外贸财务工作流程

外贸财务工作流程 （一）财务工作岗位的设置 外贸公司财务岗位责任制的设置，各企业可根据企业经营范围，财务工作的不同特点和不同内容而具体设置。根据外贸企业的特点，经营进出口业务的企业一般设置如下岗位： 会计主管岗 出纳岗 出口核算岗 进口结算岗 库存商品岗 出口退税岗 复核岗 总账及财务退税岗 档案岗 在工作中应持会计证上岗，会计工作岗位，可以一人一岗，一人多岗或一岗多人。 2．财务工作流程 财务工作流程图：                           财务工作基本流程图 凭 证 字 设置会计科目定义核算属性 往来单位 货币 内部核算 商品 账套参数 初始数据 总 账 试算平衡 明 细 账 平列式账 初始化完成 自定义账 常用摘要 启用账套 往来对账 结算方式 资金管理 分析系统 货币汇率 调整凭证号码 转账冲账 银行对账 填制凭证 设立会计科目与账户 制作会计凭证 1。设置会计科目和账户 企业的资金运动是复杂的，资金有各种来源，又按需要运用到各个方面。在资金运动中还涉及到企业内部和外部的各方面关系。为了系统反映监督复杂的会计对象，就必须采用一定的形式，对会计对象进行分类。会计科目就是对会计对象的具体内容进行科学分类的项目。 通过对各种会计对象具体内容的分析、比较，同时结合考虑经济管理的要求，对会计对象具体内容进行分类，对每一类别，根据其内容特征取一个名称，即是会计科目。 会计科目的设置，为全面系统分类的反映和监督各项经济业务的发生情况，以及由此引起的各项资产、负债、所有者权益的增减变动情况、经营收入、经营支出和经营成果创造了条件。 会计科目的设置遵循以下原则： （1） 会计科目的设置，必须结合会计对象的特点； （2） 会计科目的设置，必须符合经济管理的要求； （3） 会计科目的设置，既要强调统一性，又要考虑适应性； （4） 会计科目的设置，应保持相对稳定； （5） 会计科目的设置，从会计科目总体上应保证完整性，从会计科目之间要具有互排性。 六大类科目：   一、资产     资产就是企业所拥有或者控制的，能以货币计量的经济资源。例如，现金、银行存款等活钱；还有原材料、产成品、半成品、固定资产等东西；而专利权、商标权等摸不着的也是资产，投资也属于资产。资产需要能够控制，租用别人的东西，不能算做自己的资产，而租给别人的东西，虽不在自己手里，但仍算做自己的资产。资产必须能够用货币进行计量而且必须是经济资源。所谓经济资源就是能赚钱的东西。象报废的机器就不应记作资产。     二、负债     负债是企业承担的能以货币计量，需要以后用资产或劳务偿付的债务。它又分流动负债和长期负债。流动负债一般指时间较短的，一般在一年内或者比一年长但是在一个营业周期内偿还的债务，比这个长的就是长期负债。如短期借款属于流动负债，期限为几年的银行贷款就是长期负债了。只有目前和过去的业务才会形成当前的债务。对于预期要发生的业务所产生的债务，不能作为会计上的债务。负债是将来要支付的经济责任，即使现在没有货币也要作为负债。比如，借款的利息一般半年支付一次，但每月都要记账，把应付利息作为一项负债处理。负债必须可以估价并且是在以后用现金或其它资产或劳务来偿付的确实的债务，需要有凭有据。     三、所有者权益 所有者权益是企业投资人对企业净资产的所有权，是企业全部资产减去全部负债后的余额。资金来源有两部分，一部分是股东投的钱，即所有者权益，另一部分是借来的钱，也就是债权人的钱。由于借款是一定要还的，当企业经营不好或亏本时，减少的钱是所有者权益，也就是说，亏只能亏股东的。当然，当企业盈利是，所有者权益也会增大，所以所有者权益并不一定等于股东初始的投资额，而是随企业经营好坏而增减。所有者权益不同于负债，所有者权益表明企业归谁所有，不用偿还。负债表明企业欠谁的钱，是要还的。所有者权益不需要付利息但可参加分红，负债则需要付利息但不可参加分红。在企业破产清算时，要先还负债，有剩余才会偿还给投资者。     四、收入     收入是企业业务中产生的收益，是企业卖出产品，提供劳务所发生的和将发生的现金流入，或债务的清偿。收入要能用货币计量，且有据可查，必须与相关费用匹配。收入会导致企业资产增加，扣除相关费用后的净额可导致所有者权益增加，故收入是企业经营成果的重要组成部分，是反映企业经济效益好坏的一项基本指标。     五、费用     费用是企业在生产过程中发生的各项耗费。可以理解为成本。包括为取得营业收入而花的所有可以用钱来衡量的人、财、物的耗费。费用一般包括料、工、费。