企业电子采购活动的可行性与经济学分析

企业电子采购活动的可行性与经济学分析 　　随着市场经济的深入发展，市场竞争越来越激烈，采购管理在“供、产、销”这一物流管理中的重要作用也逐步突出出来，如何最大限度的降低采购成本将直接影响企业的经济效益，运用电子商务实现网上采购等各种策略都是为了降低采购成本，提高企业的经济效益。所以从经济学的角度分析电子采购的可行性。 　　1 网络对采购成本的影响 　　现代电子商务的广泛应用，而电子采购是电子商务的最重要的部分，也是基于因特网技术的，通过因特网，借助电子化、信息化通讯手段可使传统的采购活动更加方便、快捷，实现物流、信息流、资金流的协调同步，提高企业的运作效率，降低采购成本。 　　1.1 采购的重要性 　　采购是企业的一项重要管理职能，企业经营活动需要获得货物、技术、信息或服务，是任何生产活动的先导，采购管理水平的高低，对产品竞争力和企业经营绩效都会产生重大影响。下面从采购成本的角度去分析采购的重要性。 　　1.1.1 从企业成本看采购的重要性 　　传统成本管理观念认为降低生产成本就是降低生产消耗，其实对很多企业来说更重要的是降低采购成本。典型企业的采购成本要占60％，显然采购成本是企业管理成本的主体和核心部分，采购是企业管理重“最有价值”的部分。不同行业的采购成本比例是不同的，下面从企业成本结构（表1）的分析直接显示了采购的重要性。 　　表1 不同行业的采购成本比例表 　　行业 采购占销售额比例 行业 采购占销售额比例 　　食品 63 化学 48 　　烟草产品 27 石油和煤产品 83 　　服装及纺织品 49 印刷和出版 35 　　水材和木产品 60 机械 48 　　家具 48 电气及电子设备 45 　　纸张及相关产品 54 运输设备 60 　　1.1.2 从企业的赢利角度看采购的重要性 　　从上面分析客货子企业的采购资金占最终产品销售额的比例很大，这意味着采购成本的降低将对企业利润的增加产生重要的影响，其增加利润的效果要远远大于在其它方面采取的措施。所以，采购自然成为企业降低成本增加利润的重要环节，可以从下表2比较中看出。 　　表2 影响利润的因素比较表 　　从上述表格数据显示出来采购成本对于增加利润的贡献，就是采购成本减少很少比例就可以带来更大比例销售利润的增加。 　　1.2 采购成本的构成 　　采购成本是指企业经营中因采购物资而发生的费用, 也就是在采购物料过程中的购买、包装、装卸、运输、存储等环节所支出的人力、物力、财力的总和。物资采购成本主要包括: 材料成本、采购管理成本、存储成本、缺货成本, 可用下式表示: 　　采购成本=材料成本+采购管理成本+存储成本+缺货成本 　　1、材料成本 　　材料成本也就是材料的价格成本。其计算公式为: 　　材料的价格成本=单价×数量+运输费+相关手续费、税金等 　　可以说, 采购物流成本控制的核心是采购价格的控制,它是降低成本的关键。 　　2、采购管理成本 　　组织采购过程中发生的费用称作采购管理成本。其构成为: 　　采购管理成本=人力成本+办公费用+差旅费用+信息传递费用 　　3、存储成本 　　存储成本是物资在库存过程中发生的费用。根据统计, 存储成本一般占每年库存货物价值的25%左右。科学地进行仓储管理, 防止资金浪费, 是降低采购成本的重要一环。 　　4、缺货成本 　　缺货成本是指由于存货耗尽或供货中断等原因而不能满足生产经营正常需要所造成的经济损失。降低缺货成本是以增加存货平均储存量的新增存储成本为代价的,所以当考虑缺货成本对采购决策行为的影响时, 应结合其他相关的采购决策成本, 以权衡得失, 求出最大的允许库存缺货水平。 　　1.3 网络对采购成本的影响 　　进入21世纪，建立在网络基础上的商业运行模式电子商务，日渐成熟与完善，在世界范围内逐渐得到普及与应用，对企业采购成本的控制也产生了深刻的影响。 　　