A3资料制作(上传版)

目 录 目 录 目 录 1引 言 2第1章 A3资料简介 21.1 A3资料的特征 21.2 A3资料的优点 3第2章 A3资料制作步骤 32.1 整体样式 32.2 具体步骤 32.2.1 明确资料目的 62.2.2 撰写资料纲要 82.2.3 确定版面设计 102.2.4 撰写资料内容 132.2.5 核查校对资料 14第3章 A3资料实例 143.1 丰田改善活动模板 153.2 日本爱信变速箱物流案 16结 论 17附录1 图表的种类及用途 引 言 为了推进物流工艺的问解决方式，使相关人员（部门）以及物流全体人员实现最优状态，在出台时要切实取得多方面的一致，或者在实行计划时向有关人员准确传达相应内容。按照问题解决的步骤进行思考，将思考的内容准确地传达，实现信息共享。这种的核心工具就是A3资料。 A3资料将问题解决的8个步骤归纳在一张纸上，通过视觉表达，使内容一目了然，数据、图表、文字并用，按照问题解决的步骤进行思考，将事实和思考的内容准确传达，实现信息共享。 在丰田，对任何工作而言，比起其实施计划和结果，更被重视的是制定该计划的理由，或形成该结果的原因。因此，A3资料不仅仅是记录计划和结果，更是展现问题解决全过程的资料，它是丰田交流工具的核心。为了提高工作效率，在日后的工艺工作中将引进A3资料。参照丰田成熟的A3资料制作经验，撰写本文件，希冀为工艺员熟练掌握A3资料的制作提供借鉴。 第1章 A3资料简介 1.1 A3资料的特征 （1）将问题解决的8个步骤归纳在1张纸上 事实 判断 想法 （2）通过视觉表达，使内容一目了然 数据、文字、图表并用 （3）A3资料=问题解决的工具 1.2 A3资料的优点 A3资料是一种“制作简洁易懂的资料”，主要有以下优点： （1）对资料使用者而言 ①能够尽快理解 ②能够供每一位相关人员理解 ③即便意见不同，在资料中也能方便找寻不同所在 ④简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论 ⑤即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正 （2）对资料制作者而言 ①自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，有助于对思路的自我检测和整理。 第2章 A3资料制作步骤 2.1 整体样式 图2.1 A3资料制作整体样式 2.2 具体步骤 2.2.1 明确资料目的 资料是说明、传达事情的工具，制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁”、“如何使用”、“何种用途”，最后明确传达“什么内容”。 图2.2 资料目的 （1）考虑是“面向谁”的资料 因为资料是说明或传达事情的工具，所以，根据资料面向对象即看资料的人不同，其内容也要相应变化。即使是相同主题的资料，面向公司外部和面向公司内部，其强调的要点也应该有所不同。即使同是公司内部，面向经管会的资料与面向部长的资料，其说明内容也是不同的。 对方对于这个问题了解程度如何，有多感兴趣，想问些什么等等，对于这些情况和需求，必须准确推测和把握。 （2）考虑将“如何使用”资料 ①考虑资料使用的场合 是仅仅分发资料还是在会议上进行说明，或者直接向看资料的对象进行说明，根据情况不同内容也会不同。如果只是分发资料，因为无法进行说明，所以必须使资料通俗易懂，一目了然。而召开会议的情况下，有必要在短时间内让全体与会者获得尽可能多的必要信息，所以要求资料写得简单易懂，具有很强的视觉效果。 ②考虑资料使用人 资料由谁使用，也就是有谁进行说明也是一个重点。必须站在说明人的立场制作便于说明的资料。举例来说，有上司进行说明的情况下，资料内容如果不够详细，就难以以口头形式一边补充一边说明，因此就需要写得细致，要将必要的事情简单地、符合逻辑地、合理地写出来。 （3）考虑资料用于“何种用途” 资料的用途不同，内容也会不同。无论报告、联系、商谈或者裁决，即使是相同的主题，所强调的重点也会不同。如果是报告，就要及时准确地反映事实，包括发生的事实以及实施对策后的结果。而如果是计划裁决，就要依照问题解决的步骤，充分说明制定对策理由，并且还要明确希望对方给予判断的要点。 （4）考虑要传达“什么内容” ①考虑应该强调的要点 明确了资料“面向谁，如何使用，何种用途”之后，就要考虑资料使用人的需求，进一步明确资料当中应该强调的要点。思考在问题解决的8个步骤中哪一步是特别需要强调的要点。 ②考虑资料的标题 最后决定资料的标题。 （5）案例分析——改善创意提案的工作 小A在汽车制造商T公司的人事部负责推进“改善创意制度”。有一天，小A接到组长B先生的指示，要求他拿出本年度推进改善创意制度的。组长说：“在这次的部内组长会议上，我决定就改善创意提案的本年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们部去年的业绩，尽管事物部门整体目标达成了，但却没有完成本部门目标。