搜狐企业邮箱畅通邮系统使用手册【精品文档-doc】

搜狐企业邮箱畅通邮系统使用手册【精品文档-doc】 搜狐企业邮箱畅通邮系统使用手册 目 录 产品使用声明 ....................................................................................................................... 3 第一章 畅通邮使用手册 - 各功能简单说明介绍 ................................................................. 4 1 登录界面 ....................................................................................................................... 4 2 快捷菜单 ....................................................................................................................... 4 3 列表管理 ....................................................................................................................... 5 3.1 新建功能: ....................................................................................................................... 6 3.2 收件组列表: ................................................................................................................... 6 3.3 黑名单列表: ................................................................................................................... 6 3.4 测试接收人列表: ........................................................................................................... 7 4 邮件管理 ....................................................................................................................... 8 4.1 我的所有邮件: ............................................................................................................... 8 4.2 未发送的邮件: ............................................................................................................... 8 4.3 发送中的邮件: ............................................................................................................... 8 4.4 已发送的邮件: ............................................................................................................... 8 4.5 已归档的邮件: ............................................................................................................... 9 4.6 已删除的邮件: ............................................................................................................... 9 4.7 项目管理: ....................................................................................................................... 9 4.8 发送回复地址管理: ....................................................................................................... 9 4.9 邮件管理的功能区域 ..................................................................................................... 10 5 报表中心 ..................................................................................................................... 10 5.1 邮件报表 ......................................................................................................................... 11 5.1.1 查看报表 ................................................................................................................. 12 5.1.1.1 基本发送报表: ................................................................................................. 