浙江省台州医院综合档案室管理制度

浙江省台州医院综合档案室#管理制度# 目 录 小组工作职责 ................................................ 2 兼职档案员工作职责 ................................................... 3 档案鉴定小组工作职责 ................................................ 4 档案工作“三纳入、四参加、四同步”制度 .................... 5台州医院档案管理,试行,办法 ................................... 6 第一章 总 则 ................................ 6 第二章 档案管理组织体系及职责 ................ 7 第三章 档案材料的收集、整理和归档 ........... 13 第四章 档案的管理和库房设备 ................. 17 第五章 档案和利用与开发 ..................... 18 第六章 奖励与处罚 .......................... 18 第七章 附 则 ............................. 19 党政、教学类档案制度 .............................................. 20 科研档案归档制度 .................................................... 21 基建档案归档制度 .................................................... 23 设备档案归档制度 .................................................... 24 设备开箱制度 .......................................................... 25 台州医院设备维修记录单 ....................... 26 会计档案管理制度 .................................................... 27 台州医院专业技术人员业务档案归档制度 ..................... 31 电子档案管理制度 .................................................... 32 台州医院科室档案管理工作考核制度 ........................... 33 台州医院科室自存档案管理工作考核登记表 ........ 34 台州医院文件材料预立卷制度 .................................... 35 台州医院预立卷科室档案管理工作考核评分表 ...... 36 台州医院档案修改补充制度 ........................................ 37 台州医院档案统计制度 .............................................. 37 档案调阅利用制度 .................................................... 38 档案库房管理制度 .................................................... 39 档案保密制度 ........................................................... 40 病案管理制度 ........................................................... 41 病案借阅制度 ........................................................... 42 病案库房管理制度 .................................................... 43 台州医院档案分类实施细则 ........................................ 44 浙江省台州医院综合档案室档案分类 ............................ 50 台州医院档案整理工作标准 ........................................ 51 档案管理小组工作职责 1、认真学习、贯彻执行国家和卫生部以及上级部门有关档案工作的法律、法规和规定。 2、负责对本院档案管理工作的领导，使档案管理机构适应现代化管理的需要。 3、把档案工作列入本院发展规划、计划管理和科技管理。 4、把档案工作列入领导议事日程和目标责任制，列入医院各有关管理制度和经济责任制进行考核。 5、听取档案部门工作汇报，讨论审核本院管理、经费预算、管理办法和制度，帮助解决档案工作中的问。 6、支持档案人员执行档案管理制度，履行岗位职责。 7、对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰奖励，对违法人员给予严肃查处和经济制裁。 8、各领导小组成员要熟悉本部门档案管理工作，负责对本部门的档案工作进行指导，监督和检查，使之达到档案管理的要求。 9、积极宣传《档案法》，扩大档案工作影响，增强全院职工积累档案，利用档案的意识。 10、每季组织人员对有关科室及责任人进行一次考评，考评结果与目标责任奖挂钩。 11、每季召开小组会议活动至少一次。 兼职档案员工作职责 1、学习贯彻执行国家《档案法》和本院工作制度，负责本院档案管理工作。 2、熟悉本科室工作性质、任务和文件材料归档范围，在每项重要任务开始和全过程中，及时向部门领导提出文件材料归档要求，督促有关人员将文件材料归档，确保档案的完整性。 3、负责本科室档案材料的收集、积累、整理和立卷工作，建立科室文件材料登记册。 4、文书档案在年度工作结束必须按有关规定进行分类组卷，并经科室负责人审阅签字后，编制移交目录，于次年一季度向综合档案室移交，科技档案按归档时间和要求向综合档案室移交。 5、负责归档材料的保管工作，建立文件材料借阅登记册，确保归档材料的安全。 6、积极参加档案知识学习和培训，增强档案意识。 档案鉴定小组工作职责 医院档案鉴定小组负责对本院档案保存价值，保管期限进行鉴定审查，其工作职责规定如下: 1、根据档案工作人员或有关部门提出的鉴定建议报告，对超过保管期限的档案进行鉴定审查，把失去保存价值的档案剔除销毁。 2、对密级档案的重新确定或解除。 3、审定销毁档案的目录清册，由鉴定审核人员签字，经主管领导或上级主管部门批准后实施。 4、病案、X光片、CT片和各种检查报告单等科室自存档案，按卫生部有关规定进行鉴定审核。如上级无明确规定，按医院制定的保管期限进行鉴定。 档案工作“三纳入、四参加、四同步”制度 一、“三纳入”制度 1、档案工作纳入领导议事日程，明确分管领导，能及时解决工作中的实际问题， 2、档案工作经费纳入医院当年预算，确保“人、财、物”的到位，为档案工作的开展创造一个良好的外部环境。 3、档案工作发展纳入年度计划，档案部门每年有计划有总结。 二、“四参加”制度 1、档案人员参加医院重要计划工作会议， 2、档案人员参加医院的科研课题审定会、设备开箱验收会、基建项目验收会。 3、档案人员门参加医院基建工程竣工验收工作， 4、档案人员参加重大仪器设备开箱验收工作。 