今年当然首先要继续协助完成事物部门整体目标，另外还希望一定能够完成本部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明改善创意制度的主旨，让大家充分认识到现阶段的主要问题是什么。另外，我还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得大家的支持，就拜托你准备资料了。” 注：改善创意制度：对有关业务效率化以及降低成本的改善提案进行奖励的制度。是多年来一直沿用的制度之一，在提升工作现场的改革意识及问题解决能力方面取得了卓著的成果。该制度的对象是业务职和专门职人员 小A根据组长B先生的指示，明确了资料目的： “面对谁”：对象 “如何使用”：传达方式 “何种用途” “什么内容”：资料强调的要点、标题 2.2.2 撰写资料纲要 制作简单易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的纲要，无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。 图2.3 纲要主体 （1）确定纲要的主体 写入资料的内容，即使头脑中非常明白，要将其整理得非常简洁、能向别人准确说明也是不容易的。依照问题解决的各个步骤，尽量将每一步所要传达的信息至多3句话表述出来。这种表述就类似于报纸上的新闻标题。 考虑好各个步骤的表述后，要按照步骤将他们排列，检查这种排列是否符合逻辑。如果符合就可以通过。口头念一下，长度从30秒到1分钟为最佳。 （2）确定对纲要主题进行补充的内容 确定纲要的主题之后，就要思考对各步骤所给出的信息进行补充的理由以及数据。最好为每条信息找出3个左右的理由或数据。 这时要注意以下几点： ①对各步骤传达信息的补充数据是否充分 ②是否基于事实的补充 ③因果关系是否成立 ④补充内容是否符合MECE要求 （3）检查纲要整体 确定纲要的主体和补充内容后，要对纲要整体进行检查。要比资料的目的，也就是说，要一边思考“面向谁”、“如何使用”、“何种用途”，一边从头通读纲要整体。通过反复通读，检查其是否符合逻辑，对资料的对象是否具有说服力。 （4）案例分析——“改善创意提案的工作” “去年事务部门全体的改善创意目标为：6000元以上的优秀提案为每年1项，2000元以上的优秀提案也是每年1项。本部目标为：提案数量为每年每人12项以上。而去年本部的优秀提案，6000元的提案有2项，4000元的提案为1项。提案数量为每人每年平均8.6项，没有完成目标。今年我们应该进一步致力于寻求改善创意。” “回顾一下本部内的提案状况，会发现不同职级之间的差别很大。业务职人员每年每人提出了14项，没有问题；但专门职人员每年每人只有3项提案。按月份来看，6月份以后尤为严重。” 挖掘改善创意是支撑T公司改革的一项活动，但目前的实际情况是，有人无论是否提出提案都在思索，但更多的人却因为不断地思考撰写提案而获得了意识的强化。 小A在确认员工的上述说法便是问题的真正原因之后，决定提出以下对策： ①4月份重新实施以本部门全体成员为对象部长讲话，让每一个人理解改善创意制度的主旨，进行部成员启蒙，使各成员彻底了解本年度的活动目标。 ②取消期间特别活动，新引入年度表彰制度，在第二年3月，对最多提案个人，最优秀提案个人及最多提案小组进行表彰。 ③每月25日由事务局向各组组长发送跟踪邮件，促进组长对成员的督促。 ④汇总每月各组的提案情况，月初作成图表张贴在部里的墙上。 表2.1 不同职级的改善创意提案数量统计（项） 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月 合计 专门职 1.6 0.9 0.2 0.1 0.0 0.0 0.1 0.0 0.1 0.1 0.0 0.0 3.1 业务职 1.5 1.2 1.1 1.2 1.2 1.2 1.1 1.1 1.2 1.0 1.1 1.1 14.0 关于全体事务部门与本部门的提案数量，今年要继续完成上年度的目标。也 就是说，本年度尤其重点解决的问题，是使100%的专门职人员拿出提案。 那么，去年6月以后到底出现了什么问题？是不是因为4-5月是改善创意强化月，提案太多了，专门职人员在强化月过后就拿不出提案了？不会是没有好点子或思考时间吧？会不会是尽管有创意，却忘了每月提交。既然有这么多可能性，就需要去听取大家真正的想法。 在考察事实后小A发现，有的人虽然知道本部门目标，却没有了解其必要性，认为“为什么一定要每月提交呢？理由何在？”、“上司什么都没对我们说”或者“即使即使写了也得不到好评，干脆不交”；另外甚至有人还提出“有本部门的目标吗？”等问题，连何谓本部门目标都不知道。 根据这些信息，小A按照解决问题的步骤制作了纲要： 图2.4 纲要内容 2.2.3 确定版面设计 顺着思路进行版面设计,应当将较多版面分给需要强调的重点步骤。 