分类号:
UDC:D10621-412-(2008)5104-0
密 级:公 开 编号:
成都信息工程学院
学年论文
超市采购管理系统
专 业:
信息管理与信息系统
班 级:
信管053班
指导教师姓名(职称):
赵卓宁(副教授)
论文提交日期:
2008年10月
组员:张永波 刘刚 刘旭
刘凯 向星成 李建勇 赵珊
目录
1引言
21 系统分析
21.1 系统目标
21.2 系统边界
21.3 系统管理的主要要求
31.4 系统业务
图
32 采购系统处理
53 系统
53.1 设计思想
63.2 系统模块设计
73.3系统主要功能模块
73.3.1系统模块结构较图
73.3.2系统的ER图
83.3.3表文件设计
引言
超市采购活动是超市经营的一个核心环节,是获取利润的重要来源。因此,走出传统的认识误区,正确认识采购,是当前超市在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生存的一个保障,更是现代化大型连锁超市谋求发展壮大的一个必然要求。
采购管理的内涵。①就企业功能而言是,采购管理是企业为了达成生产或者销售
,从适当的供应商,在确保适当品质下,于适当的时期,以适当的价格,购入必须数量的物品或者劳务所采取的一切管理活动。②就管理功能而言是,采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中,统筹兼顾事前的规划,事中的执行以及事后的控制,以达到维持正常的产销活动,降低产销成本的目的。
从采购管理的内涵上我们很容易明白采购在超市经营中的重大意义,概括地说有如下几点:
一、 采购制约着超市销售工作的质量。作为超市经营的先导环节,只有购进的商品的品种、
数量符合顾客需要,商品的销售业务经营才能实现高质量、高效率、高效益,从而达
到采购与销售的和谐统一。
二、 采购决定着超市商品周转的速度。采购人员必须解决业务经营中的适时和适量问题。
如果采购人员运行的时间和把握的量度同超市的销售速度、库存量适合,就可以加快
商品周转速度,从而加速资金周转,减少保管费,节省处理积压商品的人力物力,为
超市带来切实利益。
三、 采购关系到超市经济效益的实现程度。尽管经济效益是在商品销售之后实现的,但效
益高低却与商品购进业务经营有着密切的关系。特别近年来,采购职能从原来被动地花钱,开始有了节省资金、满足供应、降低库存等等一系列目标。购进商品的质量,价格如何,以及如何选择采购地点和供应商才能达到减少采购成本都与经济效益相挂钩。
四、 再从采购流程角度看,采购流程的关键步骤可以概括为以下9 步:
· 提出需求。
· 描述需求,即对所需的物料、或服务的特点和数量进行确认。
· 选择、评估供应商。
· 确定价格和采购条件。
· 发出采购订单,制定采购
。
· 对订单进行跟踪并催货。
· 验收货物。
· 支付货款。
· 准确
。
从流程可以看出,采购相对超市的其他业务是比较复杂烦琐的,对超市管理的采购业务信
息化处理有很大的紧迫性,针对目前超市管理信息系统普遍不完善,我们要重点建设采购管理这一块,开发出功能强大,自动化程度高,安全性强的采购管理子系统。
1 系统分析
1.1 系统目标
总的来说是:对超市采购过程作信息处理与系统管理。本系统主要考虑采购过程中的几个关键步骤,尽量使系统的功能设计、流程设计与实际操作吻合,有一定的可行性和现实意义。对采购过程中的三个重要记录——请购单,采购订单和采购合同作重点管理,各自生成条件合理,数据传递快速有效、按执行状态归类的统计列表及时反映执行状态变化。
1.2 系统边界
与超市的几个子系统都有关联。因为采购本来就是一个过程,反映在系统上不仅在本子系统内是一个数据传递处理的过程,而且与子系统间数据也有一定的流向。其中请购单管理就是对库存缺货信息响应的结果,我们这里假设商品库存量是库存子系统提供的数据,直接在数据库中建立表。商品的供应商也假定是供应商管理子系统提供的数据,供采购订单生成时使用,对各个供应商的合同执行情况作分类统计,得到供应商信誉记录,供应商子系统可以直接引用。采购任务完成后,能够提供一个入库单给库存子系统,为了能够表现入库单的影响,设计了商品库存量的更新。类似的还有把采购用款信息提供给财务部门,更新部门可用资金数目。所以从采购过程的完整性考虑,本系统设计了仓库和财务的相关界面,当然这只是其它子系统的小部分内容。