三、“四同步”制度 档案工作与科研、设计及勘察、观探测等各项活动实行“四同步”管理: 1、下达计划任务同时提出文件材料的归档要求， 2、检查计划进度同时检查文件材料形成情况， 3、评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况， 4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部 门同时出具专题归档情况证明材料。 浙江省台州医院文件 台医字(1999)36号 台州医院档案管理,试行,办法 第一章 总 则 第一条 为了加强本院的档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为医院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、卫生部制定的《医药卫生档案管理暂行办法》以及有关法律、法规，结合本院实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法所指档案，是指过去和现在的医院各部门、各组织和个人在各项工作中活动形成的，已办理完毕的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。 第三条 医院档案工作是医院管理基础工作的组成部分，是医院各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源和宝贵财富。它有助于提高医院管理水平，维护医院合法权益，完整反映医院历史真实面貌。 第四条 医院必须遵循集中统一管理档案的原则，应当加强对档案工作的领导，把档案工作列入医院建设发展规划、计划管理和科技管理，列入领导的议事日程和目标责任制。列入本院各有关管理制度和经济责任制进行考核，在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。 第五条 综合档案室应建立科学的管理制度，配备必要的设备，确保档案的完整、准确、系统和安全，积极开发利用档案信息资源，逐步达到和实现档案管理现代化、标准化、规范化。 第六条 医院档案管理人员配备应适应工作需要，并保持相对稳定，在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。 第二章 档案管理组织体系及职责 第七条 医院成立档案管理领导小组，负责领导全院的档案工作，由医院主要领导人担任组长，由一名副院长和中层干部分管档案工作，综合档案室主任主管档案工作，专职档案员的配备适应工作需要。 第八条 建立全院性档案工作网络，有关科室设兼职档案员。 第九条 设立医院档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。 第十条 医院档案实行集中统一管理、分库保管的原则，在医院档案管理领导小组和分管领导的领导下，由综合档案室统一管理，即:统一领导、统一计划、统一制度、统一指导和督查。分库保管，即:本院党政、教学、科研、基建、设备、会计、专业技术人员业务类档 案以及声像、实物类档案，由综合档案室统一保管，业务上受主管局和上级档案部门的指导和督查;根据卫生部和国家档案局发布的《医药卫生档案管理暂行办法》的规定，病案和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片、万元以下设备档案等，由有关各科单独存放保管，业务上受综合档案室的指导和督查。 第十一条 医院档案管理领导小组工作职责 1、认真学习、贯彻执行国家和卫生部以及上级有关档案工作的法律、法规和规定。 2、负责对本院档案管理工作的领导，使档案管理机构适应现代化管理的需要。 3、把档案工作列入本院发展规划、计划管理和科技管理。 4、把档案工作列入领导议事日程和目标责任制，列入医院各有关管理制度和经济责任制考核。 5、听取档案门部门工作汇报，讨论审核本院档案管理工作计划、经费预算、管理办法和制度，帮助解决档案工作中的问题。 6、支持档案人员执行档案管理制度，履行岗位职责。 7、对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰奖励，对违法人员给予严肃查处和经济制裁。 8、各领导小组成员要熟悉本部门档案管理工作，负责对本部门的档案工作进行指导，监督和检查，使之达到档案管理的要求。 9、积极宣传《档案法》，扩大档案工作影响，增强全院职工积累档案，利用档案的意识。 10、每季组织人员对有关科室及责任人进行一次考评，考评结果与目标责任奖挂钩。 11、每季召开小组会议活动至少一次。 第十二条 档案工作分管领导工作职责 1、把医院档案工作列入领导议事日程，请院办公会议研究档案工作。 2、组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》，增强职工的档案意识。 3、全面负责对综合档案室的领导。 4、支持档案人员执行档案管理制度，及时解决档案工作中的实际问题。 5、做好科室间的协调工作。 6、指导督促档案业务工作，定期对档案工作情况进行检查、考评。 7、组织落实本院档案管理规章制度的执行。 8、组织对本院档案网络人员的业务培训。 第十三条 档案鉴定小组工作职责 医院档案鉴定小组负责对本院档案保存价值，保管期限进行鉴定审查，其工作职责规定如下: 1、根据档案工作人员或有关部门提出的鉴定建议报告，对超过 保管期限的档案进行鉴定审查，把失去保存价值的档案剔除销毁。 2、对密级档案的重新确定或解除。 3、审定销毁档案的目录清册，由鉴定审核人员签字，经主管领导或上级主管部门批准后实施。 4、病案、X光片、CT片和各种检查报告单等科室自存档案，接卫生部有关规定进行鉴定审核。如上级无明确规定，按医院制定的保管期限进行鉴定。 第十四条 综合档案室工作职责 1、贯彻执行国家和卫生部门有关档案工作的法律、法规和规定。 2、制定本院档案工作的各项规章制度，负责对本院各科的档案工作进行业务指导、监督和检查。 3、负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管本院形成的全部档案及有关资料，定期向档案馆移交有关档案。 4、积极开发档案信息资源，编制各种检索工具和编研材料，为医院各项工作服务。 5、负责对本院档案网络人员的业务培训。 6、负责档案库房管理工作，确保档案安全。 7、负责收集档案利用效果反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案，利用档案的意识。 第十五条 综合档案室主任工作职责 1、在分管院长、科长的领导下，认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的指示规定。 2、负责制订和修订以及组织落实本院档案管理规章制度。 3、组织本室人员完成本院和上级主管部门布置的各项工作任务。 4、定期组织对本院档案网络人员的业务培训，和对科室档案工作进行指导、监督和检查。 5、组织本室档案人员努力完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和开发利用工作。 6、定期作出档案工作计划、总结。 7、组织本室人员的业务学习。 8、根据上级文件规定，及时提出档案鉴定和密级调整建议。 第十六条 专职档案员工作职责 1、贯彻执行《档案法》及有关档案工作的指示、规定。 2、在档案室主任的领导下，努力完成上级档案部门布置的各项任务，指导、监督、检查和协助本院各部门的文件材料预立卷工作和科室自存档案管理工作。 3、参加重要计划工作会议和科研课题以及产品的评审、鉴定会，参加工程竣工验收和设备开箱等工作，及时验收应归档文件材料。 4、监督做好“四同步”管理工作。 