物资采购管理流程

物资采购管理 物资采购管理流程 为加强公司工程物资管理，明确物资管理体系，物资管理流程，优化物资供应链结构，降低工程成本，结合公司相关管理和公司成本管理信息化的要求，编制本流程，流程包括三部分内容:工作流程图、环节说明和附表 工作流程图 注:流程图中红色虚线框中的内容为有预付款的业务处理流程 环节说明 为了规范项目部先付款物资采购管理流程，提高物资采购过程中对各环节的管理和控制，各相关岗位人员必须按以下各工作环节执行。 采购计划表 对于根据采购计划表签订的情况，项目经理在审核完采购计划表后，应根据采购计划表与材料供应商签订合同，同时将采购计划表交由收料一份，准备 收料。 对于已签订合同的或者零星采购的情况，将采购计划交由供应商(传真、电话通知)，进行供货，同时将采购计划表交由收料一份，准备收料。 材料采购合同(必须执行公司管理规定) 与工程质量、安全直接相关或单批采购量在2万元以上的工程物资采购必须签订采购书面合同，材料采购合同签订后，采购员应根据合同的内容登记材料采购合同台账。如果合同签订时确定要预付款项的，还需编制采购预付款申请表，经项目经理签字后，交由财务进行付款。 支付单 财务会计在收到预付款申请表后，根据采购预付款申请表进行支付，编制请款报销单，同时查看合同内容是否申请表的内容相符，交由项目经理签字审核，审核后进行付款，并进行相应的帐务处理。 审核 材料采购结算和支付的审核工作由项目经理负责，项目经理在收到材料采购结算单或支付单后，应首先确认单据是否由按照要求得格式打印，然后根据材料采购结算单或支付单进行业务单据的核实后，核实无误后签字确认。 入场通知单 库管员在收到入场通知单后，应根据通知单的进场日期准备收料。材料到场后，库管员根据入场通知单的要求对材料进行点验，只有与入场通知单要求相符或经相关人员确认的材料方可进场。对于按文件规定需要施工人员进行质量验收的材料和设备，还要通知相关施工人员进行质量验收。 材料入库 库管员在对进场材料点验完成后，应根据供货单在及时编制入库单，属于按合同采购的材料，编制入库单时须注明相应的合同，入库单一式三份根据相关规定进行签字。一份留存，一份交财务，对于半成品材料一份交分包单位签字确认，表示材料的移交，由分包单位负责材料的保管。 供货详单 在供应商提供发票时，要求其提供的发票必须配备相对应的供货详单，供货详单应包括材料汇总表和经收料员签字确认的供货小票。 材料结算 材料采购人员在收到供应商开具的发票和供货详单后，根据入库单进行汇总后编制材料结算单(结算单需根据公司要求的格式编制)，并核对供货详单，核对无误后，打印结算单，项目经理签字后，交由财务进行支付。 支付单 财务会计在送货清单和材料结算单后，根据结算单的要求进行支付，编制请 款报销单，经项目经理审核签字支付，并进行相应的财务处理。对于有预付款项 的情况，根据预付款办理相应的结算手续。 GCM业务处理一览表 序号 业务 软件模块 报表 相关人员 1 采购合同/变更签订 材料采购合同登记与变更 预付款申请单 材料人员 2 材料入库 入库单 入库单 材料人员 3 审核 单据审核 项目经理 4 材料结算 材料采购结算单 材料采购结算单 材料人员 5 支付 支付单 请款报销单 财务会计 工 程 物 资 采 购 计 划 表 填报单位: 编号: 序号 物资名称 规格型号 单位 数量 单价 金额 供方名称 到货日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 经营主管审批: 年 月 日 采 购人员制表: 年 月 日 上海五冶有限公司材料采购结算单 供应商:镇江市众森物资有限公司 审核状态:未审核 审核人: 结算日 期:2005-5-14 序号 材料名称 规格型号 单位 结算数量 结算单价 金额 备注 1 H型钢 H350*350*12*19 吨 6.576 5130 33734.88 2 H型钢 H200*200*8*12 吨 1.8><#004699'>818 3480 6326.64 3 H型钢 H300*300*10*15 吨 2.268 5200 11793.6 4 H型钢 H194*150*6*9 吨 16.0992 4400 70836.48 5 H型钢 H194*150*6*9 吨 1.4976 4550 6<#004699'>814.08 6 H型钢 H294*200*8*12 吨 4.1256 3820 15759.79 7 H型钢 H340*250*9*14 吨 3.8256 7><5250 20084.4 8 H型钢 H200*100*5.5*8 吨 2.604 3500 9114 9 H型钢 H300*150*6.5*9 吨 11.6376 3450 40149.72 10 H型钢 H300*300*10*15 吨 37.422 5130 191974.86 其他费用: 0 合计: 406588.45 PAGE <职能> <进程名称> 物资采购流程 材料供应商 项目经理 财务会计 材料采购 库房 预付款申请单 入场通知单 预付款审核 支付单 采购计划表 供货 收款 点验收料 材料入库单 货款支付 支付审核 支付审核 供货详单 材料结算单 材料结算 材料采购合同 材料入库 结算审核 支付审核 支付单 必须签订 合同,