1.3 系统管理的主要要求
根据系统目标和采购的关键步骤,系统管理的具体功能如下:
(1) 请购单管理。包括需求的商品的详细内容:商品号,名称,规格,需求时间等。接受库存部门的请购信息,并提供其他一些能引起需求变化的因数查询(销售计划,上次合同是否执行完毕,部门财务信息),供主管审批时参照使用。审批结束后对请购单按是否批准作分类记录。
(2) 采购订单管理。根据审批通过的请购单,生成采购订单,除了请购的基本内容外还包括供应商,运输方式,付款方式,付款条件,交货日期等详细情况。按不同的状态实现订购单的新建、修改、撤销功能。具体地说,未执行状态下才能够新建,撤消订购单,执行中状态下才能修改和撤销,订购单一旦完成,就不允许修改和撤销。另外也对订购单按状态分类列表记录。
(3) 采购合同管理。该部分功能最强大。
①一份采购定单生成后对应生成采购合同(采用合同号和订购单号对应)。
②对撤销,执行中,已执行的合同分类列表记录,并且合同状态和采购订单状态有效关联:一份合同生成后,合同和对应的采购订单自动进入执行状态;一份合同完成后,对应的采购订单也自动进入完成状态。
③提供每一个供应商信誉记录(合同执行情况分类记录)。
④按供应商名称和商品名称提供供应商供货记录查询列表;按商品名称、供应商名称和合同执行时间提供进货数量统计。
⑤按照合同的付款信息,及时向财务部门反馈用款信息,经批准后更新部门可用资金数目。⑥合同完成后,为库存提供到货信息(名称,数量等)。
1.4 系统业务流程图
根据以上的分析,系统的业务流程图就很容易得出:
图2.4 系统流程图
2 采购系统处理
至此,系统的要求就基本弄清了,接下来,就按由顶向下逐步细化的方法,来画系统的分层数
请购单
入库单
图2.1 第一层DFD 图
特此说明:部门资金信息表等其实是财务部提供的数据流,为了图形简洁,少画几个实体,从本子系统出发本人把它归为数据存储,其实从整个超市系统看完全可以把它当数据流,两者角度不同但是不矛盾。
3 系统设计
完成了系统的需求分析之后,就进入了系统的设计阶段,在整个系统的开发时期中,设计阶段是最主要的阶段。按软件生存周期的划分,设计任务通常分两个阶段来完成。第一个阶段是概要设计,它的任务是建立软件的总体结构,即软件的组成,以及各组成成分(子系统或模块)之间的相互联系。第二个阶段是是详细设计,其任务是确定模块的内部算法和数据结构,产生描述各个模块程序过程的详细设计文档。本系统采取了原型法,笔者先根据需求分析设计出原型,然后在原型的基础上进行不断的测试和改进。在本系统的设计过程中采取了模块化的设计方法,化繁为简。
3.1 设计思想
首先先对超市采购进行简单的介绍,让大家进一步了解采购管理系统的操作流程。
本系统分为四种操作员运行,每种操作员有自己的账号和密码。按照采购流程我们来认识每种操作员的操作内容。
首先是仓库部门的操作员,他在请购单管理模块里主要是根据商品库存是否有缺货可能来进行请购单添加、修改操作。然后主管人员登入界面,对生成的请购单进行审批。审批前要查看商品销售计划列表、商品信息表、执行中合同情况等然后提交审批意见。接着采购部门的人员登入订购单管理界面,根据已经批准的请购单列表生成订购单,该界面还提供供应商列表,双击某供应商便可查看供应商信誉纪录,供选择供应商时判断使用。在相应合同还没有生成之前都可以修改、撤销操作。刚生成的订购单还且当未执行状态,然后进入合同管理界
面,该界面提供合同添加,修改,撤销,查询,统计功能。选择订购单号就可以跳出订单信息,再填入最终价格等就生成相对的合同,合同一旦生成就进入执行状态,退出后返回到订购单管理界面就可以发现订购单也自动变为执行状态了。此时就不能对订购单和合同内容作任何修改。到货后,更改合同状态为已完成,则订购单也变为已完成,此时查看供应商信誉纪录,便可发现信誉记录已更新。再以财务部门人员的身份登入资金审批界面,提供了部门资金信息和待审批资金项目。只要点击审批按钮就可以跳出请求详细信息,如果选择是,则可发现审批分类列表和部门资金数目更改。最后仓库人员再次登入,则跳出入库单,提供商品名称和数量,并且可以发现该商品的库存量已经更新。
