我省施工图审查机构档案资料管理现状及对策研究

我省施工图审查机构档案资料管理现状及对策研究 我省施工图审查机构档案资料管理现状及对策研究(初稿) 一、积极开展施工图审查档案资料管理工作的背景 ,一,施工图审查档案资料的概念 施工图审查档案资料是指能真实施工图审查过程,具有保存价值的文字、图纸、影像等资料,包括,建设单位送审资料、审查过程中形成的资料及审查管理用资料。 建设单位送审资料是建设单位委托施工图审查时向审查机构提供的作为勘察、设计依据的政府有关部门的批准文件及附件【简称“政策性审查资料”】和全套施工图设计文件,含各专业计算资料,【简称“技术性审查资料”】。 审查过程中形成的资料是指审查机构在审查过程中向建设单位出具的审查意见书、对勘察设计单位历次回复意见的复审意见及合格书。 审查管理用资料是审查机构为规范审查工作流程、促进审查工作质量提高,针对具体项目所制定的流程表、质量统计表等。 ,二,施工图审查档案资料#管理#的产生 1、施工图审查档案资料管理制度的提出 施工图审查工作制度是由2000年颁布的《建设工程质量管理条例》确立的一项新的工程建设法定程序,是政府主管部门对建筑工程设计质量进行监督管理的关键环节。《条例》规定,“施工图设计文件未经审查,不得使用”。同年,建设部在《关于建设工程施工图设计文件审查有关问题的指导意见》中首次提出“报审施工图设计文件和有关资料应存档备查”。 2004年建设部对施工图审查管理方式进行调整,下发了《房屋建筑和 市政基础设施工程施工图设计文件审查管理办法》,134号部长令,,对审查机构建设有了新的要求,其中第十六条规定“审查机构应当建立、健全内部管理制度。施工图审查应当有经各专业审查人员签字的审查记录,审查记录、审查合格书等有关资料应当归档保存”。2005江苏省建设厅及时出台了《江苏省房屋建筑和市政基础设施工程施工图设计文件审查管理实施意见》,对我省如何开展好施工图审查各项工作提出了指导性意见,《意见》第二十六条要求“审查机构应当建立、健全岗位质量责任和档案管理制度。施工图审查应当有经各专业审查人员签字的审查记录,审查记录、审查意见书及合格书等全套审查资料应当归档保存”。 施工图设计文件未经审查，国务院条例 2000年 不得使用。 报审施工图设计文件和有关2000年 建设部文件 资料应存档备查。 审查机构应当建立、健全内 部管理制度……审查记录、2004年 建设部134号令 审查合格书等有关资料应归 档保存。 审查机构应当建立、健全岗 位质量责任和档案管理制2005年 省建设厅实施意见 度……审查记录、审查意见 书及合格书等应归档保存。 2、做好施工图审查档案资料管理工作的重要意义 ,1,做好施工图审查档案资料管理工作是加强机构自身建设的内在要 求。施工图审查作为基本建设程序的关键环节,主要是由审查机构负责对建设单位报送的勘察、设计文件质量进行把关。审查机构只有建立一套包括“施工图审查档案资料管理制度”在内的科学管理制度,并加以贯彻落实,才能真正促进机构的自身建设,从而为提高我省施工图审查质量起到积极的推动作用。 ,2,施工图审查档案资料是建设行政主管部门依法实施监管的重要依据。无论建设行政主管部门是对审查机构进行全面考核及对审查质量进行检查、对勘察设计市场进行检查还是对项目施工现场进行检查,都会要求提供经审查合格的施工图审查档案资料。施工图审查档案资料的完整性、真实性将直接关系到主管部门实施监管的科学化水平。 ,3,做好施工图审查档案资料的管理是确保施工现场使用的盖章图纸为最终审查合格版本的前提。