12 5.1.1.2 发送错误报表: ................................................................................................. 13 5.1.1.3 发送按域报表 ..................................................................................................... 14 5.1.1.4 阅读按域报表: ................................................................................................. 14 5.1.1.5 点击按域报表: ................................................................................................. 15 5.1.1.6 阅读按地域报表: ............................................................................................. 16 5.1.1.7 点击按地域报表: ............................................................................................. 17 5.1.1.8 反馈按天报表: ................................................................................................. 18 5.1.1.9 链接点击报表: ................................................................................................. 19 5.1.2 导出报表 ................................................................................................................. 19 5.1.3 更新报表 ................................................................................................................. 21 5.2 用户账单 ......................................................................................................................... 21 5.2.1 系统自动按照月份进行统计 ................................................................................. 22 5.2.2 自定义进行发送统计 ............................................................................................. 22 1 / 42 5.3 部门账单(略) ............................................................................................................. 23 5.4 公司账单(略) ............................................................................................................. 23 6 控制面板 ..................................................................................................................... 24 6.1 角色管理 ......................................................................................................................... 24 6.2 用户管理 ......................................................................................................................... 25 6.3 部门设置 ......................................................................................................................... 26 6.4 系统操作日志 ................................................................................................................. 27 6.5 公司资料 ......................................................................................................................... 27 7 偏好设置 ..................................................................................................................... 28 7.1 我的配置 ................................................................................................................. 