料指材料；工指人工，可以理解为为人工花的工资；费指各项管理费用，（可以理解为管理人员工资）、财务费用（支付利息）、销售费用（如广告费）。费用与收入要匹配，即凡是取得收入都要付出代价，若费用增长而收入不变，所有者权益就会减少。     六、利润     收入减费用就是利润，要是费用比收入还大，那就是亏损。 2．建立账户 账户和科目两个概念，两者之间有密切的关系；账户，是对会计对象的具体内容进行科学分类、反映、监督的一种方法。 账户与会计科目的共同点：首先，两者都是对会计对象具体内容进行的分类，会计科目是账户的名称，两者分类的口径一致。比如“固定资产”科目和“固定资产”账户的核算的内容、范围是完全相同的。 账户和会计科目的不同点：首先，会计科目仅说明反映的经济内容是什么，而账户不仅说明反映的经济内容是什么，而且是系统反映、监督其增减变化及结余的情况的工具。再者，会计科目的作用是为开设账户、填制凭证所运用，而账户的作用主要是系统提供某一具体会计对象的会计资料，为编制会计报表和经济管理所运用。最后，设置账忘掉的内容能包含会计科目设置的一些内容。因此，设置账户是会计核算方法的组成部分，而会计科目未作为会计核算方法的组成部分。 资产、负债及所有者权益类账户     资产类账户的结构是：账户借方资产的增加额，贷方记录资产的减少额。在一个会计期间内(年、月、日)，借方记录的合计数额称作借方发生额，贷方记录的合计数是贷方发生额，在每一会计期间的期末借贷方的差额称作期末余额。资产类账户的期末余额一般在借方。借方期末余额转到下一期就成为借方期初余额。用公式表示如下：     资产类账户借方期末余额＝借方期初余额＋借方本期发生额－贷方本期发生额     让我们用丁字账户来表示：       由于会计平衡公式“资产＝负债＋所有者权益”，负债及所有者权益类账户的结构与资产类账户相反，贷方记增加额，借方记减少额，并且期末余额一般在贷方。     负债及所有者权益账户贷方期末余额＝贷方期初余额＋贷方本期发生额－借方本期发生额     我们同样用丁字账表示：   　 借贷记账法 在复式记账法中，使用最广泛的就是复式记账法了。所谓复式记账法是以“借”、“贷”两个字做为记账符号，记录会计要素增减变动情况的一种复式记账法。所以这个“借”、“贷”不能从字面上去理解，“借”、“贷”可不是谁欠了谁，它只是一种符号而已，没有实在的意义。     要学习借贷记账法首先要知道借贷记账法的对象是会计要素的增减变化过程和结果，而资产、负债、所有者权益又是主要的会计要素，所以 资产＝负债＋所有者权益 这个公式是借贷记账法的基础     借贷记账法的基本结构是：每个账户都分为“借方”和“贷方”，一般来说账户的左方为“借方”，右方为“贷方”。在账户的借方记录经济业务，可以称为“借记某账户”；若在账户的贷方记录经济业务时，则可以称为“贷记某账户”。     在会计实务上以“借”表示资产的增加和负债及所有者权益的减少；以“贷”表示负债和所有者权益的增加及资产的减少。具体地说，资产的增加应记在资产类的有关账户的借方，资产的减少应记在资产类的有关账户的贷方；负债及所有者权益的增加应记在其有关账户的贷方，负债及所有者权益的减少记在其有关账户的借方。凡账户若借方有余额，表示为资产的余额。凡账户贷方有余额，表示为负债及所有者权益的余额。一般资产类账户都为借方余额，负债及所有者权益为贷方余额。其结构是不同的。 3．填制会计凭证 会计核算的基本流程是原始凭证－填制记账凭证－登记账簿－编制报表。     会计凭证，通俗地讲，就是你用来记账的依据，账不可乱记，必须要有书面文件证明经济业务发生才可记账，这种证明文件就是会计凭证。     会计凭证是在会计工作中记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是用来登记账簿的依据。     会计主体办理任何一项经济业务，都必须办理凭证手续。由执行或完成该项经济业务的有关人员填制或取得会计凭证，详细说明该项业务的内容，并在会计凭证上签名或盖章，明确经济责任。     填制或取得会计凭证后，要由有关人员进行审核，经审核无误，并由审核人员盖章后，才可作为记账依据。填制和审核凭证，是会计核算的专门方法之一。     会计凭证的填制和审核，对于如实反映经济业务内容，有效监查经济业务的合理性和合法性，保证会计核算资料真实性、可靠性、合理性、发挥会计在管理中的作用，具有重要意义。     填制和审核会计凭证作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中具有重要作用。