浅谈铁路工程投标报价编制基本程序及技巧

浅谈铁路投标报价编制基本程序及技巧 2013-12-09 10:56:47 来源:中华铁道网 铁路建筑工程通过招投标,进行公平交易、平等竞争,有利于确保和提高工程质量、缩短工期、降低造价、提高工程效益,促进基建工程按程序办事,促进施工企业技术进步,使建设单位(业主)通过招投标程序能够公平、合理、客观地选择施工单位。 (中华铁道网通讯员赵伟)铁路建筑工程通过招投标,进行公平交易、平等竞争,有利于确保和提高工程质量、缩短工期、降低造价、提高工程效益,促进基建工程按程序办事,促进施工企业技术进步,使建设单位(业主)通过招投标程序能够公平、合理、客观地选择施工单位。故此,为提高中标了,避免出现废标,并使所投标的工程中标能获得较大利润,作为投标报价人员,在编制投标报价文件时就应掌握其基本程序和一般技巧。本文总结我最近几次参加集团公司组织的铁路工程投标报价工作的经验,谈些体会,与同行共享。 一、铁路投标报价文件组成 招标单位在招标文件中会对投标文件的编制提出要求和规定格式。特别是报价文件的清单一般都提供项目、工程数量和单位,并注明必须按给定清单格式填写和编制。如果投标单位未按要求的格式填写和要求的内容装订,则投标书按规定视为废标。铁路投标报价文件一般有下列内容组成。 1、报价编制说明 2、表4-1工程量清单表(如需要) 3、表4-2甲供材料数量及价格表(如需要) 4、表4-3设备清单表(如需要) 5、表4-4工程量清单投标报价汇总表 6、表4-5工程量清单计价表 7、表4-6工程量清单子目综合单价表 8、表4-7材料费计算表 9、表4-8设备费计算表 10、降造措施 11、安全生产费费用组成分析表 12、总承包风险费费用组成分析表 13、其它招标文件规定的应付的资料(如单项预算表、补充单价分析表、运杂费单价分析表等) 二、铁路投标报价文件编制步骤 在编制报价文件时,一定要全面地响应招标文件的要求,否则容易造成报价偏离业主要求及其他投标人的报价而成为废标。 (一)、编制投标报价文件前期的准备工作 编制投标报价前,编制人员一定要先认真阅读资审、招标文件,明确招标单位在招标文件中给定的编制范围、编制依据和编制等,做到既合法又合理,该列入的费用不可漏项,不该纳入的费用绝不能列人,这样使编制的报价完整有效。不明之处在资审、招标文件限定时间内咨询招标代理机构或直接向招标人提出书面补遗澄清申请,做到事无巨细、深入透彻的弄清资审、招标文件的各项要求。在阅读招标文件时,首先要通读,然后再重点阅读: 1、注意招标单位是否有特别的要求,不同的招标单位,它的格式以及排版要求都是不同的,如标书的组成、顺序、等,所以我们在做标书前应该第一件事是认真研读招标单位的招标文件,这也是招标中评委所依赖的评分、评标的依据,这样既可以了解标书的格式,也可以在评标中知道哪里可以和评委申述以及疑问的依据。 2、投标人须知前附表中查清投标最高限价,安全生产费、总承包风险费等招标文件中明确规定的几项固定金额。 3、注意工程量清单说明、投标报价说明及其他说明。为了保证投标书不会因为报价填写不符合招标文件格式要求而成为废标,报价编制人员一定要仔细阅读工程量清单说明、投标报价说明及其他说明,严格按要求的格式和内容进行编制和填写。因此有必要提前编制按给定的表4-1至表4-8格式好空白电子表格,以备后用,不要使用哪个表格编辑修改哪个表格,以免出现漏洞。 4、注意合同条款(包括通用、专用条款,如:保险、计量与支付、索赔、变更、价格调整等)。 5、注意评标办法(有关报价方面)。 6、查清暂定金、甲供材料及设备数量单价等。 7、查看是否给了编制期的材料价格及相关的信息。 8、对照补遗书,核实更正工程量清单中需要改变的部分,将最终的工程量清单分章节复制粘贴到表4—5和表4-6中。 (二)、进行投标报价文件的预算电算 得到设计概算文件后,便可使用《铁路工程投资控制系统》进行工程预算电算做报价分析了,打开铁路工程投资控制系统进入操作界面后,其步骤为: 1、新建项目文件。 2、设置项目属性(编制范围、基期价格文件等)。 3、在总概算窗口设置编制基础数据(费率、工料机编制期单价、运杂费分析、特殊施工增加费、大临费用分析、补充材料和机械、补充定额等)。 4、确定费率(注意特殊施工增加费的设置(如有))。 