施工索赔管理程序

建设工程施工#管理办法# SDEJ-MSY-5-2008-V1 项目施工索赔管理程序 SDEJ-MSY-17.2-2009-V2 项目施工索赔管理程序 （试行） 第一章 序 言 1.1 目的 施工索赔管理是合同管理的重要组成部分，是合同管理的延伸，是工程项目成本差的补充和完善，它贯穿于合同履行的全过程，有严格的程序规定和时效要求，需要详细完整的证明资料，而且它与项目管理的其他方面密切联系，涉及到工程技术、质量安全、物质供应、经营管理、公共关系等各个方面。因此，为规范化、制度化、系统化公司索赔管理工作，提高索赔的预见性、性，增强取得合法权益的管理意识，制定本办法。 1.2 一般要求 公司各级单位都应重视项目施工过程中的索赔管理，建立和完善索赔管理机构，各项目部应成立索赔小组。项目部应组织各级管理人员认真阅读合同文件，掌握索赔动态，及时收集和整理索赔资料，制定出切实可行的索赔报所属项目管理部和公司商务管理部，并按合同文件规定的时间及时向监理、业主上报。项目管理部的各级管理人员和相应部门应认真阅读所辖项目的合同文件，掌握索赔动态，审核项目部的索赔计划、索赔资料和索赔方案，指导项目部进行索赔并按公司要求上报所辖项目的索赔资料。 为使索赔成功，公司各级单位要充分发挥各级管理人员的主观能动性，针对不同的业主及索赔项目，策划出不同的索赔方案，及时与业主、监理沟通，争取使索赔达到最佳效果。 第二章 索赔的基本概念和分类 2．1 索赔的基本概念 工程索赔的实质就是根据承包施工合同条款的规定，对合同价进行适当的公正调整，以弥补业主或承包商不应承担的损失，使承包合同的风险分担程度趋于合理。在承包工程中，对承包商来说，一般只要不是承包商自身的责任，而由于外界干扰造成工期延长和成本增加，都可以提出索赔，以维护承包商合理的经济效益。这包含四种情况： 工程项目变更：主要是在工程施工过程中业主提出的有关设计变更、追加或取消某些工程或改变施工顺序等。 业主风险与违约：包括业主未按合同规定提供施工场地、道路、水电及相关施工条件，提供的工程地质情况与实际有差别，业主要求赶工等。 不可抗力的自然因素：主要有自然条件的变化如恶劣的气候条件、地震、洪水等，社会条件的变化如国家政策性价格调整、法律的变更等。 合同本身存在的原因：主要有合同文件格式不规范，如技术要求不明确、模棱两可等。 2．2工程索赔分类 2.2.1从索赔依据的范围分：合同内索赔、合同外索赔、道义索赔； 2.2.2从索赔的目的分：工期索赔和费用索赔。 2.2.3按索赔方式的不同分为约定索赔和争取索赔。 2.2.3.1约定索赔：指合同中有明确规定，在工程结算中可予补差的费用或可予调整的结算单价与合同价之差。如随国家、部（省）政策变化而调增的人工单价、机械一类费用、取费及其他费用。标书中给定的材料价格与结算单价与实际发生材料价格之差。 2.2.3.2争取索赔：指在合同履行过程中，因业主（或监理工程师）未履行合同或未能正确履行合同以及其他非我方自身原因而受到经济损失或权力损害时，通过一定的程序向业主提出经济补偿的要求。通常有： 1）、业主未按合同规定的时间和数量交付设计图纸和资料、未按时交付合格的施工现场（包括征地、移民）及行驶道路、以及供水、供电、材料供应等造成工期拖延和费用增加； 2）、工程实际地质条件与合同规定不一致而导致费用的增加； 3）、业主或监理工程师变更原合同规定的施工顺序，打乱 了工程施工计划，导致施工措施改变后的费用增加； 4）、设计变更、设计错误或业主、监理工程师的错误指令，或提供错误的数据造成工程修改、返工、停工或窝工等增加的费用； 5）、工程数量变更、实际工程量少于标书工程量导致费用增加； 6）、业主指令提高设计、施工、材料的质量标准需增加的费用； 7）、业主或监理工程师指令增加额外工程所需用的费用； 8）、业主指令工程加速； 9）、业主未及时支付工程款； 10）、不可抗力因素； 11）、合同缺陷，如条款不全、错误或前后矛盾，双方就合同理解产生争议； 12）、物价上涨造成材料价格、人工工资上涨； 13）、国家政策、法令修改，如增加或提高新的税费、颁布新的外汇管理条例等； 14)、货币贬值，使承包商蒙受较大的外汇损失等。 