科贸有限公司财务管理制度

科贸有限公司财务 第一章 总则 为加强财务管理，规范公司日常财务行为，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，建立现代化企业制度和健全的财务管理体系，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业财务通则》、《企业会计制度》，结合公司具体情况，特制定本财务管理制度。 第二章 会计机构及会计人员管理 一、财务室的与岗位设置 公司设财务室作为财务会计机构 ，财务室岗位设置为:主管会计、出纳员。 财务室的职责:在公司总经理的领导下，具体负责全公司的财务管理工作和会计核算工作，包括:财会人员的管理、单位的会计核算工作、协助公司领导筹集资金、合理分配使用资金;做好与仓库部门的对账工作，指导仓库保管员建账、对账;做好财务工作，为公司领导决策提供各种信息资料，当好领导的参谋。各岗位人员必须具备相应任职条件和资格，持证上岗。商品库的核算和统计工作，由仓库保管员负责统计工作，财务室负责业务管理与核算工作;仓库保管员调换工作时，由财务室会同有关部门办理交接手续。 财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向总经理报告。 财会人员力求稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、帐目、款项、公章、实物及未了事项等。移交交接必须由财务主管及总经理监交。 二、会计职责 1、按照国家会计制度的规定记账、复帐、报账，登记各项经管的明细帐、分类帐、总帐;做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时。 2、发票开具和审核，各项业务款项发生、回收的监督，业务报表的整理、审核、汇总，业务合同执行情况的监督、保管及统计报表的填报。 3、负责总帐、明细帐、分类帐的核对工作，银行存款的调节工作，汇总会计凭证， 第 1 页 共 17 页 登记总帐。 4、对其他应收、应收帐款及时催收清理;按公司规定安排固定资产及库存材料等资产的盘点。 5、全面了解、掌握国家有关财务工作制度、政策、公司的会计核算和财务管理的各项规定，并正确执行。 6、每月编制会计报表，确保报表数字真实，计算正确，钩稽关系清楚。 7、负责装订、管理会计档案。 8、会计业务的核算，财务制度的监督，会计档案的保存和管理工作。 9、完成部门主管或相关领导交办的其他工作。 三、出纳职责 1、建立健全现金出纳各种账册，严格审核现金收付凭证。 2、办理现金收支和银行结算业务，严格按照我国有关现金管理和银行结算制度的规定，管好货币资金，不得坐支现金，不得白条抵库。 3、顺序、及时地登记银行和现金收支业务，保证数字清楚、内容准确，做到日清月结，及时核对，保证帐实相符，每周填写一份货币资金周报表。 4、保管好库存现金，有价证券，确保其安全无缺，如有短缺要赔偿损失。 5、保管好印章，严格按规定用途使用印章，编制印章、印鉴。 6、严格管理空白收据和空白发票，认真办理领用手续，按规定签发支票，对签发空头支票负责。 7、编制公司各部门月用款计划及周用款计划。 8、出纳员不得兼管、会计档案保管和债权债务帐目的登记工作。 9、完成财务总监或财务经理交付的其它工作。 第三章 财务管理基本方法与原则 公司严格执行《中华人民共和国会计法》、《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和帐簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。 记帐方法采用借贷记帐法。记帐原则采用权责发生制，以人民币为记帐本位币。 一切会计凭证、帐簿、报表中各种文字记录用中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。记载、书写必须使用黑色签字笔，不得用铅笔及圆珠笔书写。 第 2 页 共 17 页 第四章 财务管理 一、流动资产的管理 流动资产包括现金、各种存款、应收及预付账款、其他应收款、存货等。财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运用，提高效益。 (一)现金管理制度 1、 所有现金收支由公司出纳负责。 2、 建立和健全现金日记帐，出纳应根据审批无误的现金支出证明、现金收入证明逐笔顺序登记现金流水收支帐目，并每天结出余额核对库存做到日清月结，帐实相符，出现长、短款且又无法查明原因的，长款归公，短款由责任人赔偿。 