[教学]Excel表格文档打印预览和页面设置方法详细步骤

[教学]Excel表格文档打印预览和页面设置方法详细步骤 Excel表格文档打印预览和页面设置方法详细步骤 2010-09-06 17:15:05 作 Excel表格文档打印预览和页面设置方法详细步骤: 1、打印预览 一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就 要用到另外一个功能: 2、页面设置 单击这里的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸;再就是把纸张横过来使用:单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选 择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮(如图1)，这样就可以了。 可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印:打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸张的中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框，单击“确定” 按钮，表格就居中显示了(如图2)。 这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符 合我们的要求;再就是直接设置打印的比例 设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能，比以前方便多了;我们可以让表格根据页边距自动调整:先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距;打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定”按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了(如图3)。 我们也可以通过调整页边距来调整表的位置;在预览视图中拖动这些标记调整页边距，还可以通过改 变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。 给打印出来的工作表设置页眉和页脚:打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡(如图4)，单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框 中可以看到页眉的效果; 页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定义一个:单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框(如图5)，可以看到页脚的设置分为左、中、右三个部分，现在光标停留在左边的输入框中，我们输入“万事无忧”，选中输入的文字，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，把字体设置为隶书，单击“确定”按钮，回到“页脚”对话框;单击“右”输入框，输入“第页，共页”，然后把光标放到“第”字的后面，单击“页码”按钮，在这个地方插入当前页码，把光标定位到“共”字的后面，单击“总页码”按钮，在这里插入一个总页码，单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框;单击“确定”按钮我们就可 以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。 图5 现在我们看这个表:单击“打印预览”按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其它的页中都没有;这样打印出来的表看起来会很不方便，我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。 由于这个功能不能在预览视图中设置，单击“关闭”按钮回到正常的编辑视图，打开“文件”菜单，选择“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框(如图6)，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”中的拾取按钮，对话框变成了一个小的输入条，在工作表中选择数据上面的几行作为表头，单击输入框中的返回按钮，回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，现在单击“打印预览”按钮，所有的页 中就都标题了。 Excel表格打印区域打印标题的操作方法 2010-09-06 17:11:06 作者:暂无来源 出处:好特 浏览次数:549次 Microsoft Office 2010 设置Excel表格文档想要的各种打印区域操作方法: 设置打印区域 在计算数据时经常会用到一些辅助的单元格，我们把这些单元格作为一个转接点，但是又不好删除，此时可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据:选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击“打印预览”按钮，可以看到打印出来的只有刚才选择的区域(如图7-8)。 图7 图8 单击“关闭”按钮回到普通视图，选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令 就可以将设置的打印区域取消了。 4、设置打印标题 如果一个表很长，在第二页中没有表头，这样打印出来的表看起来很不方便。我们来给它设置一个打印表头，以使它在打印的时候在每页中都能够打印出表头:打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”中的拾取按钮，从工作表中选择我们要作为工作表的区域，单击输入框中的按钮，回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，现在我们单击“打印预览”按钮看一下效果:后面的 页面中就都有标题了。 5、打印选项 现在我们来看看“打印”对话框的妙用。 打开“文件”菜单，单击“打印”命令，就可以打开“打印”对话框了(如图9)，第一个用处就是:在这里我们可以设置一次打印几份工作表。 在对话框中的“份数”栏的“打印份数”输入框中输入“3”，单击“确定”按钮，就可以一次打印三份工作表了。我们还可以设置其它的一些选项，比如，可以设置打印开始和结束的页码，在“范围”一栏中选择“页”项，然后在后面填上开始和结束的页码就可以了;再就是可以设置打印时是打印选定的工作表还是整个工作簿或者是选 定的区域。 另外的一个用处:单击“取消”按钮回到编辑状态，选中全部的工作表，然后选中当前编辑的工作表 的一部分，打开“打印”对话框，选择“打印”为“选定区域”，然后单击“预览”按钮，可以看到打印 的是所有工作表中当前选择的部分。