第三章 工程索赔管理机构设置及职责范围 3．1工程索赔管理机构设置 3．1．1公司商务管理部归口管理全公司索赔管理工作，相应部门根据本部门职责参与和配合； 3．1．2公司项目管理部经营科归口所属项目索赔管理工作，相应部门根据本部门职责参与和配合； 3．1．3所有施工项目均应设立索赔工作领导小组，由项目经理任组长，项目商务部门为索赔的日常工作机构，负责工程施工索赔的管理工作。 3．2工程索赔职责范围 3．2．1公司部门索赔管理职责： 1）商务管理部：是全公司施工合同索赔管理的主管部门，负责本程序的制订和完善；负责全公司索赔计划的审核、下达；负责对公司所承揽的工程项目的索赔进行检查、监督，跟踪、指导、统筹安排重点索赔项目；对施工主合同以外的新增合同进行审核把关；对项目施工索赔进行考核；负责对合同履约项目的成本进行监控。 2）战略管控部：按公司有关办法组织考核；负责合同项目的法律事务咨询，归口管理合同履行中的法律纠纷。 3）市场营销部：负责施工合同的交底；配合相应部门对施工主合同以外的新增合同进行审核，并配合战略管控部按公司有关办法进行考核。工程施工合同执行期间，负责合同发生重大变更时变更文件（洽商）的评审、签约、传递、归档工作。协助施工的项目部和项目管理部解决、处理工程施工合同执行过程中出现的相关重大事项。 4）财务产权部：参与对合同履约项目的成本进行监控；负责建立和完善项目成本管理体系，监督、检查项目成本的准确性和真实性，定期开展经济活动分析；负责指导项目按照财税法规保证企业合法纳税、合理避税。 5）资金管理部：负责合同项目履约保函、预付款保函在执行过程中的检查和监督，并督促及时回收；负责检查、监督资金运作。负责指导、协助项目部解决合同履行中因资金运作给我方带来的成本增加。 6）工程管理部：负责全公司在建项目的施工方案的审批并跟踪、指导；负责全公司在建项目的施工进度的监督，对项目进度计划的编制、执行、调整进行检查、把关。负责全公司在施项目的质量管理，加强项目在施工程的质量过程进行监控，对项目的分项、分部工程，对半成品、成品，对材料的进场检验、试验进行把关，参与重要的阶段验收，保证工程质量但不自行超过合同要求标准。负责全公司文明施工管理，审批各项目的文明施工方案。负责全公司工程项目竣工验收管理，指导项目进行工程资料整理、竣工交付、工程备案。 7）技术部：负责技术方案的审批及其管理；配合市场营销部对中标项目进行技术交底。 8）资产管理部：负责全公司合同项目设备、物资采购计划的审核；负责指导、检查和监督全公司合同项目的设备物资管理。 9）安全监管部：负责全公司合同项目的安全生产管理；对在建项目的安全生产投入计划进行审批，并对其执行情况跟踪、指导和监督；负责管理全公司在建项目安全生产事故的调查工作，代表公司进行事故分析和责任认定。 3．2．2公司项目管理部索赔管理职责：公司项目管理部要负责所属项目部索赔机构的建立和完善。安排有经验的索赔管理人员负责索赔管理工作；项目管理部的经营科是检查与监督工程项目索赔执行情况的牵头管理部门：审查索赔计划，检查、监督、指导和帮助项目部搞好索赔工作；按照公司有关考核办法提出初步方案报公司商务管理部审核；按公司要求上报项目管理部年度、月索赔计划及索赔情况报表，管理公司OA办公系统中本单位所属项目部索赔电子文档。 3．2．