《归档文件整理规则》操作指南

《归档文件整理规则》操作指南 2000年12月26日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，“立卷”、“立卷归档”这些词，将被“归档文件整理”所代替，归档文件整理相比于过去运用“六个特征”的立卷方法，既简化了整理程序，具有较大的灵活性，又兼顾了计算机管理和手工管理两种管理方式，具有较普遍的适用性。 一、 归档文件整理的组织 《归档文件整理规则》将归档文件整理概括为“将 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。而为使归档文件整理工作能顺利开展并保证工作质量，各机关必须建立健全相应的规章制度，这些制度主要是《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《不归档文件管理处置办法》。 1、《文件材料整理及归档办法》 建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求，在制订时应具体包括以下内容： （1）明确整理工作的环节。在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。 （2）明确全宗及分类。在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。某些情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公、机关所属单位繁多等，还应确立立档单位和全宗。已确定的立档单位和分类方案应体现在制度中。 （3）确定整理方法。依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。注意细化的要求不能与《规则》的规定及同级地方档案行政管理部门的要求相违背。 （4）对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。 （5）限定归档的时间和质量要求。如果整理的环节设在各部门，在本规定中就必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间。一般机关应在下一年度的第一季度内完成整理归档工作。此外还应对向档案部门移交的归档文件的整理质量，以及目录数量、移交手续等加以规定。 　　现将山东省农业厅以机关名义正式印发的《山东省农业厅机关文书材料整理归档办法》的文件材料整理归 档办法例举如下，供参考。 山东省农业厅文书材料整理归档办法 为了实现文书材料的科学管理，现根据国家有关规定，结合本厅实际情况，特制定本办法。 一、归档范围 凡本机关在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容： 一是本机关形成的文件； 二是上级机关颁发的文件； 三是下级机关上报的文件； 四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。 具体请参照《山东省农业厅文书档案分类方案》和《文件材料保管期限表》。 二、归档文件整理分工 1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。 2、厅长办公会议记录、纪要；省委、省政府文件凡涉及本厅人事任免的；厅属各单位以厅名义形成的厅发文件；本厅机关组织沿革、机关大事记；人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真电报、《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。 3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。 4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件，由主办单位整理。 5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。 6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。 7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。 8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。 9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。 10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。 三、归档文件整理的方法和质量要求 l、文件材料整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2、本厅档案采用保管期限一年度一组织机构分类法。组织机构指本厅各处、室、站、公司等内设机构。各处室形成的文件应区分保管期限、年度集中排放在一起。 3、归档文件应准确判断保管期限。本厅档案保管期限分两种，即永久、定期。各单位应依照《山东省农业厅文件材料保管期限表》准确判断每份文件的保管期限，并将保管期限用铅笔写在文件左上方。 4、加盖档号章。归档文件应按分类方案结合事由顺序排列，并在文件首页上端的空白位置加盖归档章。加盖时应使用蓝色印油。 5、装订。凡永久保存的文件材料，应去掉文件材料原装订金属物。在文件的左上角采用三孔两线的方法装订。定期保存的文件，也应尽量采用耐久性较强的装订形式。 6、归档文件材料要符合质量标准。