主要有如下四方面：     1．提供经济信自己和会计信息。会计人员可以根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总、并经过会计处理，为经济管理者提供有用的会计信息。 2．监督、控制经济活动。通过会计凭证的审核，可以检查经济业务的发生是否符合有关的法令、制度，是否符合业务经营、财务收支的方针和、预算的规定，以确保经济业务的合理、合法和有效性。监督经济业务的发生、发展，控制经济业务的有效实施，是发挥会计管理职能的重要内容。     3．提供记账依据。会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制、审核，按一定方法对会计凭证进行整理、分类、汇总、为会计记账提供真实、可靠的依据，并通过会计凭证的及时传递，对经济业务适时地进行记录。     4．加强经济责任。经济业务发生后，要取提或填制适当的会计凭证，证明经济业务已经发生，同时要由有关的经办人员，在凭证上签字、盖章明确业务责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在其职权范围内各司其职、各负其责，并利用凭证填制、审核的手续制度。进一步完善经济责任制。     按照用途和填制程序分类，会计凭证可分为原始凭证和记账凭证。   4．凭证复核 为了保证记账凭证的正确性，除了编制人员应当认真负责加强自审外，财务部门还应建立相互复核或专人审核的制度。记账凭证审核的主要内容是： （1） 记账凭证是否附有原始凭证，是否同原始凭证的内容相符合； （2） 应借、应贷的会计科目和金额是否正确； （3） 对凭证格式中有关项目的填列是否完备，有关负责人是否都已经签名或盖章。 经审核发现记账凭证上的错误，应查明原因，按规定办法及时更正。只有经过审核无误后的记账凭证才能够据以记账。 5．记账 会计账簿是以会计凭证为依据，全面地、连续地、系统地、综合地记录和反映企业机关和事业等单位经济活动全部过程的账簿。它由用来进行记账的专门格式的账页所组成。设置和登记账簿是会计工作的一项重要内容。 会计账簿按用途可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。序时账簿通常称为日记账，它是按全部经济业务的先后顺序进行登记的账簿。在实际工作中，它是按照会计部门收到凭证的先后顺序即按凭证的编号顺序来登记的。目前一般企业设置和使用现金日记账和银行存款日记账。 分类账簿是全面、系统地对资金循环和收支活动进行的分类记录。按照分类的概括程度的不同，分类账簿又分为总分为账和明细分类账两类。总分类账是按照总账账户设置和登记的账簿；明细分类账是按照明细分类账户设置和登记的账簿。分类账簿可以分类反映和监督各项资产、权益、负债的增减变动情况；成本费用的开支和升降情况；收入的取得情况；以及财务成果的形成和分配情况等等。分类账是编制会计报表的主要依据，是账簿体系的主体。 备查账簿是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项进行补充登记的账簿。备查账簿可以对某些经济业务的内容提供必要的详细参考资料。如租入固定资产登记簿和受托加工材料登记簿，都是属于备查账簿。 会计账簿按外表形式可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。 账簿设置，包括确定账簿种类、内容、作用及登记方法。账簿设置必须做到组织严密、层次分明，账簿之间保持内在联系，起到相互制约的作用。 （一） 日记账的设置和登记 各企业一般没有设置按照全部经济业务完成时间的先后顺序进行登记的日记账，而仅设置现金日记账和银行存款日记账。个别单位会设置序时登记转账业务的转账日记账。 现金日记账的用途是用来逐日反映库存现金的收入、支出和结存情况，以利于对现金的保管、使用及现金的执行情况进行严格的日常监督的账簿。利用现金日记账的记录，可以检查现金收款凭证、付款凭证有无丢失情况，保证账证相符、账实相符。 现金日记账一般是三栏式，另一种是多栏式。 银行存款日记账是用来逐日反映银行存款的增减变化和结存情况的账簿。通过银行存款日记账的设置和登记，可以加强对银行存款进行日常的监督和管理，并便于与银行进行账项的核对。 银行存款日记账的格式，也有三栏式及多栏式两种。 （二） 总分类账的设置和登记 总分类账亦称为总账，它是按照一级会计科目，分类、连续地记录和反映各种资产、负债及权益以及费用、成本和收入、成果的总括情况的账簿。