第十一讲 商务运行文书---函、意见与会议纪要

null商务文书写作商务文书写作商务运行文书---函(公文函与商务函）、意见、会议纪要函函一、函的含义与特点 1.含义：就是平级单位或不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的一种文书。在商务活动中使用广泛。 2.特点：使用范围广泛，使用灵活方便；行文方向具有多向性；短小精悍，富有“轻骑兵”的美誉。二、函的类型二、函的类型1.从公文内容分：主要有商洽函，询问与答复函，请批和批准函。 2.从文面规格分：公函与便函。 3.从行文方向分：去函（也叫来函）与复函。 4.从商务内容分：保函、联系函、推销函、定购函、确认函、回复函、索赔函、接受函、拒绝函、请求函、催促函、建议函、同意函、商洽函、告知函、询价函、报价函、委托函、交涉函等。三、公文函的结构与写法三、公文函的结构与写法它一般包括标题、主送机关、正文和落款。 1.标题：一是发文机关、事由、回复函对象和文种（函或复函）；一是事由与文种。 2.正文：一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、缘由，然后是要求部分，最后可以用“请函复”、“请复”作结束语。 复函正文包括“引语”和“答复意见”，常用“特此函复”、“此复”等。公文函的格式公文函的格式1.标题---发函用《关于XXXX的函》 复函用〈关于XXXX的复函〉 正式公函，应在标题下方标注发文字号。 2.主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。 3.正文：开头—发函说明缘由、目的，商洽工作原由、情况交代清； 复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。 公文函的格式公文函的格式 主体---发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。 结尾---发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”；复函用“特此复函”、“此复”。 4.落款：发文单位和日期，有的加盖公章，有的写明抄送单位。 商务信函写作要素商务信函写作要素1.信纸——企业信笺 2.收信人——单位名称、职务 3.称谓——尊称 4.开头应酬语 5.正文 6.结尾应酬语 7.祝颂语 8.署名 9.日期 10.左下角标注商务信函例文商务信函例文发给： 上海平安保险公司 2、称谓 副总经理 3、开头应酬语 李中华先生 4、正文 5、结尾应酬语 6、祝颂语 7、署名 8、日期 A4纸公司信笺1.称谓 2.开头应酬语 3.正文 4.结尾应酬语 5.祝颂语 6.署名 7.日期 8.附件商务信函商务信函尊敬的李先生：（称谓） 您好！（开头应酬语） 由香港保险业联合会提出的—— ----------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------ 希望您能在4月23日抵达香港。（正文） 有何需要，请不吝赐教。（结尾应酬语） 顺颂 商祺！（祝颂语） 香港腾飞保险公司副总裁 （手签） 张洪山谨启（署名） 2010.4.5（日期） 附件：XXXX 接前页向下四、函与请示的区别四、函与请示的区别函用于平级单位、不相隶属单位以及业务上有主管与被主管关系的单位间的工作往来。 请示用于具有隶属关系的上下级机关间的往来。 批复与请示相对，复函与来函相对。五、函的写作注意事项五、函的写作注意事项1.开门见山，直叙其事。 2.措辞得体，平等待人，不用指示性词语，比如“必须、应该、注意”等。 3.不要写成请示、报告、批复。 致谢函实例 ××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致 致礼！ ×××敬上 ××年×月×日 致谢函实例 ××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致 致礼！ ×××敬上 ××年×月×日 查询函实例查询函实例×××公司××经理先生： 敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。 今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。 ××公司经理×× ×年×月×日通知提价函实例通知提价函实例×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。 五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。 因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。 ×××公司 ×年×月×日求职答复函实例求职答复函实例××先生： 您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。 我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。 ××公司经理 ×年×月×日意见意见一、意见的含义与特点 1.含义：就是对重要问题提出见解和处理办法的一种文书。 2.特点： 一是使用广泛性。它可以对工作作出指导，提出要求、建议、批评，作出评估。 二是行文多向性。可以是上行、下行、平行文。 三是作用多样性。它可以具有指导、规范、建议、参考、评估、鉴定、批评等作用。