文件应齐全完整；对破损文件进行裱糊；文件材料如有字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况，应当进行复制；不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，以便于档案的利用和保管。 四、文件材料的移交 1、各单位应归档的文件材料，应在下一年度的第一季度完成整理工作，送交厅档案室，并办理移交手续。 2、办理文件移交时，双方应按照移交目录逐件清点、核对，有价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容： 一是本机关形成的文件； 二是上级机关颁发的文件； 三是下级机关上报的文件； 四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。 具体请参照《山东省农业厅文书档案分类方案》和《文件材料保管期限表》。 2、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》 这是档案工作的一项基本制度，也是归档文件整理工作的依据之一。各机关在制定本机关此项具体规定时，必须依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和地方档案行政管理机关的规定，结合本机关形成文件的种类逐一进行对照分析，准确地划定归档的范围和保管的期限，并在实际工作中严格执行。制定本机关规定时，应注意以下几个问题： （1）深入实际，摸清家底。 凡是本机关在职能活动中形成、办理完毕、具有保存价值、应作为档案留存的文件材料都应该整理归档。档案部门在起草本项制度前，应首先深入到本机关各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将其工作活动中形成的各类收文、发文、会议文件、内部材料等，就其性质、种类、载体、数量等方面了解清楚，并按部门列出清单，将反映机关职能活动的文件都涵盖在此范围内。其次，依据国家的有关规定，对这些文件材料分别提出归档范围和保管期限，然后再将这些意见反馈给各部门，给予修改和补充。档案部门也可以通过同业务人员座谈，从文件材料的现实效用和历史查考作用两个角度给予正确的判定。 　　（2）切合实际，操作性强。 在制定制度时切忌生搬照抄，不能只将国家或有关机关的规定拿来一抄了事。不同机关制定的制度必须体现出各自的特点。此外，鉴于这一制度是开展整理工作的基本依据之一，因此在起草时，条款宜细不宜粗，每一条款都必须针对某一种文件，而且尽量不要使用“重要的”、“一般的”等难以把握的限定词。 （3）以“我”为主，突出重点。 机关工作中形成的文件，按来源可以分为两部分：一部分是本机关制发的文件，包括本机关的对外发文和本机关的内部文件；另一部门是本机关的收文，包括上级来文、平行机关和下级机关的来文。本机关的文件是与本机关的职责、主管的业务、工作活动密切相关的，它们的内容直接地、系统地、全面地记录了本机关的主要活动历史。整理归档后本机关的文件又是工作考察和历史研究的第一手材料，而机关的收文，只是侧面间接地反映本机关的工作活动和工作历史。因此，在确定归档范围和保管期限时，本机关形成的文件材料是收集归档的重点。 在本机关的文件中，最容易被忽视的是那些内部使用的、没有发出的文件，也就是我们常说的帐外文件。这些文件虽没有对外发出，但其中诸如业务工作的调研报告、分析汇总材料等部门文件材料，对于记录和反映本机关的职能活动和历史真实面貌也必不可少，因此决不能忽视对这部分文件的收集和鉴定。 判定一个文件该不该归档或保存价值大小，首先是要看它与本机关职能工作的联系以及本身的作用如何。凡是联系密切、在工作中起重要作用的，价值就大；反之，价值就小或根本没有保存价值。 现将市政府办公室文件材料归档范围和市海洋与渔业局文书档案保管期限表举例如下，供参考。 日照市人民政府办公室 文件材料归档范围与不归档范围 一、 文件材料归档范围 凡是反映市政府、市政府办公室和市政府驻外地办 事处活动的、具有查考利用价值的文件材料，均应归档。 　　（一）市政府和市政府办公室机关形成的文件材料： 　　1、市政府常务会议、市长办公会议、专题会议、市政府党组会议、市政府办公室党组会议记录、纪要以及会议决定事项的办理情况和报告。 2、市政府和市政府办公室发出的（包括与其他机关联发的）各种文件、电报的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿及其附件。 3、市政府（含市政府办公室，下同）组织召开的会议的全部文件、材料（由市政府部门主办、以市政府名义召开的会议文件由会议主办单位收集、存档）。 4、市政府领导同志在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、录音、录像、照片底版、复制件及文件、资料，从外机关带回的与本机关工作有关的文件、会议资料。 5、市政府领导同志的讲话、报告、重要指示（在各种会议上的讲话、报告随会议文件一起立卷）。 6、市政府派出的工作组、调查组在工作活动中形成的重要文件、材料、。 7、市政府领导同志交办的重要事项的工作记录。 8、市政府的请示与上级交办的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。 9、市政府与有关机关签订的各种、协议书等文件材料。 10、市政府批准的与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正文、副本）和机关外事活动中形成的请示报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品的清单、工作来往文书等。 11、市政府办公室的财产、物资、档案等的交接凭证、清册、财务、基建工程图纸等材料。 