5、负责档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和提供利 用工作，定期向档案馆移交有关档案。 6、负责编辑档案参考资料，编制多种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意做好服务工作。 7、承办档案价值鉴定和登记，销毁已过保管期限且无保存价值档案的具体工作。 8、做好库房的清洁、安全和保护工作。 9、严守工作纪律，坚持原则，保守机密。 10、积极宣传《档案法》，努力学习档案业务知识，不断提高精力水平。 第十七条 兼职档案员工作职责 1、学习并贯彻执行国家《档案法》和本院档案工作管理制度，负责本科室档案管理工作。 2、熟悉本科室工作性质、任务和文件材料归档范围。在每项重要任务开始和全过程中，及时向部门领导提出文件材料归档要求，督促有关人员将文件材料归档，确保档案完整性。 3、负责本科室档案材料的收集、积累、整理和预立卷工作，建立科室文件材料登记册。 4、应在规定的时间内按要求完成本科室的立卷归档工作。 5、负责归档材料的保管工作，建立文件材料借阅登记册，确保归档材料的安全。 6、积极参加档案知识学习和培训，增强档案意识。 第三章 档案材料的收集、整理和归档 第十八条 医院应建立档案归档制度，将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入有关人员的岗位责任制，纳入有关工作程序，并作为考核工作实绩的内容之一。 第十九条 档案人员应做到“四参加”，参加重要计划工作会议，参加科研课题评审、鉴定会、参加工程竣工验收，参加设备开箱等工作，及时验收应归档的文件材料。 第二十条 医院应将档案工作与医院科研等各项活动实行“四同步”管理，即:下达计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查计划进度同时检查文件材料形成情况，评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明书材料。 第二十一条 医院实行文件材料形成部门制度和自存档案科室管理制度。 第二十二条 预立卷工作和科室自存档案工作由各科兼职档案员负责。科研档案由课题负责人主持预立卷工作。 第二十三条 文件材料的归档范围和时间 本院党政、教学类档案，包括党、政、工、团、医疗、药政、质管、教学工作中形成的文件材料，除由医院统一编号下发执行文件外，其他属归档范围的文件材料、统计报表、计划总结、会议记录、照片、录音、录像、奖状、奖杯、锦旗等，均应归档。 党政类:包括党务、统战、工、青、妇、精神文明、思想教育、 纪检监察、医院改革、目标责任、人事劳资、治保消防、建制变更、医疗进展、新项目开展、医疗统计报表、病案分析、安全医疗、事故鉴定等。 教学类:包括教学实习组织、制度、协议、合同、人事任免、计划、总结等。 除专题或代表会议材料，在会议结束后一个月内归档外，其他材料应于次年三月底前移交档案室。 科研档案:括课题计划、实施方案、实验分析、测试等原始记录、工作总结、研究报告、学术论文、鉴定审批、奖励证书、推广应用材料等，应于课题结束后二个月内移交档案室。 基建档案:括项目的申报批准文件、全套竣工图、合同、协议书、验收报告、工程概算、预算、决算、审计等材料，应于工程结束后二个月内移交档案室。 设备档案:包括医院各科万元以上的仪器、设备的全套随机文件，在接收使用、维修和改进工作中产生的文件材料。应于开箱验收后一个月内移交。 会计档案:包括会计报表、凭证、帐册、工资名册等。于隔年三月底前移交。 专业技术人员业务档案包括晋升技术职务评审材料，专业技术人员考绩材料等，除学术论文、年度考核成绩由医教科、护理部整理登记后于次年第一季度移交外，其余材料随时归档。 声像归档:包括照片(与底片一起移交)、录音、录像、幻灯片、 盘片，与归档文件材料的联系的或有保存价值的都应于制作完毕后归档，外购的应在报销前归档。 实物档案:包括奖状、荣誉证书、各类证书、许可证、奖杯、匾、锦旗、印章、书画等，与归档文件有联系的或有保存价值的都应随时归档。 病案按病案管理制度执行。 科室自存档案除病案外还包括门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片、CT片、万元以下设备档案等。 具体的归档范围见本院制定的《文件材料归档范围、时间、责任人和保管期限表》。 第二十四条 任何部门和个人在工作活动中形成的应归档材料，必须按规定向本院档案室移交，不得据为已有。 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料及声像、实物档案，档案室可通过征集、代管等形式进行收集。 第二十五条 归档与立卷要求 1、归档材料应以原件、原稿或定稿归档，特殊情况可用复印伯或抄件归档。 2、归档材料应做到齐全、准确、完整、字迹清楚、签著完备。不得用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔书写，小型纸应裱糊成16开。 3、卷内文件必须层次分明，条理清楚，符合形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和完整性。 4、对同一类型的文件材料，即一个问题、一项事件，一次会议形成的文件材料要作为有机联系的一个整体。正文和附件，正文和底稿，请示与批复，来文与复文均应保持密切联系，放在一起组卷。 5、录音、录像、照片等声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。声像档案和实物档案应与文件档案统一整理编目，分别存放，在目录中注明互见号，以保持联系，便于查找。 6、卷内文件排列:单一问题按时间顺序排列，二个以上问题者，以先按问题集中后，再按时间顺序或重要程度排列，对重要文件历次修改稿，以最后定稿在前，其它按次排列，一般文件只保存最后定稿，科技档案按国家标准《科技档案案卷构成的一般要求》执行。 7、卷内页号不论单面、双面、大小页均以单位编号，编号位置在右上角(科技档案在右下角)，背面的在左上角编页号(科技档案在左下角)，不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。若同一问题有数卷，应以卷号为编号，不得数卷连续编号。 8、备考表应填写清楚，立卷人签名，有关领导审查后应签字，以示负责。 9、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，标题要确切简明在反映保管单位的内容，并注明保管期限。 10、案卷装订必须去除金属物，对破损的文件材料应及时修裱， 字迹扩散的应复制并与原件一并立卷，做到整齐、平整、美观、统一。 第二十六条 归档手续和份数 由立卷人编制移交清单，一式二份，移交时清单清点，交接双方签字，各留一份。 除医院发文归三份外，其余归一份。 第四章 档案的管理和库房设备 第二十七条 档案室对接收和档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。 第二十八条 档案室对接收的档案，按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级，对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施。 第二十九条 档案室应建立保密、鉴定销毁、借阅、统计、库房管理、档案保管期限表和文件材料归档范围以及不归档文件材料范围等项制度。按有关规定定期向上级档案部门报送档案工作基本情况统计表。 第三十条 档案室应定期对本院自存档案科室和预立卷科室的档案工作进行指导、监督和检查。 