图2.5 A3资料版面 （1）根据纲要确定版面设计 具体过程及要点如下： ①排列好各个文本框。给各个步骤都做好可填写的文本框，顺着思路，根据纲要排列各文本框。一般应当从左到右、从上到下、或按照顺时针方向排列。如果按照相反方向排列，或者中途突然改变方向，便会打乱资料结构，不容易看明白 ②确定文本框的大小，兼顾版面的平衡。大致的版面确定后，就要确定文本框的大小。要根据资料的内容来决定版块的大小。需要注意的是，对药着重强调的要点，不要使用小的文本框。 ③其他要点。留出适当的空白，将上下左右对齐并调整好距离，是版面整洁的关键。 （2）确定各文本框的标题 确定版面设计以后，就要确定各文本框的标题。 （3）版面设计模板 图2.6 版面设计模板1 图2.7 版面设计模板2 图2.8 版面设计模板3 2.2.4 撰写资料内容 确定版面设计后，接下去就要填写各文本框中的内容。行文要尽量简明扼要，并使用图表、表格，使资料具有较强的视觉效果。 图2.9 资料内容 （1）撰写各文本框的内容 撰写各文本框的内容，要点如下： ①行文要“简明扼要”、具体和使用主动语态 ◆ “简明扼要” a、名词结构 b、尽量只写1行文字，两行以上无法让人一目了然 c、1项评述、1项注释 不好的例子：6月份以后，新研制的汽车上线，与原有的汽车并线生产， 因此，目前的情况无法适应，必须对车间的布置和作业方法进行改革。 好的例子：6月份起新研制的汽车上线，实行与原有汽车并线生产。车间布置和作业方法的改革成为必然。 d、“单刀直入”的表达方式 不好的例子：安全问题并不是不比数量问题重要（二重否定）。 好的例子：安全问题比数量问题重要。 e、相同的语句不要重复 不好的例子：质量不合格的发生，去年发生了34起，今年也发生了18起。 好的例子：今年发生质量不合格的事件18起。 ◆ “具体”：避免抽象的表达方式 不好的例子：今年的销售情况还可以。 好的例子：今年的销售情况完成了目标的98%。 ◆ “主动语态”：尽量避免被动的表达方式 不好的例子：工作成绩被下属的干劲极大影响。 好的例子：下属的干劲极大影响着工作成绩。 ②使用图表，强化视觉效果 特别是数据，比起文字表述，图表更直观。要根据使用的目的选择图表的种类，这样更具效果。 （2）修饰资料，使内容一目了然 ①统一文本和书写格式，文本框的上下左右对齐。如果文本和书写格式的不统一，那么即使使用粗字表示强调，也不知道强调的是哪一部分。 例如，下面的图中，究竟是强调颜色的不同还是图形的不同，无法明确。如果统一了图形，就可以知道是强调颜色的不同。 图2.10 不同图形 文字部分也是一样，在考虑修饰之前，首先要统一文本和书写格式。尤其是在表格里就行评述、注释的时候，所注内容也要注意形式上的统一。 不好的例子： 表2.2 对促销方法的现状和方向进行评述的例子（不好） 现状 今后 没有广告宣传效果，光顾人数减少 强化营销人员的活动 明显，文本不一致，主语宾语不同，填写内容也有差异，经过调整，上述评述的好例子如下表所示： 表2.3 对促销方法的现状和方向进行评述的例子（好） 现状 今后 通过广告宣传促销 针对不特定多少人的活动效果不佳 强化营销人员的活动 针对特定的顾客展开活动，效果好 ①需强调的文本框和文字用粗体，加大字号 统一了基本格式之后，要将纲要主题等需要强调的部分的文字换成大字号的粗体。不过，修饰的目的不是为了漂亮，而是易于理解，因此，如果不必要地使用很多字体、颜色，追求字号的微妙变化，那么看起来似乎很漂亮，却反而使得资料不知所云。一篇资料中，字体或字号最多使用三种，根据需强调的程度选择使用，这才是可取的。 2.2.5 核查校对资料 最后要对资料的整体内容进行检查。要点如下： 图2.11 核查校对资料要点 第3章 A3资料实例 3.1 丰田改善活动模板 3.2 日本爱信变速箱物流案 结 论 本文着重介绍了A3资料的特征、制作的思想和步骤。总体来说，A3资料能给决策者以直观的判断，增强沟通，提高工作效率；同时通过制作简洁易懂的资料，也给资料制作者提供了解决问题的思路 作为培养问题解决能力的核心工具，A3资料比PPT更加直观、简洁，因此在今后的工作中，应该倡导A3资料的制作。 附录1 图表的种类及用途 1、柱状图——用于比较绝对值的大小 图1 柱状图 2、曲线图——用于显示时间上的变化 图2 曲线图 3、圆环图——用于显示各部分的比例 图3 圆环图 4、条形图——用于显示不同项目的结构 图4 条形图 5、巴莱多图 图5 巴莱多图 6、散点图 图6 散点图 并非只在形式上满足A3要求即可 本部门内部 组长 谁） 组长B先生 如何使用） 在部门内组长会议上发表 （相关联络）谋求帮助 强调的要点） 明确问题：改善创意制度的主旨、尚未完成“本部目标” 把握现状：现阶段的主要问题是什么 制定对策：具体实施内容（希望各位组长给予何种支援） 标题） “改善创意”提案本年度计划（案）