二、意见的主要类型二、意见的主要类型按照性质和用途的不同，意见分为以下四类： 1.指导性意见。上级机关布置工作的下行文，并注重原则性和灵活性的结合，规定性和变通性的结合，以便于给下级机关留有工作上的创新余地，因此不宜用决定、命令、通知的文种来布置工作时，可以使用意见行文。 2.实施性意见。对一定时期的工作提出目标、任务、措施、方法和步骤的下行文。二、意见的主要类型二、意见的主要类型3.建议性意见。是向上级提出工作建议、设想的上行文，分呈报性建议意见和呈转性建议意见。 4.评估性意见。这是某职能部门或专业人员就某项专门业务工作，经过调查、研究后写出鉴定、评估结果，并送交有关方面，可以是上行、下行或平行文，可以分鉴定性意见和批评性意见。三、意见的结构和写法三、意见的结构和写法它一般包括标题、主送机关、正文和落款。 1.标题。一是发文机关、事由和文种；二是事由和文种。 2.正文。一般分前言、主体和结语。 前言先概括、分析当前情况、问题和需要采取的措施的原因，用“为了…，现提出如下意见”引出主体。 主体部分写具体的意见，包括目标、任务、实施要求、措施办法、鉴定结论等，一般以条文列项的方式叙述。 结语部分里，呈报性的用“以上意见供领导决策参考”之类结尾；呈转性的用“以上意见如无不妥，请批转xx执行”之类的作结；指导性意见、实施性意见常用“以上意见，请结合实际情况贯彻执行”之类作结，鉴定性意见不用此类结语。四、意见写作注意事项四、意见写作注意事项1.高层机关发布的意见比较原则、指导性强，政治色彩浓；底层机关的比较具体，操作性强。 2.实施性意见要写的具体、可行。 3.建议性意见偏重议论，针对问题较专一。 4.评估性意见要体现科学性、公正性，有理有据。 5.任何意见语言要严肃、得体、简明。意见例文意见例文关于加强农用运输车管理的意见 　　国家计委机械工业部 　　党的十一届三中全会以来，随着农村经济的发展和农民生活水平的提高，农用运输车得到了很大的发展，已成为我国交通运输工具的重要组成部分。但是，最近一个时期，一些地区和部门从局部利益出发，纷纷盲目发展农用运输车，特别是以发展家用运输车为名，上新的汽车项目，生产的四轮农用运输车向汽车靠拢。这种局面如不及时采取措施加以控制，将影响农用运输车的正常发展，进一步加剧汽车工业的分散和重复建设。为了有效地保护和促进我国农用运输车和汽车工业健康发展，现提出以下意见：     一、加强农用运输车行业的宏观管理，对衣用运输车整车和发动机进行统一规划。“九五”期间，各级政府、各部门一律不得审批新的农用运输车整车厂点和多缸发动机厂点。现在生产企业要上四轮农用运输车整车和多缸发动机项目，不论是基本建设还是技术改造，不分内资还是利用外资，都视同汽车项目进行管理；投资不分限上限下，一律要经机械部提出审核意见，由国家计委或国家经贸委审批，重大项目由国务院审批。     二、凡未经国家批准的项目，机电产品进口管理部门不得发放项目所需进口设备和工装模具的有关证明，海关不得放行；行业主管部门不得将项目内车型列入“产品目录”；有关部门不得核发牌照；各级银行不得安排项目的固定资产投资贷款。 　　三、国家对农用运输车行业将采取鼓励兼并、促进联合、发展规模经济、提高规模效益的政策。以改变目前厂点多、规模小的状况。对在兼并联合中具备一定条件的企业，国家将在筹集发展资金上给予一定的支持，以加快其发展。 　　四、由国家计委牵头会同国家经贸委等有关部门对农用运输车的地位和作用、市场需求、发展方向、产品形态、技术标准、使用政策、结构调整、技术改造、加强联合以及与汽车工业发展关系等方面进行系统的研究，制订具体政策上报国务院。 　　　　 ×××x年×月x日会议纪要会议纪要一、会议纪要的含义、特点和类型 1.含义：记载、传达会议情况、议定事项的一种文书。 2.特点：纪实性、提要性、约束性。 3.类型：办公会议纪要和其他会议纪要（专门工作会议、专题讨论会、座谈会、学术研讨会等）。 会议纪要主要有三种写法：条块式纪要（用于大中型会议）、概述（综合）式纪要（用于小型会议和摘要式纪要（用于重要讲话）。二、会议纪要的结构和写法二、会议纪要的结构和写法它一般包括标题、正文、落款。 1.标题。一是会议名称和文种；一是召开会议单位、会议名称和文种；一是使用正副标题，正标题反映会议精神和内容，副标题书写会议名称和文种。 2.正文。它包括导言、主体和结尾三部分。 （1）导言包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、与会人员、议题、成果等。二、会议纪要的结构和写法二、会议纪要的结构和写法（2）主体。它是核心部分，重点写会议的情况、成果、评价、问题分析、会议议定事项、提出的要求等。一般采取分条列项式、综合式与摘要式来叙述。 （3）结尾。对与会者提出希望和要求，也可不写结语。 会议纪要的格式 会议纪要的格式 1.标题:(1)会议名称+纪要 (2)单位名+会议名+纪要 (3)正题（主题）+副题（会议名称+纪要） 时间：标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间。 会议纪要的格式会议纪要的格式2.正文：（1）概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素。 （2）主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。 （3）结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希 望、 号召 3.