国有大型企业档案管理三级网络建设初探

国有大型企业档案管理三级网络建设初探 国有大型企业档案管理三级网络建设初探 ?侯秀芳 ;6 近年来,随着国有企业改革的不断深入,特别是企业 的持续重组与合并,给档案管理提出了新的课.档案工 作如何尽快适应企业改革重组的需要,是摆在我们面前的 紧迫课题.本文就大型国有企业如何建立档案管理三级网 络问题作一探讨. 一 , 建立档案管理三级网络的结构形式 兰州石化公司是国有大型企业.为适应企业改革重组 的需要,公司建立了以公司档案中心为龙头,以二级单位 档案科(室)为重点,以车间档案资料”网点为补充的三 级档案管理网络.在三级管理网络中,公司档案中心是第 一 级,负责组织全公司档案工作,管理公司的重要档案, 制定统一的规章制度和工作,并对下属进行业务指 导,监督和检查,是整个网络的信息中心;公司档案科 (室)是第二级,管理本级形成的档案并向公司负责移交 档案,同时对第三级进行业务指导和监督,检查,是承上 启下的重要环节;车间档案资料”网点”是第三级,负责 车间档案资料的形成,积累,保管和利用,并将其形成的 重要档案以及更改后的科技文件材料收集,归档.建立档 案管理三级网络是大型企业按照档案工作集中统一管理的 原则,对各类档案实行系统化管理的一种很好的方法. =,建立档案管理三级网络的做法和要求 1.对机构和人员的要求.公司档案中心由主任负责行 政领导,组织档案工作业务,并设三个科(室),管理公 司档案工作;第二级的档案科(室),可根据本单位人员 情况和库存档案数量,没专,兼职档案员,履行第二级档 案管理职责;第三级可由业务科(室)或车间工艺员,机 械员或其他人员兼任档案资料员. 2.制定档案管理范围.根据公司的具体情况,公司档 案中心管理公司立项的项目档案以及500万元以上新建项 目,改扩建,技措项目档案和文书,会计,综合档案;二 级单位管理本级立项以及500万元以下改扩建,技措,小 修项目的档案以及科研,设备,文书,会计等档案;三级 单位除永久,长期档案移交二级单位档案科(室)和公司 档案中心管理外,管理本车间产生的短期或一般性档案. 如:管理生产岗位原始记录,开停工方案,设备运行,保 密,工艺参数,装置资料,操作规程等档案资料. 3.执行统一的.公司重组合并后,档案中心 制定了《公司档案管理规定》《关于完善基层档案管理工 作的通知》《公司建设项目档案管理办法》等各项规章制 度.公司档案管理三级网络执行统一的管理制度和. 4.公司档案中心对二级,三级单位的档案设备,没施 建设统一规划,为开展档案工作提供必需的条件. 三,三级档案管理网络在企业档案管理中的优越性 1.强化了系统管理,增强了全员档案意识.公司档案 工作网络化系统理顺和强化了档案工作.首先,它对贯彻 《档案法》和《档案法实施办法》以及上级的各项方针政 策是有力的组织保证;其次,由于档案管理网络建立在企 业各专业部门,从生产,经营,财务,科研,设计,基 建,技改,安全,环保,能源,质量管理,供应销售,文 化教育到生活服务,使各类人员参加到档案管理中来,强 化了基层职能管理和档案管理,尤其是将档案工作纳入企 业管理经济责任制后,引起全员特别是各级领导高度重 视,这对搞好企业档案工作提供了有力保证. 2.三级管理网络有利于实现企业档案工作目标管理. 年初,公司档案中心制定出本年度的工作目标,层层落实 到每个层级和每个人,各项工作由谁负责,完成的标准, 采取什么措施完成,规定什么时间完成,都有明确的目标 和责任制,一月一检查,一季一考评.实践证明,这样将 大大强化档案工作的目标管理,充分调动每个层级和每个 人的主观能动性. 3.能够实现企业档案整体管理的标准化,规范化和现 代化.一是,有统一的企业档案工作制度.公司根据上级 档案部门要求和公司的档案工作的发展,修改,补充和完 善各项规章制度,职责,规范,及时印发,并将国家有关 规定,标准直接转发基层.同时,档案检索工具的编制, 严格按照国家标准《档案着录规则》,分类表和主题词表 统,着录,统一标引.制定统一编目格式和内容,使同一 种档案检索工具从形式到内容达到规范化,标准化.由于 制度,标准统一,三级管理同一个模式,有利于企业档案 标准化的实现.