以“管理和效益”为中心 当好服务型卫士——上海柴油机股份有限公司审计法律室

以“管理和效益”为中心 当好服务型卫士——上海柴油机股份有限公司审计法律室 以“管理和效益”为中心 当好服务型卫士 ——上海柴油机股份有限公司审计法律室 ? 经验交流? 锄 —— 上海柴油机股份有限公司审计法律室 2004年实现业务转型的重要一年.在公 司领导的重视和大力支持下,审计法律室围 绕公司的各项重点工作,开展了积极有效的 审计监督和管理服务.特别是对于各职能部 门监管不到位的业务环节,作为工作重点, 堵住了公司效益流失的出血点,保护了管理 体系的健康运行. 一, 开展资产有效性审计,确保公司资 产的收益性和安全性 1,对营销部存放外地资产的管理情况 进行审计检查. 近两年,公司在营销方面的投入比较 大,加之柴油机销售业务的迅猛增长,公司 营销网络也在快速扩张.目前公司在全国各 省市已建立了33个办事处,4个配售中心, 投放了2700万元的配件,并在北汽福田和 柳工建立了柴油机外库,资产总额相当大. 由于营销系统业务繁忙,加之这些资产均在 远离上海的各个地方,资产的安全性和有效 性较少受到相关职能部门的关注,存在较大 风险.审计对这一问题给予了极大关注,分 两阶段对营销部异地资产的安全性,有效性 进行审计检查.4,5月份,审计人员分别赴 南京,石家庄,太原,西安,郑州等地,开始了 第一阶段的审计工作,就计划制订与执行, 库存管理,2S商控制,信息传递,资产运作 质量控制等业务环节进行了全面检查,就闲 置标准件的处理,配件计划投放,物流与资 金不同步等问题与市场营销部进行沟通,提 出一系列建议,督促营销部制订整改计划, 进行整改.10月份,审计先后赴沈阳,长春, 成都,重庆,柳州等地进行第二阶段的审计 检查工作,一是跟踪审计建议的落实情况, 二是对于资产管理情况进行深入审计评估. 充分促进各项审计建议能够得以落实. 2,组织应收账款专项审计,督促职能 部门防范坏账风险. 2004上半年,公司柴油机产销两旺,但 同时带来了应收账款的上升,6月末的应收 账款比年初上升9211万元,升幅达41%,应 收账款成为影响公司经济运行质量的重要 方面.由于公司没有一套专门进行应收账款 监管的组织和机制,为了控制风险,审计法 律室便着手对应收账款的质量和管理情况 进行检查评估. 2004年7月份,审计对东风销售公司 的应收账款管理情况进行专项审计.运用指 标对比,账龄分析等对应收账款总体情 况进行分析性复核,对关键客户授信额度的 执行情况逐一进行全程跟踪,对合同管理及 账款清欠情况进行细致检查,指出了销售公 司在合同签订,信用额度控制等方面的问 题,并针对性地提出5条审计建议.通过对 审计建议的执行情况进行后续跟踪,消除了 部分应收账款管理的薄弱环节,在一定程度 上降低了公司的坏账风险. 3,对资产管理"死角"进行审计检查 由于公司生产规模大,流转环节多,存 . 41? 货的分布范围广,加上部门职能衔接上的偏 差,生产中易形成呆滞存货及账外资产,这 些资产没能引起职能部门的重视.有些资产 由于管理不善,随着时间的推移而损毁,公 司的利益在无形中流失. 近几年,整机赔偿量以超过公司销售增 幅的趋势在上升,由两位数到2004上半年 已达到289台.基于以上情况,审计室以三 包返回的旧柴油机及故障配件为突破口,对 不良资产开展审计检查.在对旧柴油机进行 审计中发现了诸如整机赔偿控制不严,旧机 收回不力,资产记录及保管不善,旧机分析 处理不及时等诸多问题.针对这些问题,审 计与市场营销部,质量保证部等相关部门进 行了专门沟通,并提出7条针对性的审计建 议. 二,检查内部业务管理.改进监管薄弱 环节 按照"防范胜于查处"的工作思路,审计 工作着眼于对过程的控制,强调事中的检查 和服务.2004年,选择了几个具有代表性的 业务领域,开展专项审计. 