12、市政府办公室与同级机关和非隶属机关联系、协商工作的重要来往文书材料。 （二）上级机关来文 1、国务院、国务院办公厅及省政府、省政府办公厅文件、函件、电话记录。 2、党和国家及省领导人、人民代表、上级机关领导同志等视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3、省政府各委、办、局主送市政府的文件、电报。 （三）下级机关的文件材料 1、市政府领导在下级机关来文上的重要指示及其办理过程中形成的文字资料。 2、下级机关报送的法规性备案文件。 3、其他应归档的文件。 二、文件材料和不归档范围 （1） 不归档的上级机关的文件材料 1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件， 普发供参阅、不办理的文件材料。 2、上级机关发来供工作参考的抄件。 3、上级机关征求意见的未定稿的文件。 （2） 不归档的本机关的文件材料 1、重份文件。 2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。 3、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。 4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 5、无特殊保存价值的领土，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。 6、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。 7、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。 8、为参考目的从各方面收集的文件材料。 （三）不归档的同级机关和非隶属机关的文件材 料 1、下级机关送来参阅和简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料。 2、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。 3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。 日照市海洋与渔业局文书档案保管期限表 一、 局党委会议材料 1、通知、议程、报告、发言、会议记录、决定、 会议讨论通过的文件、重要照片、录音等文件材料。（永久） 2、其它会议材料。（30年） 二、省局、市委、市政府召开的关于水产工作会议文件材料 1、 主要文件材料（永久） 2、 其他文件材料（30年） 三、省局、市委、市政府等上级机关颁发的文件材 料 1、上级机关颁发的属本局主管业务的重要文件材料（永久） 　　2、上级机关颁布发的属本局主管业务的一般文件材料（10年） 四、上级机关视察、检查本局工作形成的文件材料 1、重要的（永久） 2、一般的（30年） 五、本局召开会议的文件材料 1、本局召开的水产工作会议和专业会议的文件材料，包括通知、日程、报告、讲话、纪要、重要的声像材料（永久） 2、典型材料、代表发言、简报（30年） 六、本局制发的（包括与有关机关联合发文）文件材料 1、重要业务、政策法规性的（永久） 2、一般业务问题的（30年） 3、事务性、具有参考价值的（10年） 七、代上级机关起草并采用的重要的法规性的文件最后草稿（30年） 八、本局专题调查调研报告、典型调查调研报告 1、重要的（永久） 2、一般性的（10年） 九、本局请示和上级机关的批复、批示 1、重要问题、方针政策性的（永久） 2、一般的（30年） 十、本局工作总结、报告 1、 主要职责活动年度或年度以上的、重要专题的 （永久） 　　2、一般专题、半年、季度的（10年） 十一、本局工作计划、规划等 1、 年度和年度以上的（永久） 2、 年度以下的（10年） 十二、本局机关设置、撤并、更名、组织简则、人 员编制、启用印章等文件材料（永久） 十三、本局干部任免文件材料（永久） 十四、本局劳动模范、先进工作者等的文件材料 1、 受县（含）级以上表彰、奖励的（永久） 2、 受县级以下的（30年） 十五、本局对有关人员的处分材料 1、 受到警告（不含）以上处分的（永久） 2、 受到警告处分的（30年） 十六、本局组织沿革、大事记（永久） 十七、本局与有关单位签订的合同、协议等文件材 料 1、 重要的（永久） 2、 一般的（10年） 十八、本局关于出国考察，参加外事活动形成的文件材料 1、 重大活动的主要材料（永久） 2、 一般活动的考察报告、审批手续（30年） 十九、同级机关和非隶属机关制发的非本局主管业 务但要贯彻执行的文件材料（10年） 二十、本局处理来信来访的文件材料 1、 有领导重要批示和处理结果的（永久） 2、其他有处理结果的（30年） 二十一、下级机关报送的工作总结、报告等 1、 重大问题的专题报告（30年） 2、 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 （10年） 3、 《不归档文件管理处置办法》 一个机关在一年度中形成的文件材料，除需要整理 归档保存外，还有一些没有保存价值、可以销毁的文件材料。这些文件包括重份文件、未成文的草稿以及一般性文件的历次修改稿，事务性、临时性的文件材料，与本机关职能无关的部分参考性材料，内容已被其他文件涵盖的文件材料等。这些材料如不及时处理或严格管理，极易造成丢失和泄密。因此这部分材料也必须引起重视，纳入有效的管理和严格的制度当中，监督实施。 （1）已确定失去保管价值的文件材料，档案部门应组织有关部门和人员将其逐件登记造册，在报主管领导批准后，派专人送到指定的销毁厂监销。任何组织或个人不得将其随意处理。 （2）有一部分重份文件，业务部门或个人要求留做资料的，应当得到档案部门的同意，并按照相应的规定确保其安全使用。