五项费用支出管理办法

五项费用支出管理办法 第一章 总则 第一条 为进一步降低非生产性成本，明确公司各经营职能部门业务招待费、差旅费、办 公费、电话费、汽车使用费(以下简称:部门五项费用)支出标准及监控管理， 保证五项费用的开支能严格控制在公司预算范围内，提高公司整体竞争能力，特 制定本实施细则。 第二条 本办法适用于公司各职能部门，各关联子分公司等经营单位可依据实际情况制定 相应的费用标准及#管理#，报财务部备案，，经营单位费用标准原则上不得高于 本办法所规定的标准。 第二章 业务招待费 第三条 业务招待费是指公司内经理级以上在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要 的费用开支，主要指餐费，礼品等。 第四条 公司对各职能部门的业务招待费实行总额控制，由行政事务部在预算内集中管理 和控制。 第五条 在公司制定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐 完毕由授权负责人签字确认。由财务部负责对制定招待餐馆的结算，签单人不得 经手付款结算。财务人员对转来得无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承 认。 第六条 在公司指定签单招待地点以外消费的，各职能部门应采用事先申报制度。事先由 相关单位填写《业务招待费用申请表》，交行政副总审核，呈总经理或其授权人审 批。除特殊情况或总经理批准外，对采用先开支后申报的单据，此物有权拒绝报 销。 第七条 凡是因工作需要对外赠送礼品的，由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审 批后，方可执行。 第三章 办公费 第八条 办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配 件、易耗材料等的购置费用。 第九条 公司办公费用涉及物品由行政事务部在预算额度内统一购买、管理，办公用品购 置实行定点采购管理。 第十条 行政事务部由后勤干事对办公用品进行管理。 第十一条 办公用品采购审批程序:各职能部门填写《办公用品购置申请表》报行政事务 部审核，并经行政副总审核，总经理批准后到定点单位采购。 第十二条 公司行政事务部应该按月将办公用品领用及费用分配表报财务部，财务部将费 用划转入各职能部门。 第十三条 办公用品领用审批程序: 领用人填写《办公用品领用申请表》——部门负责人批准——行政事务部经理审核——领用 第十四条 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。 第四章 电话费 第十五条 电话费是指公司内部各单位和相关人员使用电话所支出的费用(包括:移动电话费用补贴)。公司电话费的管理和缴纳工作由公司行政事务部统一负责办理。 第十六条 公司员工移动电话费标准实行定额定人管理，补贴标准参照公司制定的标准执行。 第十七条 公司内各单位所属直拨电话、传真机电话费用由行政事务部进行管理，电话分解到各部门。将每月通话时间超过15分钟以上查明原因，与业务无关的电话，从当事人当月工资中按1.5倍话费标准扣减处罚。各部门话费计入部门预算费用内，作为考核依据。 第十八条 公司总部派出的国内临时出差人员发生的电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用。 第五章 差旅费 第十九条 公司对出差人员的住宿费实行限额报销。伙食补助、市内交通费实行“总额包干、超额自理”的办法。 第二十条 公司员工到外地出差(指不能当日返回)，伙食补助费、市内交通费按出差的自然(日历)天数计算。住宿费按出差的自然天数减一天，即算头不算尾的计算。 第二十一条 公司员工出差乘坐汽车、火车硬座、轮船三等舱位，车船费按实报销。副总经理、三总及以上人员出差可坐飞机。其他人员出差因特殊清款，需乘坐飞机或超过以上标准交通工具的，必须事先报总经理批准，未在事前提交书面申请的，返回公司后补交书面申请。未经批准的，一律按乘坐普通交通工具的当日票价予以报销。 第二十二条 出差住宿费、伙食费、市内交通费(凡自带车不补助市内交通费)补助标准如下: 标准 住宿费 伙食补助费 市内交通费 项 目 特区县以特区县以 特区及北一般县以下一般一般 及北下地及北下地 京 地区 地区 地区 地区 岗位 京 区 京 区 副总经理、三450 350 300 100 90 80 90 80 50 总及以上 部门正、副经300 250 200 80 70 50 60 50 30 理 其他人员 300 200 150 60 50 40 40 30 20 第二十三条 乘坐火车、汽车轮船从晚上至次晨七点之间在车船上连续过夜六个小时以上，又未购买或补买卧铺票的，一律按票价的60%给予夜间乘车补助。 第二十四条 公司根据出差的远近、经办业务的重要性核准业务出差地的实际停留天数，公司只报销规定逗留时间内的相关费用(特殊情况须及时报公司同意)。 第二十五条 员工出差应一次购买直达车票，不得绕道或分期购买，违者多开支的车船费、住宿补贴等一律不予报销。经领导批准的特殊情况除外。 第二十六条 出差人员利用出差之便办理私事，不及时返回公司报道销假，一经发现，公司将不予报销出差期内的相关费用，并扣除出差期内所有的薪金，情况特别严重者另行处理。 第二十七条 经批准利用出差机会回家省亲办事的，其有关费用均由个人自理，回家期间的考勤按事假处理。 第二十八条 原公外出参加会议，其住宿费按主持会议单位统一安排的标准报销，市内交通费按第二十二条执行。 第二十九条 凡经公司批准离开长沙市参加各类学习班，若主办单位有规定的，其住宿费 、 伙食费凭发票报销，主办单位开具了“会务费”若没有特别指明未交伙食费，公司一律不再补贴伙食费，市内交通费安第二十二条标准给予二天的补助。 第三十条 凡经公司批准离开长沙市带薪参加脱产学习并在学校住宿的员工，其伙食补助费按每人每天20元补助;凡经公司批准在长沙市内带薪参加脱产学习的学校住宿员工，不论时间长短，其伙食补贴按每人每天20元补助。 第三十一条 凡个人申请参加学历教育学习的，一律不做出差处理，不报销住宿费，伙食补助和市内交通费补助。 