电话管理制度

电话管理规定 电话是公司内所有工作人员的重要联络方式，为保证通讯联络的畅通，电话使用，保证各项工作的正常开展，特制定本。 一、固定电话 1.综合办公室负责电话的安装、使用、维修、停机、话费审核等相关事项的统筹管理； 2.实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即为负责人，若无固定使用人则为部门负责人负责； 3.电话责任人负责管理自己的电话及控制电话费用； 4.办公室电话主要用于工作联系，提倡使用文明、简洁的语言，以减少通话时间； 5.使用电话时严禁在电话上闲谈；不允许使用公司电话打私人电话； 6.严禁用办公电话拔打信息台；电话聊天、谈笑；非本公司工作人员不准使用本公司话机打电话； 7.人员调整或更换工作台，原则上电话及电话号码随其带走； 8.部门因业务调整需新增电话，由部门填写《电话#申请表#》经分管经理审核后报综合办公室，综合办公室报总经理审批同意后，报建设公司信息中心进行电话安装； 9.使用者如发现话机、线路等出现故障要及时报修；不得影响公司的正常联络。 二、移动电话 1.部门负责人以上及项目关键岗位人员（如安全员，站长、调度、综合员、值班人员）需保证手机24小时开机，以便突发事件的处置； 2.公司其他员工，需保证每天的7:00-22:00之间保持开机状态（因乘坐飞机等特殊原因需关机的除外）； 3.上班期间不得长时间利用手机打私人电话，如遇电话尽量长话短说，不要长时间占线，以便一些因公事务的及时联络； 4.如遇手机停机需在12小时内尽快交费开通。 三、话费管理 1.固定电话 办公室每部电话月话费不得超过50元，特殊情况应由责任人写出书面说明，经主管经理审核确认； 用公司电话拔打的私人话费或声讯台费，综合办公室核实后交由电话责任人，由电话责任人负责提供拔打人员姓名，如查找不出拔打私话或声讯费用人员则由电话责任人全额承担，进行签名确认后由交由财务从当月工资中扣除； 信息中心统计的系统话费清单，经综合办公室审核签字后，报总经理审批，财务支付。 2.移动电话 公司给予每位员工一定金额的电话补贴(随工资一同发放)，发放如下（单位：元/月）： 公司本部 外埠 科级 科员 科级 科员 100 50 200 100         四、内部通讯录的更新管理 1.凡手机号码更改者，需在5小时内主管领导，并同时通知综合办公室及重要的相关联络人； 2.综合办公室定期更新公司通讯录。并传递给公司相关人员，以备联系之用，公司重要领导处更新纸质电话号码薄； 3.公司员工有义务保管好公司内部通讯录，不轻易向外人泄露重要领导联系号码。 四、罚则 如遇突发事件或紧急公务而因手机关机、停机、长时间占线而无法联络者罚款50元，如因此而给公司造成重大损失的，除承担罚款外根据公司相关规定给予行政处罚。 本办法自发布之日起执行。 附：拨打接听电话礼貌用语及规范 一、拨打电话 1.打电话的时间应尽量避开上午8点前、晚上6点以后的时间，还应避开午休及晚饭时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，通话时间尽量控制在5分钟以内； 2.通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。要预先做好准备，想好通话主要内容，做到语言简洁明了； 3.拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再确认一下对方；应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。 二、接听电话 1.接听电话应尽量在电话铃响2-3声时接听,电话接通应首先问好并自报单位、姓名； 2.接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作； 3.在接听电话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时应答，给对方以积极的反馈；通话不清楚或听不明白时，要马上告诉对方； 4.对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方,“对不起，声音有点小。” 5.通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。 三、代接电话 原则上接到不属于自己分管的业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同事，请他给客户回电话，解决问题。 如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。 通话时。通话时如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接话人。 凡外来电话，遇被访人外出时，应由部门靠近人员接听，并为其做好电话，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。 电话申请表 申请时间： 年 月 日 申请部门 申请人 联系方式 申请类别 □新增电话 □开通来电显示 □重新开通 □开通国际长途 □开通国内长途 申请用途 具体安装 位置 申请数量   申请日期 部门意见 签 名： 年 月 日 分管副总 意见 签 名： 年 月 日