二是,有统一的分类编号办法.分类编号 办法统一,将使三级管理网在档案整理组卷和档号编写这 些关键环节上统一起来,档案人员容易识别,交流和检 索.用公司统,给定的企业全宗号,统一的字母,数字代 码建立统一的标识符号,有利于企业系统内的档案规范 化,标准化管理.三是,使用统一的档案管理信息系统软 雹回国髓—崔——_?一 , ?___-一 啊圃啊一 l!早啪r 啊墨蟹强霸曩舅目_r 浅谈企业重点建设项目档案管理i 一于莉量i,竺塑篓曼量芝型有篓鐾水州戍,宙,伺地星矍水型发信蚩伺地基;庄奋 重点建设项目是国家投资,对国民经济和社会发展有器类设备受有压力容器质量证明书;起重类设备要有安全 影响的建设项目.笔者从事重点项目档案管理工作以来,技术监督检验证书等等,保证设备资料的完整. 深刻地体会到,重点建设项目档案的质量是项目质量的重三是图纸修改,设计变更和现场签证部分,做到更改 要组成部分,只有做好项目档案每一个环节的工作,才能及时,替换不遗漏,保证资料的原始性和真实性.如某项 确保档案的齐全,完整与准确,确保重点项目档案工作的目炭素系统,个别子项的图纸,现场修改达6次之多,设计 质量.变更,现场签证更是非常频繁,极容易造成资料丢失或混 一 .从源头抓起,确保项目档案资料收集齐全.完乱,将影响工程结算和日后该工程的维护.我们及时替换 整与准确图纸,对于设计变更和现场签证的,按照项目一一子项 在整个项目档案工作中,收集是最重要的环节之一,一一专业分类登记,修改,更改,签证原件由档案人员保 要确保档案资料收集的齐全,完整与准确,必须从源头抓管,待做竣工资料时,再交与施工单位,按要求落实到竣 起.我们把整个项目全过程产生的档案资料分为项目文书工资料中. 档案,招投标及合同档案,基建档案,设备档案,监理及四是严格按管理规定检查竣工资料.主要是:清点资 质保档案和工程结算档案6大类.在每个大类下,根据项目料图纸数量;抽查竣工资料质量,包括装订质量,厚度要 设置二级子目录.这就为收集工作提供了明确的范围.由求,是否属原件,签字是否齐全,设计变更和现场签证是 于重点项目参建单位多,备单位档案管理的做法,要求,否齐全,有无缺漏项目等.检查竣工图质量时,重点放在 习惯备不相同,我们结合国家有关法规和标准,制定了图纸设计变更标注及图纸更改规范与否,竣工图章及签字 《兰铝技改项目部竣工资料验收规定》和《兰铝技改项目齐全与否,图纸裁幅及折叠情况等. 部档案管理规定》及补充规定,设计了兰铝技改项目部竣五是区分各个设计阶段引进技术及设备资料的收集. 工图专用章,并将这些文件及时发到各参建单位和有关部引进工程一般经过几个不同阶段来完成,包括设计准备阶 门,使项目档案管理工作有了明确的依据.段,基础设计阶段,细设计 阶段和配合现场施工安装阶段 我们在收集工作中从源头抓起,注意把握了以下几以及最后确认阶段.每个设计阶段的工作任务,内容,程 点:度,环节以及形成的设计文件内容及深度都在设计程序中 一一 是对于项目前期资料,逐项到各个形成部门去收有明确具体的规定,且前后不同阶段的设计文件之间,即 集.由于这部分资料大多在项目部成立之前已经形成,且有密不可分的有机联系,又有明显,严格的阶段区分.所 办理人员属多个部门,人员分散,资料分散,我们严格按以在收集引进技术设备资料时,一定要区分各个设计阶段 照归档范围要求,逐项,逐件地到各个资料形成部门去收的文件材料,并用中文标注清楚,以防混淆. 集,保证项目前期形成的资料齐全.二.科学地整理.立卷和缩目 二是大型设备及主要设备资料做到开箱时在现场收项目档案的整理,要求我们既要遵循项目档案的自然 件进行计算机管理,使档案从入库登记,卷目编写,查询案产生阶段全过程的管理,有利于档案收集齐全,完整, 借阅,卷目检索,整编移交,服务利用,鉴定销毁到统计准确. 报表等实现微机处理.5.三级管理解决了大型企业档案工作的诸多难题,诸 4.有利于备类档案的形成和收集.由于档案工作”网如种类繁多,涉及 到企业方方面面,管理不便的问题;形 点”没在企业基层,所以档案的形成,积累,收集由备二成的档案资料数量多,增长快,收集难得问题;厂区范围 级单位(厂,公司,院)的档案科(室)落实到车间各大,下属单位分散,方圆[标签:快照]