第三十一条 医院必须为保管档案提供专用档案房，库房门窗要坚固，并保持适当的温湿度，要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施，档案库房要指定专人管理，以保证档案的安全、延长档案寿命。 第三十二条 医院要有计划地为档案室配备计算机、复印机、录音、录像、照像等设备，使档案管理现代化与医院建设现代化同步发展。 第五章 档案和利用与开发 第三十三条 档案室保存的档案主要供本院职工利用，外单位查阅需持介绍信，经有关部门领导或档案室主任同意后方可查阅。 第三十四条 密级档案只限分管该项工作的领导和有关人员查阅，其它人一般不予提供。 第三十五条 查阅档案一般应在档案室进行。如因工作需要外借者，须办理好借阅手续，借期一般不超过一周。 第三十六条 查阅档案者必须遵守保密规定，应负责维护被查档案的完整与安全，如发现有转借、私自影印、复制、遗失、涂改、伪造、拆散、污损等情况者，及时报告领导，按《档案法》有关规定进行处罚。 第三十七条 档案室要积极开展档案编研工作，对档案中的信息进行二次三次加工，汇编专题资料等，要编制必要的检索工具，开展计算机检索工作，为利用者提供有效快捷的服务。 第六章 奖励与处罚 第三十八条 在本院档案管理工作中，有下列事迹之一者，医院应给予一定的物质、精神奖励 ，年终按院单项工作先进执行: (一)在档案的收集、整理、保护和提供利用，以及现代化管理 等方面做出显著成绩的; (二)将重要或珍贵的档案捐献给医院的; (三)对违反档案法律、法规的行为敢于批评，表现突出的。 第三十九条 有下列行为之一的，由医院档案管理领导小组责令限期改正，并视情节轻重，由医院对直接负责的主管人员或者直接责任人给予经济处罚或行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任: (一)损毁、丢失档案的; (二)擅自提供、抄录、公布、出卖、销毁档案的; (三)涂改、伪造档案的; (四)不按规定归档或者不按期移交档案的; (五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的; (六)档案工作玩忽职守，造成档案损失的。 第四十条 有本办法第三十九条第一项、第二项、第三项、第五项、第六项行为的，由医院给予行政处分，并对责任人处以500元以上，1000元以下罚款。有本办法第三十九条第四项行为的，限期改正，并对责任人扣除目标责任奖5%。 第七章 附 则 第四十一条 本办法具体应用中的问题，由综合档案室负责解释。 第四十二条 本办法自公布之日起施行。 浙江省台州医院 一九九五年五月十五日 主题词:档案管理 办法 抄送:台州市档案局、台州市卫生局 党政、教学类档案制度 一、归档范围及时间 本院党、政、工、团、医疗、教学工作中形成的文件材料，是医 院档案的重要组成部分，除由院办统一编号下发执行的文件外，其他 属归档范围的文件材料、记录、照片、录像等，均应归档。 除专题或代表会议材料，在会议结束后一个月内归档外，其他材料应于次年第一季度末前移交档案室。 具体归档范围和归档时间，详见《医院文件材料归档范围、时间、责任人及保管期限表》。 二、归档要求 各科兼职档案员要切实履行自己的职责，做好文件材料的预立卷工作。移交的文件材料必须齐全、完整、准确，符合《医院档案管理工作标准》。一九九九年度立卷工作，在档案室指导下进行。 三、归档手续 由各科兼职档案员编制好移交目录，于次年三月底前移交档案室。交接双方清点签字，各留一份。 四、归档份数 除医院发文需归三份外，其他归一份。 一九九五年五月十五日 科研档案归档制度 科研档案是科技活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是重要的信息资源和国家的宝贵财富。 为了加强科研档案管理工作，充分发挥科研档案在医院现代化建设中的作用，特制定本制度。 一、归档范围 凡是在科研过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的材料均应归档。具体归档范围见本院的《医院文件材料归档范围、时间、责任人及保管期限表》。 二、归档要求和手续 1、科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，医院应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，实行“四同步”管理，即:下达计划任务同时提出科研文件材料的归档要求，检查计划进度同时检查文件材料形成情况。评审鉴定成果同时鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。 2、实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。科研课题负责人应负责文件材料的形成、积累、整理、预立卷和归档工作，并作为对其进行考核内容之一。 3、每项科研项目(包括中断或取得负结果有项目)完成或部分结束后，由科研课题负责人对所形成的文件材料加以系统整理，并与有关领导共同审查验收签字后立卷归档。 4、科研档案由科教科验收后移交档案室，并编制移交目录一式二份，移交时按目录清点，交接双方签字。 5、归档的科研文件材料必须是原件(定稿)，根据需要可复制若干份。 6、归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用铅笔和复写纸书写。 三、归档时间 科研文件材料应在科研项目完成后二个月内归档，研究周期长的可分阶段归档。 四、归档份数 一般应归档一份，重要的和使用频的科研项目应有两份归档。 一九九九年五月十五日 基建档案归档制度 为了加强基建档案管理，充分发挥基建档案在医院基建工程，房屋使用维护和改建扩建中的作用，特制定本制度。 一、归档范围 基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的，应当归档保存的文件材料、图纸、图表计算书、声像材料等不同形式与载体的文件材料。具体归档范围见《医院文件归档范围、时间、责任人及保管期限表》。 二、归档时间、归档要求与手续 1、基建文件材料的收集、积累、整理、立卷归档工作，由基建科负责。 2、一项工程全部结束后的二个月内，由基建科编制移交清单，一式一份，移交档案室，移交时交接双方清点后签字，各留一份。 3、归档文件，图纸应做到字迹清晰、线条清楚、纸质优良、签署完备。不能用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，以利长久保存。 4、根据基建档案必须向城建档案馆移交的具体情况，除了竣工图套、批准书必须复印后交本院档案室外，其余的可根据具体情况而定。 5、向城建档案馆移交档案的清单，须及时移交档案室保存。 6、职工购买公用住房审批表、房屋共有权保持证、商品房购销合同、房产证、土地证等，应在办理完毕后一个月内移交档案室，由总务科编制移交清单，一式二份，交接双方清点后签字，各留一份。 7、医院院区隐蔽工程地下管道(水、电、暖气等)变更平面图，由基建科每年绘制一份，于次年三月底前移交档案室，手续同前。 一九九九年五月十五日 设备档案归档制度 仪器设备是医院提高医疗质量的物资基础和先决条件，是医院现代化程度的一个重要标志。设备档案是医院档案的重要组成部分，为了加强本院的设备档案管理，充分发挥仪器设备的效能，为医院建设服务，特制定本制度。 一、归档范围 凡本院各科一万元以上的医疗仪器设备和属于科室固定资产的仪器设备均就应归档。具体归档范围，见本院的《医院文件材料归档范围、时间、责任人及保管期限表》。 