5、建立工程量清单框架、清单条目、工程数量录入、计算参数设置(工程类别、材料价差号、工费方案、运费方案等)。 6、定额录入(配合清单计价子目划分,注意定额说明,做到不重复不漏项。)、调整,进行单项概算。 7、抽料调差、系数调差、运杂费分析。 8、输出单项概算、清单报价表、工料机明细表。 9、复核(取费、工料机单价、录入单位换算是否正确,各项指标是否有较大变差)。 因为整个电算过程要在收到设计概算很短的时间内,完成全部输入计算的工作内容.任务重、时间紧,又要保证每个章节指标不出现大的失误,虽然很困难却又是必要的。因此,电算基本完成后,为了做到更有把握.最好将各项大指标整理出来,与以往的同类工程项目概、预算指标和投标报价中确实可靠的指标进行比较,如果出现误差而对误差又没有充分把握时,应对误差进行分析、整理和记录。能分析出原因的,是否进行修正应直接提供给公司投标决策层,并附分析记录和说明。确实有必要时,可进行重新分析计算,直至满足要求。 10、调价确定初稿报价,导出(乙)工程量清单计价表和(乙)工程量清单子目综合单价分析表及其他需要的数据电子表格。 投标报价文件电算的具体操作方法,详见本文后所附《铁路工程投资控制系统单机版软件实例操作》的网址,进入网页查看。 (三)、投标报价文件的后期的编辑工作 1、进行表4-4和表4-6配套表格与从铁路工程投资控制系统导出(乙)工程量清单计价表和(乙)工程量清单子目综合单价分析表的链接并完善其它表格的填写。 2、编写报价编制说明、降造措施、安全生产费费用组成分析表、总承包风险费费用组成分析表。 3、复核上述报价电子文件。 4、将上述文件用PDF虚拟打印机打印输出成PDF格式文件(如下图),再用AdobeAcrobat9Pro软件(建议使用此软件,可将非打印PDF文件转化成WORD文件)或FoxitPhantomPDFBusiness软件,对转化成PDF格式的文件进行添加、删除、插入、提取、添加页码等编辑工作,制作成电子书格式(有关AdobeAcrobat9Pro软件下载及使用,见本文后附网址)。 5、打印输出初稿,按照资审、招标文件、补遗书要求,仔细对照资审、招标文件检查、审核,以免漏项,认真进行自审、换手互审、研讨无误后,交予局经营部主管领导审核并形成最终稿,装订成册。 三、编制投标报价文件的降价技巧 设计概算总额常常远高于招标文件规定的最高报价现价,这就要求我们在编辑报价文件时对概算进行合理的降价。降价的一般方法是在基本报价的基础上,单价均匀下降某个百分数,该方法固然简单可行,但工程中标后,无形中会损失某些费用,降低工程施工中的利润,因此在目前的投标项目中,一般均采取先个别下调,再均匀下调,最后在总承包风险费中微调的方法。其方法用: (一)、采用工程类比法 根据经验,采用工程类比法,降低或提高某些项目的单价通常以工料机乘系数的方法实现。 (二)、采用不平衡单价 不平衡单价原则指在总价不变的前提下,通过增加工程量清单中的某些项目的单价,同时降低另外某些项目的单价的方法,以保证工程中标后获得较大的经济效益。实际操作中为了降低总价,而往往采取降多增少的对单价进行不平衡调整。可以调高的单价:超前支付的项目、工程量肯定会增加的项目、暂定项目中肯定要做的项目等。使用此技巧要仔细招标文件规定!其具体情况如下: 1、图纸不明确或者有错误,预计实际施工中工程量会增加的项目,单价应适当提高,反之应适当降低。 2、对能早期得到结算付款的分部分项工程(如:土方工程)的单价定得较高,对后期的施工分项单价适当降低。 3、估计施工中工程量可能会增加的项目,单价提高;工程量可能会减少的项目单价降低。 4、没有工程量,只填单价的项目,其单价提高些,这样做既不影响投标总价,以后发生时承包人又可多获利。 5、对于暂列数额,预计会做的可能性较大,价格定高些,估计不一定发生的则单价低些。 6、内容说明不清的,单价降低。(为后面索赔或合同变更留伏笔) 7、对于明显的设计不合理,估计设计修改后工程量会减少的项目,单价应适当降低。 (三)、其它降价的方法 采取降低部分材料编制期价格、降低施工措施费率、降低运杂费单价等方法达到降价的目的。 四、编制铁路投标报价文件常见错误 1、报价编制说明要符合招标文件要求,繁简得当,相关单价、金额、费率等与招标文件要求的一致。 2、报价表格式是否完全响应招标文件要求格式,子目排序是否正确。 