个人一般不得留存有秘密等级的文件。 现将《日照市农业局不归档文件材料处置办法》例举如下： 日照市农业局不归档文件材料管理处置办法 为了健全我局档案工作的管理制度，使文件材料的管理和销毁工作科学有序地进行，根据国家有关规定，制定本办法。 一、 不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料 （1）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料； 　（2）上级机关发来供工作参考的抄件； 　（3）上级机关征求意见未定稿的文件。 　2、本机关的文件材料 　（1）重份文件； 　（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件； 　（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的本生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； 　（4）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 　（5）无特殊保存价值的来信，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信； 　（6）机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； 　（7）本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料； 　（8）为参考目的从各方面收集的文件材料。 　3、同级机关和非隶属机关的文件材料 　（1）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 　（2）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 　　4、下级机关的文件材料 　　（1）下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料； （2）越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； （3）下级机关抄送备案的一般性文件材料。 二、对不归档文件材料的处理方法 1、各单位每年在文件材料归档时，应清理不归档的文件材料，同时配备必要的设施并指定专人将其妥善地管理起来。有密级的文件，还应按照相应的规定确保其安全使用。 2、已确定失去保管价值的文件材料，应及时进行销毁。销毁不归档的文件材料，对密级较高的文件应按有关保密规定办理；一般文件材料可以采用简便方法进行登记（如只登记收发文号码或在收发文簿上加盖“销毁”章），经本部门有关领导人批准后即可销毁。 3、销毁文件材料，应派专人送指定的销毁厂监销。任何组织或个人不得将其随意处理。 二、归档文件的分类 归档文件分类是指在一个全宗内，将文件按照一定的方法分成苦干层次和类别，使之构成有机体系的过程。《归档文件整理规则》选择年度、保管期限、组织机构或问题作为通用的分类方法，并将分类层次限定为2—3级。 1、年度分类法。就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 使用年度分类法应注意以下几种情况： 一是一个文件有多个时间特征的，如文件的成文日期、签发日期、公布日期，应以文件签发日期确定文件的所属年度。 二是跨年度形成的文件，如召开会议、处理案件等文件归档时就放入办结年度，对于计划、总结、统计等内容涉及不同年度的文件，可以存在针对年度里，也可以放在它们形成年度里，但不论放在哪个年度里，一要统一，不能今年放在针对年度，明年又放在形成年度，人为地造成混乱。 三是几件文件作为一件时，确定件的日期，应以装订时排在前面“件”的日期为准，如正本与定稿为一件时，以正本日期为准，来文与复文为一件时，以复文日期为准。 四是文件没有标注时间的，应根据文件内容推断出准确或相近年度。 2、机构分类法。就是根据机关内部设置第一层机构（处室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归哪个处室。说到底就是一个机构就设置一个类，机构名称就是类名，各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列，一般是领导机构、综合性部门排在最前面，再依次排列各业务部门。 需要注意的是：临时机构，在一般单位单独保存，但如果与内部机构合署办公，且内部机构是长设的机构，则应归于与之合署办公的长设机构类中。例如：2003年防治非典时，各单位都成立了防治非典工作临时机构。在市卫生局，这个机构是单位的，形成的文件可单独归档保存。其他单位防治机构大多是与办公室合署办公的，它形成的文件就应与办公室的其他文件一并归档。 3、问题分类法。就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。这种分类法的好处是能避免或减少同类问题文件分散的现象，但需注意的是不要轻易打乱组织机构而按问题分类，一般情况下参照本机关内部组织机构的职能性质来分类，文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，一个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年亦应该归入同类中，不要根据一时的需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。 4、保管期限分类法。