第三十二条 出差期间因公指出的下列费用，准予按实报销，并依下列规定办理: (一) 电报电话费应取具电信部门的收据为凭。 (二) 邮费应取具邮局的证明为凭。 (三) 因公宴客的费用，应以统一发票为凭。 (四) 因公购物的费用，应以统一发票和明细单为凭。 (五) 因公携带的行李运费，应以正式的运费收据为凭。 第三十三条 员工因个人原因调动工作，在办理调动期间往返公司与调入单位之间的交通费、住宿费、伙食费，一律不在本公司报销。员工调动工作的行李、家具等托运费，均由个人自理。 第三十四条 经总经理批准实报实销的出差人员凭票报销，不另外报销其他补助，由客户单位负担费用的出差人员，不得自公司重复报销费用及补贴。 第三十五条 凡是当天可往返的出差，只补贴每人每天20元伙食。 第三十六条 凡乘坐公司或公司安排的汽车出差的，不享受交通补贴。 第三十七条 若因公司车辆全部外出，须在市内开展业务的，按实际情况报销市内交通费。 第三十八条 出差费用发生后，出差人员须在出差结束的一周内办理相关报销手续，及时填写相应的差旅费报销单，并将原始数据单粘贴好(住宿费必须由正规发票)。有借支的，须当月结清相关费用，否则财务部将在当月工资中代为扣除(报账时须出具往返出差地的交通费单据，作为计算出差天数的依据)。 第三十九条 公司或相关部门统一员工外出参观考察，费用由公司统一制服的，员工不再另行报销差旅费，也不给予出差补贴。 第四十条 公司人员到分公司联系工作，由分公司负责接待，不得另行报支就餐费及其他差旅费用。 第四十一条 公司委派员工出差，如果因出差员工个人原因没有达到出差目的，经出差审批人员确认，审批人员有权扣减出差人员的出差补贴，具体比例根据出差任务完成情况确定。 第四十二条 员工到国外考察或联系工作的，由出差人员编制详细的出差行程和费用计划，经领导审批后，确定费用报销的范围或包干金额。回公司后安公司办公会确定的报销范围或金额报销相关的费用。 第四十三条 出差借款按照公司《短期借款管理制度》和《出差管理制度》办理，出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费(长途交通费、住宿费)分类填报。差旅费用报销单附于《出差申请表》(结算联)后，其中:业务招待费填写《费用报销明细单》，长途交通费、住宿费填写《差旅费报销单》，短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在《差旅费报销单》的其他栏中，并入差旅费报销。差旅费报销单还须分次、安出差地点分开填列报销单并计算好出差天数;住宿、伙食和市内交通费在限额内填报金额。所有报销发票张数和合计金额必须准确无误，粘贴要求整齐美观。 第四十四条 差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。 第四十五条 严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。 第四十六条 新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用(毕业生除外)。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。 第六章 汽车使用费 第四十七条 汽车使用费是指各部门业务用车向行政事务部申请用车而发生的各项直接租车费用。 第四十八条 汽车使用费用由财务部将费用分解到各职能部门，由相应部门进行控制。 第四十九条 汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油，由财务部统一负责结算，未经行政副总以上领导签批的定点加油站以外的现金加油发票，财务不予以报销受理。 第五十条 汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费用，需附于《派车单》后，由用车单位经办人签字确认后，并同原始票据列入该部门汽车费用支出。 第五十一条 出租车票未经副总经理以上高管特批不予报销。 第五十二条 公务用车派车、审批程序，依照《车辆管理制度》执行。 第七章 核算及考核管理 第五十三条 财务部门对各部门五项费用开支情况作好登记，按季度列入编制的部门费用汇总表，并通报各部门。 第五十四条 跨不同费用考核部门发生的共同费用报销，费用责任双方需书面注明各自应承担金额，否则，财务一并列入报销经办人及其部门费用核算项目。 第五十五条 各副总以上个人发生的五项费用支出情况，由财务部另行登记汇总，按季度报总经理备案。 第五十六条 部门五项费用应严格按照本公司预算管理的要求进行控制和考核。 第八章 处罚规定 第五十七条 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5%——20%的罚款。 第五十八条 部门经理在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对职能经理予以违规报销金额3%——5%的罚款。 第五十九条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报效者，对财务审核人员并处违规报销金额3%——5%的罚款。 第六十条 如果违反上述开支标准或手续不齐全，报账时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。 第六十一条 借款逾期三十天，当事人未能及时提供副总以上核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。 第六十二条 部门分管副总队报销人和部门经理因违规造成的损失承担连带责任。 第六十三条 因审核过失造成费用借款人未有效报账冲销借款，或者无法从工资中扣回逾期借款者，由经办责任人(含:各级审批人)应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏账当期应发工资中扣还。 第六十四条 报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关部门最后审核人员承担责任。 第九章 附则 第六十五条 本规定由财务部负责解释。 第六十六条 本制度经公司办公会审定通过后公布实施。