目前绝大多数项目初审后,设计单位都需要进行书面回复并出变更通知单或修改图纸,审查机构只有通过对勘察设计单位的历次回复意见【含修改图】等资料的规范管理,才能确保审查工作流程清晰完整,避免误将存在问题的图纸盖章返还建设单位并在施工现场使用。 ,4,做好施工图审查档案资料管理工作也是审查机构强化自我保护的最直接、最有效措施。近年来随着施工图审查制度的推广和普及,越来越多的人知道有施工图审查这项制度,认识到了施工图审查的重要性,同时也不可避免地对这项工作寄予了很高的期望,提出了更加严格的要求,一旦发生纠纷,则会要求查阅施工图审查档案资料,如果施工图审查机构无法找出足够完整、清晰地资料,证明自己切实履行了质量把关之责,就会 导致审查机构自身权益受到不同程度的损失。 二、我省施工图审查机构档案资料管理现状 ,一,我省加强施工图审查档案工作的管理措施 1、加强制度建设,规范档案管理 自2000年开展审查工作以来,我省就十分重视对审查机构的监管,积极出台相关文件,建立健全各项管理制度,不断规范施工图审查档案资料的管理,有效推动了我省施工图审查工作的健康发展。2006年省建设厅就转发了《江苏省建设工程施工图审核中心内部管理制度》,共七项制度,,并要求全省所有审查机构学习借鉴并参照执行,其中第六部分“施工图审查资料管理制度”,第一次比较完整的对施工图审查资料管理工作的要求和具体内容进行了阐述,可操作性强。随着全省施工图审查工作迅猛发展,施工图审查档案日益增加,省建设厅又积极开展调研,并针对各地施工图档案管理工作中存在的水平参差不齐、要求宽严不一、缺少统一等突出问题,2008年下发了《关于进一步加强施工图审查档案管理工作的通知》,对审查机构档案资料的归档范围及期限做了明确规定,要求存档期满后审查机构将全套施工图交还建设单位并由建设单位向工程所在地的城建档案管进行移交。 2、强化工作监管,狠抓制度落实 为有效的保证档案管理制度的真正落实到位,确保档案管理工作成效,我省于2007年制定了《江苏省施工图审查机构考核办法,试行,》,定期对全省各审查机构开展考核。《考核办法》将“档案管理”纳入其中,并作为考核“机构基本条件”的重要内容之一。通过“档案管理”内容的考核,不但使各 审查机构能及时发现平时档案管理工作中存在的问题,而且能进一步提高各机构对档案管理工作重要性的认识,从而促进我省档案管理工作更好的发展。 ,二,全省施工图审查机构档案资料管理工作概况 我省现有各类施工图审查机构52家,其中具有市政审查资质的机构20家,,按照省建设厅施工图审查监管工作要求,各审查机构不断完善档案管理制度,并明确专人对档案资料进行管理。 从目前全省情况来看,档案管理工作主要有以下三个特点, 一是管理模式上,除常州等部分审查机构在项目审查合格后立即将所有资料移交城建档案管进行统一整理、归档,如遇特殊情况需要查阅档案时直接从城建档案管调阅,全省其他各机构均直接对档案资料进行全过程管理。 二是档案资料表现形式上,除徐州审图中心在项目报审时即要求建设单位同时报送一份电子文档,DWG格式,包括建筑、结构、给排水、电气、暖通、勘察等专业,,光盘盒上加盖勘察设计单位有效印章,全省其他各机构基本一般仅受理纸质档案资料。 三是档案资料管理的手段上,除江阴、淮安、镇江等部分机构运用办公自动化,内部OA,系统进行实时动态管理外,其余绝大部分机构仍旧运用传统的管理手段,根据工作分工,由不同岗位人员运用OFFICE文档及书面记录等对各自经手环节的档案资料进行管理。 