就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类，也就是用永久、定期两个类别将归档文件按保管期限分类。 分类方法的结合运用，在机关档案室的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况较少，较多的是对几种分类方法结合使用，称之为“复式分类法”。《归档文件整理规则》不限定年度、保管期限、机构（问题）在组合成复式分类法的先后顺序，但对三种分类方法的可选择性做出规定，其中，年度、保管期限是必选项，机构（问题）作为选择项。内部机构设置简单，每年形成文件少的单位，无需再按机构（问题）细分。而在大的机关，文件一般由文书处理部门分工整理归档，机构（问题）则往往是必选项。《归档文件整理规则》介绍了四种复式分类方法，我们推荐使用“年度—机构（问题）—保管期限”、“保管期限—年度—机构（问题）”分类法。 在选定分类方法的基础上，应根据机关实际情况编制出分类方法，分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目的名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。各机关在编制分类方案时应切合实际，并保持相对稳定，一般分到2—3级即可。 现将市海洋渔业局分类方案举例如下，供参考。 日照海洋与水产局文件分类方案 一、 党务 党委会议　党组织建设　党务干部任免　党员管 理教育　党风廉政　精神文明建设　党员奖惩　出国政审　其他 二、综合 局务会议　工作会议　工作计划总结　基本情况（简介）　行政事务　水产情况　其他 三、人事 干部职工任免　干部职工奖惩　劳动、工资　机构设置启用印章　信访工作　老干部工作　其他 四、生产 海洋捕捞　海水养殖　海水苗种生产　浅海滩涂开发　淡水渔业　安全生产（含事故、损失）　水产冷藏加工　第三产业　渔政管理　渔监管理　渔业通讯　其他 五、经营管理 财务管理　会计培训、审计　计划统计　基建、技改项目　水产项目建议书、可行性研究报告　项目简介　企事业单位经营管理　资金、贷款、物资　其他 六、进出口业务　 合资企业　合同（协议）　外事接待等　水产品等进出口　国际航线运输船　其他 七、水产科教 科技项目　技术培训、推广　水产教学　其他 八、武装保卫 组织制度建设　治安保卫　民兵训练　其他 九、工会　 十、团委 十一、计划生育 三、归档文件整理的方法 根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节，我们把归档文件整理方法分成下列十三步： 收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。 1、收集文件。凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来，这些材料来自四个方面，一是本机关形成的；二是上级机关颁发的；三是下级机关上报的；四是同级机关和不相隶属机关抄送的。在收集过程中要注意把好三关，一是齐全完整关，如正文与附件是否齐备，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备。二是文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备。三是用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致。用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。重要的传真件需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。随着办公自动化的普及，许多文件都是用微机起草的，对无领导批示和签字的底稿可以不存档，只保存正本和文件签批单即可。 2、归档范围审查 归档范围，就是归档文件整理的范围，一个机关在工作活动和使用的文件材料很多，在这些文件中，不是所有的文件都需要归档，而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围，各机关要根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和前面举例的市政府办公室《文件材料归档与不归档范围》，结合本单位实际，按照文件材料收集的四个来源制定自己的《文件材料归档和不归档范围》，在实际工作中要注意，一是确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文必档”。二是对不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定销毁，处理不归档文件时，要防止泄密。 3、归档文件分类 按分类方案将归档文件分成大类，在大类下分二级类目，没有三级类目的单位在二级类目下细分大类，如前面举例的海洋渔业局分类方案中的党务类，下分二级类目：党委会议、党组织建设、党务干部任免、党员教育、党风廉政、精神文明建设、党员奖惩、出国政审、其他。如在二级类目下设三级类目，如在党组织建设下设三级类目：成立党组、党支部批复、党员纳新、转正批复等。 4、组件。件，即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，在实际操作中，将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列，以下文件必须作为一件排列在一起；上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等。排列时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。