采购管理操作手册

「生意通」商业POS/MIS信息管理系统 采购管理 深圳生意通软件开发有限公司 2002-03 采购管理四大模块： ? 基本档案 l 供应商类别设置 l 供应商档案设置 l 货区设置 l 商品类别设置 l 商品档案设置 l 淘汰商品档案 ? 日常业务 l 采购管理 l 采购定单管理 ? 帐查询 l 列表查询 l 采购定单列表查询 ? 系统管理 l 背景图片设置 l 系统设置 l 操作员口令修改 l 重新登录 l 退出 注：在各种报表的打印模块中，可以先通过打印菜单中的打印预览来察看一下报表的位置及表格布局是否合理，然后根据需要进行手工调整，得到效果最佳的报表。首先点击打印预览，查看显示效果，然后点击需要点击预览窗口中的设定按钮，通过设定上下左右边距来调整表格在纸张中的位置。 一． 基本档案 进入“采购管理”系统之前，会出现下面的提示框，判断是否具有访问权限。 输入操作员和口令后，点击“确定”，若各项均正确地输入，将打开主界面，系统使用的系统管理里面设置的默认帐套，默认日期为当天，另外在系统启动时会到服务器中读取日期来更新本机日期。 1. 供应商类别设置 在“采购管理”主界面下，选择“基本档案”下拉菜单中的第一项设置。 如上窗口中，列举了三个供应商类别的“类别编号”和“类别名称”。下面，以创建一个新类别为例，介绍工具栏中按钮的使用。首先，点击“增加”，打开“供应商类别编辑”对话框： 该对话框仅包含编号和名称两项内容。编号由系统依据编号规则（注：此处编号规则为X）自动生成，“类别编号规则”的设置请参看“系统管理”模块下的“系统设置”项。若要创建某个已存在类的子类，需要严格地按照类别级数及该级数位数编号（注：此处编号级数为一级，位数为一位）。编号设置后，键入名称。点“确定”，保留该类别，“放弃”则不保留退出。 选中某个供应商类别名，点击“修改”按钮，可以修改类别名称，但是编号不能修改。对于未使用过的供应商类别可以删除，选中类别名点“删除”即可。“打印”把当前供应商类别列表传送到打印机。点“退出”，返回主界面。 这里要特别提一下“供应商类别设置”窗口的菜单，以下设置窗口的菜单操作均与此相同。“编辑”菜单包含了“增加”、“修改”、“删除”按钮的操作。“显示”菜单如下： 选择“标题修改”项，可以根据用户的，修改标题的名称。 而“标题字体”、“列名字体”、“表格字体”项是为了设计个性化的列表。“显示项目选择”能够选择列表中的项目显示。 2. 供应商档案设置 选择“供应商档案设置”项，进入设置窗口。 左栏为“供应商类别”，右栏为该类别下供应商的信息，包括“供应商编号”、“供应商名称”、“期初金额”。点击“分类信息”按钮，能够在显示/关闭分类信息状态间切换（注：该窗口为“显示分类信息”状态），若关闭分类信息，左栏隐藏。 在窗体上方有一个输入框是用来查询供应商的，当供应商信息达到一定规模时，我们再利用滚动条来一条一条的查找所需的供应商信息速度会很慢，此时我们便可以在输入框中输入该供应商的编号或名称，即可找出该供应商。 选中左栏中的供应商类别，点“增加”按钮，编辑新的供应商档案。 “基本信息”栏中，供应商类别已经自动填写，“编号”项由系统生成（编号规则：前1～3位是供应商类别编号，最后一位是该供应商在类别中的序列号，编号保持四位）。依次输入名称、期初应付款余额（单位：元）、供货范围后，选择“详细信息”栏中的项目填写。“联营”和“合同”项要根据具体情况设置，默认都为“否”，分别点击单选按钮，进行设置。点“确定”退出。 同样地，点“修改”和“删除”，可以分别更改供应商档案和删除未发生过业务关系的供应商，修改时的窗体界面和增加时的窗体界面相同。 显示菜单中的内容及使用方法与供应商类别设置中的显示菜单一样。 3. 