三、当前档案资料管理工作中存在的不足 ,一,审查机构对档案资料管理工作重要性的认识不统一 近年来,我省虽然在施工图档案资料管理方面建立了一系列,但仍有部分审查机构认为档案资料的管理可有可无,归根到底是由于他们缺乏施工图审查全面质量管理的意识,对做好这项工作重要性的认识不够,他们大都认为,施工图审查属技术性工作,审查机构只需按照建设部及我省审查工作有关规定对报审施工图设计文件中涉及强制性条文、公众利益及安全等问题进行技术性审查。 ,二,当前档案资料管理工作发展不平衡 施工图审查档案资料管理是一项动态管理工作,贯穿于审查工作的各个环节,近年来随着审查业务量的攀升及管理部门对审查工作要求的日趋严格,审查档案资料的规范化管理逐步受到重视,但仍存在发展不平衡的现象,主要表现在, 一是重视技术性审查资料的管理,对政策性审查资料的管理不到位。政策性审查是施工图审查工作的重要组成部分,是工程建设闭合管理中的重要一环。部分审查机构在关注审查质量时,更多关注技术性审查不可缺少的图纸、计算资料等是否完整,审查时也仅仅针对规范涉及的强条、强标问题进行把关,而对勘察、设计单位是否越级承接业务,省外勘察、设计单位有无办理进江苏单项资质核验手续,有无规划批文等政策性材料内容不关心,这与上级主管部门的要求不相符合。 二是重视新建房屋建筑工程,含勘察,审查档案资料的管理,对市政工程、专项工程及设计变更工程审查档案资料的管理不到位。我省虽然在2000年就已开展了审查工作,但受人员、项目等实际情况的限制,市政工程的施工图审查一段时期内都处于探索阶段。无论是审查技术力量还是管 理规范化程度上,市政工程审查较房屋建筑工程审查均表现的相对薄弱。直到2009年7月,全省认定的市政工程审查机构数量才由原来的16家增至20家,尽管如此,市政审查机构的总数仍不到全省认定的房屋建筑工程审查机构数量的1/2。同时,由于市政工程、专项工程及设计变更工程的特殊性,送审资料表现形式不统一,图纸资料的管理难以做到规范有序。比如,设计变更审查的报审资料,绝大部分情况仅涉及个别专业部分图纸,报审时只有几张变更通知单或几张蓝图,一般变更审查时很少会有建设单位提供针对变更图纸内容的新版目录,“变更后整个专业全部重新出图”的除外,,而市政及专项工程审查的报审资料,基本都是装订成册的,但图幅尺寸大小不一,不便整理归档。 三是重视审查流程中形成的文档资料管理,对建设单位报审的图纸资料的管理不到位。建设单位的报审资料是进行施工图审查的基础性资料,一般具有量大、版本多,如审查过程提出问题,回复时需出修改图的,等特点,相对审查过程中形成的文档资料而言,较为复杂且不易整理,从而造成最终归档的资料中建设单位报审资料比较乱。 四是重视审查资料的收集,对审查资料的整理不到位。审查档案资料的管理应贯穿项目审查全过程。部分审查机构只注重各环节所涉及档案资料的收集,而缺乏对相关资料的整理,从而容易造成最终归档的图纸专业不全、个别专业部分图纸有缺失或政策性文件不齐全等现象时有发生。 ,三,档案资料的管理缺乏系统性,造成资料归档乱,不便查询 全省各审查机构在进行档案资料管理时无统一的规范做法,在建档规则、施工图纸的整理、归档等方面缺乏统一的标准,造成档案资料管理混 乱,不便日常查询使用。 ,四,受场地及人员的限制,全省各机构存放纸质档案时难以做到规范有序 一是不少审查机构现有办公场地不能满足档案资料管理工作的需要,比如就一类房屋建筑审查机构而言,一年至少审查500个房屋建筑工程项目,按照省建设厅08年“进一步加强档案资料管理工作”的要求,一类审查机构每个资料保存期内[一般为两年]需要增加约1000个文字资料档案盒,同时要保存约1000份完整的施工图设计图纸,这些档案资料要归档必须要有足够的空间才能实现。