如何掌控你的一天24小时

如何掌控你的一天24小时 “一寸光阴一寸金”，时间与我们的生命紧紧相伴。可是时间意味着什么，每个人心中都有一把不同的标尺:一生的价值，在伴随你成长而渐渐老去的父母的慈爱目光中流露;一年的价值，在一个辛勤耕耘的农民的金秋里收获;一个月的价值，在一名等待孕育的母亲心中流淌;一周的价值，在一名周刊编辑的稿件中凝结;一小时的价值，在一对等待相聚的恋人之间燃烧;一分钟的价值，错过火车的旅人最有体会;一秒钟的价值，可以体现于面对危险时的一次死里逃生;而想要体会一毫秒有多少价值，你可以去问一名错失金牌的百米运动员„„ 如生命一样宝贵的时间贯穿我们的一生，影响着我们的命运。管理时间由此成为和照顾生命一样重要的人生课。 不管这样的统计有多少科学性，但让人触目惊心的效果的确达到了。前面我们论述了一点时间的价值，没有重量的时间因为它如此重大的意义，自然被管理学发展成了一门重要的边缘学科——时间管理。管理学家杰克?弗纳认为时间管理就是有效地应用时间这种资源，以便我们有效地达成个人的重要目标。需要注意的是，时间管理本身永远不应该成为一个目标，它只是一种被我们使用、并且逐步成为行为习惯的工具。时间管理背后的涵义，不是要求把所有事情做完，而是更有效地运用时间;它的目的除了要决定你该做些什么事情，也决定什么事不应该做;它最重要的功能是透过事先的，把一种提醒与指引贯穿到我们的工作和生活中。 定义只给了我们简单的阐述，要想真正做到时间管理，还要从有效时间管理的理论入手，让管理时间的原理在潜移默化中进入我们的日常工作和生活。下面几条重要的时间管理法则是任何一个想要好好管理时间的人都不能忽视的。 英国人帕累托发现的这条有关财富流向的经济学原理，被后人归纳成为一个简单的结论，就像理查德?科克那个精彩的描述一样:“在因和果、努力和收获之间，普遍存在着不平衡关系。典型的情况是:80,的收获来自20,的努力. 其它80,的力气只带来20,的结果。”我们的工作或生活中2/8现象同样存在:少数的几桩事却成就了大部分的价值。如果我们能鉴别出并且把时间更多投入这少数的事，就掌握了大部分的效益。 大智有所不虑，大巧有所不为。成为大智大巧者，关键在于能够扬长避短，重强避弱。举个例子来说，在许多领域得到验证的2,8法则中，我们可以发现一种市场营销中的不平衡美。很多销售数据体现出80,的销售额是来自20,的客户，这提示我们，发现“关键少数”，就是我们要投入80,工作时间的对象。无色无味、无形无态、无影无踪的时间投入到“关键少数”身上，我们的成果就色彩斑斓。做事做重点，显然就成为重要的时间管理要诀。 整理一下你的工作或生活的思绪吧，以便挖掘出我们的重点事项。包括前面说到的80,的业务来自20,的客户，我们还能发现很多:80,可用的资料集中在20,的档案中，80,的电话来自认识的20,的人，等等。看来，掌握这些20,就是掌握关键。 一个人会扮演多重角色，同时每一个角色赋予你的责任都是不能推卸的。大多数人会认为角色越多，时间越不够分配，一益则一损，往往把各个角色对立起来，互相拉扯，最终弄得整个人筋疲力尽。 不要把工作中的严肃带到你的娇妻面前，因为她不是你的员工;不要把对丈夫的怨气发泄到客户的身上，因为他们是你此时的“上帝”。回到家里，还给孩子一份轻松;与朋友相聚，现你的随意。换一个角度，让各角色共同组合成紧密的整体，同时又让每个 角色都焕发活力，才是明智之举。 人类历史上第一个亿万富翁、石油大王洛克菲勒在角色平衡上做的就很值得称赞。作为庞大的洛克菲勒实业和慈善事业的幕后推动者，他叱咤国内、国际舞台，然而他又是一个难得的“贵族平民”。他以父亲的角色给儿子写了很多封信，温柔的言语中传递的是无穷的真理和巨大的力量。在出色履行父亲角色这一点上，洛克菲勒很好地印证了苏霍姆林斯基的说法:“没有时间教育孩子就意味着没有时间做人。” 在时间管理学者看来，角色的不同源于人类的四大需求，即物质、情感、心智和心灵四大部分。它们之间的平衡办法是，分清角色重点，追求时间质量。各种角色就是一个整体的不同面，如同一个鲜活的生态系统，均衡不是靠穿梭在各角色之间，而是体现在一种动态的平衡中，花不同比例的时间在不同的角色上，各角色之间的关系就是多赢的。 象限法则，也称第四代时间管理，这个听起来似乎很难的法则其实很容易理解:将事情分成重要紧急、重要不紧急、紧急不重要和不重要不紧急四类。当事情来临，先归类判断是属于哪一类，就知道要不要花时间或花多少时间是合宜的。 