它能全面系统、总括地反映各企业机关和事业单位的资金循环和收支情况，为编制会计报表提供必要的资料。 总账的登记方法，由于采用的会计核算形式不同，其登记依据和登记程序不一样。它可以直接根据收款凭证、付款凭证和转账凭证，按经济业务发生时间的顺序逐笔登记，也可以通过指定的汇总记账凭证方式按期或分次汇总登记。 （三） 明细分类账的设置和登记 明细分类账也称为明细账。它是根据经营管理上的实际需要，按照某些一级科目所属的二级科目、或明细科目分类、连续记录的反映各种资产、负债和权益，以及费用和收入、成果增减变动等明细情况的账簿。 由于设置和运用明细分类账，能够详细地反映资金循环收支的具体情况，有利于加强资金管理和使用，并呆为编制会计报表提供必需的明细资料。因此，一般企业都会根据实际需要及有关规定，设置和运用必要的明细分类账簿。明细分类账的通用格式有三种，即三栏式明细分类账、金额式明细分类账和多栏式明细分类账。 6．结账和对账 （一） 结账 企业的资金循环和收支是不断进行的，为了总结某一会计期间如月份、年度的资金循环和收支的过程和结果，在账务处理上，必须定时进行结账。结账时，应是日常登记的基础上，按照“应计基础”补充作好调整记录，然后结算出有关账簿、账户的本期借、贷主发生额和余额。 按期做好结账工作，可为编制会计报表作好准备，保证会计报表的及时报送，提高会计报表的质量。但是不允许为了赶编会计报表提前结账，也不允许先编制会计报表，然后结账。 一般企业应每月、每年结算一次账目。 （二） 对账 对账是会计核算的一项重要工作，它主要是通过账项的逐笔核对以及按期编制总分类账户发生额和余额对照表、明细分类账户发生额和余额明细表进行的。建立定期的对账制度，认真做好对账工作，是保证账证、账实相符的重要条件。 对账的主要内容包括：账证核对，账账核对，账实核对。 在对账中，有可能发现错账，需要及时查找更正。 7．编制会计报表 （一） 会计报表的概念 会计报表是会计核算的最终产品，它是以会计账簿资料为主要依据，以货币为计量单位，全面、总括地反映会计实体在一定时期内财务状况、经营成果和理财过程的文件。它是会计实体对经济活动进行事前预测、决策、平时控制和事后检查、分析的重要依据。 （二） 会计报表的种类 1． 会计报表根据编制单位的性质不同，会为企业会计报表和事业单位会计报表。企业单位会计报表，一般包括资产负债表、损益表和现金流量表。 2． 会计报表根据编制的时间不同，可分为月报表、季报表和年度报表； 3． 会计报表根据编报单位不同，可分为基层单位会计报表和汇总单位会计报表（合并报表） （三）会计报表的作用和编制 通过会计报表的编制，可以使投资人、债权人、上级主管部门、财政税务部门、开户银行、审计部门及本单位领导和职工能够全面系统地了解本会计实体一定期间的经济活动情况，同时为加强财务管理，进行会计检查、监督和分析提供了重要依据。 编制会计报表的基本要求： （1） 会计报表的数字必须真实； （2） 会计报表的口径、指标必须统一； （3） 会计报表的内容必须完整； （4） 会计报表的编制和报送必须及时。 会计报表的编制程序： （1） 清查财产 （2） 整理和调整会计记录 （3） 核对账目 （4） 对会计记录进行试算 （5） 结账 （6） 编制会计报表 8.报表汇总与合并，会计报表的公证 为了反映各级企业的财务状况、经营过程与结果，并且满足国家综合平衡工作的需要，各级企业主管部门必须将所属各单位的会计报表加以逐级汇总，编制汇总会计报表。 有些企业外资企业或控股企业，需要编制本企业与相关企业的合并会计报表。 企业会计报表是本企业的会计人员站在本会计实体立场上根据日常会计核算资料编制出来的概括反映企业在一定时期内的财务状况、财务成果和理财过程的报告文件。企业会计报表，除了提供经济信息，帮助企业改善内部经营管理，提高经济效益外，按照规定还应按期报头财政、税务机关和企业的开户银行，既作为考核、监督企业的重要依据，又要作为国民经济综合平衡的重要资料来源，除此之外，使用会计报表的还有企业的投资者、债权人，他们需要根据会计报表了解企业的财务状况、经营成果、理财过程、支付能力、偿债能力，以保证自己的决策正确，合法权益不受侵犯。因此企业年度会计报表应经中华人民共和国政府批准的注册会计师验证和出具证明，进行审计，方为有效会计报表。 (序 时 记 录) 日 记 账 附:会计核算程序基本模式: 经 济 业 务 (试 算 平 衡) 发生额和余额对照表 (结 算) 会 计 报 表 (分 类 记 录) 分 类 账 (分 录) 记 账 凭 证 (原 始 记 录) 原 始 凭 证