1,组织对工资进行审计,强化公司薪 酬管理控制. 近几年来,公司在结构调整方面力度比 较大,人力资源投入及薪酬管理模式也发生 了较大的变化.为使公司的新酬管理更适应 企业发展的需要,并使下属部门在具体实施 中受控,达到激励员工和夯实内部管理的目 的,审计法律室对薪酬管理情况开展了专题 审计. 以零部件分公司为例,通过对薪酬计划 制订,实施发放,工效挂钩等方面进行全面 检查,发现了管理中的诸多问题,比如工资 额度不根据工作量,而是根据销售台份核 定;人力资源部对薪酬的管理重立项,轻检 查,重拨款,轻管理等问题.针对这些问题, 提出5条审计建议,督促相关职能条线进行 - 42- 整改. 2,开展分公司成本审计,整顿核算秩 序. 近几年来,公司在成本核算方面进行了 一 系列的改革,由于公司多品种,多工序的 生产特点,加之内部信息传递上的脱节,成 本信息反映的可靠性受到影响.为了确保会 计信息的真实性,为条线决策提供准确的信 息,审计法律室对各分公司的成本核算情况 进行全面审计,从在制品库存情况着手,对 定额成本真实性,核算规范性,内部管理情 况逐一进行审计,调整盘盈盘亏等各类差 异.就数据反映和核算流程方面的问题,与 计财部及各分公司进行多次沟通,提出可操 作性的审计意见.审计人员进行多次跟踪整 改后,所发现在问题基本得到纠正,成本核 算的整顿工作达到预期效果. 3,对某公司进行管理审计,在经营管 理方面进行帮扶. 某公司是上柴公司改制的第一家多元 化投资企业,发展得如何,对公司结构调整 将会产生相当大的影响.为促使某公司能够 快速实现独立经营,做好各项经营管理工 作,公司相关职能部门对某公司的业务管理 工作给予帮扶,审计法律室对该公司的经营 管理进行了两次审计. 在第一阶段审计工作中,审计着重对该 公司是否按现代企业制度的要求运作进行 审计评估,检查与上柴公司各业务条线的关 系是否理顺.在第二阶段审计工作中,审计 小组一行4人历时1个多月,对该公司经营 管理环节进行全面细致的审计梳理,不仅发 现了该公司采购业务失控,基础管理薄弱, 财务会计制度不全等内部管理问题,而且查 出了该公司在转制初期资产转移过程中的 诸多问题.审计人员已提出12条审计建议, 督促有关部门进行整改和处理. 三,围绕公司重点工作.提供审计法律 支撑 1,在项目中提前介入,确保项目实施 进度. 提升某柴油机万台生产能力是上柴公 司2004年一号工程,公司进行了大量项目 投资.为使项目进度不因审计而受影响,需 要做大量的前期准备工作,以便对项目有更 深入的了解,缩短送审项目审价时间.审价 人员从项目评审阶段就开始介入,对每一条 生产线,每一台非标设备,每一项委托 进行了仔细分析和全面了解,在招标工作中 做好每一分项的商务交底工作.该项目从启 动,共l7个子项目,在充分的前期准备基础 上,不仅大大提高了审价效率,而且获得可 观的审价核减效果.项目送审标的核减 319.4万元,核减率l1.3%. 2,以制造二分公司为代表,开展降本 增效专项审计. 降本增效是公司下半年的重要管理工 作,为促进此项工作的开展,在制造二分公 司开展专项审计.发现了因设计更改造成标 准件积压;清洗机达不到清洗标准而增加人 工清洗工序,每年多增加100多万元;由于 计划多变,造成木箱积压.通过对影响降本 增效的各环节进行细致分析,找出影响降本 增效的四个重要环节,并提出针对性的改进 建议. 3,对合资项目进行风险和对策研究, 为公司决策服务. 公司合资组建该产品生产基地,这是一 项事关上柴公司发展前途的重大战略投资. 通过对这个投资3个亿的项目调研,我们出 具了《合资项目的风险与对策》,从公司核心 技术流失的风险,合资项目计划进度脱期风 险,经济效益不理想甚至亏损的风险,产品 市场风险,项目选点风险,经营控制力风险, 利益冲突风险,地域文化差碰撞风险共八个 方面进行详细阐述,并提出相应的对策.