3项目部部门或本岗位职员索赔管理职责： 1）商务部门或本岗位职员职责 （1）认真研究合同，深入施工现场收集各种索赔线索，寻找索赔机会； （2）汇总、分析、整理各部门、各作业队报送的索赔资料； （3）按索赔的程序及时间规定向监理工程师提出索赔意向书； （4）计算费用索赔金额、工期索赔天数，撰写索赔； （5）对索赔项目进行跟踪、催办，积极配合监理工程师对索赔资料进行审核，及时提供进一步的资料，直到索赔事件结束； （6）做好索赔资料的档案管理工作。 （7）按公司要求向项目管理部或公司上报索赔计划、索赔进度报表及其他有关索赔的资料。按公司要求向公司OA办公系统中上传本项目部索赔电子文档。 2）工程（技术）部或本岗位职员职责 （1）依据合同文件中技术条款、招标图纸、技术规范和工程清单，对照实际情况为变更、索赔提供线索和机会； （2）记录监理工程师供图时间和工作面交接时间，初步审查业主有无违约； （3）分析变更对项目造成的实质性影响，重点是施工难度和工期以及施工成本； （4）对于现场记录性资料要及时记录，需要监理工程师签认的要及时签认； （5）有关工程技术及工程进度方面的索赔及时立项、准备资料并协助合同部做好索赔的上报工作。 3）质量安全部或本岗位职员职责 （1）依据合同文件中技术规范，对照实际情况是否有提高验收标准的情况； （2）做好现场验收记录，如验收时间、验收标准等。对于非承包方原因导致的未按时验收、非承包方原因导致的产品质量的情况提供相关证据； （3）记录和审查业主是否按合同规定组织完工验收。当出现验收受阻时，记录全过程并存档以便为索赔提供证据； （4）有关工程质量标准、质量验收、安全方面的索赔及时立项、准备资料并协助合同部做好索赔的上报工作。 4）物质设备部或本岗位职员职责 （1）记录由业主直接供应或业主指定的供应厂家各种设备材料的情况（到货时间、质量证明资料、质量有无缺陷等）； （2）记录由业主委托的自行采购的设备、材料价格、材质、规格及审批的及时性； （3）有关工程设备、材料质量、供货情况方面的索赔及时立项、准备资料并协助合同部做好索赔的上报工作。 5）综合办公室或本岗位职员职责 （1）积极配合合同部对涉及项目变更、索赔事宜的资料进行收集处理工作（如照片、录像、文件复印等）。 6）施工作业队或本岗位职员职责 （1）及时准确做好施工记录如施工日志，这是变更、索赔的基础工作。 （2）业主提供的水、电是否正常，负责记录停水、停电时间和原因并取得监理工程师的签认； （3）记录业主提供的设备缺陷处理情况，尽可能取得监理工程师、厂家代表和业主的签证； （4）记录特殊项目（如防洪、抢险等）的施工情况。 第四章 索赔的一般原则 4．1以合同为依据 遇到索赔事件时，项目管理人员必须对合同条件、协议条款进行详细认真的研究，要站在客观公正的立场上审查索赔要求的正当性，以合同为依据来公正处理合同双方的利益纠纷。 4．2以工程资料为支撑 针对一切可能作为索赔证据的资料，如合同文件、各种会议纪要、来往信函、设计修改通知、现场验收签证单等，均应按贯标要求将文件归档管理，并建立来往文函登记签收制度；但对于非正式文函，如现场设计变更、现场工程量确认、现场临时协调会以及现场监理工程师的各种指令等，均应作好现场记录，同时要求以书面形式让与会人员或业主现场代表签字认可，也作为正式文件存档。做到处理索赔时以工程资料为支撑。 4．3及时合理地处理索赔 索赔事件发生后必须依据合同要求的期限准确及时的对索赔进行处理。不要让索赔长时间地积累，这样将使矛盾进一步复杂化，而且将涉及到资金周转、利息等。 第五章 索赔证据的收集 索赔资料（证据）是索赔中最重要的影响因素，工程索赔资料的收集是一个连续系统的工作，不是哪个人或哪一个部门就能完成的，需要项目部各部门的配合完成，各部门所收集的资料情况见工程索赔资料收集责任单位一览表。 