3、“表4-4工程量清单投标报价汇总表”、“表4-5工程量清单计价表”、“表4-6工程量清单子目综合单价分析表”及其他报价表是否按照招标文件规定填写,相关联的数字是否吻合,是否有算术错误。。 4、“表4-4工程量清单投标报价汇总表”的单价与“表4-5工程量清单计价表”的指标是否吻合,是否有算术错误。“表4-4工程量清单投标报价汇总表”费用是否齐全,特别是来回改动时要特别注意。 5、“表4-6工程量清单子目综合单价分析表”与“补充单价分析表(如需要)”、“运杂费单价分析表(如需要)”的数字是否吻合,工程数量与招标工程量清单是否一致,是否有算术错误。 6、“补充单价分析表(如需要)”、“运杂费单价分析表(如需要)”是否有偏高、偏低现象,分析原因,所用工、料、机单价是否合理、准确,以免产生不合理的不平衡报价。 7、“运杂费单价分析表(如需要)”所用运距是否符合招标文件规定,是否符合调查实际。 8、配合辅助工程费是否与标段设计概算相接近,降造幅度是否满足招标文件要求,是否与投标书其他内容的有关说明一致,招标文件要求的其他报价资料是否准确、齐全。 9、定额套用是否与施工组织设计安排的施工方法一致,机具配置尽量与施工方案相吻合,避免工料机统计表与机具配置表出现较大差异。 10、定额计量单位、数量与报价项目单位、数量是否相符合。 11、“表4-5工程量清单计价表”表中工程项目所含内容与套用定额是否一致。 12、“表4-4工程量清单投标报价汇总表”、“表4-5工程量清单计价表”采用Excel表自动计算,数量乘单价是否等于合价(合价按四舍五入规则取整,即用 “=ROUND(An*Bn,0)”计算乘积)。合计项目反求单价,单价保留两位小数。 五、编制铁路投标报价文件常见错误实例分析 (一)、表4-4工程量清单投标报价汇总表 注意各章及各条目的金额数可直接链接表4-5工程量清单计价表中的相对应的数值,不能错行误填。 (二)、表4-5工程量清单计价表注意事项 1)、编号、节号、名称、计量单位、工程数量应完全按照招标单位提供的工程量清单及补遗更改后的清单填写。 2)、表4-5工程量清单计价表如下: 3)、“综合单价”应直接链接从“铁路工程投资控制系统”导出的“(乙)工程量清单计价表”单价部分。 4)、(乙)工程量清单计价表如下: 5)、“合价”应复制从“铁路工程投资控制系统”导出的“(乙)工程量清单计价表”合价部分,保留原“(乙)工程量清单计价表”中计算,并重新计算合价结果,保证合价=工程数量*单价。 6)、表4-5工程量清单计价表,应于从“铁路工程投资控制系统”导出的“(乙)工程量清单计价表”层次及行数一致,以便链接复制时数量位置统一。 7)、表4-5工程量清单计价表中计量单位除了“元”的外,有数量就应有单价、合价。如下表有数量无单价和有单价无数量都是错误的。 该填的不填,出现的原因可能是在铁路工程投资控制系统电算时没有填写工程数量或者填写了工程数量但在“自动计算工程”处选择了“是”。 不该填的填写了,出现的原因可能是在铁路工程投资控制系统电算时填写了工程数量。 8)、招标文件规定的不变的暂定金可以直接输入,以免在预算软件中调价导出“(乙)工程量清单计价表”后有变动。如下表。 (三)、表4-6注意事项 易出错误及注意事项参照表4-5所述。 (四)、表4-7注意事项 表4-7材料费计算表应完全按照招标文件给的表格格式和数量填写。 (1)甲供材料费计算表,数量、单价、合价按招标文件填写,最后的总价要与规定的总价一致。 (2)主要自购材料价格表填写主要的水泥、地材、钢材即可,单价要与《铁路工程投资控制系统》中编制期价格一致,如招标文件有给定的部分材料价格,则要按给的价格填写。 (五)表4-8设备费计算表 表4-8设备费计算表应完全按照招标文件给的表格格式和数量填写。如无则不需填写,但此表格必须要有。 六、使用excel编制铁路投标报价文件的技巧与方法 铁路工程项目投标的工作量很大,一般铁路项目光清单就有好几十页,做铁路投标报价如果没有点方式方法很难完成任务。在这里介绍比较实用的几种快捷方法。 (一)、巧用excel公式帮助检查清单 有时业主提供清单变更时没有明确标出变更地方,只是提供了所有清单并说明以此清单为准,如果一项一项去查业主究竟在哪块变了,是要花费很多功夫和时间,而且误差比较大。