电子邮件公文

电子邮件公文 篇一:公文邮件模板 尊敬的二位领导: 您好～我是绩效专员Snow(侯文文)，附件是综合各方资料后初步拟定的绩效考核表，敬请领导们审阅～鉴于对项目现场情况了解的局限性，还请领导们能够批评指正: 1、绩效考核表中所有指标和权重，仅供参考。请二位领导依据现场工作的实际情况，做相应的修改分析。 2、二位领导是项目现场的专家，更了解现场情况，绩效考核表中些许指标可能有偏颇之处，尤其是专业指标，还望二位领导能够不吝赐教～如有更好的建议，请及时提出。 3、欢迎二位领导对绩效考核工作的其他方面 提供多样化建议。 4、绩效考核指标的建立只是整个绩效管理工作的第一步，人资部也正紧锣密鼓地拟定绩效管理，望各位领导能够多多支持，不吝指教～ Dear Sunit, 您好～我是绩效专员Snow，主要负责公司的绩效管理工作。贸然打扰您的休假(或工 1 作)，很抱歉。根据公司的发展状况和长久规划，综合各 方因素，公司决定实行绩效#管理#，建立绩效管理体系。 希望您能够对绩效管理工作予以支持。如您对绩效管理工作 有好的建议，欢迎您提出。 Dear Sunit, This is Snow Hou, the performance specialist of NG, charging the work of performance management. I am so glad to get in touch with you and introduce myself.According to the development of the company and plans for a long time, the company decided to implement the performance appraisal system. We will be particularly grateful to you for your support.Thank you and look forward to having your suggestions on the performance management. Yours Sincerely Dear Sunit, This is Snow Hou, the performance specialist of NG. I'm mainly responsible for performance management. It's my great honor to cooperate with you. For the long-term development and bright future, our company has implemented the performance appraisal system. I'd appreciate it if you could support the 2 performance management work. Please feel free to contact me for any confusion or good suggestion Thank you and look forward to having your suggestions on the performance management. Yours Sincerely Dear Thandava, This is Snow Hou, the performance specialist of NG. I'm mainly responsible for the performance management of NG. It’s my great honor to cooperate with you. Our company has implemented the performance appraisal for long-term development and bright future. The detailed information will be sent to you soon. I'd appreciate it if you could support the performance management work. I’m sure we'll enjoy a good cooperation. Please feel free to contact me for any question or good suggestion. Thanks and look forward to hearing from you soon. 篇二:关于电子邮件格式 商务电子邮件格式 一、关于主题 1. 一定不要空白标题。 3 2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。 3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一 般邮箱会自动生成，写了反而累赘。 4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 6. 可适当用使用大写字母字符(如“* ～”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度， 特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。 8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前 忘记检查主题。 二、关于称呼与问候 1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 3. Email开头结尾最好要有问候语 4 最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。 结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 三、正文 1. Email正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。 Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。 2. 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对 5 方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6. 合理提示重要信息 7. 合理利用图片，等形式来辅助阐述。 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。 四、附件 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 6 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送。 五、语言的选择和汉字编码 1. 只要必要的时候才使用英文邮件。 2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。 4. 选择便于阅读的字号和字体。 中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。 六、结尾签名 1. 签名信息不宜过多。 电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。 2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应 7 该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一(来自:www.xLtKwj.coM 小 龙 文档网:电子邮件公文)般应选择比正文字体小一些。 七、回复技巧 1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的， 这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2. 进行针对性回复 当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。 3. 回复不得少于10个字 4. 不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说 8 明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。 5. 要区分Reply和Reply All (区分单独回复和回复全体) 如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。 如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。 如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”之前，要再三确定。 6. 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。 八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC(区分收件人、抄送人、密 送人) 9 1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2. 而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC 的人有建议，当然可以回复。 3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。 4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低 到高都可以。 5. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6. 转发邮件要突出信息 篇三:商务电子邮件格式 商务电子邮件格式 一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分: ? 主题 ? 称呼与问候 ? 正文 ? 附件 ? 语言与编码 ? 签名 ? 回复邮件 10 ? 发送、抄送、密送 ? 主题 不能有空白标题;主题要简短，不宜冗长;一封信尽可能只针对一个主题，避免在一封信内谈及多件事情。 ? 称呼与问候 邮件开头要恰当地称呼收件人，如果对方有职务，则按职务尊称对方，如“**经理”、“部长”等。如果不知道对方职务，也可按“**先生”、“**小姐”尊称，但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“All”。开头写“Hi”或“您好”，结尾常见的可写“Thanks and Best Regards”，或中文的“祝您顺利”。 ? 正文 正文应简明扼要的说清楚事情，要注重用词、语气和行文通畅，多使用敬语。若事情复杂可用1、2、3、4罗列出来，合理利用表格和图片，便于查看。 ? 附件 如果邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看;附件数量不宜超过4个;若附件是特殊格式，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。 ? 语言与编码 由于存在中英文编码不同的问题，尽量不使用英文邮件，除非特殊需要;中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用5号或10号。 11 ? 签名 每封邮件结尾都应署上签名，便于对方清楚发件人信息;签名档包括:姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息;引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的，如座右铭、公司口号等。 ? 回复邮件 收到他人的重要邮件后应即刻回复一下，特别是对一些紧急重要文件;若处于出差或休假中，可设置自动回复，以免影响工作;回复的字数尽量不要少于10个字，以示尊重。 ? 发送、抄送、密送 TO:TO指接收者。TO的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的，理应对邮件予以回应。 CC:CC指抄送。CC的人只需要知晓邮件的内容，没有义务对邮件予以回应。但如果CC的人有建议或意见的话也可以回复邮件。 BCC:BCC指密送。即收件人不知道邮件发给了BCC的人，一般用于非常规场合。 其中，TO和CC中的各收件人排列要遵循一定的规律。如按部门排列;按职位等级从高到低，或从低到高。 注意～ 当使用职场邮件对外沟通时，应谨守商业电子邮件分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些情况下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。 12 二、在职场邮件中，最重要的是学会如何正确使用发送、抄送、密送。 公司邮件内容主要分为两类，一是问题沟通类，二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。 1) 问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。 2) 信息类邮件(包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作 小结等。) (一) 关于主送 应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。 确定收件人是: a) 请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可 同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。 b) 受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权 归属写明主送人和抄送人。 (二) 关于抄送 抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成 13 人力、物力的浪费。 1. 应当抄送的情况 a) 除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人。 b) 向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上属。 c) 上级受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级。 d) 下级因特殊情况必须越级请示时，应当抄送给被越过的上级。 e) 上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。 2. 不应当抄送的情况 凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。 14