财务报销制度

编号：ZD/-002 费用报销 第一章  总则 第一条  为了加强公司内部管理，公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条  本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、及工程请款事项等，以下分别说明相关的借款流程以及各项支出具体的财务报销和报销流程。 第二章  费用报销基本制度及基本流程 第三条  本制度适用公司各部门。 第四条  报销人必须取得合法有效的报销单据（发票）。 第五条  费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、报销单封面与封面后的贴签必须大小一致，各票据不得突出于封面和贴签之外（票据过大时应按封面大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的贴签上，整份报销单各部分厚度尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； 6、正式发票应复印并粘贴复印件（复印件必须清晰），发票原件交到财务； 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8、报销单各项目依法填写完整，大小写金额要一致，并经部门负责人有效批准； 9、有实物的报销单据须由验收人验收后签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 10、关于烟款的报销：工程或招待用烟累计达到5包以上（包括5包），必须附有发票，5包（不含5包）以下必须附有收据或者电子单； 11、除公司领导同意的特殊情况外，员工均不得报销话费。 第六条  单笔报销费用或借款总额超过2000元，需要提前一天通知财务备款。 第七条  在同一个预算期间内，各费用的累计支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。 第八条  费用报销基本流程： 注：如不按以上流程报销或直接将票据放在财务部，而造成票据丢失的，财务部概不负责并有权不予报销。 第九条  差旅费报销 因公出差的办理程序 1.1  因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。 1.2  出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款。原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。 1.3  凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。 1.4  出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。 1.5  出差人员应在回公司后七个工作日内办理报销事宜，根据差旅费填写“费用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。 1.6  如逾期未报销者，从当月工资中扣除或自负。 2、差旅费报销标准（以下数据为上限数，核实报支） 下列数据均以「人民币」为单位； 出差地区 交通费 住宿费 （元/每间） 早餐（元） 中餐（元） 晚餐（元） 其他项目 桂林市内 （包含12个县） 核实 80 0 5 5 核实 广西省内 （不含桂林市） 以火车票价为准 100 6 10 10 核实 广西省外 （不含广西） 核实 120 6 15 15 核实               3、补充说明： 3.1住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，以实际发生额报销，超出住宿标准的，超出部分由出差人自行承担。 3.2报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。 3.3伙食和交通补助依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上采用额度内实报实销形式，特殊情况需上报公司负责人审批。 3.4出差期间招待客户的，需要事先经公司负责人同意，方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。 3.5出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 3.6到达目的地后，除公司负责人外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公共汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细时间、起止地点及事由。 3.7上述住宿费标准为一个标准间。两人以上同行一道出差可一同住宿的仅享有一个标准间住宿标准。 3.8出差期间因公招待客人，其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。 第十条  办公费用报销 行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。 行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。 第十一条  业务招待费 1、公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。 2、部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待，否则不予以报销。 3、部门因公需支付辛苦费（红包）时，应事先申请，经公司负责人批准后方可支付，否则不予以报销。 4、进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。 5、其他非公招待客人一律由个人承担。 第十二条  工程部申请进度款或结算款流程： 第三章  借款标准及流程 第十四条  借款标准 1、员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带责任）。 2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。 4、员工借款时，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。 5、借款人员完结事务，应在回公司后七个工作日内办理报销事宜，报销时扣回借款，交回剩余现金。逾期未冲销借款或交回现金的，直接在本月发放工资时双倍扣回。 第十九条  借款流程 注意：如不按流程冲销借款或者直接把报销单及剩余现金放在财务部，而造成报销单或者现金丢失的，财务部一律不负责任。 第五章  费用审批管理 第二十条  费用审批管理 1、公司主管领导及负责人行使审批权。其中： ①1000元以下（含1000元），由财务主管行使审批权； ②1000元以上至2000元以下，由副总经理及财务主管共同行使审批权； ③3000元以上，由公司负责人、副总经理及财务主管共同行使审批权。 2、公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。 3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 4、货币资金支付的批准方式为书面方式。 5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 6、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5-10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。 7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%-50%的罚款。 8、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 9、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。 第六章  附则 第二十一条  本制度解释权归公司财务部。 第二十二条  本制度经公司会议讨论通过后生效，修改亦同。 二O一四年二月十日制定