如果将两份清单并排放在一张excel电子表格中,然后运用条件检测函数if,就可以在两分钟内查出变更之处。可编辑如“=if(E7=K7,"ok","出错")”确认后将公式复制到指定显示的区域即可。 也可用函数:=EXACT(D7,J7),或=D7=J7返回true相同,返回false不同,进行检查审核。 以上方法也可用于审核工程量清单和在输入《铁路工程投资控制系统》中的导出清单是否一致。 目前我们投铁路报价用的软件是天津铁路工程定额所编制的《铁路工程投资控制系统》,其报价软件的清单不能直接由电子表格清单导入,只能一项一项清单输入后再分层次,这样就会出现一些误差率;由于清单量大,有时清单单价没有填导出后就更不容易被发现,导致清单漏报单价,采取上述方法快速复核就会减少误差,也就提高了铁路工程投标的准确性。 (二)、利用编辑好的公式复制来完成双单位指标的计算 在铁路工程投标报价清单中经常会出现一些双单位的情况,我们就必须响应招标文件在单价栏内填写双指标 在下表G13合价栏内我们通常用公式编辑它的双指标,其公式如下: “=ROUND((VALUE(LEFT(E13,SEARCH("\",E13)-1)))*F13,0)”便可计算出结果。此公式的资料保存好,等用到时直接复制就便利了。 (三)、使用excel电子表格分列将概算中定额名称后含参数的部分单独分列到两个单元格内 在收到的设计概算中,所套用的定额常有许多被调整后的,因此定额编号后都有“参”及工作项目后有“[……]”有参数,通常在复制粘贴后要逐一复制粘贴到定额调整栏内,然后再删除“参”及“[……]”这样计费工且也容易看错行出现结果错误。 例如,下表中B9:B12单元格区域中的[……]部分单独分列到单独的单元格中,以便定额复制-粘贴时直接将定额编号、名称、参数直接导入到铁路工程投资控制系统中,这时就用到分列数据功能。其步骤为: 1、将合并的单元格分解原始单元格,如下表: 2、插入列在B列右侧插入一列,如下表 3、选定所要分列的B列,单击数据—分列—选择分隔符—点击下一步—选择其他—在其他框内输入“[”—点击下一步—点击完成—下表的确定,分列即成功,上述步骤如下各表: 1)、插入列 2)、点击“数据”、点击“分列”、选定“分隔符号”。 3)、选定“其它” 4)、在“其它”右侧空格内输入“[”符号,单击“下一步”。 5)、选定“常规”,单击“完成”。 6)、单击“确定” 7)、分列完成后的结果如下表 4、用查找和替换之替换工具将所有的“参”和“]”分别替换成空白,即去掉了所有的“参”和“]”。结果如下表 5、数据列要按照《铁路工程投资控制系统2011-单机版》定额录入拦固定的顺序,依次是定额编号、定额名称、单位、工程数量输入、数量、单价、单重、定额调整,其中定额编号不能为空。调整定额参数所在的列数,如下图, 6、在Excel中选中数据区域后,按Ctrl+C或点击右键的[复制]。打开软件,进入要粘贴的小计,光标定位于要粘贴的位置,点击右键的[粘贴],数据便粘贴到指定位置,结果就直接都出来了。 七、编制铁路投标报价文件的人员应具备的基本要求 投标报价人员要具备较高的专业水平、业务能力等综合能力:作为报价人员涉及的方面是非常的多的,要懂技术,要懂预算,要会分析成本,要学会综合报价及不平衡报价,要有策略,所以做报价的人员往往都是经历过现场,预算等岗位的人员。 要心细如丝,能不厌其烦,投标文件有许多条款是关于废标的,只要一不小心就会废标,可以说,废标的条款每一条上都有人摔过跤,这是教训。 要具有一颗对工作极强的责任心和敬业精神:一切起源于人,一切结束于人。投标工作往往是加班的,尤其是投标的前一天,要有吃苦耐劳的精神,要有责任心奉献精神。只有自己的辛苦要比别的岗位付出更多,才可能做得是合格的。 要用自控能力:作为投标人员要有很强的自控能力,出差到各地投标,花花世界,无奇不有,形形色色,防不胜防.要学会克制,要学会自控,大家独醉我独醒,防止贻误投标大事。 八、结束语 投标标价文件编制是投标的关键性工作,也是整个投标工作的核心,企业给予了高度的重视。标价文件编制是否得当,不仅影响施工企业能否中标,而且影响到企业在激烈竞争能否生存和发展。我们只有在工作中不断拓宽视野、总结积累经验和教训,才能完善投标报价的编制水平,在激烈的竞标中立于不败之地。