（管理咨询师知识管理必备）AMT集团内训_图表说话和个人知识管理

nullnull 贾文玉AMT内部交流 图表说话与个人知识管理目录目录第二部分第一部分个人知识管理图表说话演示与汇报的基本流程演示与汇报的基本流程给谁看? 目的是什么？ 主题是什么? 结论是什么？ 论证结构是怎么样的？在设计的基础上，写作也需要方法——金字塔写作原则 注意尽量选用的模版结构 注意颜色的搭配想想自己的亮点在那里 展示和汇报的思路 表达过程的常见问题表达过程的常见问题展示的四个原则方案展示的四个原则自上而下 先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想 层次清晰 把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次 结构简单 表达的结构越简单越好 重点突出 不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来自上而下重点突出结构简单层次清晰结构化表达原则之一：自上而下结构化表达原则之一：自上而下分析过程是自下而上的，表达过程是自上而下的 要正确的区分建议、结论、观点、事实分析的过程表达的过程自上而下的表达原则：结论必须与目的互相呼应自上而下的表达原则：结论必须与目的互相呼应 目的 对象 时间 标准 方法 为什么做这次发言？我要说服谁？准备讲多长时间他们希望了解什么，期待什么我有哪些资料可以利用为什么要从结论说起？为什么要从结论说起？事实结论分析建议方案沟通办法建议方案行动/步骤/ 理由事实/分析该做什么？为什么该做这些？ 如何做？怎么知道这建议方案是完善的？解决问题的办法解决问题的方法与沟通方法有差异；好奇感；时间紧；结论的要诀：TOPS结论的要诀：TOPS1234Target to our audience 有的放矢Over－arching 贯穿整体Powerful 掷地有声Supportable 言之有据世界上只有一个中国，大陆和台湾同属一个中国，中国的主权和领土完整不容分割。维护国家主权和领土完整是包括台湾同胞在内的全中国人民的共同义务。 原则之二：层次清晰的表达原则原则之二：层次清晰的表达原则自底向上与自顶向下方法结合，建立结构，完善内容 起点：不完全信息：结构不清晰，内容散乱 形成结构：根据部分要点，逐渐形成结构 填充内容：根据结构，搜集，充实内容。微调后成为完善的结构，完善的内容 顿悟与渐悟残缺的框架结构 散乱的内容（要素，知识）基本完善的框架结构 不完善的内容完善的框架结构 完善的内容基础：零星的内容点如何建构：分析准备过程本身要有逻辑如何建构：分析准备过程本身要有逻辑归纳 从特殊到一般 第一只乌鸦是黑的，第二只乌鸦是黑的，……所有的乌鸦都是黑的（天下乌鸦一般黑） 演绎 从一般到特殊 所有的乌鸦都是黑的，听说那是一只乌鸦，所以它是黑的金字塔结构的检验原则金字塔结构的检验原则每个观点是否都得到来自下一层方框的支持？能否通过综合分析,从下一层方框得出更高一层的结论？相同的层级 内容上是否MECE纵 向横 向构建金字塔的有力工具：Mind Manager构建金字塔的有力工具：Mind ManagerMindmanger简介 Mindmanger主要是基于“脑图”这个观念的所设计的软件，这个软件有许多年的历史，已经发展出许多附加的功能，可以方便我们进行visual thinking，还可以用来进行brainstrom，项目管理等多方面的工作。 Mindmanger的优点  1．与MS的office系列软件有很好的整合性，可以与word、outlook、powerpoint、project的文件实现相互转换  2．有强大的会议功能，也就是说可以通过网络把分布在各地的会议参与者组织起来进行brainstorm  3．还拥有其他同类软件所不具有的优点：  A． 拥有很好的notes功能，可以方便我们对信息进行说明、笔记，最重要的是Mindmanger是所有同类软件中对中文支持最好的一个。 B． 链接功能强大，Mindmanger通过快捷方式的方法链接信息,可以直接链接多种类型的文件。在信息的组织链接过程中自然形成一个知识地图。 C． 输出形式多样，mindmanager的可以以jpg、bmp、word、ppt等格式输出文件。