工厂外贸流程

工厂外贸流程 上海xxxx有限公司 出口部工作流程 在了解工作流程之前，必须先了解并熟识以下信息。 术语:FOB,CIF, CNF, EXW, MOQ 等。 单证:托书，核销单，报关单，报关委托书，装箱单，发票，货物说明，,C.O.,F.A,保险单等。 表格/文件:样品单，报价单，PI，生产订单，质检单，出货明细单，电放保函，进仓单，货柜装箱单,费用确认单等。 生产流程车间:研发，印刷，冲压，排贴，检验，包装。 公章类型:公章，公司法人章，出口专用章，核销单专用章。 希望大家尽快熟识以上内容，便于顺利操作下面的出口流程。 1. 收发邮件，报价，打样，寄样。 邮件: 最好有固定签名，基本包括:你自己英文名，手机号，公司名称，地址，电话，传真，如有需要还可以加上自己的MSN 或SKYPE ，便于客户联系你。 报价单:包括:我方公司信息(如公司名，地址，联系方式，联系人，邮箱等)客户信息;报价时间;产品图片;型号;价格(注意是FOB ,CIF, CNF,EXW);最小订单量(MOQ);价格有效期;以及双方商定的其他细节。 打样:一定要问清楚客户的具体要求，颗粒规格，颜色，比例，数量。 做好清晰的样品单，交研发室打样。 寄样品:给样品编号，贴标签，拍照留底。如果有多余的颗粒，最好能自己留底，如果客户下订单，可以按照留样来做，可以避免出现样品与货物的偏差。 提前确认对方的快递账号，公司名等具体信息，然后打快递公司电话确认是否正确，以便样品能及时寄出。包装样品除了要起到保护样品以外，尽量注意美观，不要让客户感觉收到一堆垃圾。 2. 确认订单做PI PI 中需包含 :公司信息，客户信息，订单编号，订单日期，付款方式，交货期，目的港。 产品图片，型号，颗粒尺寸，联长，单价，总金额，及其他双方确认的细节。 3. 做生产订单 按照生产订单模 板，一定要精确的填入，产品图片，型号，尺寸，颗粒组合，排贴颗粒数，平方数，印刷平方数，冲压颗粒数，排贴片，检验箱，包装。 生产订单需打印10份:蔡经理，小毛，程经理各一份，车间6份，自己留底一份。 需注意: A:包装:请写明一箱多少片，用什么箱子，纸箱还是泡沫箱，具体什么尺寸，是否需要重新定做，是否需要彩印。如需重新定做，跟老板娘确认纸箱尺寸，数量和交货期。 B:模 版:如果是我们以前没有做过的类型，需要重新做模 版要跟老板娘确认，颗粒尺寸，联长，做多少。网片也一样。 C:石材:跟蔡经理确认石材类型，是亮面还是滚磨，尺寸，数量，交货期。 4. 跟单 跟单过程除了及时跟踪车间的生产过程外，还要注意以上ABC 三点的进度，及时跟车间各个部门沟通，以便车间安排生产。 同时要跟客户确认好标签和唛头的格式。 一定要及时，准确的把客户的各个要求，传达到车间，甚至是车间的每个部门。 5. 订舱 一般客户会有一个指定的交货期，正常的是25-30天，很多客户会在生产过程中不断确认，然后安排船期。 一般我们在货物生产到或者80% 的时候，提前跟客户确认船期。 有很多客户是指定货代，这样我们最好把具体的装箱资料发给客户，比如多少托，净重，毛重，体积，便于客户定柜子。 因为各个国家的限重不一样，有的一个小柜只能装17吨，有的就能装到吨，不同的船公司也不一样。所以一定要确认清楚，以免给客户带来才超重费或者其他额外的费用。 6. 联系货代，做资料。 如果是指定货代，货代一般会主动与我们联系。 先跟货代说大致货有多少，问清楚他们的费用，如果费用太离谱，可以跟客户要求换货代。 做好托书给货代。 托书包括: 发货人信息，收货人信息，发票号，品名，数量，净重，毛重，体积，联系人。 然后跟货代确认装柜时间或是进仓时间。 装柜:一般是开船前3-4天，美国要提前截AMS，所以要提前4天。 进仓 :散货的话就是进仓。一般是船开前3-4天。 货代会发进仓单过来，进仓单上有进仓地址和寄资料的地址。 记得及时通知生产部在规定时间内按时把货物送到指定仓库。同时把资料按时寄到指定地点，寄资料是我方付费。 货送到仓库可能会有进仓费50元，和卸货费，要由我司承担，因为这项费用是包括在FOB费用里的。 