文件编号规范

文件编号规范 XXXX公司 2013年7月     1. 目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2. 使用范围 适用于编号管理和需受控的公司文件，包括： 2.1 公司对外文件 公司对外文件包括公司在对外经营的各个环节中，由我司起草、编写，或来源于他方但经我司增删、修改，并以我司名义发送给其它组织机构、公司或企事业单位的重要文件和资料。对外文件由各职能部门起草文稿，经总经理审核批准后，由行政部统一编号后分发执行。  2.2 公司内部文件 2.2.1 、规范、程序 公司内部各项制度、规范、流程由各职能部门起草相关，经总经理审核会签，总经理批准后，由行政部统一编号、盖章后分发执行； 2.2.2 商务类  商务类文件，包括但不限于合同、标书、报价书、商业计划书等。公司对外签订的非经济类合同由各职能部门起草，经济类合同（如采购合同、销售合同）采用统一模板，经总经理审核批准后，由行政部统一编号盖章后执行；  2.2.3 技术文件  技术类文件：是指在公司的、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料，包括项目解决、产品说明书、安装维护日志、专利相关技术资料、研发资料等技术文件由各职能部门起草，经总经理审核、董事长批准后，由行政部统一编号（盖章）后执行；  2.2.4 HR文档  与HR有关的各类申请表、、考核表或文件等（不包括劳动合同）由人事部门起草，经总经理审核批准后，由行政部统一编号（盖章）后执行；  2.2.5 一般事务性文件 其他需要编号管理和控制的一般事务性文件，如会议纪要、项目周报、授权文件/证书、行政管理费用统计表等由行政部负责汇总并统一编号。 2.3 外来文件 公司对外文件包括公司在对外经营的各个环节中，由其它组织机构、公司或企事业单位发送给我公司的各类文件和资料。 3. 编号规则 3.1 公司对外及内部文件编号原则 □□- □□ □□ □□-(□□)(□□)-(□)                 外 版本编号                 行业代码及项目简称 流水号                 文件类别 YYMM                                                   公司名称英文缩写 注：未加括弧的项目为公司文件编号的基本构成部分，加括弧的项目为可选项 公司名称英文缩写：ABC YYMM：YY代表年份最后两位数字，如13表示公元2013年； MM表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。 文件类别：参见本章3.3 文件流水号：指同类文件的排列顺序号，不分年份，接上年序号编排。用3位数字表示，不足三位数的，采用补“0”的方式补充。 特殊情况处理：编号后文件撤销的，当年发生的，空出的号，在为新文件编号时补上；跨年度的，空号不再填补。 文件印发后发现错误，需要重印的，仍使用原文号。在重印的文件上标明“前文作废”。 编号当中遗漏号，并且在当年发现的，用新的文件替补；次年发现的，不再填补。 行业代码及项目简称：a) 行业代码参见本章3.4；b) 项目简称，根据每个项目名称按约定俗成的方式编写，以小写英文字母表示，最多不超过3个字母。C) 如果文件跟项目无关，此项可审略。 版本编号：参见本章3.5，此项为可选内容，不需要版本编号的文件可省略此项。 外：代表对外发送的公司文件，为可选项。 3.2 外来文件编号原则 外来文件结构为：ABCE–Fr –YYMM FT SSN E：External，应用于所有外来文件 Fr：文件来源的公司英文名称简写 YYMM：YY代表年份最后两位数字，如13表示公元2013年； MM表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。 FT：文件类别，参见本章3.3 SSN: 文件流水号，参见本章3.1中关于文件流水号的解释。 3.3 文件版本编号 3.5.1 文件版本号定义 非技术类文件的完全版本号定义可为两项：<主版本号>.<修订版本号>，如1.0; 技术类文件的完全版本号定义分三项：<主版本号>.<次版本号>.<修订版本号>,如 1.0.0。 3.5.2 文件版本编号标准 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。 版本编号可以根据文件需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件定稿，初始版本号即更改为1.0。 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。 文件可以根据需要将版本编号晋升为2.0, 2.1, 2.2 等。 3.5.3 版本变更依据原则 3.5.2.1 主版本号修改规则 当文件内容进行了重大修改或局部修订累积较多，而导致文件整体发生全局变化时，或功能模块有大的变动，比如增加多个模块或者整体架构发生变化时，主版本号加1； 3.5.2.2 子版本号修改规则 和主版本相对而言，次版本号的升级对应的只是局部的变动。当局部的变动造成了功能上有大的改进或增强，或改动造成程序和以前版本不能兼容，或者对该程序以前的协作关系产生了破坏。主版本号不变，子版本号加1，修订版本号复位为0； 3.5.2.3 修订版本号修改规则 文件内容只进行了少量局部修改或修正，比如格式、文字、标点符号或bug的修正，对项目的整体或部分结构、功能和性质不产生任何影响，主版本号和子版本号不变加，修订版本号加1，当修订版本号为0时，可忽略不计。 3.5.2.4 其他说明 当文件定稿形成初始版本后，即从V1.0开始，变更版本时，需由文件修改人在【修改历史记录】之「对旧版本增删改情况摘要」一栏中填写内容变更的章节号和变更的简要内容，同时注明发布人和发布日期。 4. 编号管理 ( 该规范的修改、解释权、监督权归行政部所有。  ( 合同协议由行政人事部统一编制管理。 ( 对内、对外的发文统一由行政部编制和管理。