3、 出纳收取现金时，须立即开具一式三联的收据(或者发票)，由缴款人在右下角签名，交缴款人、出纳、会计各留存一联。 4、 任何现金支出必须按相关程序报批(详见支出审批制度)，严格控制费用报销和个人借款，个人借款、对外付款等要实行总经理签字批准制度，要有经办人员签字和部门负责人审核并注明用途。 (1)日常的费用报销:因外出办事需要提前预支公款，须做好办事说明登记并填写借款单，经总经理或者运营总监签字批准，方可到财务部门预支公款。总经理外出或因生产经营急需等特殊情况下经总经理授权的人员也可签批，但是总经理归来后补办有关手续。办事完成后的二日之内及时到财务部门结算，做到一次一清，不允许跨月结算和多次混合结算，对于前账未清或跨月拖欠占用公款者，可按月息10%计收利息并扣发工资。 (2)差旅费报销:因出差或其他原因必须预支公款，须做好出差登记并填写借款单，经总经理或者运营总监签字批准，方可到财务部门预借差旅费。总经理外出或因生产经营急需等特殊情况下经总经理授权的人员也可签批，但是总经理归来后补办有关手续。 出差归来后的三天之内及时到财务部门结算，做到一次一清，不允许跨月结算和几个地方出差混合结算，对于前账未清或跨月拖欠占用公款者，可按月息10%计收利息并扣发工资。非因公事未经总经理批准，任何人不得借支公款。 5、 收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章，并在原始单据上加盖现金收、付讫章，防止重复报销。 第 3 页 共 17 页 6、企业职工报销费用时，出纳人员要及时扣除各种借款，不允许职工长期占用企业资金，各种借款条月底必须入账，不允许出现跨月白条顶库现象。 7、收付款凭证的内容必须完整、合法;正常的办公费用开支，报销凭证必须是国家印制的发票及单据，印章齐全，经手人、部门负责人签名，经总经理批准后方可报销付款。不得使用白条或其他不规范的凭证报销各项费用，凭证经审核后方可逐笔登记现金日记账。 8、库存现金不得超过限额，不得以白条抵作现金;当日收取的现金要及时送存银行，不得留存超限额的过夜现金，以确保财产的安全。 9、严格现金收支管理，除一般零星日常支出外，其余投资、项目支出都必须通过银行办理转帐结算，不得直接兑付现金。 10、出纳人应在每月月终时，编制现金结算清单，结算月现金余额，并将结算清单以及相关报销单据交予会计记账。 11、未经董事会批准，严禁为外单位(含合资、合作企业)或个人担保贷款。 12、严格资金使用审批手续。会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。否则按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任。 (二)银行存款管理 1、会计人员要认真执行《银行结算办法的暂行规定》，必须遵守银行的规定开设和使用。银行帐户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁借帐户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转帐套现。银行帐户的帐号必须保密，非因业务需要不准外泄。 2、银行帐户印鉴的使用实行分管并用制，即财务章由出纳保管，法人代表和会计私章由会计保管，不准由一人统一保管使用。印鉴保管人临时出差经运营总监或者总经理同意后，由其委托他人代管。 3、支票管理 (1)支票的购买、填写和保存由出纳负责。 (2)建立和健全银行存款日记帐，出纳应根据审批无误的银行单据，逐笔顺序登记银行流水收支帐目，并每天结出余额。 (3)出纳收取支票时，须立即填写支票收取登记表，由缴款人签名后，交出纳保管。 (4)支票的使用必须填写支票领用单 ，由经办人、会计、运营总监、签字后出纳方可开出。 (5)所开出支票必须封填收款单位名称。 第 4 页 共 17 页 (6)出纳依据支票领取单，序时登记在支票领取表上，加强支票管理。 (7)所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内，严禁空白支票在使用前先盖上印章。不准携带空白支票外出，确须携带空白支票外出者，须经领导批准，办理领用登记手续，空白支票必须填写日期并在预计最高金额位画人民币符号，因使用支票不当造成企业损失时，应由当事人承担赔偿责任。携带空白支票办理结算后，要当天将存根和有关凭证带回，并到财务室及时结算，不准将空白支票留存其他单位。凡前账未清者，不准再领用支票。 (8)银行帐户往来应逐笔登记入帐，不准多笔汇总高收，也不准以收抵支记帐。按月与银行对帐单核对，未达收支，应作出调节逐笔调节平衡，出现长期未达账项时要查明原因，上报领导。 (9)根据已获批准签订的合同付款，不得改变支付方式和用途;非经收款单位书面正式委托并经总经理批准，不准改变收款单位(人)。 (三)印鉴的保管 1、银行印鉴必须分人保管。 2、印章包括企业公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人私章、会计章。 3、财务专用章、法人私章和会计章分别由出纳、办公室和会计负责保管。 4、印鉴印章使用应印鉴印章使用情况表中登记。 (四)往来帐务管理 1、应收帐款及销售管理 (1)企业要根据经济业务的内容和户别设置应收账款明细分类账，即按债务人的具体名称设置登记明细分类账，不准笼统的以地名代替。应收账款的发生和确定必须有索取价款的凭据(包括合同、收到条、欠款条以及业务经办人员的保证书等)，不得单方入账。财务部门要会同供应、销售部门建立健全销售商、供应商的客户档案。 (2)公司业务人员在公司为其客户提供了相应的商品或服务后，应及时把收货认定单交由客户确认，并及时催收款项。 (3)遵循“现款现货、款到发货”的原则，固原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先提出书面报告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况(包括其经营资格、资信状况及经营能力等)，报告经运营总监及总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，业务人员必须及时书面报告财务部并采取措施，并指定专人负责解决。 (4)各项债权，债务要定期进行清理核对，每年最少进行一次发函或派员核对，对 第 5 页 共 17 页 发生的应收账款、其他应收款、预付账款等应收款项，按照谁经办谁回收的原则，损失者或已采取各种必要措施确实无法收回的坏账损失，由当事人按责任赔偿相应损失后及时处理账务。 (5)每月末应编报“应收账款对账明细表”供客户对账，并获得客户签字、盖章的确认。 (6)收回的账款要及时上交财务部门，如发现货款已被私自挪用不交者，交司法部门处理。 (7)企业要严格控制内部职工的业务借款和生活借款，健全借款审批制度，职工调离时财务部门应当与其他部门搞好各种债权债务的清算工作。 (8)本企业采用坏账准备金制度，每年年末按应收账款余额的5‰计提坏账准备金，年终调整。 2、应付帐款管理 (1)支付预付账款、采购款项和三方平台的服务费等应付款项，必须有合同、协议书等书面文件，根据合同需预付账款时，须经办人签章，经领导批准后方可付款，并同时向财务部门提拱有关合同协议书等有关材料。 (2)应付账款申请审批流程 ? 经办部门经办人员提出付款申请，填写付款申请单。 ? 财务室审核申请金额及付款进度与合同约定是否一致，签字确认，或驳回。 ? 运营总监审核申请金额及付款进度与合同约定是否一致，签字确认，或驳回。 ? 总经理审核申请金额及付款进度与合同约定是否一致，签字确认，或驳回。 ? 签批后的付款申请单交出纳付款。付款申请单必须填写完整，不得涂改，且大小写一致，付款后出纳连同银行水单交会计做账。 申请审批流程图: 经办人财务室盖财务运营总监核会计审核填写付审核章统一报章后统一报并签字 款申请送运营总监 送总经理 单 出纳付款后交会计交出总经理审批 纳处理 会计进行账务 后返还会计 (3)财务室应根据各部门每月上报的用款计划，编制月用款计划书和周用款计划书。计划内的金额经运营总监和总经理审批后，财务室可按计划支付各部门的所需款项; 第 6 页 共 17 页 未在计划内的用款，需要重新提用款交申请，经会计、运营总监和总经理审核批准后，出纳见审批单后，方可支付所需款项。 (五)费用开支管理 1、购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材支出计划，由行政负责人填制办公用品采购单，报公司总经理审批。原则上由办公室负责人统一购买并库存，各部门登记领用，领用时，需在办公用品领用单上签名。每月底由行政负责人向财务提供有关方面的明细表。 2、固定资产与办公家具:其购买由各部门报申请计划，经部门负责人签字，公司运营总监和总经理批准。 3、工资、奖金的支出 (1)考勤专员负责每月员工考评及员工动态资料的编制。 (2)出纳员负责员工工资计算和工资发放表的编制。 (3)会计负责工资发放表的审核。 (4)运营总监负责工资发放表的审批。 4、提取备用金 提取备用金，由出纳填写备用金提取申请表，报会计审核签字，运营总监和总经理审批签字，方可提取。 5、借款审批 (1)员工因工作需要领取现金及支票时，应填写“借款单”经公司领导审批后，到出纳处领取。 (2)凡属于出差借款的，在填写“借款单”之前，还应填写“出差申请表”，由运营总监审批。 (3)若发生支票遗失，应立即通知财务人员办理支票挂失手续。 6、费用报销管理 (1)业务招待费的报销 商业聚会及宴请客户，应限制在合理的食物和饮料之内，并应在业务招待费用明细表上清晰，详细地注明宴请的对象，时间，地点及目的。 (2)交通费报销 此处交通费，主要指在市区内的公干，应尽量利用公共交通工具(巴士，公共汽车，地铁，轻轨等)。在综合考虑时间，效率，便捷(如需多次转车)，方便(如携带行李，工具等)等因素的情况下，可乘坐出租车，报销时需在发票上注明乘车事由， 第 7 页 共 17 页 及起止地点，出租车费每张限额为50元，超出部分由个人承担。 (3)电话费用报销 市场部及配送中心人员每人每月限额300元，电商部及行政部人员每人每月限额100元，凭发票实报实销(使用公司手机者除外)。 (4)私车公用费用报销 如员工用私车处理公务而产生的有关费用，根据以下规定由公司报销: ? 1.2元/公里报销油费，过路费、停车费实报实销。所有用车记录必须填写行车记录表，报销时附带记录表复印件。 ? 用车费用报销每月一次，单独填写递交。 (5)差旅费报销 为保证公司差旅费的合理使用，规范差旅费的开支，特制定此规定。 1)费用标准: ? 差旅个人工作用餐补贴:每人每餐标准30元，不包含早餐，不需要发票，审批后直接领取。 ? 宴请客户用餐标准:实报实销，所有参与者平均每人不得超过200元，如有超标现象，须总经理特批。 ? 交通费: 私车公用，根据出车表记录，按照1.2元/公里进行补贴(包含油费，停车费)，过路桥费实报实销。 公共交通，本着快捷/安全/节约的原则，实报实销。城市内提倡坐地铁/公交车，每天的士费用不得超过100元，如有超标现象，须运营总监特批。 ? 住宿费:住宿费用每天不得超过280元，实报实销，报销时须提供发票及账单。出差人员是指经公司总经理批准离开本县一天以上进行各项公务活动的员工。 2)出差人员出差需持有公司运营总监签字的《出差申请表》。申请表中需注明称、出差人姓名、出差时间、出差地点、出差事由、 出差来回乘坐交通工具、预计差旅费金额，报运营总监审批，总经理审核后，凭申请单和费用报销单办理借款和报销手续后将申请单交财务部存档。 (6)费用报销单注意事项 ? 原始票据由右至左呈“鱼鳞状”错叠粘贴。不要超过规定的粘贴纸。原始凭据较多的按同类分类贴报销单，原始凭据附后，写上报销人等内容，领导只在报销单上签字。 第 8 页 共 17 页 ? 按规定分类标准粘贴，同类费用粘在一张报销单上，不要将各类费用混杂在一张报销单上报销，以便财务人员分类归集成本。 ? 费用报销单上部门、日期、附件页数、用途等填写完整;不得涂改;大小写金额一致。 ? 发票填写完整，抬头正确，定额发票填写客户名称;报销人在发票上签字，经办人应查询发票真伪。 ? 票据粘贴单要填写单据张数与金额。 ? 差旅费报销需附出差申请单。 ? 购买办公用品需附发票、入库单，保证入库金额与报销金额一致。 ? 购买低值易耗品和固定资产需附发票、低值易耗品或资产购置请购单、入库单 等及出库单。 ? 快递费由行政人员统一报销。 (7)各类报销费用明细 1)办公用品——办公用品、文具、办公耗材等，批量采购的须附清单。 2)水电房租费——办公发生的水费、电费、房租费。 3)福利费——节假日发放的礼品、高温饮品等。 4)培训费——员工培训费、购书。 5)印刷费——复印、印刷、资料制作费。 6)快递费——邮费、快寄费等。 7)通讯费——座机费、手机费、网络电话费、宽带费。 8)交通费——汽车费、火车费、机票费、出租车费、小车过路费、租车费。 9)汽车费用——汽车油费、车辆维修费、车辆维护费。 10)维修费——办公设备维修、建筑物及公共设施维修 。 11)宣传费——订报、广告、标牌、宣传等。 12)业务招待费——招待访客发生的餐费、食品、饮料、礼品等。 13)差旅费——出差中发生的交通费、通讯费、餐费、住宿费、杂费。 14)其他——上述未列入的费用但用于公司合理的费用项目。 (8)费用报销流程 第 9 页 共 17 页 报销人或部门经理出纳审核运营总监审经办人填核并签字 审核并签并签字 写报销单 字 出纳付款并加总经理审会计审核签会计交出盖付款后，交批后返还字后，报送纳处理 还会计记账 会计 总经理 (六)存货管理制度 1、采购管理 (1)产品采购基本流程:由采购员编制采购订单，上报总经理审批，经审批后由采购人员组织采购。经确认的采购订单及采购合同复印件交会计入账。 (2)采购人员应与供货商签订采购合同。合同签订严格按照合同管理制度规定的流程和要求执行。 (3)所有采购物品必须办理验收入库手续，填制验收入库单，一式两联，一联交会计入账。 (4)退货由采购人员上报总经理后与供货商统一协调，经协调办理退货，应填制退货单，一式两联，一联交主管会计入账。 2、销售发货管理 (1)发货统一使用发货单。 (2)发货应当以有效的书面证明为依据，严禁凭电话通知等形式发货。有效的书面证明指传真，领导审批，客户签字盖章，销售经办人签字等，有效的书面证明应上报主管会计备案。 (3)发货单随货开出，并随货寄出，发货后，销售经办人和主管会计应当及时跟踪管理，落实客户是否安全收到商品。 (4)客户收到商品应当在发货验收联上签署验收回执，并加盖公章。 (5)客户验收回执应当规范管理，定期装订成册，客户验收回执由会计保管。 (6)销售退货应该严格控制，当月销售尚未开具发票而退货的，经运营总监或总经理审批退货证明单，可办理退货手续;当月已开具发票而退货的，需要将发票联退回并报运营总监或总经理审批，方可办理退货。 3、库存管理 业务人员需合理使用用友财务软件，及时登记采购入库，销售出库，保证库存与账面一致。 第 10 页 共 17 页 二、固定资产的管理 (一)公司以单价2000元以上、使用年限一年以上的资产为固定资产，分为五大类: 1、房屋及其他建筑物; 2、器具、工具、家具等; 3、电子设备(如微机、复印机、传真机等); 4、运输工具; 5、其他设备。 (二)各类固定资产折旧年限为: 1、房屋及建筑物20年; 2、器具、工具、家具等5年; 3、电子设备3年; 4、运输工具4年; 5、其他设备5年。 (三)固定资产以3%的残值率提取折旧，采用直线法计提折旧。固定资产提完折旧后仍可继续使用的，不再计提折旧;提前报废的固定资产要补提足折旧。 (四)购入的固定资产的原值，以进价加运输、装卸、包装、保险等费用作为入账原则，需安装的固定资产，还应包括安装费用，作为投资的固定资产应以投资协议约定的价格为原价。 (五)固定资产必须由财务室会同办公室每年盘点一次，对盘盈、盘亏、报废及固定资产的计价，必须严格审查，按规定经批准后，于年度决算时处理完毕。 1、盘盈的固定资产，以重置完全价值作为原价，按新旧的程度估算累计折旧入帐，原价累计折旧后的差额转入公积金。 2、盘亏的固定资产，应冲减原价和累计折旧，原价减累计折旧后的差额作营业外支出处理。 3、报废的固定资产的变价收入(减除清理费用后的净额)与固定资产净值的差额，其收益转入公积金，其损失作营业外支出处理。 (六)公司对固定资产的购入、出售、清理、报废都要办理会计手续，并设置固定资产明细帐进行核算。 三、负债管理 (一)企业的流动负债是指将在一年内偿还的债务，包括短期借款、应付账款、应付工资、应交税金，其他应付款以及预提费用等。 第 11 页 共 17 页 (二)企业各种流动负债应按期偿还，以提高企业信誉和知名度，按期发放工资，无特殊原因职工工资必须于次月五日前发放，以提高职工的积极性，增加企业凝聚力。 (三)企业购进货物应付未付的款项，业务经办人员应及时将发票等有关单据送交财务部门，以便及时处理账务，正确体现企业负债，正确核算材料物资等的计价和产品成本。 四、成本费用的核算管理 企业制定合理完善的定额费用和报销制度，本企业的管理费用、销售费用、财务费用，都要按规定进行明细分类核算，并进入当期损益。有关费用报销程序和标准的制度见附则。 五、收入、利润和税金的管理 (一)企业销售收入实现的标志是收讫价款或取得索取价款的凭据。对于现款交易实现的销售收入，由开票员开票后到出纳会计交款后方可凭盖有款收讫章的提货联及发货清单到仓库提货，仓库凭此发货并签发出门证。 (二)凡赊销产品，一律实行领导签批制，领导签批后方可到开票处开具产品发货通知单办理有关手续(写好欠条、办理担保、登记好客户档案)。 (三)已销产品的降价，必须由总经理等有关领导签批后，方可到财务部门办理冲账手续。 (四)企业要按税法规定正确计提各种税费，准确核算和反映各项税金的提取和上交。每月15号前将计算正确的有关税务报表上报有关税务部门。 (五)企业实现利润后应缴纳企业所得税，企业利润应按以下顺序分配: 1、支付各项税收的滞纳金和罚款。 2、弥补企业以前年度亏损。 3、提取法定盈余公积金和公益金。 4、向投资者分配利润。 第五章 会计档案管理 一、发票管理 (一)对外销售开具发票的规定 1、根据税法等有关规定，专人办理发票的领购、开具和保管业务。 2、申请开具发票需提供销售合同，发票开具申请单。开票申请单上要填写客户详细的名称;客户为自然人的，要如实填写姓名。 第 12 页 共 17 页 3、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。