书中有式时，编号如下表: 符号JC / ?? - ?? - JL - ?? 表示 管理类GL 代表斜短管理短公司首字母 技术类JS 记录 短线 流水号 含义 杠 线 职能 线 外来类WL 例如:采购管理职能中的一个管理标准中的某一个记录编号为JC/GL-CG-JL-001。 公司管理职能代号一览表 序号 管理职能名称 代号 1 人力资源管理 RL 2 基础管理 JC 第 3 页 共 4 页 3 综合管理 ZH 4 企划管理 QH 5 财务管理 CW 6 销售管理 XS 7 采购管理 CG 8 生产管理 SC 9 工程管理 GC 10 技术管理 JS 体系文件的编号不在本规则的范围之内，对于技术类、外来类文件，其编号方法可 参照本规则。 本规定管理部起草、解释。 本规定自下发之日起执行。 第 4 页 共 4 页