标超联华积点卡管理暂行规定

标超联华积点卡管理暂行规定 (修订于2013年2月27日) 联华标财【2012】006号 标超公司作为联华积点卡的代售点，确保联华积点卡的安全稳定运行，降低代售点的风险，特制订积点卡管理暂行规定，具体如下: 1.各代售点代售性质 各代售点仅代售标超公司下拨的联华积点卡及有价证券，严禁代售非标超公司下拨的联华积点卡及其他有价证券。 2.各代售点必须具备的条件 2.1各代售点售卡应具备的基本硬件条件 2.1.1积点卡出售工作应在一个相对独立的办公区间内(指在整个办公室内拥有一个相对独立的售卡工作区间，整个办公室面积目前以10平方米为标准)。 2.1.2售卡工作区间具有一定的安全防范措施。即安装视频监控探头且必须对准售卡区间及存放实体卡的保险箱位置以及110红外感应报警装置。 2.1.3拥有单独存放积点卡的专用保险箱且积点卡库存(含空卡)只能存放在专用保险箱内，由专人保管，严禁与门店营业款及备用金混放在同一个保险箱内。 2.1.4拥有正常使用MC系统的电脑设备。 2.1.5具有《OK卡领用证》(见附件1)。 2.2各代售点出售积点卡职责的分配 2.2.1各代售点整个积点卡进销存操作环节和MC系统审核权限及口令牌由该门店店长负责，确保做到整个积点卡操作流程的、安全、及时、准确。 2.2.2各代售点积点卡进销存具体工作及MC系统出售权限由门店店长按“一 1 / 13 点一复”要求，指定专人负责操作并上报财务部、营运部备案，如遇工作人员调整，须事先上报财务部售卡负责专人变更信息(见附件2)，并注明变更日期、变更人员的姓名、职务、岗位。 2.2.3“一点一复”人员必须具备MC系统等电脑操作能力，具备开具发票及收取现金、支票等资金结算能力，具有高度的工作责任心等条件。(现上报的“一点一复”人员名单见附件3) 2.2.4口令牌的保管和使用:口令牌严禁与积点卡存放一处。每个出售实体卡的代售点持有一枚口令牌，该口令牌由门店店长负责保管，售卡人员负责使用;每个出售在线充值卡(空卡)的网点持有二枚口令牌，其中激活口令牌由门店店长负责保管并使用，下单口令牌则由售卡人员保管并使用。 2.2.5各代售点持有一张《OK卡领用证》，该证由门店店长负责保管。 2.2.6门店专职综合管理员必须配合店长进行售卡系统数据输入及售卡工作的安全性、及时性、规范性的监控工作。 2.3不符合上述要求的门店，取消代售资格 3. 积点卡领用、保管及安全防范 3.1各代售点领用积点卡前进行审批 3.1.1营运二、三、四部《会员积点卡领用单》须由2名领用人签名后交门店店长审批、签名并加盖领用单位公章，方能领用。 3.1.2营运一、五部《会员积点卡领用单》须由2名领用人签名后交本合资公司财务经理审核签名、总经理审批签名，并加盖领用单位公章，方能领用。 3.2各代售点领用积点卡操作 3.2.1.各售卡网点(江苏公司除外)凭《OK卡领用证》、《会员积点卡领用单》 2 / 13 到标超总部领取积点卡。 3.2.2每月领卡时段与财务入账口径一致，即26/上月-25/本月。 3.2.3《会员积点卡领用单》上应填妥下列内容:单位、日期、按面值填写本次申请领用数量、领用金额、按审批规定的签字、盖章。 3.2.4各代售点每次领用实体卡限额:该代售点壹周到壹个月的出售量(视售卡金额和保管条件而定)。具体要求如下: 3.2.4.1 月平均售卡金额50万元以下(含50万元)的售卡门店，每次领实体卡金额?上月出售金额的70%; 3.2.4.2 月平均售卡金额50万元以上100万元以下(含100万元)的售卡门店，每次领实体卡金额?上月出售金额的60%; 3.2.4.3 月平均售卡金额100万元以上的售卡门店，每次领实体卡金额?上月出售金额的50%; 3.2.4.4适逢售卡旺季，视各售卡点的售卡量适当调整库存限额。 3.2.4.5如遇特殊情况，上报标超财务部申请。 3.3各代售点领用积点卡时加强安全防范 3.3.1各领用部门每次领卡须二人以上，当面点清。 3.3.2营运二、三、四部原则上由各营运部派车专程送回，安全存放。当天通过OA邮件确认并激活，严禁携卡在外滞留。 3.3.3营运一、五部由各部派车专程送回本部，安全存放，当天OA邮件确认并激活。