原则之三：结构简单的表达原则原则之三：结构简单的表达原则表述的结构越简单越好 最简单的结构、最容易记忆的结构是 “三” 将一个中心议题从三个方面展开 使“三点”有清晰的逻辑关系 使用MECE原则检验三点是否正确如何能变的简单：80/20原则如何能变的简单：80/20原则核心思想 MECE检验后进行“亮点检验” 突出重点，关注“关键的少数” 基本原理 2-8原则可以说管理学上的最重要的一条原则。一个问题可以分解成许多因素，这些因素都或多或少地影响这个问题的产生，但是这些因素之中，只有一少部分决定这个问题的影响程度 身边的80/20原则 细心观察一下我们周围发生的事情，就会惊讶地发现这一条真理不断地在我们身边得到印证。 公司的80%的利润来自于20%客户；公司的80%营业额来自于20%销售人员；企业员工的80%抱怨来自于20%的问题…… 80/20原则在演示过程中的体现 保障重点突出，有亮点－－避免“全面而肤浅” 剪枝，挑选关键问题 咨询报告要重点突出，突出最重要的内容，强调最想强调的观点 管理中的80/20原则：20％的库存材料占用了80%的资金－ABC分类 ……原则之四：重点突出的表达原则原则之四：重点突出的表达原则演示汇报的80/20原则 抓住问题的关键 重点突出VS面面俱到 断其一指VS伤其十指 MECE检验后进行“亮点检验” 核心思想 突出重点，关注“关键的少数” 原则之四：重点突出的表达原则原则之四：重点突出的表达原则任何时候都要突出重点 最希望别人知道的 最希望别人记住的 最想向别人传递的 能够吸引别人的亮点 创新和构思 开头非常重要 整个演示的设计非常重要 重点突出的正确应用 在正文前面加上摘要 将大量的数据放到附录里面 每一页PPT必须有非常清晰的重点 每一个图形必须有非常清晰的重点 重点突出的错误应用 过多的动画 过多的剪贴画 过多的幻灯片切换 希望在短时间内传达大量信息如何结构化的回答如何结构化的回答回答问题是在既定范围的表达，但是也不能仅仅对于提问的人给予简单的确认 不是简单的是否 给出回答问题的范围 给出可能的方案和你倾向 举例确认问题分解要点阐述理由可以根据需要对话题进行转移如何进行结构化的听如何进行结构化的听听的目的在于能够准确把握发言者的观点、所列举的事实和其潜在的态度 判断是否能有效的理解最好的办法是按照逻辑树将发言人的内容进行复述 的主要手段是利用逻辑树发言人时间和对应的主要议题主要观点1主要观点2主要观点3列举事实列举事实需要澄清的环节个人评价如何进行书面表达如何进行书面表达金字塔： 以“故事框架”为基础的有力的沟通工具 通过一针见血地表明中心思想，明确表达对于问题的看法和结论，再辅之以周密的逻辑论证和大量的事实证据，对结论进行深入的阐述和支撑。 自上而下的沟通使听众能很容易地抓住主要信息 便于根据听众的时间和需要进行调整 让听众能轻松地按照MECE原则来判断所做的分析是否全面、正确 开门见山，点明主题 罗列论据，支撑主题 分解论据，逻辑论证 总结归纳，周密完整 直接表明观点，引起对方关注，激发沟通欲望 罗列关键论据，引导对方分析，达成友好沟通 逐层逻辑论证，引发对方共鸣 周密总结归纳，达成认识一致 四大特点四项作用幻灯片的制作基础幻灯片的制作基础幻灯片的配色（丰富PPT的画面）幻灯片的版式（每页PPT的基调）幻灯片的动画（突出和强调观点）幻灯片的切换（改变幻灯片的乏味）幻灯片的 制作基础幻灯片的模板（全篇的基调）幻灯片的链接编辑技巧：常用快捷方式编辑技巧：常用快捷方式视图－母版－幻灯片模板 格式－幻灯片设计 格式－幻灯片版式 工具－自定义 以下的快捷键都是在左手操作的，当你右手使用鼠标时这些快捷键将极为方便。请经常使用以便记住： Ctrl-C: 复制，Ctrl-X: 剪切，Ctrl-V: 粘贴，Ctrl-O:打开 Ctrl-S: 保存，Ctrl-A: 全选，Ctrl-Z: 撤销，Ctrl-D: 复写 如果你需要复制对象到指定地方，按住Ctrl移动即可复制。同时按 Ctrl 和 Shift可以使复制的对象和原对象垂直或水平编辑技巧：快速选定对象的方法编辑技巧：快速选定对象的方法移动鼠标以选中对象。但是当对象没有填充内容是只有点中边框才能选中，而边框又不易看到。所以除了矩阵和表格一般可将对象填充颜色设为白色 如果想选中分散的对象，按住 Shift 键然后选中一个一个对象 按住鼠标左键拖动覆盖住你想选择的多个对象，你能选中拖动区域内所有的对象。