这 些风险及对策研究,为公司项目决策提供了 有益的借鉴,在项目实施过程中采取必要的 规避相关的风险. 4,在公司结构调整及资本运作方面提 供优质法律服务. 根据主辅分离,辅业改制的要求,审计 法律室配合公司有关部门参与改制企业有 关的方案设计,并协助起草公司章程,股东 会决议等法律文书,就经营者持股等事项提 供法律意见.对公司将所持子公司全部产权 转让给一家民营企业,为规避交易中的风 险,法律顾问人员进行了积极参与,并通过 所挂牌上市的形式顺利实现产权转让.还积 极参与了公司的土地置换事宜,为解决长期 存在的产权不清问题,法律顾问人员对此事 项中涉及的法律问题进行了研究并提出了 法律建议. 5,配合市场营销部培育"上柴动力"品 牌. 为了培育新的着名商标和提升公司商 标的无形资产价值,根据公司实施品牌发展 战略的要求,今年以来,公司重点培育"上柴 动力"品牌,并在此方面进行了大量投入.针 对过去公司曾使用过的商标或品牌被抢注 的情况,采取了相关的对策,以保护公司的 无形资产.一是在向国家工商局申请"上柴 动力"文字和图形组合商标的基础上,又对 "上柴动力"的文字和图形分别进行注册,以 防止他人在文字和图形上抢先注册.二是, 主动与有关部门的领导及相关人员联系,收 集与"上柴"商标有关的素材,经提炼归纳后 已向上海市工商局提交"上柴"商标为上海 市"着名商标"的申报. 四,审计法律工作体现出预警和服务的 新特色,规避经营风险 1,加强招投标管理工作,降低投资成 本. 为了提升生产能力,公司加大了投资力 . 43. 度,在项目实施过程中,审计法律室坚持按招 投标办法实施,在公司领导的支持下,纠正了 几项违规操作项目,取得了较好的效果. 2,与横向部门保持沟通,发挥职能部 门的监管作用. 由于审计工作的特殊性,工作过程中特 别需要与横向部门的沟通和理解.在业务处 理过程中,对业务部门管理不到位,合同签 定后施工现场无人监管,有些业务人员帮施 工单位讲话,给内审人员增加压力等现象, 我们与相关部门领导进行了沟通,得到了部 门领导的支持,并针对管理中存在的问题进 行了专题研究,提出了整改意见. 五,内部管理不断地改善和创新 1,管理审计已成体系,实现了财务收 支审计向管理审计的转变. 从2004年所组织的审计项目看,与往 年相比,财务收支审计所占的比例已经大为 降低,管理审计已成体系,审计法律人员根 据在工作中的经验积累,已经具备了深入开 展管理审计的业务素养,内部审计"内向服 务"的工作定位基本确立. 2,完善了内部考核. 为对公司的业绩完成形成有力的支持, 审计法律室强化了内部考核体系,一是改进 考核指标,使考核指标直接体现效益性,反 映审计法律人员对公司所作的价值贡献;二 是增大考核指标与个人收入的挂钩幅度,提 高了激励强度,使审计人员的收入与公司业 绩更紧密地结合起来,强化审计人员的维权 责任感;三是改变了收入的挂钩方式,业绩 指标结果每月考核兑现,做到指标的日常导 向作用,而不是"年底总算账."由于内部考 核体系的改进,审计法律室已初步形成"比 效率,比贡献"的工作氛围. 3,现场管理保持良好状态. 到目前为止,审计法律的5S现场管理 水平在公司一直处于较好的水平,得到公司 上下的认可.全体审计法律人员非常珍视这 样一个整洁,舒适的工作环境,在日常的工 作中注意保持,已形成固定的并得 到认真遵守,保持5S管理先进性也是审计 法律室开展班组建设的一项重要内容. 回顾2004年的审计法律工作,作为公 司的"经济卫士",审计法律人员齐心协力, 顺利完成了公司领导交办的各项任务,认真 履行了自己的职责,向公司交出一份合格的 答卷,强化了审计法律工作的权威性. ? 44?