28 7.2 我的个人资料 ................................................................................................................. 28 7.3 我的登录密码 ................................................................................................................. 28 第二章: 畅通邮使用手册 - 简易发送流程介绍 ............................................................. 30 8 登录界面 ..................................................................................................................... 30 9 发送邮件的步骤 .......................................................................................................... 30 10 发送详细及步骤(包括数据上传，测试发送，正式发送，报告查看) ........... 31 10.1 上传正式发送列表及黑名单列表 ................................................................................. 31 10.2 上传邮件测试列表 ......................................................................................................... 34 10.3 撰写邮件及测试发送 ............................................................................................. 35 10.4 邮件的正式发送 ............................................................................................................. 38 10.5 报告的查看 ..................................................................................................................... 42 2 / 42 产品使用声明 未经许可执照允许,本产品使用手册不得复制、存贮于数据库、或以其他任何形式公开。未经搜狐公司同意而使用本手册是一种侵权行为,将被依法追究法律责任。 搜狐企业邮箱不对因使用畅通邮系统软件和此产品使用手册所产生的任何错误和不准确性承担任何责任。 特此声明 版 本: V 1.0 日 期: 2011-11-06 作 者: 搜狐邮件中心 3 / 42 第一章 畅通邮使用手册 - 各功能简单说明介绍 1 登录界面 用户通过 【搜狐企业邮箱->畅通邮】 登录畅通邮平台。如(图1)，无需二次身份验证。 (图1) 2 快捷菜单 用户登录后，系统最左边显示导航栏，如(图2)，快捷菜单“撰写邮件”“上传地址”等功能置顶，方便操作。 4 / 42 (图2) 3 列表管理 点击“列表管理”，可以看到下列菜单: (图3) 5 / 42 3.1 新建功能: 点击按钮，指对邮件需要发送的地址进行上传，包括正式收件组地址，和名单地址，及测试地址。(第二章详细介绍上传方法) 3.2 收件组列表: 点击按钮，系统会显示如下信息，如(图4)，收件组列表即是“正式发送地址类表”其中包含正式发送地址的“有效地址量”及“无效地址量” 最终系统对“有效地址量”进行发送。 (图4) 3.3 黑名单列表: 点击按钮，系统会显示如下信息，如(图5)，黑名单列表即是“正式发送列表”中的“有效数据”在正式发送前，系统自动剔除的“黑名单”列表，将去除后的“有效地址+需剔除黑名单的地址=实际有效发送地址”来进行发送，再上传的“黑名单”中，同时系统会显示出“黑名单”里面的数据总量。 6 / 42 (图5) 3.4 测试接收人列表: 点击按钮，系统会显示如下信息，如(图6)，测试接收人列表，即是在正式发送前，为了看到效果，对内部人员进行的一种邮件发送行为， 此测试人数不能超过50人，一般发送邮件必须经过测试后，确认无误，一般才可以正式对大批量的地址进行发送，同时，在上传完测试数据后，系统会显示出此次传送的测试数据的总量。 (图6) 备注:所有列表，上传方法均一样，在第二章会详细介绍 7 / 42 4 邮件管理 点击“邮件管理”，分别会看到下列功能，如(图7)，分别对8个功能及显示区域进行介绍。 (图7) 4.1 我的所有邮件: 点击显示所有编辑中、待审核或已发送的邮件,选择邮件,可对邮件进行编辑、删除、复制,并对已提交待审核的邮件进行撤消,返回编辑状态. 4.2 未发送的邮件: 点击显示所有编辑好，但未发送的所有邮件状态，存放所有编辑中的邮件, 可对邮件进行编辑、删除、复制 4.3 发送中的邮件: 点击 显示所有目前此账号下，正在发送的邮件的状态。 4.4 已发送的邮件: 点击显示所有已经发送完的邮件的状态，开始发送时间及结束发送时间。 8 / 42 4.5 已归档的邮件: 点击显示所有目前已发送完毕，经过了1段时间，为了减轻平台负载，自动归档的邮件。 4.6 已删除的邮件: 点击显示所有经过了编辑，未发送的经过了删除的邮件，但已经正式发送及发送完毕的邮件，无法进行删除。 4.7 项目管理: 点击可对目前发送的项目进行统一的浏览，可以看到每一次发送的项目的汇总，发送时间及结束时间，并单独记录每次发送的数据报告 4.8 发送回复地址管理: 点击此功能对于一个账户下的“发件人地址”及“回复人地址”进行统一管理的查看按钮，一个账户下，可以拥有多个“发件人地址”及“回复人地址”，但需要是真实有效的地址，避免使用网易，sina，sohu等后缀作为“发件人地址”及“回复人地址”，一般多使用后缀为公司域名的邮件地址。 9 / 42 4.9 邮件管理的功能区域 (图8) 备注:点击功能区域的按钮，即会显示出所有功能，并对邮件进行操作;相对应下面的功能区域则显示与其相对应的选项，共分为4个选项卡 。 备注:第二章介绍发送会有详细介绍 5 报表中心 邮件报表主要是统计邮件的发送情况包括发送时间、发送总数、发送成功量等。 点击“报表中心”，分别可以看到以下内容，如(图9)，分别对4个功能及显示区域进行介绍。 