对其所属售卡门店进行实体卡调拨时(调拨额度遵照本规定第3.2.4款领用实体卡限额要求)必须由各部派车专程送达门店，安全存放，严禁携卡在外滞留。 3 / 13 3.4各代售点领用积点卡后及时入账及妥善保管 原则:视同大额现金管理 3.4.1营运二、三、四部代售点领用积点卡当天必须按《会员积点卡领用单》在MC系统进行入库确认，同时做好台帐(见附件4)。营运一、五部领用后，必须先做MC系统入库确认，同时做好台帐记录，再对下属各代售点进行调拨处理。 3.4.2各代售点(含在线充值网点)领用联华积点卡后，必须注意安全，妥善保管，领用积点卡必须在领取的当天及时存放于专用保险箱内，由专人保管。 4. 积点卡销售环节管理 4.1积点卡销售种类及结算资金规定 4.1.1标超下属各售卡点可以出售的定额面值的积点卡。 4.1.2不定额面值的积点卡，须由标超财务部充值，门店到总部领用后出售。 4.1.3出售积点卡资金结算分为现金、本票、支票、转账形式等。 4.1.4积点卡原则上不允许赊销，确因经营需要须事先报标超财务总监和总经理联签。 4.2积点卡销售环节发票管理规定 4.2.1严禁积点卡销售发票与商品销售发票混用，即积点卡销售发票专用，一本发票一旦启用于售卡，该本发票就不得用于开具商品销售发票，如遇到期缴销发票，则将剩余空白发票盖作废章或注明作废字样后上交财务部;禁止在整本商品销售发票中开具售卡发票。 4.2.2各代售点按实际结算金额开具统一发票，并将发票号码记录于台账中。发票记账联由代售点统一保管，营运二、三、四部上交标超财务部，营运一、 4 / 13 五部上交本部财务部。 4.2.3积点卡销售发票内容应严格按规定填写，可以填写的内容为:食品、饮料、日用品、办公用品、防护用品、饮用水、礼品。不得开具非经营范围内容的发票。 4.2.4售卡发票应按实际售卡金额逐笔连号开具，如遇客户不需要发票，该张售卡发票联应附在相应的记账联后上交。 4.2.5作废发票必须联次齐全，每联加盖作废章或注明“作废”字样。 4.3积点卡销售环节的发放规定 4.3.1各代售点每笔积点卡销售必须填写客户签收单(见附件5)，注明发票号码、积点卡号码、付款方式、购卡金额、购卡面值、购卡张数，经客户签收并当面点清验收，订在记账联后随同记账联上交标超财务部(合资公司代售点则是上交各合资公司财务部)。 4.3.2现金、本票及转账结算方式下:代售点售卡人员收取现金、本票及银行转账入账通知回单(原则上应是原件)后，在顾客签收后当场发放积点卡和开具的发票。 4.3.3支票结算方式下:代售点售卡人员验收支票后，要求客户在支票台账上记录支票单位全称、留下客户姓名及联系电话。 1)、出售实卡:将开具的发票记账联交客户，作为支票等票据类到账后的提货依据。款项必须到账后才能发卡，票据到账后通知客户凭发票记账联到代售点领卡，代售点必须有二人以上在场核对发票记账联与发票联的号码、日期、金额、内容一致后，收下记账联，在顾客签收后当场发放积点卡及发票联。 5 / 13 2)、出售空卡:原则上款项到账后才能发卡、激活。如遇特殊客户在交付支票的同时急需领取空卡的，各代售点可视情况进行担保发卡，资金到账后才能激活。 具体支票发空卡担保权限如下: , 营运一部、五部、江苏公司在线充值代售点:由各合资公司及各公司总 经理签字担保; , 营运二~四部在线充值代售点:由各代售点店长签字担保; , 标超公司本部在线充值代售点:由财务部经理签字担保，金额较大上报 财务总监; 4.3.4客户购卡金额达到奖励标准的，则须填写“代售点销售积点卡奖励签收单”(见附件6)。对特殊需要超过奖励标准的，由标超财务总监和总经理实行联签审批(特殊授权除外);给客户的奖励于客户购卡当场以积点卡或提货券形式发放;使用现金、本票结算方式购卡，购卡当场发放客户奖励;使用票据类结算方式购卡，则要求资金到账后，发卡同时发放客户奖励。奖励标准如下: , 5万元?客户一次购卡金额?50万元，按购卡金额1‰的标准，以积点卡 或提货券最小面值取整进行奖励。 , 客户一次购卡金额,50万元，按购卡金额1.5‰的标准，以积点卡或提 货券最小面值取整进行奖励。 营促销活动期间奖励标准按促销执行。 4.3.5对于购买金额较大的特殊客户，各代售点实施预约，不得轻易回绝客户，如有特殊需要，门店报总部财务部可直接派车辆送卡上门。 