结合Shift键可以十分方便地选中一些小的或隐藏的对象 快捷键 Ctrl-A 可使你选中幻灯片中所有的对象或者文本框中所有的文本 按住 shift 击中文本框的任一部分，你便能选中整个文本框 在文本框中，按击鼠标左键三次可选中整个段落；两次选中词或词组。更多实用指南更多实用指南字体放大和缩小 增加和减少缩进量 尽可能用复制和格式刷 文本中排列间隔不要用空格，而用tab键 不要在一个文本框中输入太多的文本，以后将很难修改格式 文本框对不齐怎么办？（调整尺寸，标尺） 文字格式：楷体＋Arial 全选框再按Ctrl选择想要的图片 千万别忘记保存：Ctrl＋S 自选图形的默认效果 图形组合的好处更多实用指南更多实用指南使用标准模板，可以极大地提高工作效率 一定要全篇文档的字体统一格式 文字大小：是否粗大美？尽量采用小号字体，14号— 20号字体，推荐使用16—18号 对于内容比较少的篇章可以采用小字号，大行距 颜色不要太突兀，忌大红大绿。尽量采用统一色调，浅灰、淡蓝、绿等等是可以显示大气的颜色，整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色，不要自造颜色，查看原色的相关数据 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方 单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感 尽量不要出现大段文字。任何文字总是可以总结的、分类的、提炼的——然后把它们尽量放到合适的图表里面 每张幻灯片的内容尽量作得丰富，一般规律是每张幻灯片的内容至少应该讲3分钟以上。最后的编辑非常重要最后的编辑非常重要在以下方面要保持一致性: 用词名称 字母缩写 (开头的拼写) 专业术语 地点 客户名称 本公司的分支机构 借鉴优秀PPT，在其基础上修改，往往事半功倍。 图表举例图表举例AMT论坛上的一段话 “在对的时间，遇见对的人，是一生幸福；在对的时间，遇见错的人，是一场心伤；在错的时间，遇见错的人，是一段荒唐；在错的时间，遇见对的人，是一声叹息…… 图形化表达： 图表的分类：概念类图表和数据类图表图表的分类：概念类图表和数据类图表饼形图条形图柱形图线形图散点图表格销售额东部中部西部总计(-$000)$1.25.712.3$19.2数据类图表数值?地图Gantt流程图概念矩阵图组织架构概念类图表地点?人员?时间?方式?CBA时间1月12月概念类图表概念类图表概念类图表分两大类 视觉图像：如抽象的几何图形，箭头、圆圈、三角 视觉比喻：如迷宫，梯子，会议室等 概念类图表的作用： 线性流动、垂直流动、循环流动 交互作用、合力作用 改变方向 杠杆/平衡 渗透/障碍 过滤/筛选 相互作用 过程 分割 数据类图表：五个基本对比关系数据类图表：五个基本对比关系任何通过数据强调的内容，都可以分为五个基本对比关系： 成分：总数百分比 项类：项类排列顺序 时间序列：随时间改变 频率分布：在一定范围内的项类 相关性：几个变数的关系 其他数据图表均为上述基本对比关系的组合 数据类图表的种类数据类图表的种类数据类图表种类繁多，常用的有： 饼形图（10％） 条形柱状图（20%） 柱状图（50%） 折线图（5％） 散点图（5％） 矩阵图（很少） 气泡图（很少） 雷达图（很少） 总结：制作高水平幻灯片的一些方法总结：制作高水平幻灯片的一些方法结构化你的PPT单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感 PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片；结构化它们，体现你的逻辑性 PPT不是绘画整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色 整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多用同一个色调的图文并茂尽量多用图表来表达你的思想 如果难以形成深度的图表，就图形化你的文档布局在成功的PPT上，做成功的PPT善于学习借鉴优秀PPT的风格、布局和颜色 在以前的PPT基础上修改，事半功倍目录目录第二部分第一部分个人知识管理图表说话没人欠你一个饭碗，你必须自己当家 －－安德鲁·格鲁夫（Intel创始人）没人欠你一个饭碗，你必须自己当家 －－安德鲁·格鲁夫（Intel创始人）有报告指出，中年人失业的可能性大约是十年前的两倍，而且状况会越来越糟 全球化和信息革命对每个人的职业生涯都有致命影响 你每天都和上百万人竞争，只有你是自己的主人，你才不会成为这场硬仗的牺牲者你在公司是真有贡献还是只是一个传声筒？ 