1.3.1互联网的影响 　　互联网可以帮助企业迅速地与分布在世界各地的物资供应商进行沟通，缩短了生产厂商与最终客户之间供应链上的距离，企业可以仅花费低廉的上网费，就可以与任何地方的厂商利用网络进行联系，完成物资的订购并减少交易成本。 　　1.3.2 内部网络的影响 　　内联网对采购成本管理系统的支持主要是通过在企业内部建立数据管理中心，将采购部门、仓库和其他有关管理部门的联系置于网络系统之内。 　　通过图2的控制可以实现以下管理效果： 　　1、仓库通过内联网系统发布各种物资库存情况信息，使采购部及时掌握库存状况，避免重复采购等问题的出现，造成物资积压； 　　2、采购部门根据库存情况提出采购，通过内联网将计划传达给授权管理人或部门，保证能灵活应付各种情况的物资采购。 　　3、采购部采购物资后，经企管部统计和检验在数据管理中心，便于有关职能部门监督管理，及时发现并处理可能出现的错购、数量不足、账物不符等问题，以便实现事后监督和动态管理。 　　2 电子采购的价值分析 　　电子采购的价值是通过信息技术的充分应用和企业强大的网络能力,随着电子商务的不断发展,因特网已经成为企业增强价值获取能力的有效资源, 企业要加快企业信息化的发展,分享电子采购带来的价值增值和价值创造。 　　2.1 电子采购的价值创造能力分析 　　电子采购的价值创造能力表现为现代企业在网络环境下的企业竞争力、生存能力和发展能力。具体可以表述为企业充分利用网络的搜索能力、交易能力,通过对企业内部、外部的各种有形资源、无形资源的整合,降低采购成本，提高企业管理效率，增强企业的竞争力。创造能力的要点： 　　1、电子采购价值创造能力基于企业可以利用因特网提供的搜索活动(即收集信息,识别购买的过程)使企业以极低的成本迅速发现关键信息,与供应商建立良好关系。 　　2、电子采购价值创造能力基于因特网可以有效识别企业面临的问题和需求,针对性地形成行动和问题解决方案,帮助企业在多种产品和服务选择中比较成本和收益,有效增加企业绩效。 　　3、电子采购所提供的交易能力使企业利用电子采购实现与供应商的交易,包括谈判、签订合同、在线支付、物流配送。利用电子采购进行交易可以有效降低成本,优化企业价值链,增强企业获利能力。 　　4、电子采购价值创造能力是在电子采购条件下企业持续创新形成的,是企业成长历程中与环境互动积累形成的,是利用企业内、外部资源对企业生产经营进行动态调整和获取利润的机能，是通过“协调”和“有机结合”而实现的。 　　5、电子采购价值创造能力是与特定产业的关键成功因素相联系的,通过电子采购价值创造能力的提高,可以迅速发现产品需求和市场机会,整合各种资源,迅速实现创造新产品,并以此取得更主动的市场竞争地位。 　　面对市场和经营环境的不断变化,企业实施电子采购，必须按照提高企业电子采购价值创造能力的要求及时进行动态调整和改造，能符合持续创新以及市场竞争环境的迅速变化对生产流程与业务管理流程的动态调整的要求。 　　2.2 电子采购的价值增值分析 　　从上面分析可知电子采购的价值主要体现在运作效率上。因为企业在采购过程中需要完成的任务有:搜索、交易处理、监测和控制交易过程以及协调。而采购绩效的测量主要反应在:采购过程质量，采购成本，用户满意度和系统反应性四个方面。为了更全面分析，结合电子采购可能产生的战略价值，基于电子采购的价值增值见表3所示。 　　表3 基于电子采购的价值分析 　　从采购运作效率来分析，基于电子采购系统能够提供较简单的订购方式，的过程和文件，采购方式在线透明化，最小化出错率，提供较快的订购。 　　从信息利益角度来分析，可以改善信息质量(信息的准确性和可靠性，战略计划中的管理信息质量)、信息的可得性(较快的搜索或传递信息或报告、较容易得到信息)、信息的灵活性(表达信息更加灵活、简练和正式)。 　　