工程索赔资料收集责任单位一览表 序号 索赔资料 主要收集部门 1 国家法律、法令、政策文件。 相关各部门 2 招标文件、合同文本及附件 商务部门 3 工程资料 1 来往信件、各种会谈纪要、各种指令和通知 相关各部门 2 施工组织设计（含施工进度计划）和实际进度记录 工程（技术）部 3 施工现场的各种记录 （ 如：施工记录、监理填写的施工记录和各种签证、各种资料的交接记录等） 工程部、作业队 4 工程照片（如：表示工程进度的照片、工程损坏的照片） 相关各部门 5 气候报告 工程（技术）部 6 工程中的各种检查验收报告和各种技术鉴定报告 质量安全部 7 建筑材料和设备的有关记录、凭证和报表 物质设备部 8 结算报表、支付清单 商务部门 9 各种会计核算资料如：工程款帐单、各种收付款原始凭证 财务部门 第六章 工程索赔报告及资料管理 6．1索赔报告 索赔报告是承包商在合同规定的时间内向监理工程师提交的要求业主给予一定经济补偿和延长工期的正式书面报告。索赔报告通常包括三个部分： （1）总论部分: 简要介绍索赔的事项、理由和要求； （2）索赔报告正文：主要包括索赔事件的陈述、索赔的理由（引用合同）、该事项对承包商施工的影响（重点围绕该事项造成的成本增加和工期延长）、对上述事项的索赔作出最后总结（工期索赔和费用索赔）； （3）附件：对于报告中所列举事实、理由、影响的证明文件和各种计算基础、计算依据的证明文件。 6．2工期延长索赔和费用索赔的分析 6．2．1工期延长索赔的分析 对工期延长进行论证时，应对工期延长、实际工期、理论工期等工期的长短进行详细的论述，说明自己要求工期延长或增加施工费用的根据。 6．2．2费用索赔的分析 （1）工程量增加费：主要有设计变更、不可预见性障碍、监理工程师指令等引起的工程量增加而发生的费用； （2）可补偿延误损失费：不可预见性障碍处理引起的延误、不确定性障碍处理引起的延误、异常恶劣气候条件引起的延误等发生的费用增加； （3）加速施工费：是指由于加速施工，比正常进度状态下完成的同等数量的工程量多付出的那部分费用； （4）与工期无关的业主违约损失费：主要有业主供应的材料设备过早进场、业主付款过迟、监理工程师工作失误等造成的损失费； （5）业主提前使用保修期责任费； （6）中断及解除合同损失费； （7）国家政策、法规变更影响费用。 6．3索赔资料管理 事实依据（证据）是索赔能否成功的重要因素，索赔的成败常常不仅在于事件本身的实情，而且在于能否找到有利于自己的证据。所以作为索赔事实资料在管理中要注意以下事项： （1）对工程的设计或施工变更应及时请业主、设计、监理签字确认； （2）施工过程中的记录资料，如施工日志，施工进度记录、质量检查记录、影像资料及监理工程师填写的各种签证等，在时间上要及时记录，同时要监理工程师及时签字确认，在内容上要求准确反映真实情况，特别是对可能影响工期及造价的因素详细记录在案； （3）来往信件、各种会谈纪要、各种指令和通知等文档资料，要有接收记录，注意分类、分析，在保管中要注意函件的时效和经济关系； （4）各种凭证和报表在填写时要注意真实准确； （5）报告类资料一定要及时跟踪； （6）其它，如施工组织设计、施工进度计划一定要经监理批准，在措施中一定要考虑到索赔费用的计算。 第七章 项目索赔的实施 7．1项目部索赔内部工作程序 （1）项目部所属各部室和作业队负责编写各自范围内的变更、索赔事由，做好变更、索赔记录和提供证明资料（应有监理工程师签认）； （2）商务部门在接到各部门和作业队的变更、索赔资料后，就立即组织人员对事件进行核实，对需要的有关资料进行补充完善，及时编写索赔意向书和申请报告； （3）项目部主管领导签发后及时报送监理工程师； （4）商务人员对变更、索赔项目进行跟踪，直到该项索赔结束。 