你的工作是不是无关紧要？或者你老要等上司或别人来解释你该做什么？ 你是不是组织中的重要人物？或者你只是在一旁优哉游哉？ 你是不是总在追求新知识或是尝试新科技？（只是看看书可不算） 或者你只是在一旁看戏，等人来重整你的企业？（这叫“坐以待毙”）自省：请描述你目前强烈感受到的一个危机？对个人来说，现代社会的每个人都面临个人核心能力建设的挑战对个人来说，现代社会的每个人都面临个人核心能力建设的挑战个人要确保跟上时代节拍而免于被无情淘汰必须“持续地学习” 个人需要给自己创造可以利用，且难以取代的价值因此，个人知识管理（PKM）日益受到重视因此，个人知识管理（PKM）日益受到重视个人知识管理，Personal Knowledge Management 帮助个人提升工作效率，整合自己的信息资源，提高个人的竞争力。通过个人知识管理，让个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更多价值的知识，从而最终利于自己的工作、生活。什么是个人知识管理（PKM）？来自学者的观点（1/2）什么是个人知识管理（PKM）？来自学者的观点（1/2）它是一种概念框架，指个人组织和集中自己认为重要的信息，使其成为我们知识基础的一部分。它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西的（个人）战略，并以此扩展我们的个人知识 是一个连续的过程，个人需要执行各种动作，在日常活动中收集、分类、存储、搜索（检索）和重拾自己的知识。这些活动绝不仅仅局限于商业和工作任务，而且包括个人兴趣、爱好、家居、家庭和休闲活动 －－Frand 和Hixon (1999) 个人知识管理可以看作是一系列解决问题的技能，“这些技能是21世纪成功地完成知识性工作所必须具备的”。一般地，可以概括和定义以下7项核心个人知识管理（PKM）技能：重拾（重新找回）、评价/评估、组织、分析、表述、保护（防止知识泄漏）和（与他人）信息协同（共享）。其中，最后一项技能（信息协同）从技术的角度包括：勤于处理日常的电子邮件、视频会议和其它（电子）协作系统 －－Dorsey (2000)什么是个人知识管理（PKM）？来自学者的观点（2/2）什么是个人知识管理（PKM）？来自学者的观点（2/2）Hyams (2000)则从更为宽泛的角度诠释了个人知识管理的含义，除了上述Dorsey (2000)所描述的信息方面的内容外，还包括时间管理、基础设施、组织性工作等等方面的技能，具体指： 时间控制 工作空间舒适度 快速阅读、备注和研究 备案和文档管理 信息设计（哪些信息有用，哪些信息无用） 有目的的写作 知识/信息处理设施（通常指PC等IT设备） 知识/信息过滤技能个人知识管理的功效个人知识管理的功效建立有自己特色和适当自己需求个人专业知识体系 有针对性地吸收和补充所需的专业知识资源 持续性地学习、更新、提高个人专业知识和工作技能以提升个人价值和竞争力 有效率地提取所需的专业知识资源用于实际工作以获得良好的工作绩效 建立更适合自己的“知识引擎”，以最快的速度获取高质量的信息（依赖于平时的收集、去粗等加工） 更好地展示个人的学习能力和工作能力 在所在的机构中成为知识交流的重要元素并获得更好的事业发展机遇寻找知识更有效率 沟通和协作更有效率 减少重复劳动，节省作业时间效率学习到更多的知识 提高个人技能 实现个人规划提升如何搭建个人知识管理体系如何搭建个人知识管理体系职业生涯规划，明确目标明确知识补充的框架建立个人知识管理的准则 维护及提高个人专业知识体系在实际工作中应用专业知识资源 与机构知识管理互动 1.分析个人对专业知识资源的需求1.分析个人对专业知识资源的需求如果你没有明确自己个人知识管理（PKM）的需求和目标，那么你是不可能真正去实施个人的知识管理 每个人体都是不同的，个性、经历、家庭和朋友都在影响这你，当你下决心实施个人知识管理（PKM）前要自省：我目前有什么，我想要什么，为了得到我想要的我需要做什么？