从交易效率角度来分析，可以改善交流效率(减少履行费用、交流成本)、商业效率（减少劳动力，加速交易或缩短产品周期，提高商业效率)。 　　从采购绩效角度来分析：用户满意度的提高，系统对非程序化的事件反应灵敏，采购成本的减少，企业间合作紧密性的，使得企业间的协调更简易化，使得企业原本的边界扩大，这些测量项目间接地反映了电子采购带来的价值。这些项目的综合提高可以为企业带来效率上和战略上的利益，从而提高企业的竞争优势，带来额外的价值增值。 　　这些新增的价值是实施电子采购带来的价值。与传统的采购方式相比较，电子采购能够提供较高效率方面的成本节约而产生价值增值。 　　3 采购信息的经济学分析 　　采用电子采购的目的主要是降低采购成本，准时、保质、保量向企业各部门提供原材料，保证企业内部生产经营活动正常。从企业外部环境联系看，采购是企业和供应商的接口，企业与供应商之间原材料及其它物资供应信息的交换是通过采购这一环节实现。从企业内部业务流程来看，采购是企业各部门与采购部门之间进行信息交流的环节，是企业内部供应链的开始环节。从内部网和外部网看，采购和销售同样是内、外部网络的接口，在这个接口实现企业内部网与外部网的信息交换。所以下面从信息增值的角度分析电子采购的经济可行性。 　　3.1 采购信息的经济性 　　3.1.1 信息向量假设的规定 　　在分析采购信息的经济性以前，首先要信息做一个向量的假设，以更好的解释采购信息的经济性。 　　企业对于任何信息的使用和使用的有效性已变得不仅仅取决于信息的量，也要取决于信息作用的方向。为更好的表述和衡量现在企业的信息有效性（经济性），用“向量”来反映这种思想：企业获得与拥有的信息量与企业的效益目标一致才具有真正的使用价值与使用的有效性，也就是企业的信息作用方向与长度必须与企业的效益目标保持基本的一致性和同质性。 　　1、企业的效益目标是企业价值目标的重要体现，是符合企业实际能力的目标，它的体现需要信息去减除其中的不确定性与风险。 　　2、信息方向体现在企业实践中是信息对效益目标实现的向导功能和向导性作用，由这种信息导向作用而提出的信息组织设置、信息资本投入信息建设、信息发展规划与实施等，必须服务或服从于企业效益目标。 　　3、信息的导向作用的发挥，有一个量的要求，这个量的要求体现在企业效益目标实现过程中就是一定的信息长度。 　　企业采购部门的采购信息的使用和使用的有效性体现在采购信息是否能够减除采购活动的不确定性与风险，这些不确定性与风险包括供应商的信誉度风险，原材料质量是否符合要求的风险，供货期限的风险等。如果采购部门获得的信息能够减除这些风险与不确定性，那么，采购信息作用的方向与采购部门的目标是一致的，此时信息的导向作用得到发挥。 　　3.1.2 采购信息经济性的分析 　　因为信息的经济性有信息规模的经济性、信息范围的经济性和信息速度的经济性这几个方面。所以也从这三方面分析采购信息的经济性： 　　1、采购信息规模的经济性 　　由于信息具有可同时使用的特点，统一信息资源可以在多个个体中进行共用，因而，信息使用的个体越多，信息的成本就越低。下面从对企业新产品开发和供应双方通信方面进行分析： 　　（1）新产品开发的经济性 这里着重分析企业与供应商共同设计新产品。企业上网将其新产品的设计的信息公布，使众多的供应商能够参与到新产品开发中来。通过网络，供应商能够更快了解到企业所要开发的新产品是什么样的情况，制造该产品需要什么样的原材料，这种原材料是否能够提供给生产企业，此外供应商还可以与生产企业进行共同的研究。企业通过与供应商们进行这类信息交换过程中，从而决定与哪一家供应商合作更理想。这种联合开发新产品的方式可以使企业快速找到合作伙伴，减少因寻找供应商而带来的费用，降低因物资不能满足设计要求而导致新产品开发失败的风险，选择最优供应商。 　　