发票签收单位需在发票签收到上签名并扫描或传真回传。 4、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将发票出具给客户。 5、增值税专用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司，对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票。 6、需要开具增值税专用发票的新客户，须提供该单位的一般纳税人资格认证，税务登记证副本复印件，并在复印件上加盖单位公章，同时提供在税务机关备案的单位电话号码，开户银行名称和银行账号。 7、公司经办业务员依据出纳开具的收款凭据，按税务登记证上的单位名称，填写开票申请单，要做到字迹清楚，项目齐全，计算准确，经运营总监签字审核，交主管会计开票。开票申请单和发票记账联一同作为记账凭证附件。 8、对于增值税发票上的记载事项有变动的，客户要及时提供变更证明，以利业务结算;变更证明要即及时作附件入账或归档管理。 9、退货发票的处理:对于批准的退货，将已开具给客户的发票联及抵扣联(购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联)或购货方主管税务机关出具的《销售退回及折让证明单》(购货方已作账务处理)，粘附在红字发票存根联后，作为开具红字发票的依据，并按照退回单据开具相应的红字发票(附红字记账联外，其他联次均不得撕下)，编制记账凭证，并在红字发票存根联注明原蓝字发票及红字发票的记账联存放地点。 10、财务部门要建立健全有关票据的登记制度，严禁向非购货单位开具发票。 (二)增值税进项发票的规定 1、接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行审核。 2、接受的发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。 3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致;如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。 4、对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续; 5、接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用;对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提 第 13 页 共 17 页 供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。 6、业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后，应及时办理实物入库、票据入账手续，不得拖延，暂时无法完成货物品质鉴定的，可先办理入库、入账手续，但须通知财务部门暂不作为付款依据。 (三)运输发票的规定 运输发票中的运费必须取得“公路、内河运输业统一发票”，货物代理业的发 票和定额发票不予抵扣。合规的运输发票，按照结算金额的7%的抵扣率计算进项 税额(或根据税务局要求进行调整)，随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得 计算扣除进项税额。 二、凭证 1、凭证的编号:凭证统一使用记帐凭证，按时间发生先后顺序统一编号，编号使用财务软件打印。 2、凭证的编制:会计人员根据需要选取财务软件中的模板进行修改。 3、凭证的填写要求:原始凭证要求用楷书书写，字迹要清晰，摘要栏要求详细、逐行填写，不得省略;记账凭证有财务软件打印，整个票面不允许有任何涂改。 4、凭证的审核:对于会计人员编制的凭证，实行交叉审核;最终由财务负责人进行最后审核。凭证的审核必须及时，以防因记帐不及时造成核算控制的滞后，原则上所有凭证必须在编制后的第二天审核完毕，第三天登帐完毕。 5、凭证的保管:凭证统一由会计进行装订、保管，对凭证的总体情况负责。 三、帐簿 1、由于会计核算均使用电算化，大部分帐簿由电脑自动生成，定期打印，仍保留如下手工帐簿:总帐、现金日记帐、银行存款日记帐、应付帐款明细帐、费用多栏账(营业费用、管理费用、财务费用)、税金多栏账等。 2、以上各帐簿由会计进行记录。 3、以上各帐簿的记录应使用楷书，书写清楚(或用打印机机打出明细)，按季度进行合计，按年度进行汇总。如果有填写错误应使用划线更正法或红字冲消法，并由经办人盖章。 