自省：我开展个人知识管理的目标包括哪些？（限三条） FPA (Florence Personality Analysis) 性格分析模型，从两个维度区分四种不同的个性 FPA (Florence Personality Analysis) 性格分析模型，从两个维度区分四种不同的个性 优柔感性率直理性和平型活泼型力量型完美型霍兰德：与职业环境匹配的个人倾向霍兰德：与职业环境匹配的个人倾向现实型：依据找出目的，设置具体目标和任务来对待生活，偏爱对事情、工具、机器、人、动物等做摆弄处理。 智力型：通过对智力的运用和对思想、文字以及信息符号之类的操纵来处理应付生活。 社交型：依靠选择一些需要利用处理人际关系的技巧和对别人的兴趣才能完成任务，来对待生活。 常规型：以选择为社会和习俗所替代的目标工作来作为自己的目标任务。 创业型：靠选择那些能使人显示出高度的活力干劲、激情、冒险精神和主宰力的目标和任务来处理生活。 艺术性：利用感情、直觉、情绪和想象力来创造出艺术形象或产品的人。配对讨论：我是哪种类型？与我配对的同事是哪种类型？贝尔宾：团队角色理论贝尔宾：团队角色理论1．协调者（ CO: Coordinator ）– 成熟、自信、可信赖、好主席、能明确目标、能促进决策。不一定是最聪明的人。 2．培养者（ PL: Plant ）– 有创造力、有想象力、善于打破常规、解决困难问题。可接受的弱点：不善与普通人交往 3．塑造者（ SH: Shaper ）有活力、外向、易激动、爱挑战、爱施压、困难面前寻找各种办法。可接受的弱点：容易发脾气。 4．协力工作者（ TW: Team Worker ）– 爱社交、温和、善解人意、乐于助人、倾听、营造力、避免不合。可接受的弱点：在棘手环境下优柔寡断。 5．完善者（ FI: Completer Finisher ）– 吃苦耐劳、尽职尽责、严肃、善于发现错误、守时。可接受的弱点：有时过度忧虑、不愿授权他人。 6．贯彻者（ CW: Company Worker, or Implementer ）– 守纪律、可信赖、保守、高效、把想法变为行动。可接受的弱点：有些固执。 7．资源调查者（ RI: Resource Investigator ）– 性格外向、热情、健谈、探索机会。可接受的弱点：一时热情后很快失去兴趣。 8．专家（ Specialist ）– 诚实、自我做起、专注、能在急需时带来知识和技能。可接受的弱点：专业领域比较狭窄。 9．监督评价者（ ME: Monitor uator ）– 冷静、有战略眼光、有判断力、看事情全面、善于做出判断。可接受的弱点：缺乏推动和鼓舞他人的能力。配对讨论：我是哪种类型？与我配对的同事是哪种类型？PAEI四种管理者角色PAEI四种管理者角色解释清楚的决策需要包含PAEI角色都得以实现的因素 不同PAEI风格的管理者在决策表达的偏好不同，采用哪种要素取决于哪种风格在决策制定过程中居于支配地位职业生涯规划：你不给自己定位，别人就给你定位职业生涯规划：你不给自己定位，别人就给你定位客观定义：职业生涯（也称职业发展）指一个人遵循一定路径去实现所选定的职业目标。它包括一个人从首次参加工作到依次从事的所有工作活动与经历（按年顺序串接组成）的全过程。 主观定义：它指一个人从幼年到老年，其态度、价值观、需要与激励的变化过程。 主观因素决定职业生涯。因为，人对其命运有一定控制力，他们可利用所遇到的机会去从自己的职业生涯中最大限度地获得成功与满足。对于个人来说，知识的分类框架对于个人来说，知识的分类框架信息类知识示例信息类知识示例行业知识：从事自身职业所具备的某一行业的基本知识或特殊技能，如制造业、金融保险业、零售业、运输业等 电脑知识：将电脑熟练广泛运用于各种工作环境的知识，如交流系统、数据应用等 语言知识：对加强各种商务交流的外语的掌握 通用技能知识：比如商务礼仪等 一般经营管理方法及工具：程序分明地建立工作流程监控。能为工作流程和复杂问题的解决提供最具竞争力的、最佳的支持的具体工具和资源，如项目方法论、经营管理工具等 商务经营管理知识：与各种各样公司都相关的工作范围、工作流程运作的具体知识，如材料控制、财会支出、人事管理等技能类知识示例技能类知识示例项目经验：通过参与某项目组的工作而获得的。通常项目组是为了改进某项具体工作或业务流程而特地组建的临时工作团队 销售经验：通过从事产品、系统或服务的销售工作而获得的。