货区设置 随着商场管理的逐步细化，对商品的管理也越来越要求明确，因此我们引入了货区的概念，这样对于分析商场的经营情况提供更加可靠的依据。进入该功能模块出现如下图所示窗体： 该窗体沿袭了以往各功能模块的界面风格，使用方法这里不在重复。此处所建立的数据主要是在商品建档的时候使用。 4. 商品类别设置 打开如下图的“商品类别设置”窗口， 列表中显示了当前已创建的商品类别的编号、名称、说明。点击“增加”， 在“商品类别编辑”对话框中，“类别编号”是系统生成的，若要修改，操作请参看“供应商类别设置”。类别名称和说明填好，点“确定”关闭窗口。 更改已创建的商品类别，先选中，再点“修改”按钮；“删除”用于删除某个没有发生过业务的类别。点“退出”返回主界面。 显示菜单中的内容及使用方法与供应商类别设置中的显示菜单一样。 5. 商品档案设置 商品类别设置完成后，需要输入全部商品的档案，考虑到数据量很大，系统提供了一个已经含有七千余条商品信息的数据库，用户可以从中选择使用。其界面如下： 显然，右栏是商品列表，左栏则用来查找需要显示的商品。查询的具体操作如下： l 点击左栏第一个空白框右边的向下小箭头，在下拉菜单中选择“类别编号”，“类别名称”或“商品条码”等有关商品信息的选项。 l 点击第二个向下小箭头，在下拉菜单中选择“=”，“>”或“<”等关系运算符（“万能查询”提供模糊查询功能，关系运算符为“模糊等于”）。 l 在第三个空白框内键入数据值，该值的取值范围取决于第一个选项。 l 依此操作，可设置少于三个“与”关系的查询条件。 l 点击下方的‘查询’按钮，若查找到满足条件的商品，在右栏显示出这些商品；若没有找到满足条件的商品，则右栏为空；若查询条件为空，点击“查询”按钮时，显示商品档案中的所有商品。 点击工具栏中的“增加”，新增一个商品类别。“建档日期”项默认为当天，点印有手形的按钮选择其它日期。“供应商”和“商品类别”项的设置只需点击后边的按钮选择。“编号”和“店内码”由系统生成，其中，商品编号为商品一级类编号加上五位的总序列号。如：商品编号为0100001表示该商品的一级类编号为01，总序列号为00001；若此组合下编号位数超出七位，以总序列号为准，部分截取编号。店内码为一位固定前缀（2）+四位供应商编号+七位商品编号+一位随机识别码，共十三位；若供应商编号小于四位，在编号前补零；若供应商编号大于四位，以0000填补编号位。“商品助记码”（编号、条码、名称）项中输入已建档案的商品助记码后，该商品的信息会显示在下面的各项中。若是创建新商品，隔过该项设置，输入“名称”、“规格型号”、“零售价”等基本信息，销售方式中选择经销、代销、联营中一种。对于“最小计量单位”、“包装单位”、“大小包装单位进率”项是出于进货时量大的考虑，不直接以销售单位，而是以包装单位计算进货量。如最小计量单位是瓶，包装单位是箱，单位进率是12，当不分大小包装时，此处可以不填。此外，为了满足某些商品的特性设置，窗口下栏有“自定义项设置”按钮，可以新增最多六项的内容。“组合商品”按钮是指定当前的商品为两种或两种以上商品的组合，“国际条码”是把多个不同名的同种商品用一种商品表示，方便销售，此处能够输入最多三种商品的原始条码。另外生鲜类商品的商品编码采用五位制编码，用以和其它类别商品类别区分，编号可以手工录入，在销售时可以采用生鲜条码中的金额条码或数量条码来销售，最后的“复制输入”按钮可以保留该商品档案到下一个商品创建时。点“存盘”退出。 在“修改”商品档案时，也将打开“商品信息编辑”窗口，操作完全相同。 当有些商品不再销售时，这些商品的档案可以被淘汰掉，这时可以点击工具栏上的淘汰按钮，之后该商品的档案会被保存到淘汰商品档案表中，对淘汰商品的操作在下面讲。 “删除”、“打印”、“退出”按钮的用法如上炮制即可。 显示菜单中的内容及使用方法与供应商类别设置中的显示菜单一样。 5、淘汰商品档案 淘汰商品档案主要用来管理被淘汰掉的商品的档案，在必要的时候用户可以到淘汰商品档案中提取商品，点击“基本档案”菜单中的“淘汰商品档案”选项进入该功能模块如下图所示： 该窗口和商品档案设置窗口非常类似，不同点在于该窗口中不能主动的增加记录，查询记录和商品档案设置窗口中相同，工具栏上有一个“恢复”按钮，可以将被淘汰的商品恢复到商品档案库中，继续使用，注意当我们执行过期未结帐以后，被淘汰过的商品将不能再被使用。其它功能与商品档案设置相同。 二． 日常业务 1． 采购合同管理 在“日常业务”下拉菜单中，选择“采购合同管理”项。“采购合同”窗口打开，点击“增加”，新增一份合同，如下： “合同号”、“日期”采用默认值，其中日期可以更改，点“供应商”项后的按钮，在列表中选择某供应商。依次填写“经手人”、“经营范围”、“交货地点”等内容。然后，点“部门”项后的按钮，将打开“部门设置”对话框。关于“部门设置”的具体操作请参看“系统管理”界面下的“部门设置”。“经手人”项的设置打开“职员设置”列表，操作可参看“系统管理”下的“人员设置”。合同制订结束后，点工具栏上的“存盘”保留合同，经过“审核”的合同才能生效。“审核”的合同会在显示时加上“己审核”字样，以作区别。 “第一”、“上一”、“下一”、“最末”分别显示相应的合同。“查询”用于设置一定的条件，有选择地显示合同。 该对话框中的项目大多已经作过说明，只有最后一项“审核执行”表示合同的状态：“全部”、“未结帐”、“已结帐”。 2． 采购订单管理 打开“采购定单”窗口，系统默认处于编辑状态，如果想查询，此时可以先点击放弃按钮，来查询己有的单据。制做新的采购定单，首先选择订单类型，点击“采购合同号”，可以调出已审核的采购合同列表。选择任意合同，其相关信息也会出现在项目中。选中“订货”，该供应商能够提供商品的列表显示如下： 选取一种商品，点“单位换算”实现商品在大小包装单位的切换。选择“订货数量”列，用鼠标单击，光标定位在空白框内，输入数值。或者在窗体上方的、货号\条码处输入条码或货号即可定位出相应商品信息所在行，然后输入数量即可。依此方法，对多种商品设置，点“确定”保存后退出。 “删行”、“改行”按钮对当前定单的商品信息做出相应的修改操作。 点“存盘”只保存单据，经过“审核”的订单才能算是一个真正意义上的订单。 三、帐表查询 1．采购合同列表查询 选择“日常业务”菜单下的“采购合同列表”，进入如下窗口。 “过滤”按钮在列表中仅显示满足条件的合同，点击过该按钮后，会弹出一个以话框，此时可以输入过滤条件，从而过滤出符合条件的合同信息。点击“单据”调出选中的采购合同。列表下方统计出合同数目以及各种费用的总金额。 显示菜单中的内容及使用方法与供应商类别设置中的显示菜单一样。 2．采购定单列表查询 其窗口与“采购合同列表”类似。 “序号”列按顺序排列了某个采购定单订购的多种商品的名称、编号、数量等信息。“过滤”是过滤出符合条件的采购定单，“单据”是调出选定的采购单据的详细资料。 显示菜单中的内容及使用方法与供应商类别设置中的显示菜单一样。 “退出”是返回到该模块的主界面。 四、 系统管理 1、 背景图片设置 该功能模块可以设置系统的背景图片，进入该功能模块后出现如下图所示窗体： 点击“流览”按钮可以到您自己的存储器中去查合适的图片来做为系统的背景图片，显示方式有“拉伸”和“居中”两种。可以根据图片的大小来调整图片的显示方式。 2、 系统设置 该对话框可以修改和重设商品类别、供应商类别的级数及各级的位数。级数最多为六级，各级的位数不能超过5位。点击“确定”使该设置生效。