二是档案管理人员业务素质不高、且难以做到专人专职。各机构现有档案管理人员中,既具有建筑工程专业知识或懂得建筑工程管理又具有档案管理专业知识,懂得档案管理的人,所占比例极少。同时档案管理人员除需完成日常档案的管理,还身兼图纸盖章,视所在机构情况而定,等工作,使得档案管理工作的总体水平不高。 四、提高我省施工图审查档案资料管理工作水平的对策 ,一,加强领导,统一认识 施工图审查档案管理是审查机构进行全面质量管理的重要内容之一,做好这项工作是促进审查质量稳步提高的基础。审查机构要积极转变思想,增强档案管理工作重要性的认识,工作中加强领导,防止档案资料无专人负责、无制度约束等现象发生,促进档案资料管理工作上水平。 ,二,创新思路、创新模式,建立科学合理的档案资料管理体系 在档案资料管理的手段运用方面, 应以提高档案资料管理效率和质量为出发点,积极提高管理工作的信 息化程度,使档案资料管理与审查工作各环节的管理有机结合,最终实现对档案资料的实时动态管理。 在档案资料管理的体系建设方面, 1、构建合理的档案资料分类管理框架 施工图审查档案按资料管理角度、保管期限及表现形式可做如下分类。 从资料管理角度分为流转性资料和存档性资料,流转性资料主要是指由建设单位报审且审查结束后需退还建设单位文件,含盖章合格的施工图及回复意见等,,存档性资料是指除流转性资料外由审查机构长期或阶段性保存的文件。 从资料的保管期限分为长期保存资料和阶段性保存资料。 从资料表现形式分为纸质资料和电子档案资料。 档案资料管理的原则,以项目为主线,分房屋建筑工程、市政基础设施工程和其他,如深基坑工程,三大类,同一类型项目又细分为不同的审查阶段,如岩土工程审查、施工图审查、专项工程审查、设计变更审查等,不同审查阶段赋予不同的档案管理编号,作为资料管理的标识。 2、实行项目施工图审查档案资料全过程管理 改变传统的、将审查资料管理简单看成审查工作结束后相关资料的整理归档的做法,而是实施从项目接审、审查到审查结束后在施工图设计文件上加盖专用章、资料存档立卷、直至建立检索秩序的全过程的动态资料管理模式。 ,1,项目接审环节的管理 审查机构在受理项目审查时应认真核查建设单位的报审资料,政策性审查资料和技术性审查资料,,同时对提供的资料一一进行登记。报审资料符合审查工作要求的,受理时直接赋予档案管理编号【与审查意见书编号一致,保证一个项目对应一个编号,便于管理】。若技术性报审资料不齐全或报审资料不符合审查工作需要的应及时告知建设单位,待资料补充完整后方可进行图纸审查,遇特殊情况,在不影响技术性审查的前提下,可实行缺项受理,所缺材料建设单位应提供书面承诺,确保在办理施工图审查合格手续之前补充齐全,。 ,2,项目审查环节的管理 审查任务分配后,档案管理人员应及时对报审多余的图纸,含多余计算资料,及政策性审查资料进行整理归档。 初审工作完成后,档案管理人员应及时做好审查人员审查使用的图纸资料的归档整理工作。归档时应对图纸进行必要的核查。核查内容主要包括,归档专业是否齐全、归档数量是否符合要求、各专业归档图纸是否完整。若核查过程中发现有缺项,档案管理人员应做好记录,并及时与相关审查人员联系进行核实,完成所缺图纸的归档整理工作。 审查意见回复送达后,相关人员应对回复意见进行标识【如加盖“第XX次回复”章等】、整理并一一做好登记。若“第XX次回复”意见中“XX页【或XX号图】”仍有错误,在下一轮回复时将“XX页【或XX号图】”内容完整重出【而不应只针对错误部分单独进行修改回复】,回复意见有变更通知单或重出修改图的,回复应一并提交新版图纸目录,否则不予受理。 ,3,项目审查合格后的资料管理 施工图审查合格后审查机构应对建设单位报送的图纸资料等进行盖章,图纸盖章前盖章人员应仔细查阅勘察设计单位的回复意见。若一次复审不通过,应在历次回复意见中不通过部分及相应变更通知单,含修改图纸,上加盖“作废”章,若回复意见针对审查意见重出修改图纸的,应对照新修改的目录在相应的原图纸上加盖“作废”章,并按照新的修改目录以修改版本图纸替换作废版本。 盖章人员对替换后的全套新图纸[原图,不含作废图纸,和修改图]及设计单位的书面回复意见盖章。其中原图,不含作废图纸,部分同时加盖审查合格专用章和审查回复日期章,统一为审查合格证书时间,,修改图和设计单位的书面回复意见只需盖审查合格专用章。 项目的技术性审查合格后,档案管理人员应核查建设单位提供的政策性文件是否齐全,如有缺项应通知建设单位补全后方可办理施工图审查合格手续。 各类审查用章, 第 一 次 回 复 施工图审查合格专用章 江苏省建设厅监制 第 二 次 回 复 设计单位修改回复意见共 页应与 第 三 次 回 复 XXXX年XX月XX日 施工图设计文件一并作为施工依据 作 废 ,4,资料存档立卷及管理 项目审查审查结束后,档案管理人员应按照归档资料范围及具体要求,做好资料的立卷工作并建立规范的检索方法。在资料立卷时,应将勘察设计单位的历次回复意见,含修改图,及复审意见一并纳入其中。 ,三,加强归档资料的后期维护 立卷归档的资料,应做好借阅管理。原则上所有归档资料的调阅必须经过档案管理人员,并做好登记,并及时归还。 ,四,加强对相关人员的业务培训 要抓好施工图审查档案资料的管理与档案管理人员的业务素质密不可分。各审查机构要把提高相关人员的业务素质作为突破口,积极组织学习国家及省有关档案管理方面的规章制度,增强责任意识和业务能力。同时针对档案管理工作中存在的问题,积极组织相关人员开展调研和学习交流活动,在全省形成良好的施工图审查档案管理工作氛围,有效推动这项工作更好的发展。 ,五,加强监督考核力度 继续加强对审查机构档案管理工作的监管考核力度,以便管理部门及时了解掌握各审查机构的工作情况,有针对性地指导全省档案管理工作。同时,可以通过监督考核让部分机构认识自身在档案管理工作中的不足,明确自己的努力方向,让问题严重的机构限期进行整改,确保工作落实到位。 ,六,探索施工图审查档案资料存档新模式 按照我省现行的档案管理工作有关规定,由审查机构做好大量的图纸 资料的存档还存在不同程度的困难。目前来看,要处理好这个问题,除增加档案室面积,配足档案管理人员外,可进行以下几种模式的尝试, 模式一,委托专业的档案资料管理机构在施工图审查结束后对全套审查档案资料进行建档保存。个人认为,这样管理除可以减轻机构资料室紧张的压力,尚有以下几点优点,一是专业档案管理机构拥有健全的管理体系,在档案资料的建档、后期维护及资料调阅等方面专业性很强,管理规范,二是委托专业档案资料管理机构进行档案管理能在资料移交前及时发现归档的资料是否齐全,从而有效避免将来调档时档案不完整等现象的发生。 模式二,对施工图档案资料实行是电子信息化管理,这样既可以节约空间又便于日后资料的检索查询。具体可按以下方式操作,一是学习设计单位在电子档案管理上好的做法,要求建设单位历次报审时在提供纸质文件的同时,另外再提供一份电子文件,需有电子签名,,审查机构统一对项目的电子档案进行归档管理,二是通过扫描把审查合格并盖章的图纸等资料转化为电子文档保存,具体可由审查机构自己负责完成或让建设单位委托经主管部门认可的扫描机构完成。 二〇一〇年五月十日