关注企业间接性员工的安全隐患问题

关注企业“间接性员工”的安全隐患问 有些公司，特别是跨国公司非常关注工作场所安全性问题。在员工被允许进入公司使用 设备和系统之前，首先要对其进行背景调查，甚至对访客也要分发证件并且要求在公司内部 人员陪同下方可在办公区域内活动。公司高层管理人员的办公室更是严格实施安全措施。在 没有被公司特定部门审核的情况下，是不允许进入其办公室的。然而，这里存在着一个安全 措施上的漏洞，那些清洁高层管理人员，甚至是首席执行官办公室的保洁员和为植物浇水的 工人是可以出入这种重要办公场所的，因此可见间接性员工是安全的漏洞，但是企业通常没 有任何关于间接员工的背景信息。 这是一个在当前各类规模公司里都存在着安全隐患，间接性员工包括供应商，合作伙伴， 保洁员，维修和装修工人及临时合同工。根据美国劳工部们统计，现阶段在美国将近 10% 的劳动者可被划分为间接员工。在中国，此数字也与美国相仿。 安全隐患的存在 在美国，大约 85% 的大型企业都对企业员工进行背景调查，但较少对间接员工进行背 景调查，即使这些员工可以自由出入企业和使用企业的设备系统从而掌握了企业的重要信息。 虽然现阶段美国企业将近 10%的劳工是间接劳工，但是在一些大型企业很少能够见到间接 员工数量会超过 30%。而在一些大型企业里对间接员工的使用处于上升阶段。 根据美国背景调查的经验，和正式员工相比，间接员工有过严重犯罪记录的大约超过正 式员工 92%，有过轻度犯罪或吸毒史的间接员工超过正式员工的 50%（请参考表格 1） 表格 1 美国永久雇员与临时员工的风险对比 不利的记录 永久雇员 供应商员工 风险增加 申请人有严重犯罪记录的 0.72% 1.39% 92% 申请人有较轻犯罪记录的 5.33% 8.01% 50% 申请人有吸毒记录的 2.10% 3.14% 49% 这个明显的差异出现的原因是因为逆向选择现象，因为很多大型企业都会在招聘过程中 为企业员工做背景调查，有过犯罪记录的申请人更趋向于向不进行员工背景调查的企业申请 工作。间接员工一般更趋向于小型公司，临时雇佣等不对员工进行员工背景调查的企业。 忽视对可以自由使用企业的设备系统的间接员工进行员工背景调查，会给企业带来巨大 的威胁。 忽视的代价 自从使用供应商人员发现有严重犯罪记录的可能性比企业正式员工高出百分之九十，公 司开始懂得允许未经调查的供应商人员访问公司的使用设备，会给企业安全带来相当大的危 险。 解决这些危险的代价包括潜在的工作场所的暴力，盗窃，疏忽录用诉讼，数据安全漏洞 以及公众的负面看法。 事实上，在美国迄今为止最大的疏忽录用法律诉讼高达两千六百万美金，这也是由于扩 大使用间接员工的原因导致的。 很多组织发现，在解决安全风险中，最关键和最复杂的挑战是间接员工的控制筛查。通 常所有的申请人都会在被公司录用之前经过人力资源和安全部门的背景筛查。然而，对于那 些被允许进入公司的间接员工，不论是维修公司的雇员或是 IT 承包商，又或是市场顾问， 通常都不需要经过人力资源和保安部门对其进行背景调查。要解决这个问题，在实施的过程 中实际上存在着许多方面的困难，这里必须解决包括管理，程序和技术等方面的诸多问题。 克服对间接员工进行背景筛查的挑战 从管理的角度，间接员工的管理是复杂的，范围从行政部门对清洁员的管理到人力资源 部门对临时前台的雇佣，甚至到 IT 部门对合约软件师的管理，而且当临时员工与公司 不同部门有不同程度的接触时，通常不会对所有涉及部门的人员以及敏感的信息进行集中安 全管理。 对企业的发展而言，无论公司哪个部门要使用间接员工，公司都必须对这些员工进行调 查以保证企业的用人安全。 从企业改革的立场上来讲，公司需要开展对供应商员工，长期员工，临时工的筛查，严 格筛查可以自由出入公司的员工，可为公司提供一个安全的环境。 另一个解决公司安全漏洞的是要求供应商员工参与背景调查。同样，这里必须有一 个适当的系统，需要供应商的员工在进入公司使用设备或系统之前接受筛查。这个系统必须 建立一个明确的规定用来提醒供应商什么类型的员工背景调查才可以达到公司的。调查 也必须直接送到公司以便由公司审查和批准，或者由第三方裁定和管理。为确保对调查 程序管理的一致性和简单化，公司应该考虑并建议他们所有的供应商都使用同一个权威的背 景调查机构来做这项工作。 如果公司能够在程序上和技术上成功解决对于间接员工的筛查问题，以此来确保有效的 人员管理，那么公司将能够建立一个安全的工作环境。 确保间接员工背景调查的推进 为确保全公司都能够遵守员工调查程序，集中管理和告知调查结果是必不可少的。如果 没有一个合适的系统来很方便地确认查询调查的进程，公司就无法控制整个流程从而确保调 查的顺利完成。 一些公司通过以背景调查的结果来决定是否给员工发放出入证，这种方式十分成功。 保安部门对没有进行过背景调查的间接员工不发放出入证件，所以没有得到出入证件的员工 将不能够进入公司。 间接员工队伍的上岗安全 1．员工来源 2．筛查 3．规定 z 申请 z 批准 z 选择 z 员工的背景筛查 z 接触公司场所和设施的 控制 z 员工证件 在很多公司里，间接员工是至关重要的生产力，无论规模大小，他们都是员工组成的一 部分。规模上不断上升的趋势使之成为企业安全考虑中不可忽略的一部分。尽最大的努力来 确保一个安全的工作环境，同时把最适合的人放在公司最重要的岗位上是一个公司应尽的责 任。唯一能够达到这个目标的方式就是实施一个包括间接员工在内的有效的整体员工的调查 程序。 中国企业目前对员工背景调查尚处在认知阶段。已经实施背景调查的企业，调查方向也 仅限于企业招聘候选人和企业正式员工。目前企业间接员工的使用量随着企业规模的增大， 数量也在不断增加。对于间接员工安全性的关注一定会随着企业对人力资源风险控制问题的 重视而不断增加。这将是背景调查领域未来的新的关注点。