公文处理程序

公文处理程序 公文處理程序 民國91年9月25日91學年度第1次校務會議修訂通過 （一）本校由秘書室文書組，擔任總收發，單位收發由各單位 承辦人，設置「公文處理簿」，負責擔任登記工作。 （二）凡封套註明有密件或校長親啟，及有指定收件者，應送 請校長親閱，或送交指定人拆封。 （三）一般文件由總收發拆封，並於總收文簿登記（輸入電腦 登錄）後，在公文下方，註明收文統一編號之號碼。 （四）所收公文如有支票、匯票及其他有價證券者，應由會計 室監督總務處出納組簽收，並將公文交原申請單位查 照。 （一）在「公文簽收簿」上登記來文日期，收文號及承辦單位， 分送來文至承辦單位簽收。 （二）承辦單位如認為所收公文，非屬該單位承辦，在公文上 原承辦單位下方，填註改分單位名稱，並由單位主管簽 名後，退回文書組另行改分。 （一）業務承辦人員，對來文簽註意見，相關資料應隨文附陳。 （二）重要或特殊案件，不能擬具處理意見時，應敘明案情， 簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 （三）勿須簽覆或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。 1 （四）承辦人員應將個人經辦之案件，登錄「公文處理簿」。 （一）業務承辦人員擬辦文稿，應力求簡明具體，附件應隨稿 附送，附件有二種以上時，應分別標明＜附件一＞、 ＜附件二＞。 （二）附件不隨文送出者，應註明「文先發，附件另寄」字樣。 （三）公文格式依行政院秘書處編印之「文書處理檔案管理手 冊」規定辦理。 （一）核稿如有修改時，勿將原來字句塗抹，僅以勾勒方式從 旁添註；如核改過多，應退還承辦人清稿後再行陳核， 原辦文稿應附入。 （二）會稿時，受會單位如有意見應即提出，一經會簽，即視 為同意，應共同負責。 （三）對陳判之文稿，認無繕發之必要或尚須考慮者，宜作「不 發」或「緩發」之批示。 （四）文稿之判行依分層負責之規定辦理。 （一）除已決行之公文外，凡須加蓋印信之文件，均應簽准後， 始得用印。 （二）如蓋用印信於單特別位置時，請於表單內以鉛筆框 註，以便用印。 2 （三）在「用印登記簿」上登錄用印日期、字號、事由及蓋印 種類。 （四）在「用印簽收簿」上登記用印日期、字號及承辦單位。 （五）簽核文件歸檔，蓋印表單，退承辦單位並在「用印簽收 簿」上簽收。 （一）公文稿經判行後，即成定稿，以「公文處理簿」登記並 填註保存年限及檔案號，一併交由文書組編號、繕打、 校對、用印。電腦登錄發文相關資料，並註記「覆文」 或「創稿」。正文在一頁以上者蓋騎縫章，發文正本及 外寄單位副本併同附件封發。 （二）發文附件，一律由承辦單位檢齊裝封，隨文交發。 （三）發文前，逐一檢點正文及有無附件，無誤後，裝封黏妥 封口發出。 （四）發文如非逕寄受文者，務請書明寄達地址或自行書妥函 寄信封交文書組封發。發文原稿歸檔，發文副本送承辦 單位簽收。 （五）兵役名冊，由承辦單位自行備妥書名詳細地址信封，經 編號、繕打、校對、用印後，連同附件一併封發。 （一）為確實掌握公文流向及辦理情形，規定各單位承辦人均 應設置「公文處理簿」，並簡述處理情況，並由其單位 3 主管定期查核。 （二）每星期文書組負責對逾期未辦畢或結案之公文稽催一 次，並彙報其單位主管。 （三）每學年寒、暑假期間總稽催清查公文一次。 （一）歸檔範圍 1.經編列收（發）文號於收（發）文簿之文件，為歸檔 範圍。 2.各處室直接收受之外來文件，其須由校方依公文程序 處理者，請各處室送文書組補辦登記編號。 3.歸檔案卷應包含： (1)原始文件及附件。 (2)回覆文件及附件。 4.結案或辦畢公文填註保存年限及檔案號，登入「公文處 理簿」後，交文書組歸檔。 5.兵役名冊由承辦單位自行收存。 （二）歸檔時限 1.最速件：隨到隨辦，以一日為限，迅速發出，結案歸 檔。 2.速件：限辦日期為三日，結案歸檔。 3.普通件：限辦日期為六日，結案歸檔。 4.來文定有覆文期限，依所定期限為限，依所定期限為 限辦日期。 4 5.法定有期限之案件，依所定期限為限，依所定期限為 限辦日期。 （三）歸檔程序 1.應行歸檔之文件，於發文後逕行歸檔。如須留底查 考，請於函稿上副本欄內填入單位名稱，即繕發副本。 2.來文無須辦稿簽覆者，奉批存查後，由承辦人員按日 彙送歸檔。 3.承辦人員如須留底請自行影印，附件如須參考，留承 辦單位自存。 （四）其他歸檔之公文，依檔案管理辦法處理。 （一）公文傳遞，如必須掛號或限時專送郵寄時，請於擬稿時 慎重研究決定，並於稿紙速別欄之下加註「掛號」、「限 時專送」等字並書明寄送詳細地址，否則概以普通平信 郵寄。 （二）在同一天發出之公文，受文者為同一機關或個人時，儘 量合併一封郵寄。 （三）其他非發文郵寄之信封，請加蓋單位章於信封上，並註 明投遞方式，如須掛號或限時專送郵寄時，請於信封上 註明信件內容。屬於私人性質者，不得用公文名義郵寄。 5 檔案管理辦法 （一）案卷檔案－－尚未結案，須暫行保存以待續辦，在限辦 日期內，由承辦單位暫行保管。 （二）臨時檔案??已經結案，留備各單位共同應用之檔案。 （三）永久檔案??已失時效，但不應銷燬之檔案。 （四）以上臨時檔案及永久檔案均送檔案室保管。 （一）點收??歸檔案卷應包含，原始文件及附件；發文原稿 及附件，且須處理完備並在文件上註明保存年限及檔案 號。承辦人員送交歸檔文件應以「公文處理簿」交檔案 室人員簽收。 （二）分類??參照本校公文處理規則並配合組織職掌及各單 位業務項目編製之，（詳見檔案分類及保存年限表）。 （三）登記??檔案分類編號後，放入卷夾排列於檔案櫃內， 並直接輸入電腦歸檔供日後查考。 （四）檢調?? 1.調閱時須填寫調案單（如附件一），且須經單位主管 核准。 2.調閱非本單位之檔案，須經主管單位之主管簽證。 3.調檔以在檔案室參閱為原則，隨調隨還，並不得借出 檔案室，如須辦文參考以影本代替。 6 （五）清理?? 1.文件可為將來考證或引據者得永久保存。 2.文件可備參考，但無須永久保存七至十年。 3.普通文件保存二至五年。 4.保存年限屆滿檔案，由檔案室列冊分送各主管單位審 閱，認為須再延長保存，請註明理由及延長期限。凡 無延長保存必要者，即在銷燬清冊蓋章，送檔案室依 規定辦理銷燬。 附件一 亞東技術學院調案單 收文字號 檔號 發文字號 檔號 主旨 調案日期 年 月 日 承辦單位 單位主管 調案人 7