如会议文件，会议预备通知、通知、会议日程、领导讲话、典型经验、会议总结等多份文件，这些文件都归属于某一次会议这个事由，但不要装装订在一起，应单份文件装订，按会议日程或时间先后顺序排列。 5、文件修整装订 为保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装订前后对不符合归档要求的文件材料进行修整，一是对纸张尺寸不合标准、耐损残缺文件进行修裱。二是对不符合归档要求的书写材料的文件进行复制、传真件要进行复印，为避免粘连，最好采用单面复印。三是超大纸张的折叠，折叠时要注意减少折叠次数，避开图表字迹，从上往下折叠，文件页数较多的，应单张折叠，以方便利用。 文件装订，即用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。《归档文件整理规则》介绍了多种装订方法，我们推荐使用不锈钢钉装订，装订时一定要选择档案推荐使用的不锈钢钉，禁止使用不符合规范的订书钉。文件采用左上角装订方法，左边、下边要整齐，如果某份文件内容特别多、纸张厚，订书机无法装订，需要用细线装订，装订方法：采用三孔两线装订，细线要将文件左边捆扎起来，以防纸张损坏。 需要说的的是：中央、省驻日照单位，有专业要求的，可按规定装订。 6、保管期限审查 各机关要根据事先制订的文书档案保管期限表，将已分好级别的文件划分为永久、定期两类。 需要注意的是：一是注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值，如果只有请示没有批复，请示就没有意义，因此划分文件材料的保存价值时要注意文件之间的联系，将密不可分和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值；二是考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值，如果与本机关主要职能活动有密切联系、起凭证作用、效益长的价值就高，反之就低。不论是上级、下级还是本机关形成的文件，主要看文件内容的重要程度、作用大小；三研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。四是要从长远考虑文件的使用价值，也就是我们说的就高不就低。 7、排列归档文件。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件的排列次序的过程，排列的原则即事由原则，也就是将同一事由的相关文件排列在一起。事由可以指一件事、一次活动。例如一次请示或报告，批复收到后，就要以视为事由办理完毕，一次会议或一项活动可以视为一个事由，按事由排列文件即反映了文件之间的联系，又可以存取方便，便于检索。 具体的排列方法可分为二步，第一步先将同一事由的文件按一定的顺序排列起来，可按文件形成时间先后顺序或文件重要程度排列。第二步再将不同事由的文件排列起来，可按事由形成时间先后或重要程度排列，也可按作者或承办者的级别排列，会议文件等成套文件可集中排列。 需要注意的问题：一是不宜按收发文字号排列归档文件，造成一个事由分散排列；二是实行“随办随归”的单位，应确保同一归档文件排列在一起；三理注意零散文件的处理，确保归档文件的齐全完整。 8、加盖填写归档章。我们统一要求归档章盖在每份归档文件的上方中间位置，编号项目分为必备项和选择项，必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号，选择项主要是机构（问题）项。全宗号是指一个单位档案进馆后在档案馆内的代号，可暂不填写。年度是指归档文件的形成年度，采用公元纪年，用4位阿拉伯数字表示。如二○○一年表示为“2001”不能简化为“01”。保管期限分为永久、定期。件号分为室编件号和馆编件号两项，室编件号即机关档案室在归档文件分类排列后的顺序号，室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始编排。馆编件号是档案移交进馆后，按档案馆的有关规定填写的顺序号，可以不填。机构（问题）项，填写时应按分类方案，填写作为分类方案类目名称的机构或问题，如机构或问题名称太长，可使用机关内部规范的简称。 需要注意的是，填写归档章时应选用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、印泥等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料填写。 9、编目。《归档文件整理规则》所指编目是指编制档案文件目录，归档文件目录的项目包括件号、责任者、题名、日期、页数和备注。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。责任者填写机关全称或规范的简称，不得填写“本局”、“本部”等不规范简称。联合发文，一般应填全，如果责任者太多，可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。填写时要求照实抄录，发文代字、年度、顺序号不能省略。题名一般照实抄录，遇到题名含义不清或不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容重新拟写标题，在新拟写标题加〔〕。日期填写用8位阿拉伯数字表示，如1999年1月17日，标注为19900117，也可用月、日回行填写，未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加〔〕。页数即一件文件的总页数，空白页不计算页数，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算，如问题的请示和批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。