报关资料: 报关单正本(蓝色的)2份 报关委托书(共3联，白黄粉)1份 (注意上面要该圆形公章和小正方形公司法人章) 核销单(一张连着的，共三联)1份 (上面要盖圆形公章，公章要骑缝，还要盖核销单专用章， 长方形的，一行是数字，一行是我们公司名) 报关单电子版:1份 我们不直接打印正本的报关单，只是提供一份报关单的副本，供货代报关时使用。 装箱单:1份 盖出口专用章，长方形，有公司中文名，英文名和老板名。 发票 :1份 盖出口专用章，长方形，有公司中文名，英文名和老板名。 货物说明:1份 盖出口专用章，长方形，有公司中文名，英文名和老板名。 *如果是广东出货，需要使用合同。 最好多寄2份盖过出口专用章的空白纸。万一报关资料出现问，货代可以直接修改。 7. 质检: 质检可以在生产过程中，或是全部完成后来做。 因为很多种货物不可能同时完成，最好是看哪一种排贴结束了，在检验的时候，我们去检验比较合适。 或者就是等所有货物都生产完了再检验。不过这样的话，要提前跟包装部门说好不要塑封， 不要打托，要不然还要把托盘拆掉重新打，很浪费时间和材料。 8. 出货 出货时要检验货物包装，标签，唛头是否正确。托盘是否牢固等等。 如果托盘中间有空隙，会打空气袋，防止托盘摆动。 装柜时拍照，柜子里面也要拍，万一货物在运输过程中出现了问题，或是到达目的地后托盘损坏等等我们也有据可依。 关上柜门后也要拍照，拍清楚柜号，也要拍锁，拍清楚锁号。 货柜车有时候会装两个柜子，我们的柜子一定要放在车尾，方便装货。 货柜司机会带装箱单和锁过来，装箱单上的货物资料一般都已经填好，需要核对数字是否准确。 我们需要填写的是货柜的柜号，有时候货代也会填好，一定要核对。 9. 确认提单及电放保函 出货后，货代会先传一份提单草稿给我们确认，确认时要注意，收货人，发货人，重量体积是否正确。也可以把提单发给客户确认。然后签字盖章后传真/扫描给货代。 提前跟客户确认提单是正本还是电放。 正本:提单3正3附。装箱单，发票各3份，盖出口专用章，长方形。 电放:将提单，箱单和发票扫描给客户。 货代一般是付款买单，就是我们先要付掉操作费，报关费等费用，付款的水单传给货代，然后货代才会把提单正本寄过来，或是安排电放。 10. 货物跟踪 除了跟踪确认船什么时间到港外，等客户收到货物，还要发邮件确认是否一切顺利，客户对我们的货物或是服务有什么意见或建议，以便下次更好的合作。 外贸公司外贸操作流程 一) 接到国外客户的订单 (二) 做形式发票传国外客户，国外客户回签 (三) 做生产单传国内客户，国内客户回签 (四) 向国外客户要回唛头、彩图、条形码，把唛头、彩图、条形码传给国内客户 (五) 紧追国内客户进行生产 (六) 在离船期大约有10天左右，向国外客户的货代要订舱单格式，按要求填好之后反传船公司订舱 (七) 船公司传出正式的S/O (八) 一般是自己的验货员去供应商厂里验货(如果客户在大陆有验货代表一般是要求供应商把货物拖回本公司，再让客户大陆验货代表进行验货) (九) 把S/O传给拖车行(在S/O面前注明拖柜时间、地点、时间，联系电话等前往 拖柜) (十) 做出报关内容即“FAX MESSAGE”，向拖车行问清报关行地址，以方便外贸公司寄出全套单据(能够归类的尽量归类，目的是减少核销单) (十一) 在“FAX MESSAGE”上注明报关行地址，再把“FAX MESSAGE”传给外贸公司 (外贸公司会把报关资料传给报关行),同时给厂家下“装柜通知” (十二) 装完柜之后，把柜号、封条号等资料填好，(需要熏蒸的货物，把熏蒸格式填好)再传给报关行，进行报关 (十三) 做出FORM A，把FORM A 传给外贸公司 (十四) 做装船通知传给客户 (十五) 要回报关单，加上开具增值税专用发票，交给财务会计(用9.18汇率来计算) (十六) 做提单补料传给船公司 (十七) 外贸公司反传正式FORM A (十八) 准备装船通知、产地证明(FORMA)、提单、发票、装箱单、(有时有消毒熏蒸证书)，一起传给国外客户，要求国外客户付款 (十九) 把提单、DEBIT NOTE(水单)的复印件交给财务，财务付完DEBIT NOTE的费用以后，船公司放行原始提单，本人再把以上原始单据直接寄给国外客户，以便国外客户提货