四、报表 1、报表分为对外报表和对内报表。 2、对外报表为向各主管机关报送的报表，主要有资产负债表、损益表、其他报表。 3、对内报表为公司内部要求填制汇总的各种报表，内部报表有:按部门分类的管理 第 14 页 共 17 页 费用表，按区域、人员分类的经营费用表，按供应商进行分类的进货付款表，按分类的项目管理费用表，按供应商、项目进行分类的应付帐款表等。 4、以上报表由指定会计负责进行编制，并建立相应的编制审核程序。 五、会计档案 1、本企业要做好会计档案的管理工作，财务部门应于每月月末将有关会计凭证等会计档案装订成册，做好封面整理入档。 2、企业财务部门建立会计档案目录，严格档案调阅手续。 3、 企业财务人员调动工作时必须办理会计档案移交手续，造具移交清单，分清前后责任，确保会计档案的连续完整。 4、会计档案的保管年限:会计凭证类15年;总账15年、明细账15年、现金和银行存款日记账25年、辅助账簿15年、固定资产卡片(清理报废后)5年;月、季度财务报告3年，年度财务报告(决算)永久;会计移交清册15年、会计档案保管清册永久。 六、其他规定 1、根据会计工作一致性和可比性原则，本公司结账时间为每月30日下午6:00为结账时间，资产负债表和损益表及有关附注报表应于次月10号前上报公司总经理及有关部门。 2、公司所有购进货物，都须取得合法发票或者增值税专用发票;支付水、电、运输费、油料费和维修车辆时都要利用增值税(或合法)发票结算。 3、企业出入库单、收据等有关凭据采取领用登记制度，用完的有关单据存根及时交回财务部门，财务部门要认真检查，凭旧本领用新本不得乱领乱用有关单据。 4、本企业根据《新会计准则》建立会计科目。 第六章 办公用品、用具管理 一、所有办公用具、用品的购置统一由办公室造计划、报经领导批准后方可购置。 二、所有用具必须统一由办公室专人管理。办理登记领用手续，办公柜、桌、椅要编号，经常检查核对。 三、个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。 第七章 处罚办法 第 15 页 共 17 页 一、出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪: (一)超出规定范围、限额使用现金或超出核定的库存现金金额留存现金; (二)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的; (三)未经批准，擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的; (四)利用帐户替其他单位和个人套取现金的; (五)未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的; (六)保留帐外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的; (七)违反本规定条款认定应予处罚的。 二、出现下列情况之一的，财务人员应予解聘: (一)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的; (二)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的; (三)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的; (四)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的; (五)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的; (六)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的; (七)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的 第八章 附则 一、按照上级主管部门的要求，及时报送财务会计报表和其它财务资料。 二、积极参与建设资金的筹措工作，通过筹集资金的活动，尽量使资金结构趋于合理，以期达到最优化。 三、配合公司业务部门进行财务决算和监督管理。 四、自觉接受上级主管、财政、税务等部门的检查指导，并按其要求不断完善制度、改进工作。 五、本管理制度自董事会批准公布之日起执行，不完善之处另行文补充规定，凡与本制度规定不一致的以本管理制度为准。 六、本管理制度由总经理办公室负责解释。 科贸有限公司 二零一三年六月 第 16 页 共 17 页 第 17 页 共 17 页