（2）企业通信的经济性 企业大量使用各种通信手段为采购、生产、开发、经营、管理等服务，通信的需求量很大。企业采购部门利用现代化的通信手段查询、检索相关内容及动态信息，对采购管理和完善起基础性作用。一般来说企业都配备有电话、传真机等通讯工具同企业内外部联系，这部分费用和有关通信设备的配置，通常是很高的。但对实施电子采购来说，企业利用网络的E-mail功能，节约通信成本，实现信息交换的规模经济性。企业与外部的通信量大，地理位置的不同，采用电子采购，可大大降低通信费用。企业内各部门的联系也在网络上进行，大大降低原来企业内部通信的效率和费用问题。 　　2、采购信息范围的经济性 　　范围经济性的基本内涵用数学形式来表述：设 为第i个产品组合，i＝1，2，……m，当下述总成本函数不等式成立时，则范围经济性存在： 　　从上式中可以看出范围经济性的本义是企业经营的多样化比单独经营具有更大的效益与收益。经营的多样性要求企业采购信息管理的加强，因为作用于多种经营的模式的信息比单一经营模式下的信息更复杂，信息量更大。在采购中的体现是，多种产品的原材料采购供应计划，原材料库存计划，原材料经济订货批量，选择更多的供应商等问题，如果合理地解决好这些问题，综合利用有关的信息，则可做到减少采购成本，有条不紊的安排好各项供应工作，最有效的使用好采购信息。当然，如果不能有效的解决问题，只能增加成本，这是因为信息的作用方向与企业的目标相反而导致的。 　　3、采购信息速度经济性 　　速度这个物理概念被移植到企业界，主要是用于表示物流、资金流对通过距离与所费时间的关系，反映或检验企业各种经济量随时间变化的快慢，各种经济过程进行的快慢。企业采购活动中的速度体现在库存周转率、原材料是否准时、订货周期、是否及时供应生产等。 　　企业是一个系统，速度的提高是企业系统中许多因素共同作用的结果，在一个系统不配套的生产流程，单方面的速度提高无助企业整体效益的提高，甚至会增加企业额外的协调成本。但企业内任何一个部门的速度问题都将影响到企业整体速的的提高。采购是企业生产的一个过程，采购是企业生产这个向量的一个分向量，采购信息作用方向和长度影响采购活动的同时，采购速度提高，即向量长度变大，方向与合向量一致，则加大生产速度，反之，则限制生产。信息速度的存在必定有信息距离的存在：采购部门根据企业内部的生产信息、库存信息的距离，安排采购计划，寻找供应商或与长期固定供应商联系的信息流通距离。采用新的技术手段实现电子采购形式，使信息传递速度的加快，从而大大地缩短了企业与供应商之间的距离，这意味着企业库存减少，采购成本降低，进而对企业带来极大的经济效益。 　　3.2 电子采购业务中成本比较分析 　　企业在采购活动产生的成本在企业产品成本中占很大一部分。从财务的角度，这部分成本分为取得成本（材料成本和管理成本）、储存成本和缺货成本。下面将对采购的成本建立一个模型，同时通过这个模型来分析电子采购中的成本变化。假设： 　　1.企业存在一个以上的仓库，各仓库对物资的需求和订货提前期也不同，采用集中采购。 　　2.集中到货，不是陆续到货 　　3.存货单价不变 　　4.采购部门接到订货需求单立即发给供应商 　　5.不存在采购的机会成本 　　进行电子采购所产生的采购成本比未采用电子化采购的成本有一定的变化。首先，对于F中的K（固定的订货成本）有所减小，因为通过网络可以直接与供应商联系，可以大大削减差旅费、邮资费用和通讯费用。订购费的降低，订购次数可以有所增加，从而更好满足物资需求，所要求的库存物资量可以减少，库存储存成本也会降低。其次，网络通讯速度快，信息传递即时，可以在一定程度上减小订货提前期。提前期的缩短，所需的安全库存量可做相应减少，达到降低库存费用的效果。因此与传统非网络化采购比较，电子采购具有一定的成本优势