重要紧急的事马上做，例如危机、有压力的问题、即将到期的事情，但做完之后应当检讨，是不是能预防以后不要发生这么突然的事件，因为发生的频率过高，会导致压力过大，有损健康;重要而不紧急的事，放在第二位做，这一类的事情影响深远，如做身体健康检查和学习新知识、新技能等，这些事情的效益是中长期的，如果一再拖延，会变成重要又紧急的事，所以应该拟定具体目标和化整为零的计划，按时完成;第三要着手做紧急但不重要的事，如没有事先预约的访客或闲聊电话，要长话短说，或者每天留一些空白时间来处理这类事情再或者以替代方式处理;最后做不重要也不紧急的事，如逛街、闲聊或无目的地看电视等，但最好限定时间，到时就结束，或者提升层次，如将逛街提升为对流行、对人的观察，把闲聊提升为讨论或主题交流，把看电视提升为有目的地接收新信息。 看一下一个人在这四个象限上的时间分配，大致就可以评估这个人的时间管理能力或者他的成就了。提出这个法则的科维认为，最有助于个人发展的时间分配应该是: 重要紧急 10%,20% 重要不紧急 60%,85% 紧急不重要 5%,15% 不重要不紧急 ,2% 这样的时间分配难度的确不小，需要有意识地训练和培养。 富兰克林说过:“不浪费时间，每时每刻做些有用的事，戒掉一切不必要的行动习惯。”当然，这是好的建议，但是当我们一味追求“事半功倍”的时候，往往因为过于匆匆的脚步而闯入时间管理的误区。所以，要当心哦，不要如下面的例子一样过犹不及。 虽然你能够通过提升自己的能力，来承担更多的工作，但是不要做得太过头。做得太多，会造成很大的压力并且会降低工作效率。就如我们前面提到的角色平衡一样，合理地分配时间、使用时间才是聪明的选择。即使一个家庭主妇也需要有看电视或喝下午茶的时间，如闹钟一样满负荷运转的最终结果只能是精神的崩溃和身体的预警。所以，不管你有多忙，即使成百上千的人等着你来领导，也别忘了留点属于自己的时间，干点自己喜欢的事。 永远不要相信你的记忆力超乎常人，好记性不如烂笔头。往往我们做了周密的计划，时间被安排得合情又合理，却因为临时的客人或偶然的电话打乱了全盘的步骤。所以最好的办法就是随时你的计划和想法，以防顾了这边忘了那边。可以先以记录下来的想法为基础，再分析考虑其它事情;可以用一张便条纸或者用屏幕保护来提醒自己该做什么事情，什么事情是重要的。 使用复杂的管理工具耽误时间 使用时间管理工具可以帮助你更好地规划和利用时间，从而提高工作效率。但是如果你的时间管理工具太过复杂，以至于还得花费额外的时间来维护时间管理系统，那么还是推荐你尽量使用简单的时间管理工具，不要特别在意时间管理工具的功能是不是强大，只要好用就行。就像一辆超豪华赛车，技术再先进，功能再强大，你若无法驾驭，它也不属于你，强行上路只会造成更大的安全隐患。所以，量力而行，尽量使用操作简单、适合自己的时间管理工具。 我们常说，不善于支配时间的人，经常感到时间不够用。我们甚至开玩笑，就算掉了一张1万美元的支票在地上，比尔?盖茨也不应该去捡，因为他可以利用这个弯腰的5秒钟赚更多的钱。可见，有效地管理时间是多么地重要。下面12种时间管理的理念和小，看似简单随意，却蕴含着大道理，如果你持之以恒，有效地使用它们，时间便可成为得心应手的工具 1.有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。 2. 目标明确。目标要具体、具有可实现性。 3.将要做的事情根据优先程度分先后顺序。运用2/8法则，善于区分有价值的事情，根据价值大小，分配时间 4.将一天从早到晚要做的事情进行罗列。 5. 要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余50%应当属于灵活时间，应对各种打扰和无法预期的事情。 6.遵循生物钟。一天中，什么时候办事效率最佳,将优先办的事情放在最佳时间里。 7. 做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。 8. 区分紧急事务与重要事务。紧急的事往往是短期性的，重要的事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。 9.对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。 10 不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。 11.巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，先做其中一个小的部分。 12.学会说“不”。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说“不”。 《大学》说，“物有本末，事有始终，知所先后，则近道矣”。我们无法使时间停留、倒置，但我们可以控制时间的“流向”，这就是通过有效的时间管理，让时光流向有意义的地方。亲爱的朋友，莫蹉跎了岁月，这一生，请握住时间的手，好好地度过。