备注，填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等，如内容太多可在备注栏内加注“＊”字号，将具体情况填写在盒内备考表中。 10、装盒。应按不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别的不能混装一盒。 需要注意的两点：一是不同形成年度的归档文件不能放入同一盒内。二是不同保管期限的归档文件不能放入同一盒内。 11、填写盒内备考表。用于在盒内归档文件进行必要的说明。盒内文件情况说明，对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明，整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名，以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。 12、填写档案盒封面、脊背、档案盒封面。在横线上加盖全宗名称章，使用机关全称。 档案盒脊背、全宗号填写同级档案馆给定的全宗号，也可不填。年度填写盒内文件形成的年度如2000。机构（问题）填写分类方案中相应的机构（问题）的类目名，如按机构分类可填“办公室”、“业务处”等，按问题分类可填“行政类”、“业务类”等，不按机构“问题”分类的可不填。起止件号填写盒内归档文件排列最前的和最后的件号，件号间用“—”连接。如“1—25”。馆编件号待档案移交档案馆后填写，盒号可一年一断号，也可以以4位数为限，几年一断号。 13、上架。前几步工作完成后，就可以将档案移放档案室保管，上架排列时应注意不要将不同保管期限的归档文件排列在一起，每种保管期限排列后应留有一定空间，以方便上年度档案上架。 四、几个具体问题的处理。 1、输入微机。由于文件不立卷，因此每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。特别是文件题名必须一字不变地输入，如果文件标题不能概括文件内容，请在原标题后自拟或补充标题，并加“[]”加以区别，如“××市档案局关于转发×档［2005］180号文件的通知”，应重拟标题并抄录为“××市档案局关于转发［××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见］的通知”，又如“××市档案局通报”，应重拟标题并抄录为“××市档案局［关于市直机关达标升级情况的］通报”。有些归档文件的附件独立性强，如正文公布实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，在正件与附件作为一件时，如果目录中只抄录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检，此时也可在正文题名后抄录附件题名，附件题名外加“（）”，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。如果文件题名过长，超过软件所规定的120个字节（60个汉字），需进行简化，并在备注栏注明。如果是会议材料、报表、内部信息等成套文件，则每一份文件都要作一件输入。例如，××工作会议文件之一：×××同志在会议开幕式上的讲话；又如，情况反映第三期：×××贪污犯罪情况的内部通报。 2、装订。根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订，方便快捷，成本低。装订时一定要注意选择由档案局推荐使用的不锈钢订书钉。禁止使用不符合规范的订书钉，这将是今后每年归档文件整理检查的重点内容之一。文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。如果某份文件内容特别多，纸张厚，订书机无法装订，需要用细线装订。装订的方法：采用五孔装订，细线要将文件左边捆扎起来，以防纸张损坏。 3、文件的归档时间如何确定 《规则》放弃了原有的按针对年度归档的做法，统一按文件签发日期（即落款日期）判别文件所属年度。例如，1995年形成的《1996—2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会形成跨年度文件，这样的文件往往统一在办结年度归档。比如，跨1998年、1999年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年即1999年整理归档；跨1998年、1999年两年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即1999年整理归档；下级单位1998年12月写的请示，上级单位1999年1月收到，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入1999年。 按照《规则》的规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件。这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的时期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本日期为准；正文与附件为一件，以正文日期为准；转发文与被转发文为一件，以转发文日期为准；复文与来文为一件以复文日期为准。 有些文件没有标注日期，应考证清楚，按考证日期归档。 4、订本式的文件材料如何装订 　　 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。去除原有的不符合要求的装订物，改用符合规范的不锈钢订书钉或细线装订。