10 / 42 (图9) 5.1 邮件报表 点击 左面的 ，则会看到邮件发送的基本报表信息，如(图10)。 (图10) 11 / 42 报表图(10)显示的为邮件的基本发送报表。 若需要看到此报告的详细报表，则需要点击如图(11) 图(11) 点击按钮后，则会显示出3种报表形式，分别为:查看报表，导出报表，更新报表。 5.1.1 查看报表 点击则会看到以下详细报表明细，如图(12) 图(12) 5.1.1.1 基本发送报表: 主要是针对邮件发送的效果，对邮件的发送成功量，屏蔽数据做出分析。同时，点击报表数 12 / 42 字后面的按钮，可以导出相对应的邮件数据进行分析。 基本发送报表的为2种:文本报表和图形报表(如图13，如图14)。 图(13)- 文本报表 图(14)- 图形报表 5.1.1.2 发送错误报表: 发送错误报表，指对本次邮件发送的“发送失败”及“无效退回”的邮件进行分析，分别统计每种错误原因的数据错误总和，同时，击报表数字后面的按钮，可以导出相对应的邮件数据进行分析。 发送错误报表的格式为2种:文本报表和图形报表(如图15，如图16)。 图(15)- 文本报表 13 / 42 图(16)- 图形报表 5.1.1.3 发送按域报表 主要分析该封邮件的前7个域的发送情况。将鼠标移至发送邮件域分布情况各个域的分析柱状图上即可呈现该域的发送成功量，无效退回量，发送失败量等数据。 同时，点击报表数字后面的按钮，可以导出相对应的邮件数据进行分析。 发送按域报表的格式为2种:文本报表和图形报表(如图17，如图18)。 图(17)- 文本报表 图(18)- 图形报表 5.1.1.4 阅读按域报表: 主要从地域分布来分析该封邮件的阅读人数以及阅读人次的情况。鼠标移至图表图形区域即 14 / 42 可呈现该部分数据可视化功能。选择区域分析报表栏中的“阅读人数”栏下的“”即可导出该区域阅读人数的邮件地址。阅读人次的数据导出同上所述。 阅读按域报表的格式为2种:文本报表和图形报表(如图19，如图20)。 图(19)- 文本报表 图(20)- 图形报表 5.1.1.5 点击按域报表: 根据不同的域的点击，分别进行统计，分别记录每个域名点击人数，点击人次。 点击报表数字后面的按钮，可以导出相对应的邮件数据进行分析。 点击按域报表的格式为2种:文本报表和图形报表(如图21，如图22)。 图(21)- 文本报表 15 / 42 图(22)- 图形报表 5.1.1.6 阅读按地域报表: 主要从地域分布来分析该封邮件的阅读人数以及阅读人次的情况。鼠标移至图表图形区域即可呈现该部分数据可视化功能。选择区域分析报表栏中的“阅读人数”栏下的“”即可导出该区域阅读人数的邮件地址。阅读人次的数据导出同上所述。 阅读按地域报表的格式为2种:文本报表和图形报表(如图23，如图24)。 图(23)- 文本报表 16 / 42 图(24)- 图形报表 5.1.1.7 点击按地域报表: 主要根据点击链接的情况来分析该封邮件地域的分布情况。鼠标移至图表图形区域，即可呈现该部分数据可视化功能。选择查看的地域，点击报表栏下的“”，即可导出该地域点击人数的所有邮件地址。地域点击人次的邮件地址导出同上所述。 点击按地域报表的格式为2种:文本报表和图形报表(如图25，如图26)。 图(25)- 文本报表 17 / 42 图(26)- 图形报表 5.1.1.8 反馈按天报表: 根据不同的反馈，按照日期分别进行计算，分别统计每天打开人数，打开人次，点击人数，点击人次，以及点击人数的转化率 反馈按天报表的格式为2种:文本报表和图形报表(如图27，如图28)。 图(27)- 文本报表 18 / 42 图(28)- 图形报表 5.1.1.9 链接点击报表: 根据不同的页面链接，系统自动根据页面的链接进行编号，同时根据编号进行统计，汇总点击人数，点击人次。 链接点击报表的格式为2种:文本报表和图形报表(如图29，如图30)。 图(29)- 文本报表 图(30)- 图形报表 5.1.2 导出报表 点击则会导出对应项目的报表，并根据需求导出需要的报 19 / 42 表。如图(32) 图(32)- 图形文件 点击按钮后，通过进行导出数据下载，如下图(33): 点击下载后，将文件进行另存，保存至本地电脑中，进行解压缩，便可得到所需的数据，并进行分析。 20 / 42 5.1.3 更新报表 点击后，系统会弹出如下图(34)，进行更新。 图(34) 点击“关闭”并等待30秒后，点击邮件主界面上面的“刷新”如下图(35)，即可得到实时 更新的报表。 图(35) 5.2 用户账单 点击，如下图(36) 21 / 42 图(36) 点击“报表中心”下“用户账单”按钮，客户即可自己得到每个客户账号信息的账单，并可分为2种方式进行查看。 5.2.1 系统自动按照月份进行统计 系统会自动甄别客户发送邮件的年份，月份，同时统计出此客户每月发送的总量，扣点总量(即实际发送量)，返点总数(返点是根据合同签订前与客户定义出的返点数量，即免费发送数量)。如下图(37) 图(37) 5.2.2 自定义进行发送统计 系统按照客户自己定义的发送时间进行统计的一种方式，点击 22 / 42 统计的内容同5.2.1的方式一致。如下图(38) 点击“下一步”后，查看到自定义时间的发送数据报告，并通过PDF格式导出，得到自定义客户发送数据的账单。 两种方式得到客户发送的账单，便于与客户进行结算。 5.3 部门账单(略) 5.4 公司账单(略) 备注:“部门账单”与“公司账单”的使用方法同“用户账单”一致，可参见5.2“用户账单”进行参考。 23 / 42 6 控制面板 6.1 角色管理 所谓角色管理，就是在一个账户下，添加一个或多个角色，并同时赋予这个角色的一些权限， 不同的权限可以看到不同的信息。 下按钮，并点击按钮，建立一个新的角色。如点击 图(39) 24 / 42 图(39) 新建的界面，您可以对这个角色的权限以及访问这个角色的部门设置，选择了角色的选项，也可以对这个角色的可访问部门中的用户进行设置访问权限。所有权限选择结束后，点击“提交”，新的角色建立完毕。选择编辑已有的角色操作步骤相同。 6.2 用户管理 所谓用户管理，就是在客户账号下，新增/修改一个用户。 点击下按钮，并点击按钮，建立一个新的用户。图(40) 25 / 42 图(40) 点击“提交”后，系统会返回主界面，客户会看到自己建立的用户信息，此时点击新建的用户前面的按钮，对此账户进行“激活”，同时也可以进行“修改”和“删除”操作，如图(41) 图(41) 6.3 部门设置 所谓部门设置，就是在客户账号下，新增一个部门。 点击下按钮，并点击按钮，建立一个新的部门。图(42) 图(42) 点击“提交”后，系统会返回主界面，客户会看到自己建立的部门信息，此时点击新建的用户前面的按钮，对此账户进行“修改”和“删除”操作，如图(43) 图(43) 26 / 42 6.4 系统操作日志 系统操作日志，主要是对此账号操作的流程进行了记录，记录每次登录平台的IP，登录的时间，同时记录所有登录系统后的各种操作，方便客户对账户进行管理和查询。 