它包括市场、广告、客户调研、客户服务及业务寻访等各方面的经验 专业经验：学自教育和经验的为顺利完成某一特定工作的特殊知识，如专业技术知识、商务知识、市场知识等 产品经验：对于要投放市场并承诺保修的产品各方面的性能特点所具有的细致而全面的知识 管理经验：通过承担管理职责而获得的。它包括业务流程的发起、控制、监督，管理决策以及如何影响或实施管理决策的经验 领导经验：通过承担对下属的责任而获得的 跨文化工作经验：通过与具有不同文化背景的人或组织接触、协作，进行业务活动，尤其是在不同的文化环境下生活和工作而获得的2.选择个人知识管理工具2.选择个人知识管理工具个人文件夹＋ Google /Baidu的桌面搜索 Microsoft Outlook Mind Manager myBase Desktop 其他文档管理工具文档管理工具文档管理工具文档重命名工具：srname 文档列表工具：FtpList，Dirlister 文档转换工具：PDF打印等 重复文档处理：dupkit 文档下载工具：FlashGet，BT，网络蚂蚁等3.建立个人知识管理的准则 3.建立个人知识管理的准则 个人必须培养学习知识的强烈愿望。你必须有意识的去学习，作为一个成年人已经不需要人督促你学习； PKM常见的问题并不是学习的意识，而是缺乏持续积累和应用的规则 三分建设，七分维护。最难的也是持之以恒 个人知识管理的准则，有助于实现这项工作的可持续性 知识命名及编码 知识分类存储原则 知识更新、备份和删除规则 知识共享和交流的准则3.1 知识文档的命名及编码规则，可以参考公司的文档命名规则3.1 知识文档的命名及编码规则，可以参考公司的文档命名规则XXXXXXXXX第四部分：该文档的文档性质，为必选项。第三部分：关键字或手工填写的说明。第二部分：该文档的来源，包括内部来源或外部来源，为必选项。下划线XXXXX第五部分：表示该文档的时间节点、产品季、版本号或日期，为必填项。公司名命名示例：李宁_XXX公司_战略合作意向沟通_往来函件_ 20070326文档命名一个星期后，看到文件的名字，自己还应该知道这个文件是什么内容3.2 知识分类存储原则3.2 知识分类存储原则电子文档：按照个人电脑知识库目录的设置，进行分类存储 利用下载工具或通讯工具接受的文档因下载到特定目录后要及时重新命名归档。当“其他”文件夹里的文件过多时应将这些文件重新分类，设置新的文件目录 不怕麻烦，坚持执行 纸质文档：安排专门的文件柜，分类保存 3.3 知识更新、备份和删除规则3.3 知识更新、备份和删除规则应该进行阶段性的定期备份，不能等到硬盘存储容量不够的时候才进行这项工作 文档的备份应在第三方的存储介质上进行保存，对特别重要的文档还应该有数份备份资料，刻录在光盘或转储到备份服务器上 对于长久不用的文档或工具文件应进行存储后再进行删除 定期进行磁盘碎片整理等磁盘优化工作 及时做好备份，可以将他们存放到U盘，移动硬盘或网络磁盘，或刻录成光盘保存。3.4 知识共享和交流的准则3.4 知识共享和交流的准则如果你有某一方面的知识，你应该拿出来让大家知道，让别人批评，只有这样你才能提高。企业内外的各种专业论坛可以作为知识共享的一个很好工具。不应该怕自己的知识被别人掌握了影响个人的竞争力，每个个体都应该清楚是你的综合素质、你对知识的敏感性和强大的学习能力是你立于不败之地，而并非你的某个具体知识。 定期与相关人员进行交流和分享 同事 业内同行 导师/师傅 客户 学生/学员 其他人员头脑风暴：除了上述人士外，您还能与其他哪些人士进行知识共享和交流？4. 建设、维护及提高个人专业知识体系4. 建设、维护及提高个人专业知识体系知识管理工作对于职业经理人和专业人士来说的最大难度在于“持之以恒”，即长期有序地按照既定的“准则”和实际的工作及学习需要维护及不断提高个人专业知识体系： 设定知识的分类框架 添加新的知识资源（包括知识类别）； 更新、修改或删除部分知识资源； 调整共享的设置； 与他人进行互动的知识资源交流； 不断完善个人知识管理的各项准则。