订本式的会议记录，要拆除原来不符合规范的装订物，重新装订。 5、装订时是否必须去除金属装订物 　　 是否需要去除金属装订物，可以视具体情况灵活掌握。一般来说，永久、30年保存的档案必须去除不符合规范的金属装订物，10年保存的档案可不去除金属装订物。此外，对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆钉会严重损害原貌，此时可不再拆钉重装。 6、几种特殊类型文件“件”的确定 （1）重要文件（如法律法规等）除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本（包括历次修改稿）需要归档保存，如过厚不易装订，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。 （2）一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。 （3）文件在运转过程中一般都附有文件阅办单。有的阅办单有领导的重要批示（或签批条），它真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件，归档章应加盖在阅办单上，编页号也要从阅办单（或签批条）开始。 （4）会议材料一份文件为一件；活页纸会议记录，每一次会议为一件，订本式的一本为一件；整本的介绍信存根为一件；刊物正本为一件，底稿为一件，如果底稿太厚可视情况分为若干件；不同类型的报表各为一件；未装订的式样同一的表格可装订为一件；成套文件中的每一份文件各为一件，这样才有利于日后的查找。 7、传真件如何归档 　　传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。尽管复制件本身在耐久性方面也存在问题，但强于传真件字迹的耐久性。复印件应单面复印，以防粘连。 8、超大纸张如何归档 　　实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于A4或16开两种规格。由于档案盒是按照A4规格的，因此，超大纸张必须加以折叠。拆叠时应尽量减少拆叠次数，同时拆叠缝应尽量放在字迹外，从上向下折叠。 9、同一事由的归档文件排放在一起是否必须体现先后顺序 　　同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列，才能更好地反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。如果一项活动所形成的若干份文件材料，既不按事情办理过程（时间）顺序排列，也不按归档文件的重要程度排列，只进行一种非常随意的放置，那么就看不到事情的办理过程，不利于档案管理和提供利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起时，最好体现出时间或重要程度等顺序。如开一次会议，形成了会议记录，会后又形成了会议纪要，这两份文件就属于同一事由，应排列在一起，会议记录在前，会议纪要在后。再如档案局举办档案法宣传周活动，形成若干份文件，这些文件应按照活动过程或文件的重要程度排列顺序。 10、在实行“随办随归”制度的机关，如何确保同一事由的归档文件排列在一起 　　 一般情况下，同一事由的归档文件应该在事由办理完毕后收集齐全，再归档保存，以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。但实行“随办随归”时，如在某次会议结束之后，将需归档的文件按随办随归的要求，进行了排列、编号、编目等工作，从而确定了文件的排列顺序和位置，并移交档案部门。会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要，此时文件归档的补救办法是按自然顺序排序进行编号，并在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。 11、如何将零散文件排入已整理完毕的归档文件中 　　 在归档文件整理工作中，文书和档案人员应该以负责的态度，尽可能保证收集齐全完整，杜绝零散文件归档现象。在难以避免的情况下，将零散文件排列在同一年度相应保管期限归档文件的最后，并在该文与前面相关文件备注栏中注明，以便相互参见。 12、机关档案室要不要编盒号 　　各单位目前不需要以盒为单位编流水盒号。如要编号的，可用铅笔临时编号。 13、归档文件目录如何装订 归档文件目录和目录封面统一采用A4纸竖式打印，并装订成册。归档文件目录可一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本。归档文件目录除集中装订外，无需分别在档案盒中放置。 14、为什么每个档案盒都必须放置备考表 备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明的，无论在归档文件整理阶段，还是在档案保管阶段，都需要有备考表来填写这些内容。此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到了明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都必不可少。 15、文件页号的编写有何规定 文件本身的页码能反映文件页数的，不必重新编写页号，否则均应重新编写页号。编写页号同样是在文件正面的右上角和有文字反面的左上角。如有文件阅办单或领导签批条，也要编写页号。页号可用号码机、铅笔、钢笔编写。 16、归档文件管理软件 计算机辅助整理归档文件，应统一使用由市档案局推荐的，山东泰安同力软件公司开发的通用软件。各单位在每年的归档工作完成后，应将档案管理数据库备份两份。 PAGE —1—