二、归档要求 移交的文件材料必须完整、齐全、准确、符合归档范围要求，做到审批手续完备、签署齐全、字迹清楚，不能用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。 三、归档时间和手续 1、仪器设备开箱必须有档案人员参加，经验收后，填写开箱验收记录单及安装调试验收报告。由设备科或总务科人员将随机文件及验收单等及时收集归档。 2、仪器设备的筹购文件(合同、请购单、论证报告等)、开箱验收记录、调试验收报告，以及随机文件，由设备科在设备试调验收正常运转后一个月内，整理、预立卷后，移交档案室。 3、设备的大、中修记录和报废单，由设备科或总务科在仪器设备修复后或报废后一个月内归档。 4、移交时，由设备科或总务科编制移交(接收)清单，清点后双方签字，各留一份。 一九九九年五月十五日 设备开箱制度 为确保医院设备档案的完整、齐全，有利于仪器设备的维修、保养和管理，更好地为临床第一线和各项工作服务，特制定本制度: 1、凡购买的各种仪器设备(万元以上)，开箱验收时，经办人员必须通知设备科、档案室和使用科室等有关人员参加，任何个人和科室不得擅自开箱。 2、仪器设备开箱验收时，随机技术资料(包括书、图纸、合格证、质量证明书、装箱单、保修卡等)，必须当场交设备科和档案室人员检验归档，任何个人不得私自存留。 3、对无法包装或不需包装的设备，以及千元以上万元以下的设备，其所有的随机技术资料，由经办人交设备科检验，出具证明证，方可入库。 4、凡购置的设备技术资料不全，经办人员应设法补足技术资料归档，否则不予入库。 5、开箱验收完毕需认真填写开箱记录单。 一九九九年五月十五日 台州医院设备维修记录单 年 月 日 设备名称 规格型号 修理部门 故障表现及原因: 材料和工作消耗: 修理后调度结果: 修理费总计: 其中材料费: 工时费: 修理人: 负责人: 使用人(验收人): 会计档案管理制度 为了加强会计档案的科学管理，更好地发挥会计档案的作用，特制定本制度: 一、会计档案的归档制度 1、会计档案主要指会计报表、会计帐册、会计凭证和其它资料(包括银行存款对帐单、工资表、奖金发放表等)、会计核算专业材料。 2、会计档案是本院档案的重要组成部分，是记录和反映本院经济业务的重要史料和证据，会计档案的各项工作由财务科的档案室共同负责进行业务指导、监督和检查。 3、各类会计帐册的设置，要严格按国家有关规定办理。 4、会计档案的归档、组卷工作，每年进行一次，每年2月份进行上年度会计档案的组卷工作。 5、会计档案的整理、归档、组卷工作由财务科负责。 6、会计档案组卷工作，按照财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》规定办理。 二、会计档案的移交、保管制度 1、会计档案组卷后，由财务科负责保管一年，保管期限满一年后，移交档案室。 2、会计档案移交时，必须填写“会计档案移交清册”一式二份，由财务科长和档案室主任监交，交接双方签字后，各留一份。 3、财务科设兼职档案员一名，负责保管未曾移交档案室的会计档案和本年度的会计资料，以及立卷归档移交工作。 4、档案室接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务科经办人共同研究后拆封整理。 5、会计档案必须进行科学管理，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放、散失和泄密，做到妥善保存，存放有序，查找方便。 6、做好防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠等工作并定期进行 安全检查。 三、会计档案的外借、查阅制度 、会计档案原则上禁止外借，特殊情况(如涉及到外事、经济案1 件需外借的)，须经分管院长同意，并报请主管局批准，办好外借手续并限期归还，方可借出。 2、本院有关部门人员查阅会计档案，须由该部门负责批条，财务科长签署意见，档案室主任批准后才能查阅。 3、外单位查阅会计档案，需持有单位介绍信，经财务科长签署意见，档案室主任批准，在财务科人员的陪同下进行查阅。 4、查阅会计档案需复印、摘抄时，应征得财务科同意，必要时需经分管院长批准，同时须在档案人员的监督下进行，经审核无误，并盖上档案室公章方才有效。 5、上级有关部门需查询、检查时，应经分管院长同意，并在指定地点进行。 6、档案室、财务科分别设立外借、查阅登记本，用以登记借阅情况。 四、会计档案的鉴定、销毁制度 1、会计档案的保管期限分为永久和定期二类，定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 2、会计档案保管期满，拟销毁时，由财务科会同档案室提出建议鉴定报告，编制拟销毁档案清册，经档案鉴定小组审查鉴定，认为确无保存价值后，报请院领导批准，并上报卫生局审批同意和备案后，方能按要求进行销毁。 3、保管期满需销毁的会计档案中，如有未了结的债权债务的原始凭证以及其它有关部门规定需要抽出的凭证、资料，应全部抽出，分别组卷，由档案室保管到结清，债权债务或上级有明文规定时为止。 4、销毁会计档案时，应由财务科、档案室共同派员监销。 5、监销人在销毁会计档案前，应当认真进行清点核对。销毁后，在销毁清册上签名。 6、销毁清册一式二份，分别由财务科、档案室保存。保存期限为二十五年。 本制度如与上级文件的抵触处，以上级文件规定为准。 一九九九年五月十五日 台州医院专业技术人员业务档案归档制度 专业技术人员业务档案是集中反映专业技术人员的工作业绩、技术水平和业务能力的真实记录，是晋升和聘任专业技术职务，正确使用专业技术人员的主要依据。为了加强专业技术人员业务档案的管理，充分发挥专业技术人员业务档案在医院管理中的作用，特制定本制度。 一、归档范围 凡获得各类专业技术职务任职资格的人员均需建档，外单位调入或新分配来的专业技术人员应随时建档。具体归档范围见本院的《文件材料归档范围、时间、责任人及保管期限表》。 二、归档要求 1、归档材料必须经过认真核实，确保无误。 2、年度考核材料必须经院领导审查签章后才能归档。 3、归档的各类表格必须填写完整，不留空格，内容真实正确。 4、毕业证书、资格证书、结业证书、获奖证书、发表论文等，上交原件验证后复印件归档。 5、归档材料一律使用蓝黑或碳素墨水书写，做到字迹清楚，签署完备，纸质优良，规定统一。 三、归档时间、手续和份数 1、外单位调入或新分配来的专业技术人员，由人事科将其应归档材料于一个月内交档案室随时建档。 2、已发表的论文、获奖证书、进修学习鉴定书、专业技术培训学习材料、专业技术人员年度考核材料、处分材料等，由医务科、护理部、人事科，于次年一月底前移交归档。 3、本院各科组织的业务考核成绩，由医务部和护理部汇总，并编制考核名单，于次年一月底前交档案室。 4、移交归档材料必须填写移交(接收)表，一式二份，交接双方清点验收后签字，各留一份。 电子档案管理制度 1、档案部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案按照其保管环境的要求，严格执行管理制度。 2、档案员应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目中要注意相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。 3、由电子档案转换成的纸质档案要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。 4、储存电子档案的光盘应放入盒中存放。 5、归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。 6、环境温度为14?-24?，相对湿度为45%-60%。 