个人电脑上的知识文档分类原则个人电脑上的知识文档分类原则知识文档分类的构建可以灵活掌握，而毋需生搬硬套 毋需尽善尽美，在每一阶段，力求最好 文档分类目录的层次，以4层为主，不超过6层 符合MECE原则 工作和生活的需求和目标，是知识文档分类的驱动力 在实践中才可能摸索出知识库的最佳分类方法一些小技巧一些小技巧硬盘分区，应把系统/应用程序盘，同资料盘分开 自己写的文件与公司管理文件，按类别进行区分 按内容领域（ERP、IT规划……）分，还是按客户/项目 （华东电力、天音、TCL、Alcatel）分 外部收集的资料，按领域分 项目文档，先按客户分，再按项目分（一个客户可能多个项目） 控制目录的量，适时调整 目录或文件命名时添加编号，以控制目录或文件的排序 经常对硬盘进行浏览，删掉质量差的、重复的文件 对一些文档的老版本，要舍得删，注意留足本 设置命名为“其他/综合”的文件夹，可存放难以归类的文章，以便日后扩展 注意C盘的My documents文件夹或桌面文件夹过大5. 在实际工作中应用专业知识资源 5. 在实际工作中应用专业知识资源 对于利用自建的知识文件夹来进行知识管理的职业经理人和专业人士，一般仅能利用操作系统提供的路径检索和简单搜索功能去查找所需的知识资源，而专业的知识管理系统则可以提供更为高级的应用功能： 定制搜索功能：设定较为复杂的搜索条件、多关键字、全文检索 路径检索功能：标准化且便捷的知识路径、知识路径可收藏以便再次查找 知识交流：协助通过机构内部或跨机构的专家渠道和专业社区与他人进行专业知识交流、记录交流的过程和重要内容、在交流中形成新的知识资源6. 与机构知识管理互动6. 与机构知识管理互动个人知识管理可以辅助职业经理人和专业人士提高专业知识水平和工作能力，直接创造理想的绩效和事业发展机会。此外，有效的个人知识管理还能够间接地创造许多有形和无形的价值及事业发展机遇： 通过在所属机构内和跨机构的网上社区中展示个人知识管理的成果，可以更好地展示个人的学习能力和工作能力，取得认同和发展机遇； 如果可以在所属机构中成为知识交流的重要元素，更将取得在知识和能力方面的权威、专家以至领导地位，从而获得更好的事业发展机遇； 通过参与网上知识管理平台（含专家网络和专业社区）的知识交流，还可以协助职业经理人和专业人士在更广阔的空间内展示个人才能、结识同道同行，进而获得更好的事业发展平台和商业发展机会PKM的原则（1/3）PKM的原则（1/3）持续的学习成为个人生存和发展的基础。 信息和知识爆炸，在一段时间和时期内，学习的内容必须聚焦。起码要在一个领域内成为专家。 你应该学习的内容取决于你的价值观、特长、个性和目标。 你必须学会如何有效的评估信息和知识，所以你必须根据你的价值观、特长、个性和目标确立自己对信息和知识的“过滤器”； 人是知识获取的重要渠道，所以你应该知道谁最擅长什么？ 你牛了你的朋友也一定牛，建立人际资源的基础是自己的知识基础、个性和激情、自己优势的合理展示和帮助别人的意愿； 人际关系需要维护；捷径是找到那些愿意共享自己朋友资源的人，你也应该做这样的人； 信息如果不经过处理，不能称为知识。所以你存储的知识起码你应该简单看过、知道是在讲什么； 信息和知识存储前应该尽可能做规范化的工作，例如你做的摘要、感触、觉得最有价值的部分、将来能做什么用等等； 建立自己的分类字典，而不是每次想起什么就建立什么样的文件夹或者标签。分类字典，持之以恒坚持，适当调整；PKM的原则（2/3）PKM的原则（2/3）知识存储中分类不宜过宽，过宽则等于没有分类；分类不宜过深，过深后你就不会再去看； 充分利用各种工具，尤其是web2.0工具做知识存储和获取工作； 知识存储时适当共享，听取和收集别人的意见和建议； 有意识的做知识显性化工作，既方便知识传播也促进知识学习和建立人际网络； 知识传播中必须考虑传播的方式和效率； 不能用简单朴素的语言表述的知识证明你还没有深入理解； 多用举例子、讲故事的方法传播你的知识、见解。这个过程是你对知识的再深化过程；   你的知识传播的越广，你的影响力越大； 你的目的决定了你知识利用的方式。如果目的是要写论文，则你的知识就是明确、简洁的表达； 知识本身没有价值，只有被利用时才能展现其价值；PKM的原则（3/3）PKM的原则（3/3）知识必须跟任务、项目结合起来才能发挥作用； 单独的一个主题的知识很难被很好的利用，所以你必须将你的知识融入团队中或者找到自己的合作伙伴； 知识创新最简单的方法是总结和分析； 知识创新是一种习惯； 学习或者实践---总结----将总结出来的内容投入实践检验和请行家批评—继续总结和实践； 不能光做，还要思考； 个人竞争力的源泉不是你现在知道的或者掌握的，而是你选择方向和快速学习的能力，是你能够将知识用足用好的能力； 环境造就人，太安逸的环境对个人的发展弊大于利。