6 / 13 4.4 积点卡销售资金解行规定 4.4.1各代售点出售积点卡收到的现金或票据必须当天解交银行。 4.4.2当天解缴银行以后发生的积点卡出售收入则于次日及时解缴银行(遇节假日顺延)，禁止截流积点卡出售款挪作他用。 若遇解缴银行(包括上门收款)后，收取的现金累计?5万元的，则必须当天再次解缴银行或上交标超财务部(合资公司代售点则是上交各合资公司财务部)，其安全措施参照本规定(第3.3领卡安全防范)。 4.5积点卡销售业务平台及台帐规定 4.5.1各代售点出售积点卡当天，售卡人员必须及时将出售信息逐笔输入“百联电子商务团队客户销售管理系统”(即MC系统)并进行确认。 4.5.2各代售点出售积点卡应逐笔记录台帐。台帐要求售卡人员按购买面值、购买数量、购买金额、付款方式、发票号码、卡券号码分别记录，复核人员复核并签字确认。 4.5.3每天售卡结束，做到日清日结、账实相符。要求售卡人员及复核人员将MC系统记录与台帐记录、当天售卡资金核对一致，清点积点卡库存，确认无误后将积点卡存放入保险箱，方可完成积点卡出售过程。 4.6积点卡销售月末库存盘点及帐账核对规定 4.6.1要求各在线充值及实体卡出售门店每月25日售卡结束后进行盘点，盘点表(见附件7)须经店长、盘点人员、售卡人员签名，一式两联，一联门店留存，一联于26日上交各区域财务负责人或合资财务经理转标超财务部。 4.6.2各代售点售卡人员每月26日查询MC系统，将上月26日至本月25日的期初库存、本期领用、本期销售、期末库存与台帐、实卡核对，核对一致 7 / 13 后，将信息填入《积点卡月末实际库存统计表》(见附件8)上报区域财务主管或合资公司财务部。 各营运部财务与EAS核对一致后(如有差异，请附调节表说明)，将《积点卡月末实际库存统计表》信息汇总上传标超财务部。 4.7积点卡销售实名登记规定 4.7.1要求各售卡点严格执行购卡实名登记，开设“实名登记簿”，对一次性购买1万元(含)以上的单位或个人，进行实名登记。 4.7.2对于单位一次性购卡金额达5000元(含)以上或个人一次性购卡金额达5万元(含)以上的，要求通过银行转账方式购买，不得使用现金;使用转账方式购卡的，各售卡点售卡人员要对转出、转入账户名称、账号、金额等进行逐笔核对并登记。 5.违反规定行为的处理 5.1违反【1】、【4.1.1】、【4.1.2】、【4.1.4】、【4.3.2】、【4.3.3】、【4.3.4】一次者，一律取消该代售点售卡资格。 5.2违反【4.2】一次者，除了参照“标超发票”进行经济处罚外，财务部将出函警告;一年内累计发生两次者，除参照“标超发票管理办法”进行经济处罚外，还将扣罚该代售点售卡奖励300-1000元;一年内累计发生三次及以上者，除了参照“标超发票管理办法”进行经济处罚及扣罚该代售点售卡奖励300-1000元外，还将取消该代售点售卡资格。 5.3违反【4.4】一次者，参照“营业款相关管理的规定”进行经济处罚外，财务部将出函警告;一年内累计发生两次及以上者，除了参照“营业款相关管理的规定(暂行)”进行经济处罚外，还将取消该代售点的售卡资格。 8 / 13 5.4违反【2.2】、【3.1】、【3.2】、【3.3】、【3.4】、【4.1.3】、【4.3.1】【4.3.5】、 【4.5】、【4.6】、【4.7】及其他规定一次者，财务部将出函警告;一年内累计 发生两次者，扣罚该代售点售卡奖励300-1000元;一年内累计发生三次者， 扣罚该代售点售卡奖励300-1000元，同时取消该代售点的售卡资格。 5.5对于违反本暂行规定而造成企业经济损失的相关责任人，全额赔偿损失 外，公司将并处100-2000元罚款;如情节严重者，处以罚款的同时将对相关 责任人按照《员工奖惩条例》处以行政处分。 6. 以前相关规定与本暂行规定不一致的，以本暂行规定为准。 7、本暂行规定自2012年4月21日起执行，营运一至五部各代售点须严格执行，江苏、市外公司参照执行。 财务部 二〇一三年二月二十七日 附件1: 附件2: 9 / 13 附件3 10 / 13 附件4 附件5 附件6: 11 / 13 附件7: 附件8: 12 / 13 13 / 13