7、电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查。 台州医院科室档案管理工作考核制度 为了进一步加强本院档案管理工作，通过对有关科室档案管理工作的检查考评，促进档案工作的标准化、规范化管理，为医院各项工作服务，经院档案管理领导小组讨论，特制定本制度。 一、考核对象 、自存档案科室:病案室、放射科、MR室、CT室、病理科。1 2、实行预立卷制度的科室:党办、工团办、院办、人事科、医务科、科教科、护理部、总务科、基建科、设备科、感染科、保健科、药剂科。 二、考核内容 自存档案科室考核内容，详见附件一。 实行预立卷制度科室考核内容，详见附件二。 三、考核办法 由综合档案室组织牵头，医院档案管理领导小组成员参加考评。自存档案科室每年考核二次，分别在六月及十二月进行。实行预立卷制度的科室，每年二月自评，四月由医院档案领导小组考评。各科主任为考核结果直接责任者，兼职档案员的考评工作由各科主任负责。 考核结果与目标责任奖挂钩。95分以上者可获奖励，80分以下者，将限期整改，并扣除奖金，奖励或扣奖都占奖金总额的5%。 附件1、科室自存档案管理工作考核评分表 2、预立卷和室档案管理工作考核评分表 附件1: 台州医院科室自存档案管理工作考核登记表 科室: 标准分 考核分 考核内容 10 1、档案管理工作纳入科室工作计划。 2、档案管理工作有专人负责，已纳入有关人员岗位 15 责任制，纳入有关工作程序，并作为考核工作实z绩的内容之一。 10 3、制定了档案管理制度。 10 4、归档材料齐全、完整、排列有序。 5、档案制成材料，书写材料正规，图样清晰，利于10 长期保存。 5 6、全部归档材料有统一的分类编号。 7、库房或存放档案处有防高温、防潮、防火、防尘、15 防盗、防虫鼠等基本保护措施。 10 8、有档案借阅登记薄或卡片。 5 9、有一种以上检索工具。 10 10、能及时，有效地提供信息。 100 合 计 备注 检查人签名: 年 月 日 台州医院文件材料预立卷制度 1、文件材料预立卷工作是指在本院各科各项管理工作或其他工作活动中形成的，对属于归档范围的文件材料，进行及时的收集、积累、整理、立卷和归档。 2、预立卷工作由有关各科兼职档案员负责。 3、各科的，要纳入有关兼职档案员的岗位责任制，纳入其工作程序，并作为年度考核其工作实绩的内容之一。 4、各职能科室负责人应积极支持兼职档案员的工作，负责归档材料的指导、督促和检查，审查材料的真实性和完整性，并在备考表检查栏签名，以示负责。 5、党政、教学等档案，应于次年三月底前，按《医院档案工作整理标准》进行组卷，并编制好移交目录，移交综合档案室。 6、科技档案按科技档案归档制度要求，及时向综合档案室移交。 附件2: 台州医院预立卷科室档案管理工作考核评分表 科室: 标准分 自查分 考核分 考核内容 10 1、档案管理工作纳入科室工作计划。 10 2、档案管理工作纳入科室管理制度 3、科室设有兼职档案员，负责文件材料的10 收集、积累、整理和预立卷工作。 4、档案管理工作已纳入兼职档案员工作程10 序和岗位责任制。 10 5、归档文件材料齐全、完整、准确。 6、归档文件材料的制成材料，书写材料格10 式符合归档要求。 10 7、组档规范，符合档案整理要求。 10 8、归档文件材料审查手续完备。 9、能按规定时间做好预立卷工作并移交综10 合档案室。 10 10、科室档案保管安全。 100 合 计 分 检查人签名: 年 月 日 台州医院档案修改补充制度 1、凡发现归档文件有误，或有重要的原始材料遗漏，应予以修改补充。 2、修改补充意见由档案人员或有关人员提出，经分管领导、有关科主任和档案室主任审定，并提出具体意见和修改补充办法，交档案人员实施。 3、文件修改补充后在卷内备考表中注明修改补充情况。 台州医院档案统计制度 档案统计是档案管理工作的一项重要基础工作，是制定有关档案工作的方针、政策、计划检查执行情况的重要依据。 为了搞好统计工作，特制订本制度: 1、统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。 2、及时完成上级下达的各项统计任务。 3、统计内容: (1)档案数量统计，包括档案的改进、移出、库存、鉴定剔出、封存、销毁。 (2)档案数量统计，包括档案的借出量、查阅量、复印量、利用人次、卷次等。 4、认真做好档案统计分析研究工作。 档案调阅利用制度 为了充分发挥档案的作用，更好地为医院改革、科研和院史编研服务，根据《档案法》第二十条规定精神，特制定档案调阅利用制度。 一、调阅档案应先填写调阅档案登记表，并在阅档室内阅卷，案卷一般不准带出本室，如确因工作需要出借，借卷者应说明理由，经本室负责人同意，办理好借阅手续后才能暂时借出，时间一般不超过三天。案卷归还时，应详加检查注销。 二、查(借)阅档案者要爱护档案，确保档案安全，不得在档案上划杠，做记号，更不得转借、拆卷、折叠、撕页、污损、删改、剪贴、擅自复印、拍照等。 三、查阅档案时严禁边阅边吸烟、边喝茶水、不准用手蘸水翻阅，以免损坏档案。 四、查(阅)档案者如需复印、摘抄档案、必须经接待人员允许。经核对无误后，由档案室出具证明。 五、外来单位或个人需要调阅或利用档案，必须持单位介绍信或身份证，经档案室负责同志同意后方可调阅。并收取工本费和少量的档案保护费。 六、调阅党委、纪委和人事方面的档案须持该单位党组织介绍信，经本院党委书记、纪委书记和人事科长批准，调阅党委会议记录、院长办公会议记录，须经本院党委书记、院长批准方可调阅。 七、档案利用者调阅档案后，请留下宝贵意见，并将利用效果及时向档案室反馈。 档案库房管理制度 为了科学地管理档案，维护档案的完整和安全，便于利用，根据《档案法》第十三条规定，特制订本院档案库房管理制度。 一、本院综合档案室只设一个全宗，分文书档案、科技档案、会计档案三大类，并以各大类为单位，进行科学地上架，并制有档案存放一览表。 二、档案箱内档案根据年度、按照永久、长期、短期依次排列，存放方式采取竖放、珍贵档案须平放，堆叠的高度不超过40厘米，排列应做到整齐、美观。 三、档案库房要严格做好防温、防火、防虫、防鼠工作，库房内备有灭火器，箱内须放樟脑精或其他防虫剂，堵塞门窗空隙，节假日加强保卫，并切断电源，库房内严禁吸烟。 四、库房内严格做好防水、防潮、防高温、防尘、防强光工作。每天按时记录库房温湿度，并用去湿机控制相对湿度，根据天气做好通风降温、降湿工作。库房窗帘拉严，进入库房必须换上拖鞋。 五、保持库房内清洁，做到每周小扫一次，每月大扫一次，库房内不准存放与档案无关的物件和个人的东西，严禁杂物堆积。 六、进档案室要严格检查、清点、消毒，符合入库要求后才能入库。并按规定顺序排放上架。库内档案不准移出库房，移出档案须经院领导同意。 七、室藏档案要经常检查，每年清点一次，发现档案破损或丢失，应立即报告，采取措施，及时处理。 八、库房钥匙要由专人保管，不准丢失，如发现丢失，必须重换门锁，无关人员不准进入库房，如果需要进入必须经领导批准，由档 案室工作人员陪伴方可进入，档案室工作人员调动工作时，必须办理 移交手续。 档案保密制度 为严守党和国家机密，保证档案的安全，根据《档案法》和《保 密法》，有关规定精神，制定档案保密制度。 一、档案工作人员必须严格遵守国家工作人员十条保密守则。 1、不该说的机密，绝对不说; 2、不该问的机密，绝对不问; 3、不该看的机密，绝对不看; 4、不该记录的机密，绝对不记录; 5、不在非保密本上记录机密; 6、不在私人通信中涉及机密; 7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密; 8、不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料; 、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项;9 10、不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。 