点击按钮，并点击按钮，查看所有的操作日志。图(42) 图(44) 6.5 公司资料 公司资料记录了此客户的公司资料，便于查看。 点击按钮，并点击按钮，查看所有的注册公司信息。图(45) 图(45) 27 / 42 7 偏好设置 7.1 我的通知配置 所谓通知配置，即操作邮件发送系统后，客户会接到一封通知，客户可以根据此功能自行定义收到通知的邮箱，并可自主选择收到通知的类别。根据实际需求，设置每轮邮件发送的提醒服务，在空白方框处输入要添加邮件地址，用逗号隔开。 点击按钮，并点击按钮，查看配置设置信息。如图(46) 图(46) 7.2 我的个人资料 所谓个人资料，即修改注册信息的模块。 点击按钮，并点击按钮，查看并修改个人设置信息。如图(47) 图(47) 7.3 我的登录密码 此功能是客户自主更改登录密码的功能。 28 / 42 点击按钮，并点击按钮，查看并修改登录密码。如图(48) 图(48) 29 / 42 第二章: 畅通邮使用手册 - 简易发送流程介绍 8 登录界面 用户通过 【搜狐企业邮箱->畅通邮】 登录畅通邮平台。如(图1)，无需二次身份验证。 9 发送邮件的步骤 (1) 上传列表地址(包括正式发送列表，黑名单列表，测试发送类表); (2) 编辑邮件，发送测试邮件，发送正式邮件; (3) 查看发送报表。 备注:需准备，?正式发送发送列表.csv格式或文本格式;?发送的页面，需HTML格式 的;?发件人地址，回复地址，发件人名称，及邮件主题。 30 / 42 10 发送详细方法及步骤(包括数据上传，测试发送，正式发送，报告查看) 10.1 上传正式发送列表及黑名单列表 收件组是含有客户的email地址和其他相关信息(其中主要是email地址，其他相关信息可以不需要)的文本文件(目前搜狐畅通邮系统只提供有CSV,TXT二种格式的的文件)。 搜狐畅通邮系统中包含有收件组、黑名单和第三方收件组三种不同作用的收件组，收件组是指您要发送的正式目标客户的email地址及其他信息表，搜狐畅通邮系统中也称之为收件组;黑名单是用来方便您排除部分客户，以防止系统骚扰到部分特殊的用户;第三方收件组是指由搜狐畅通邮系统数据库所提供的客户地址。 ? 首先，在建列表前要先准备好CSV文件，TXT文件，文件内容如下图: CSV 文件图 ? 点击旁边的，此时显示如下图: 点击按钮，此时，页面显示，如下图 31 / 42 此时点击按钮，找到已经准备好的CSV或者文本文件，进行上传，如下图 此时，点击按钮，刚刚选定的数据会上传到数据库中，如下图 32 / 42 此时，点击文件名为“上图红色框”的文件名为“1w.csv”的文件，点击后如下图: 将上传的数据选择到“上传文件名称”处，此时点击“下一步”按钮，在“收件组名”处将刚刚上传的数据进行命名，可以看到上传数据的预览图，此时点击按钮，如下图: 此时，点击后，数据正式上传到“正式发送列表”中，此时页面会跳转到主页，同时可以看到自己上传此次数据的状态，分别显示“有效地址数”及“无效地址量”，如下图: 33 / 42 此时，正式列表上传完毕～ 备注:上传“正式发送列表”及“黑名单列表”的方法一致。 10.2 上传邮件测试列表 邮件测试列表指在正式发送邮件之前进行的测试性发送，测试邮件不可以超过50封。 点击 下 按钮，继续点击 按钮，同时系统会显示，如下图: 在处填出测试类表的名称，同时在处填写需要测试的邮件地址，每个邮件地址，此时全部处理填写好后，请点击按钮， 34 / 42 此时，系统会自动跳转到主页，说明测试数据列表已经上传到系统中，如下图: 测试类表上传完毕～ 10.3 撰写邮件内容及测试发送 ?点击 处 按钮，显示如下: ? 填写基本信息部分，如下图: 35 / 42 说明: 邮件名称: 客户自己定义的邮件名称，便于邮件的区分。如:20111101发送，20111102发送，等类似的文件名，没有中文英文的区分; 邮件主题: 发出邮件后，最终用户看到的此封邮件的主题。如:仅35元即可团购雀巢咖啡，等类似邮件比较好的产品; 发件人/回复人: 指显示邮件通过哪里发到最终用户端的。可以填写如:赶集网，团报网，此处一般填写公司名称; 收件组: 点击旁边的按钮，可以选择正式发送的地址数据; 所属项目:一般默认为“first”; 是否远程抓取: 如果选择“是”那么直接输入网址，即可抓取页面;若选择“否”，则需要客户自行上传页面的源文件; 黑名单: 点击旁边的按钮，可以选择需要系统剔除的邮件地址; 发送地址/回复地址: 此功能需要客户自行申请一个邮件地址，作为发送/回复地址，其目的起到发送邮件后在客户端显示名的作用，如:marketing@sina.com，但此地址需要真实有效的地址 36 / 42 客户需点击 按钮，则系统会显示，如下图: 此时，用户需填写真实的邮箱地址，并点击，邮件系统会给该邮件发送一封“激活信”，则用户需登录此邮箱，点击“激活链接”，此时，邮件激活成功，系统里面则会显示出来，如下图: 退订投诉样式: 客户根据自己的情况自行选择，如果客户自行开发，可忽略这一项。 ? 邮件内容撰写: 点击 的 处，将已经准备好的HTML页面的源文件复制粘贴进去，此时，再次点击 处，即可看到上传的HTML页面文件。 ? 此时，准备工作已经做完，可以进行测试发送，发送测试前，请点击最下面的 按钮，将所做操作保存。 ? 保存完毕后，点击按钮，同时系统会跳出刚刚上传的测试信息，并点击 ，如下图: 37 / 42 此时，测试邮件已经发出，同时可以去测试邮箱去检查所发送的邮件。 测试数据发送完毕～ 10.4 邮件的正式发送 点击 下的 按钮，此时页面会跳转到 “页面主题编辑”状态，点击“收件组”，如下图; 38 / 42 点击“收件组”后面的“选择”按钮后，进入“收件组列表”选择，将刚刚上传到“正式发送列表”进行“点选”，选择后，正式发送数据会跳转到右边的“显示区内”，此时“正式发送数据”选取完毕，点击确定，如下图: 39 / 42 后，返回主界面，点击按钮，进行正式发送，如下图: 点击 点击后，系统会弹出如下界面，分为了4种发送方式，分别如下图: 40 / 42 :点击后，所提交的所有数据通过系统审核后，立即发送; :点击后，按照客户自己定义的时间进行发送; :指的是某次执行邮件，进行按天，按周循环发送，到达一个周期后会自动执 行。如下图 :指用户自己根据时间来进行发送，如下图: 41 / 42 客户设定好其中一种发送方式后，点击 后，邮件正式发送～ 10.5 报告的查看 每一次的邮件发送后，都会产生一个对应的报告，其报告一般会在3-5天后，趋于稳定，但 用户可以随时观察发送的情况，如下图: 具体详细的报表查看规则请详见:5.1.1. 42 / 42