3.2 系统模块设计
对以上的模块结构图应该进行相应的模块说明,描述各个模块所要实现的具体功能以及数据结构。模块说明的作用在于明确各模块的功能,使程序设计者对各个模块都有清晰的认识,防止设计者在设计时漏掉某些功能或者是重复设计引起冲突。限于篇幅,只对部分主要模块的说明如下:
1. 请购单管理模块
模块名:请购单管理
简述:库存管理员估计未来某一时候实际库存量可能小于安全库存量添加请购单,包括
商品名称,数量,需要日期等信息。按照审批结果自动把库存信息分类记录。库
存信息根据货物是否到达(合同执行是否完毕)更新
输入数据:请购商品的基本信息,修改信息,是否批准信息,选择合同状态
输出数据:请购详单,修改后的详单,分类列表记录,入库单和库存最新信息
2. 主管人员审批模块
模块名:主管人员审批
简述:主管人员根据年度销售计划,商品特性,在途量等信息判断是否批准
输入数据:请购单信息,审批意见
输出数据:请购单归类,更新后的请购单分类记录
3. 采购订单生成模块
模块名:采购订单生成
简述:采购管理人员根据审批通过的请购单,选择或者输入请购条件生成订购单
输入数据:选择或者输入交货日期付款方式,付款条件,运输条件等
输出数据:与请购单相对的订购单
4. 合同生成修改撤销模块
模块名:合同生成修改撤销
简述:采购管理人员在这里只要选择订购单编号,系统自动传递请购单信息,只要再输
入些合同内容就可生成与订购单编号相同的采购合同,在一定的状态限制下(详见子系统功能介绍)可以修改和撤销操作
输入数据:选择订购单编号,输入合同谈判价格,预付款数目
输出数据:合同详单
5. 采购合同查询统计模块
模块名:采购合同查询统计
简述:输入一定的查询统计条件就可以得到查询统计结果 (基于查询统计的现实意义来看,设置的查询条件是商品名称和供应商,统计条件是商品编号名称,合同执行时间,供应商)
输入数据:商品名称和供应商;商品编号名称,合同执行时间,供应商
输出数据:查询输出合同列表,统计输出商品数目
3.3系统主要功能模块
3.3.1系统模块结构较图
图3.3.1 系统模块结构图
3.3.2系统的ER图
3.3.3表文件设计
本系统表主要涉及到十七个表,在此仅列出其中几个:
结 论
该系统比较贴近实际超市采购业务流程,因果逻辑严密,数据的来源一步步比较紧凑,对采购订单和采购合同管理的设计尤其严谨实用,操作简单,但又不失一定的实用性,基本实现了对超市采购过程作信息处理与系统管理的系统目标。
仓库
仓库
属于
拥有
职工
部门
操作员
库存信息
销售计划
运输方式
付款方式
拥有
商品
供应
供应商
拥有
采用
采用
采购合同
签订
部门财务信息
拥有
生成
采购订单
拥有
拥有
1
N
N
1
1
N
1
1
1
N
N
1
N
M
N
1
1
N
1
1
1
1
N
生产
生产商
1
采购系统处理
采购合同查询统计模块
采购合同记录模块
合同生成修改撤销模块
采购单记录模块
采购订单修改撤销模块
采购订单生成模块
请购单分类记录模块
库存信息模块
请购单生成修改模块
采购合同管理模块
部门资金审批模块
采购订单管理模块
主管人员审批模块
请购单管理模块
超市采购管理
N
1
操作员
采购合同生成谈判价格等信息
采购订单管理
采购订单
采购
财务
部门合同
采购合同管理
供应商信息
用款信息
商品运输方式
供应
商
供应商信誉记录
采购付款方式
已通过审批请购单
更新的合同状态记录
操作员
更新的订购单状态记录 查询条件
合同执行状态
供应商供货的查询记录
图2.3 第三层DFD 图
合同台帐
供应商
采购合同
采购订单
采购部门
供应商情况表
已批准请购单
部门资金信息
未批准请购单
库存部门
财务部门
审核
销售计划
入库单
请购单
请购单
仓库
未通过审批请购单
审批
财务
部门 请购单
已通过审批请购单用款信息
供应
商
订单,合同处理
请购单 供应商信誉记录
采购订单记录
入库单
采购合同记录
图2.2 第二层DFD 图