会议前准备工作

会议前准备工作 公司内部资料:年中会文件 2012年年中会议准备工作 一、 会议前准备工作 1、会前所需准备的文件:会议通知、会务组负责工作内容清单、主持稿、参会 人员、会议议程、各组名单(分派到各组长手上，负责会议和活动前的点名)、座次表、餐卷、会议横幅、会议背景ppt、房间号码表、会务资料领取表、会议资料。(各文件具体形式如附件) 2、会前准备工作 2.1、会议的计划: 1)确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。 2)确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。 3)决定会议的工作人员和服务人员(会务组)，必要时成立筹备组。 1 2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。 1)议程表: 将会议议按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。 2)日程表与作息时间表。 按两天时间订出日程表和作息时间表。 2.3、会议成本预算: 会议的成本场地租借费+文件资料费+交通费+食宿旨+活动费。 2.4、准备会议资料。 1)开幕词、工作报告、发言稿等 2)会议所用的技术性、程序性文材料，如:会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。 2.5、发送会议通知及接受回执。 1)会议通知:本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。 2)回执:为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。 第1页;共3页 2 百度搜索“就爱阅读”,专业资料,生活学习,尽在就爱阅读网92to.com,您的在线图书馆公司内部资料:年中会文件 2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下: 1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。 2)主席台席位。 第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低，前排为主、后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。 3)会场设施。 会场的所有设施必须在开会前准备齐全、如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试，以免临时发生故障或出现差错。 2.7、其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。 二、 会议期间工作 1、会议期间需准备的文件:签到表、会务发放表、考勤表。 2、会议期间的工作流程 3 2.1、在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。 2.2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 2.3、会场桌椅摆设确认: 2.4、会议现场 2.5、专人负责会场的协调事务工作(包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等)。 2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 2.7、协助会议期间的交通工具的安排。 2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发 第2页;共3页 百度搜索“就爱阅读”,专业资料,生活学习,尽在就爱阅读网92to.com,您的在线图书馆公司内部资料:年中会文件 事件能以最短的时间解决。 三、 会议后续工作 1、会议后需准备的文件:参会人员通讯录、简报、会议总 4 结、会议证明、 会议纪要、新闻稿、返程票登记表。 2、会议后的工作流程 2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。 2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。 2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 第3页;共3页 百度搜索“就爱阅读”,专业资料,生活学习,尽在就爱阅读网92to.com,您的在线图书馆 5