二、严格贯彻执行党和国家的保密法规，自觉遵守本院保密制度。 三、复印机密材料须经主管领导同意，并及时归档。 四、销毁无需继续保存的档案，必须登记销毁清册，经领导签批后，才可按保密废纸处理。 五、定期(半年一次)进行档案保密检查，发现问题及时报告及时处理。 病案管理制度 1、本院病案室负责全院急诊观察室、住院病案的收集、整理和保管工作。 2、急诊观察和住院病员应有完整的病案，病员出院、死亡时，由医师按规定格式填写，病人出院五天内由病案室下病区收集病历，并检查首页各栏是否完整，收集后的病历按病历整理规定进行分类整理，然后再次检查首页填写是否完整、正确，并查该归档病案是否完整齐全，装订成册，填写好病案袋。 3、整理后的病案按ICD—9编码进行首页电脑输入，并按顺序号排列上架。 4、本院医护人员借阅病案必须办理借阅手续，再入院病案所借病案原则上二周归还，医师个人借阅病案一般在病案阅览室提供，特殊情况由信息科长或医务科长批准方可借出，科研和教育病案由医教科批准方可。院外医疗单位一般不予外借，必要时，须持有介绍信，由信息科或医教科批准，摘录或复印病历，经病案室核对无误由医教科盖章才有效。 5、借用病案应妥善保管和爱护，不得涂改、转借、拆散和丢失。 6、住院病案原则上应永久保存。 病案借阅制度 1、病案只限本院医护人员借阅，一般不得携出病案室，如遇病人再次入院，疑难病例评论、死亡病例评论等必须借出时，需由医生签具借据负责归还。 2、科研、教学需借出数量较多的病案时，应经科主任同意签名，经信息科长或医教科长批准，与病案室联系借出份数和借阅时间，由病案室按时供应，借出时间一般不超过二周。 3、院 外单位或兄弟医院借取病历者，应经信息科或医教科科长批准，一般只予病历摘要或部分复印，当必须借出原病案时，须经院部同意，大病统筹一般限于来院查阅。 4、如遇医疗纠纷、工伤或交通事故、司法部门需查阅病案时，凭单位介绍信由病案室接待，如需借出和复印必须由信息科、医教科或院长批准。 5、借阅病案不得涂改、拆散和转借。 6、病案借阅室必须整洁、安静，有较好的照明度。 病案库房管理制度 为了确保病案的安全，延长病案的寿命，使病案更好地为医疗、科研、教学发挥作用，特制定本制度。 1、档案库房管理应贯彻“以防为主、防治结合”的原则。切实做好温湿度控制和调节，防治的害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。 2、科学地设置温、湿度计，每天记录，定时分析，根据不同季节的变化，灵活运用通风，密闭等措施，使库房温湿度基本达到规定要求，并注意积累温湿度记录资料。 3、对库房病案、借阅归还后要及时入库，并定期进行检查核对，发现缺卷及时追查，对案卷的损残及时采取补救措施。 4、库房应放置无毒防蛀药物，每月检查一次虫霉情况，发现虫霉及时处理。 5、配备适合病案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。 6、库房内严禁明火及存放易燃爆物品，不得堆放杂物。 7、定期检查库房内电器设备及线路。 8、库房内应避免阳光直射，不宜采用自然光源，宜用照明度不大于100W的白炽灯照明光源。 9、定期打扫卫生，库房内保持清洁、整齐。 10、库房病案应流水号存放，必须放置整齐，方便查找，定期到架整理。 11、非病案工作人员，未经允许不准进入库房。 台州医院档案分类实施细则 本实施细则适用于台州医院档案的分类整理、案卷组织、排架管 理和编目工作。 一、设置与标识 我院档案分类设置二级类目。 1、类目，共设十个，即: A党政管理类 B科学技术研究类 C教学档案类 D设备仪器类 E基本建设类 F会计档案类 G声像档案类 H实物档案类 I专业技术人员业务档案 J病历档案类 2、二级类目的设置，按照医院管理职能和档案形成特点设置 (1)、党政管理类，按职能分工和问题设置分类 (2)、科学技术研究类按课题性质或课题设置 设备仪器类按种类或型号设置 基本建设类按工程性质或建筑项目设置 (3)、会计档案按文件形式设置。 、二级类目下文材料的整理立卷，参照台州医院档案分类表及保3 管期限表基本范围进行。 (1)党政管理类、教学类按年度——问题进行整理。 (2)科学技术研究类、设备仪器类、基本建设类在二级类目下按 单个项目(课题、设备、工程)来整理。 (3)会计档案类，按年度分报表、帐册、凭证。 (4)照片(底片)、录音带、录像带按年度分问题进行整理，实 物类按载体种类整理。 4、类目的标识，采用英文字母与阿拉伯数字混合标识法。 (1)一级类目采用英文字母顺序排列标识。 (2)二级类目采用二位阿拉伯数字顺序排列标识法。 二、档号的编制与标识 1、档案案卷采用层累制加顺序制的混合编号法，实行三级编号。 第一级为类号(由一级类目和二级类目标识符组成);第二级为代号(包括保管期限代号，归档项目代号，项目号)，其中，党群工作类、行政管理类、会计档案类、教学档案类填写保管期限代号;科学技术研究类、设备仪器类、基本建设类填写归档项目代号;声像、实物档案类填写项目号;第三级为案卷号。 2、代码标识方法。 (1)保管期限代号的标识 保管期限采用一位阿拉伯数字标识，永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”。 (2)项目号的编制 声像、实物档案按问题、类目、种类编写项目号。 照片(底片)、录音带、录像带按问题分六个项目(即:1、单位风貌;2、人物活动;3、职能活动;4、科研基金;5、教学;6、其它)。 实物档案填写种类号。 3、案卷号的编制 党群工作类、行政管理类、教学档案类按年度分保管期限用阿拉伯数字按一、二级类目的顺序编制案卷流水号。即每年分保管期限编制三个流水号。 基本建设类、设备仪器类、科学研究类按一级类目分项目用阿拉伯数字顺序编制案卷流水号。 会计档案按年度保管期限用阿拉伯数字顺序按二级类目的顺序编制案卷流水号。即每年的会计档案分保管期限编制三个流水号。 声像档案类按二级类目分年度按问题和对应类目的顺序编制案卷流水号;实物档案分种类按实物档案进馆顺序编制案卷流水号。 4、案卷的标识 我院采用以下标识 × × ×?× /× 一级类目 二级类目 代 号 案 卷 号 例1: A 01 1997.1 /001 党政管理 党务工作 保管期限代号(永久) 案卷号 例2: E 01 1997.1 /001 基本建设类 门诊医技楼 归档项目代号 案卷号 例3: H 01 3 /001 声像档案 照片 项目号(职能活动) 案卷号 三、案卷格式 1、党政管理类型、教学档案类采用GB9705—88《文书档案格式》中的格式。 2、基本建设类、设备仪器类、科学技术研究类采用GB/T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准的格式;卷内文件材料页号编号位置改为单面书写的文件材料在右上角编写页号，双面书 写的文件材料，正面在右上角，背面在左上角编写页号。 3、会计档案类仍维持现行的格式。 4、声像档案按《照片档案管理规范》(国家技术监督局1989年10月25日批准，1990年7月1日实施)的规定执行。 四、排架 档案按大类分别排列，大类之间不得交叉混排。 1、党政管理类、教学档案类分保管期限按年度，一、二级类目顺序排架。 2、基本建设类、设备仪器类、教学技术研究类分一级类目按归档项目顺序排架。 3、会计档案类分保管期限按年度，二级类目顺序排架。 4、声像、实物档案类分二级类目按年度、项目顺序排架。 