如果不能找到好的环境，那就自己给自己压力； 既要会做，也要会展示自己做的，要有树立个人品牌的意识。为什么需要创新思维？为什么需要创新思维？想象力比经验更重要 尽信书不如无书ABCDE思维模式就是思“路”创新思维训练的基本假设创新思维训练的基本假设创新思维能力是可以学习的 尽管在包括创造力在内的诸多能力，总有一个人比另一个人做的更好，但所有人都能掌握这套创新思维工具 熟练运用这些工具，只要持之以恒就能越加顺手思维如驾驶创新思维的完整框架创新思维的完整框架选择与定义 目标聚焦 范围聚焦产生主意： 替代方案 挑战 随机输入捕捉 并处理产出 收获 处理 评估结果 创造性思维 与新的主意先从第二步“产生主意”开始谈起：替代方案先从第二步“产生主意”开始谈起：替代方案替代方案是一个能够替代其他某种方案，而能够同样达到目标的方案。 独立思考，请找出以下每种事物的替代品或替代方案树 腰带 巧克力 玻璃为什么有些时候替代方案是不同的？替代方案之间需要有联系为什么有些时候替代方案是不同的？替代方案之间需要有联系我们不能说卡车是篮球的替代方案，也不能说汉堡是螺丝起子的替代方案 替代方案之间要有联系：我们称之为固定点 从吃的角度看，巧克力是桔子的替代方案 从能被投掷的角度看，网球是桔子的替代方案 概念三角形概念三角形起始方案目标概念3.从替代方案中提炼一个概念/固定点2.为找出实现目的的可能替代方案，从中选择一个1.确定一个目标4.从概念出发，尽可能找出新的替代方案，并全部记录下来练习：目标是“减少超市偷窃情况”寻找替代方案的六个步骤寻找替代方案的六个步骤1.明确目的2.初始想法3.提取概念4.替换方案5.提取概念6.替换方案概念扇的应用案例概念扇的应用案例电钻钉孔粘勾胶带纸粘贴固定竹竿自动支撑……支撑挂蚊帐蚊香雷达…………驱蚊 杀蚊花露水………………防蚊防咬 止痒怕咬当你的思维局限在叶子上时，你会觉得很奇怪当你的思维局限在叶子上时，你会觉得很奇怪神奇的足球预测回到第一步：聚焦回到第一步：聚焦什么是聚焦？ 对你正在思考的问题或希望得到的结果到底是什么有个清楚和准确的认识 为什么要聚焦？ 确保我们的思路按照产生所需的结果方向进行 什么时候应用？ 明确一个问题的时候 明确所需结果的时候 明渠思考范围的时候 聚焦有两种 范围聚焦：在哪里？对新主意产生的范围进行确定 目的聚焦：为什么？对新主意的目的进行确定回到第二步：挑战回到第二步：挑战挑战：创新思维的最主要组成部分 对所有事物进行挑战 挑战不是攻击，也不是批判 挑战是建立在对现有状况的基础上，即“是什么” 三种类型： WHY A（替代方案），对特殊性的挑战：这真的是唯一的解决方案么？有没有替代方案？ WHY B（原因），对原因的挑战：为什么一定要这么做？ WHY C（终止），对必要性的挑战：我们需要做这件事么？挑战流程图挑战流程图随机输入随机输入选择你需要获得新主意的焦点或主题 随机选取一个名词、一张图片或其他某件物品等 通过随机输入能为焦点带来什么主意？聚焦随机输入主意第三步：对想法进行处理第三步：对想法进行处理六种方式评估评估评估的主要方面 需求：我们是否需要一个新想法？ 效益：效益是什么？谁受益？ 可行性：可行么？能做到么？别人做了么？ 可接受性：哪些人牵涉其中？能否接受？ 成本：资金、时间、能源、人员、管理、企业形象等 风险：成功机会？出问题的点？干扰因素？ 适用性：是否符合公司文化、历史、领导能力、办事模式？ 可检验性：如何检验？是否需要进一步研究？ 实施：实施行动计划是什么？ 其他想法：其他有竞争性的方案会影响资源的利用效率？机会成本？ 人文政治因素：决策者的反应？创造性思维的回顾创造性思维的回顾选择与定义 目标聚焦 范围聚焦产生主意： 替代方案 挑战 随机输入捕捉 并处理产出 收获 处理 评估结果 创造性思维 与新的主意总结：个人知识管理总结：个人知识管理个人知识管理不是… 成熟的科学 单一的技巧或技术 一个事件 一种结果个人知识管理是… 整合诸多经验的个人体验 强调提高个人的工作表现和生活质量 主体是人，而不是技术工具 长期的命题，持续的过程目录目录第二部分第一部分个人知识管理图表说话讨论讨论Q&A欢迎进一步沟通与交流欢迎进一步沟通与交流贾文玉 Cavin Jia 电子信箱 Wenyu.Jia@AMT.com.cn联 系 人