7．2 项目部索赔外部工作程序 7．2．1发出索赔意向通知（或索赔意向书） 按合同条款约定，在索赔事件发生并造成损失后的28天内（这是通用条款规定，各项目应按招标文件专用条款执行），向监理单位提交索赔的书面意向通知。任何未在约定的时限内，提交索赔书面通知，均可能被视为受害方放弃索赔主张。 7．2．2提交索赔报告 在索赔意向书发出后的28天内（这是通用条款规定，各项目应按招标文件专用条款执行），向监理工程师提交索赔申请报告，详细说明索赔理由和索赔费用的计算依据，并附必要的当时记录和证明资料。如果索赔事件继续发展或继续产生影响，承包人应按监理工程师要求的合理时间间隔列出索赔累计金额和提出中期索赔申请报告，并在索赔事件结束后的28天内（这是通用条款规定，各项目应按招标文件专用条款执行），向业主和监理工程师提交包括最终索赔金额、延续记录、证明资料在内的最终索赔申请报告。 7．2．3工程索赔的工作流程 （1）工程变更程序（详见附图1：工程变更程序） （2）索赔工作程序（详见附图2：索赔工作程序） 第八章 检查与监督 8．1 项目部应按公司要求上报年度、月索赔计划及索赔情况报表；按公司要求向公司OA办公系统中上传本项目部索赔电子文档。亏损项目的计划索赔额原则上不得低于项目亏损额。对上对下结算表中结算差出现负数时必须在备注中说明原因，非我方原因项目部应按变更或索赔程序进行变更或索赔。 8．2 公司项目管理部要负责所属项目部索赔机构的建立和完善；安排有经验的索赔管理人员负责索赔管理工作。公司商务管理部及所属项目管理部的经营科是检查与监督工程项目索赔执行情况的管理部门。对项目部提出的困难和问题，公司及各项目管理部的相关部门将及时给予指导、帮助；审查索赔计划，检查、监督、指导和帮助项目部搞好索赔工作。按照公司有关办法，提出初步方案报公司及项目管理部相关部门审核。项目管理部经营科管理公司OA办公系统中本单位所属项目部索赔电子文档。 8．3 公司商务管理部将不定期对公司所承揽的工程项目进行检查、监督，跟踪、指导、统筹安排重点索赔项目；并收集相关材料，以便对其他相关工程进行实际指导。总结成功与不足，为总结摸索出一条适合我公司特色的索赔之路，提供真实可靠的实例进行全面推广。 第九章 考核与奖惩 9．1索赔考核的对象：以直接参与实施索赔工作的相关人员为考核对象。 9．2 具体考核办法见《中国水利水电第二工程局有限公司项目经理部考核管理办法》和该项目的管理目标责任书。 9. 3本办法由公司商务管理部负责解释.本办法自2009 7月1日起执行。原《施工索赔管理程序》（SDEJ-SMY-17.2-2009-V 1）同时废止。 序号 条款号 主要内容 可补偿内容 工期 费用 利润 1 1.9 延误发放图纸 √ √ √ 2 2.1 延误移交施工现场 √ √ √ 3 4.7 承包商依据工程师提供的错误数据导致放线错误 √ √ √ 4 4.12 不可预见的外界条件 √ √ 5 4.24 施工中遇到文物和古迹 √ √ 6 7.4 非承包商原因检验导致的施工的延误 √ √ √ 7 8.4(a) 变更导致竣工时间延长 √ 8 (c) 异常不利的气候条件 √ 9 (d) 由于传染病或其他政府行为导致工期的延误 √ 10 (e) 业主或其他承包商干扰 √ 11 8.5 公共当局引起的延误 √ 12 10.2 业主提前占用工程 √ √ 13 10.3 对竣工检验的干扰 √ √ √ 14 13.7 后续法规引起的调整 √ √ 15 18.1 业主办理的保险未能从保险公司获得补偿 √ 16 19.4 不可抗力事件造成的损害（国内不可抗力事件索赔费用时应注意采取费用补偿等形式） √ √ FIDIC合同条件中可以合理补偿承包商的条款 � � PAGE 17