五、编目 1、案卷总目录 按归档时间顺序，以案卷为单位进行流水登记。 2、案卷分目录 按十个基本类目(特殊载体档案另行编制目录)为基本单元，以案卷为登记单位，依照案卷排列顺序进行流水登记。 (1)党政管理类、教学档案类按一级类目按年度编制分类目录 (2)基本建设类、设备仪器类、科学技术研究类按二级类目编制分类目录; (3)会计档案类，按年度编制分类目录。 3、声像、实物档案目录按年度编制分类目录。 本细则自一九九九年起实行，在此之前已经组卷的档案维持不动。 浙江省台州医院综合档案室档案分类 台州医院档案全宗 I ABCDE F GHJ 专业 党 科 教 设 基 会 声 实 病 技术 政 研 学 备 物 建 计 像 案 01 02 03 04 05 01 02 03 04 01 02 03 01 02 03 01 02 03 04 人员 业务 档案 行检影麻手其医政其奖奖 宿报帐凭 验像醉术锦奖 照录磁 他疗后他励牌仪诊呼仪音 仪用勤用证匾器断吸器旗状片像盘 舍表册证 器房用房书杯 类类类类 房 党纪 综医护人劳质统财价计总监保工团其 合务理事资管类计务格量务察卫 委委 类类类类类类类类类类类类类会委它 台州医院档案整理工作标准 为了全面实施《档案法》，提高案卷质量，使本院档案整理工作实现程序化、标准化、规范化，根据国家有关规定，结合本院工作实际，特制定本标准。 一、文件用纸和书写材料要规范 1、文件纸一般用A3或A4(包括各种会议记录)，小型纸应裱糊成16开。 2、书写材料应用墨汁、蓝黑墨水、碳素墨水。不能使用铅笔、圆珠笔、复写纸、红、或纯蓝墨水。 3、文字一律从左至右横写、横排，在左侧装订。 4、各种文件材料应在左侧留有装订线。 二、归档文件材料要齐全完整准确 对反映本院工作活动，具有查考利用价值的文件材料，包括各种载体的收发文件，内部文件、电报、协议、合同、会议文件、领导人讲话稿、出版物定稿、样本、各种统计表等，都要收集齐全进行归档，可按照《医院文件材料归档范围、时间、责任人及保管期限表》的内容进行归档工作。 三、立卷分类要明确 立卷分类按照本院制定的分类方案进行。 四、文件年度要区分清楚 1、对一般文件要归入文件形成年度。 2、对跨年度的计划、规划，应归入文件内容针对的第一个年度。 3、对跨年度的总结，应归入文件内容针对的最后一个年度。 4、对跨年度的会议，应归入会议开幕的年度。 5、对跨年度的请示与批复，应归入批复年度，没有复文的，放在请示年度立卷 五、保管期限划分要准确 对保管期限的划分，应根据本院制定的《医院文件材料归档范围、时间、责任人及保管期限表》执行。 六、组卷合理要保持联系 组卷的方法是:以问题为主，兼顾其它特征，按照文件类型(指文件载体和规格)，适当分级，区分价值，保持联系。 1、卷内文件必须层次分明，条理清楚，符合形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和完整性。 2、对同一类型的文件，即一个问题一项事件，一次会议形成的文件材料要作为有机联系的一个整体。正文和附件，印件和定稿，请示与批复，来文与复文均应保持密切联系，放在一起组卷。 3、案卷厚度要适当，不能太厚或太薄，一般在1.5cm左右。 4、对《文件处理单》，应连同其文件一起组卷。 5、党政工团的文件，要分别组卷。 6、要严格区分文书档案、科技档案、专门档案和资料，执行各大类《分类表》，合理分类。 7、要明确立卷分开，避免文件材料的重复和遗漏，保证立卷归档文件材料齐全完整。 七、卷内文件排列要有条理 对卷内每份文件，应按其相互之间的联系，结合时间、重要程度等特征，有条理地进行系统排列。 1、单一责任者、单一问题的案卷，应按文件时间先后顺序进行排列。 2、对单一责任者，几个问题的案卷，应先排问题，后排时间。 3、对一个问题，几个责任者的案卷，应先排责任者，后排时间。 4、对一个卷内有几个级别者，应先排上级，后排本级，再排下级。 5、印件在前、定稿在后;正件在前，附件在后;批复在前，请示在后;转发、批转件在前，原件在后。 6、会议文件按时间结合重要程度排列。 7、非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。 八、认真编写页号 1、卷内文件凡是有字迹和图表的(包括文件处理单)，都应编写页号。对简字页和双面文件，要正反两面编页号，对折叠文件只编一个页号。 2、编页号采用阿拉伯字，在每个卷内应从“1”开始，按照顺序编大流水号。 3、编号位置，应在每页文件正面的右上角、背面的左上角边沿1cm处。 4、对不装订的案卷，除编写页号外，还要在卷内每件文件首页右上角加盖定位章，并进行逐项填写。 5、若同一问题有数卷，应以卷号为编号，不得数卷连续编号。 九、填写卷内文件目录和备考表 1、要按规定的格式，逐件填写卷内文件目录。按“顺序号”即件号，应以卷内文件先后顺序填写序号。“文号”应填制发单位的发文字号。“责任者”应填写文件制发单位(个人)的全称或规范简称。对以部门名义发文的“责任者”，应把单位和部门名称标全。对印件和定稿、正件和附件、转件、批转件和原件，应作为一个责任者填写，请示与批复按两上责任者填写。“题名”应照文件标题抄写，没有标题或标题不明确的，可自拟标题，外加“,,”号。抄写每个题名，都必须起头。“日期”应填写文件形成的时间，用阿拉伯数字书写。并把年、月、日时间全填，但可省略“年”、“月”、“日”，在年月日数字右下角加“”，“页号”应填写卷内每份文件所在的第一页的页号，最末尾一份文件， 应填写起止页号。“页号”要填写在每份文件“题名”的最末尾一格。 2、卷内文件目录应放在卷首，填写字迹要工整、清晰。 3、备考表应放卷尾，要按照规定项目，逐项填写清楚，立卷人签名，科主任检查并签名，以示负责。 十、去除金属物和折叠裱糊 1、对文件材料的订书针、大头针、回形针等金属物，都要全部去除。 2、对文件幅面大的要折叠，没有装订线的要加边，破损的进行托裱，字迹已扩散的要复制，并与原件一起立卷。 十一、要使用标准的档案案卷卷皮。 档案装具应使用档案局监制的卷皮(盒)。 十二、案卷装订要结实整齐 1、案卷装订应采用三孔一线的方法进行装订。 2、装订位置在案卷左侧中部，距订口边沿10毫米，装订长度为120毫米。 3、用线绳装订，要勒紧，结头放在卷后卷皮里面。 4、文件要放平放端正，应把前边沿、下边沿取齐，使之整齐美观。 5、文件装订不得订住字，也不得漏订。 6、案卷装订钻孔不宜过大，线绳不宜过粗，要适当。 十三、案卷题名要简明确切 1、案卷题名要结构完整，一般由责任者、问题、文种组成。 2、责任者的拟写应用全称或规范简称，不得随意简称为“省卫生厅”或“本院”等， 3、对多个同一类的责任者，可适当概括，如“台州市卫生局所属各单位”。 4、问题的拟写应概括准确，文字要简练、语句通顺、结构合理、 主次分明，减少重复和虚词。 5、文种的拟写应标明卷内主要文件的文种。 6、对中一类型的文种，可选用一种名称代替，如对报告、汇报、、情况反映，只标“报告”，对计划、要点，只标“计划”。 7、按文种的重要程序标明顺序。 8、除会议文件，不得用“×××文件材料”，除一般函件，不得用“×××来往材料”，除非诉讼案件，不得用“×××案件材料”。 9、要正确使用标点符号，对责任者、问题和名称，应用“、”加以区分。 十四、填写封面要工整清晰 1、封面各项要用毛笔或钢笔逐个填写，字迹要工整、清晰。 2、“案卷题名”应填写拟制好的案卷题名。书写“案卷题名”必须起头。 3、“时间”填写卷内文件所属的起止年月。年、月时间用阿拉伯数字书写。 4、“保管期限”填写立卷时划定的案卷保管期限。 5、“件、页”，填写卷内文件的总件数的页数，用阿拉伯数字卷号填写。 6、“分类号”，填写案卷的三级分类号。 7、“案卷号”，填写目录内案卷的编号，在同一案卷目录内，案卷号不能重复。 十五、系统排列