落款：正文右下方署明主办单位或会议名称。 三、会议纪要写作注意事项三、会议纪要写作注意事项1.掌握会议全部情况。 2.抓住要点，突出重点。 3.会议记录是会议纪要的基础和根据。 4.会议纪要常以“会议”为第三人称叙述，比如“会议认为”、“会议决定”、“会议提出”、“与会者一致认为”、“会议希望”、“会议号召”等开头语。 5.以叙述为主，文字简明扼要。会议纪要例文会议纪要例文公司第一次总经理办公会议纪要 2009年4月22日下午，公司召开第一次总经理办公会议，研究讨论公司经济管理、资金管理办法、机关2003年3-5月份岗位工资发放等事宜。张xx总经理主持，公司领导，总经办、党群办及相关处室负责人参加。现将会议决定事项纪要如下： 　　一、关于公司经济合同管理办法 　　会议讨论了总经办提交的公司经济合同管理办法，认为实施船舶修理、物料配件和办公用品采购对外经济合同管理，有利于加强和规范企业管理。会议原则通过。会议要求，总经办根据会议决定进一步修改完善，发文执行。 　　二、关于职工因私借款规定 　　会议认为，职工因私借款是传统经济产物，不能作为文件规定。但是，从关心员工考虑，在职工遇到突到性困难时，公司可以酌情借10000元内的应急款。计财处要制定内部操作程序，严格把关。人力资源处配合。借款者本人要作出还款计划。 　　三、关于公司资金管理办法 　　会议认为计财处提交的公司资金管理办法有利于加强公司资金管理，提高资金使用效率，保障安全生产需要。会议原则通过，计财处修改完善后发文执行。 　　四、关于职工工资由银行代发事宜 　　会议听取了计财处提交的关于职工岗位工资和船员伙食费由银行代发的汇报，会议认为银行代发工资是社会发展的必然趋势，既方便船舶和船员领取，又有利于规避存放大额现金的风险。但需要2个月左右的宣传过度期，让职工充分了解接受。会议要求计财处认真做好实施前的准备工作，人力资源处配合，计划下半年实施。 　　五、关于公司机关11月份效益工资发放问题 　　会议听取了人力资源处关于公司机关11月份岗位工资发放标准的建议。会议决定机关员工3-5月份岗位工资发放，对已经下文明确的干部执行新的岗位工资标准，没有下文明确的干部暂维持不变。待三个月考核明确岗位后，一律按新岗位标准发放。 　　会议最后强调，公司机关要加强与运行船舶的沟通，建立公司领导每周上岗接船制度，完善机关管理员工随船工作制度，增强工作的针对性和有效性。会议记录会议记录一、作用：真实客观反映会议内容和进程，为日后存查备考提供历史依据 二、种类：摘要记录、详细记录、音像记录 三、格式： 开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持人、记录人） 正文（按会议进程记录内容） 结尾（主持人总结、记录人和主持人签名）会议记录例文会议记录例文 XXX 扩大会 地点：1号会议室 时间：2000年8月5日 出席人：XXX YYY JJJ FFF LLL 缺席人：RRR 主持人：NNN 记录人：VVV 会议内容：听取考察GG的汇报，研究我市实施意见。 一、JJJ汇报考察情况 -------------------------------------------接上页接上页---------------------------- 二、研讨（略） 三、决议 1、--------------------------------------------- 2、--------------------------------------- 3、--------------------------------------------- 4、----------------- 主持人签名： 记录员签名：简报简报一、简报的含义、特点、作用与种类 1.简报是单位广泛使用的内部小报 ，以消息报道为主。文体可多种：、经验总结、情况通报、评论等。 2.特点：简明扼要、真实可信、迅速及时、内部交流。 3.作用：上情下达、下情上达、同级互通情报 4.种类：情况简报（工作简报）、会议简报。 二、简报格式二、简报格式 1.报头：约占1/3，报名、期数、主编、日期、密级。 2.正文：先按语、再标题，可载多文。 3.报尾：报、送对象、印发份数。简报报头简报报头密级 东软简报 第 38 期 济南东软集团公司 2009年9月8日会议简报会议简报1.目的： 反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）。 2.类别： （1）摘要式—将有代表性、启发性的发言摘录整理，让其他组了解。 （2）概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供阅。简报写作要求简报写作要求1.快：抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。 2.新：提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。 3.实：内容真实准确可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。 4.短：行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的 。 会议简报例文 会议简报例文报头 XXX会议简报（第X期） XXX会议秘书处编 XXXX年X月X日 正文 XXXXXX（标题） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 报尾 报：XXXX（上级） 发：与会代表 （共印XX份）